Nutzungsbedingungen (AGB)

Nutzungsbedingungen (AGB) für VXPay

Stand: 02.11.2026. Anbieter: VXPay, Bienenweg 6, 90587 Veitsbronn („Anbieter“).

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von VXPay durch Praxen und Unternehmen des Gesundheitswesens („Praxis“). Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Abweichende Bedingungen der Praxis gelten nur, wenn der Anbieter ihnen schriftlich zustimmt.

2. Leistungen

• Erstellung von Privatrechnungen (Entwürfe, fortlaufende Nummernvergabe, PDF mit eingebetteter E-Rechnung im Format ZUGFeRD/Factur-X), Stornorechnungen und Gutschriften.
• Zustellung per E-Mail, Druck sowie – bei Aktivierung – Postversand über einen Briefdienstleister.
• Onlinezahlung durch die Rechnungsempfänger über ein von der Praxis verbundenes Konto bei Mollie oder Stripe (Connect). Vertragspartner der Zahlungsabwicklung ist der jeweilige Zahlungsdienstleister; dessen Bedingungen und Gebühren gelten zusätzlich.
• Bei Zahlungsabwicklung über Stripe (VXPay Payments), sofern der Zahlungsdienstleister die Funktion für das Konto der Praxis freischaltet: je Rechnungsempfänger eine persönliche Zahlungs-IBAN – ein Empfangskonto der Praxis beim Zahlungsdienstleister, kein Konto des Rechnungsempfängers – mit Verwendungszweck auf Rechnung und Mahnung, zusätzlich zur Onlinezahlung. Eingehende Überweisungen ordnet der Zahlungsdienstleister automatisch zu; ist der offene Betrag vollständig eingegangen, wird die Rechnung wie bei einer Onlinezahlung als bezahlt gekennzeichnet. Solange nur ein Teil eingegangen ist, bleibt die Rechnung offen und andere Zahlwege sind für sie gesperrt. Überzahlungen und nicht zuordenbare Beträge verbleiben als Guthaben des Rechnungsempfängers beim Zahlungsdienstleister; sie werden mit der nächsten Rechnung an denselben Empfänger verrechnet oder auf Veranlassung der Praxis zurückgezahlt. Was nach 75 Tagen weder verrechnet noch zurückgezahlt ist, versucht der Zahlungsdienstleister automatisch an den Absender der Überweisung zurückzuzahlen; gelingt das nicht, wird der Betrag dem Zahlungskonto der Praxis gutgeschrieben, und die Praxis zahlt ihn selbst zurück.
• Übersichten (Rechnungen, Patienten/Empfänger, Dashboard), Buchhaltungsexport, monatliche Gebührenabrechnung.
• Optionale kostenpflichtige Zusatzpakete (z.B. Abrechnungsprüfung, Controlling, Liquiditätsvorschau, GoBD-Export, Buchhaltungs-Anbindung) laut Beschreibung im Praxisbereich.

• Dokumentenservice (kostenlos, sofern die Praxis ihn einschaltet): Erstellung eigener Dokumente im Dokumenten-Builder (eigenes PDF-Formular, vorbereitete Vorlage oder Dokument mit Briefkopf) mit Fragebogen, benötigten Nachweisen, Preis und Versandweg; Dokumentenbibliothek, über die Patienten der Praxis Dokumente anfordern und bei kostenpflichtigen Dokumenten sofort über VXPay Payments bezahlen; Prüfung, Freigabe und Versand durch die Praxis (Download-Link per E-Mail, eigener Versand oder Postversand über den Briefdienstleister); bei einer Ablehnung Stornorechnung und Erstattung des gezahlten Betrags an den Patienten.
• Vorbereitete Vorlagen, Fragebögen und Preisvorschläge (z.B. Gebührenziffern) sind Muster. Inhalt und Ausstellung der Dokumente, die Prüfung der Angaben und Nachweise, Preis und Abrechnung nach der jeweiligen Gebührenordnung (Auslagen wie Porto nur in tatsächlicher Höhe), Umsatzsteuer sowie der Versandweg liegen in der Verantwortung der Praxis; der Anbieter stellt keine Dokumente aus und prüft ihren Inhalt nicht. Der Briefversand verschickt einen Ausdruck des Dokuments.

Die Plattform ist ein Werkzeug zur Rechnungsstellung; sie ersetzt keine Praxisverwaltung und keine fachliche oder steuerliche Beratung. Die Gebührenkataloge (GOÄ, GOZ, GOT, GebüH, Heilmittel) werden nach bestem Wissen bereitgestellt; für die Richtigkeit der Abrechnung (Ziffern, Faktoren, Begründungen, Umsatzsteuer) ist die Praxis verantwortlich. Inhalt und rechtzeitige Aushändigung von Kosteninformationen aus Rechnungsentwürfen sowie das Vorliegen der schriftlichen Zustimmung bei Rechnungen mit dem Kennzeichen „IGeL“ verantwortet die Praxis; der Anbieter prüft beides nicht.

3. Registrierung und Konto

Die Registrierung setzt eine gültige E-Mail-Adresse und vollständige Praxisdaten voraus. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln; die Praxis haftet für Handlungen, die über ihre Konten vorgenommen werden, soweit sie diese zu vertreten hat. Der Anbieter kann die Registrierung von der Bestätigung der E-Mail-Adresse abhängig machen und Konten bei Missbrauch sperren.

4. Pflichten der Praxis

Die Praxis stellt sicher, dass sie zur Verarbeitung der Rechnungsempfängerdaten berechtigt ist, schließt mit dem Anbieter den Auftragsverarbeitungsvertrag (/avv) und verwendet die Plattform nicht für rechtswidrige Inhalte. Die Praxis prüft Rechnungen vor der Erstellung; erstellte Rechnungen sind unveränderlich und können nur durch Stornorechnung korrigiert werden.

5. Vergütung

• Grundnutzung: ohne Grundgebühr.
• Plattformgebühr je erfolgreicher Zahlung über VXPay Payments (Onlinezahlung, Kartenterminal sowie Überweisung auf eine persönliche Zahlungs-IBAN): 1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt, angezeigt im Praxisbereich und auf der Website. Bei einer Überweisung entsteht sie, sobald der offene Rechnungsbetrag vollständig eingegangen ist (auch durch Verrechnung eines Guthabens). Sie wird beim Zahlungseingang vom Zahlungsdienstleister einbehalten (Application Fee) und monatlich in einer Gebührenabrechnung dokumentiert. Zusätzlich fallen die Entgelte des Zahlungsdienstleisters gemäß dessen Preisliste an (bei Überweisungen z.B. für persönliche Zahlungs-IBANs über das beim Zahlungsdienstleister enthaltene Kontingent hinaus).
• Plattformgebühren sind nicht erstattungsfähig: Sie bleiben bestehen, wenn die Praxis eine bezahlte Rechnung storniert, eine Gutschrift erteilt oder den Betrag ganz oder teilweise an den Zahler zurückerstattet.
• Zusatzpakete: Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, monatlich oder jährlich im Voraus, Abrechnung über Stripe Billing mit der von der Praxis hinterlegten Zahlungsmethode.
• Postversand: je Brief die Kosten des Briefdienstleisters zuzüglich des ausgewiesenen Aufschlags und der Umsatzsteuer, angezeigt vor der Aktivierung. Die Beträge werden gesammelt (bei Erreichen einer Schwelle, sonst nach Monatsende; liegt der offene Betrag unter einem im Praxisbereich angezeigten Mindestbetrag, wird er in Folgemonate übertragen, höchstens für die dort angezeigte Zahl von Monaten) automatisch über die hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen und in der Gebührenabrechnung ausgewiesen.
• Schlägt ein Einzug fehl, darf der Anbieter den Postversand und die Zusatzpakete bis zur Begleichung aussetzen. Preisänderungen werden mindestens 30 Tage vorher im Praxisbereich angekündigt.

• Dokumentenservice: ohne Grundgebühr. Bei kostenpflichtigen Dokumenten entsteht die Plattformgebühr wie bei jeder Zahlung über VXPay Payments mit der Zahlung der Dokumentanfrage. Sie ist nicht erstattungsfähig – auch dann nicht, wenn die Praxis die Anfrage ablehnt und den gezahlten Betrag an den Patienten erstattet. Für den Postversand von Dokumenten gelten die Preise des Postversands.

6. Laufzeit und Kündigung

Die Grundnutzung kann von beiden Seiten jederzeit beendet werden. Zusatzpakete laufen für den gebuchten Zeitraum (Monat/Jahr) und verlängern sich, sofern sie nicht zum Ende der laufenden Periode gekündigt werden (Kündigung jederzeit über das Kundenportal im Praxisbereich). Nach Beendigung stellt der Anbieter der Praxis für 30 Tage einen Export ihrer Rechnungen und Belege bereit; die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Praxis bleibt unberührt.

7. Verfügbarkeit und Änderungen

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit angekündigt. Der Anbieter darf Funktionen weiterentwickeln, solange der wesentliche Leistungsumfang erhalten bleibt.

8. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt; im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Der Anbieter haftet nicht für Abrechnungsfehler, die auf falscher Auswahl von Leistungen, Faktoren oder Steuersätzen durch die Praxis beruhen, und nicht für Leistungen der Zahlungsdienstleister, Briefdienstleister oder Buchhaltungsprogramme.

9. Datenschutz

Es gelten die Datenschutzerklärung (/datenschutz) und der Auftragsverarbeitungsvertrag (/avv), der mit Annahme dieser Bedingungen abgeschlossen wird.

10. Änderungen dieser Bedingungen

Änderungen werden der Praxis mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail oder im Praxisbereich mitgeteilt. Widerspricht die Praxis nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen.

Für Änderungen des Auftragsverarbeitungsvertrags gilt Satz 2 nicht: Sie werden erst mit der ausdrücklichen Annahme durch die Praxis im Praxisbereich wirksam. Nimmt die Praxis eine solche Änderung bis zum mitgeteilten Termin nicht an, kann sie die Plattform bis zur Annahme nur eingeschränkt nutzen: Annahme, Einstellungen (mit Konto, Pakete & Module sowie Abrechnungen & Belege), laufende Fälle im Forderungsmanagement, Export, Hilfe und Support bleiben möglich. Versendete Zahlungslinks und Bezahlseiten sowie Partner- und Statistik-Schnittstelle laufen weiter; Rechnungen aus dem Praxisprogramm, neue Rechnungen, Kasse und Kiosk erst nach der Annahme. Diese Einschränkung gilt nur bei Änderungen des Auftragsverarbeitungsvertrags. Statt anzunehmen kann die Praxis den Vertrag nach § 6 kündigen.

11. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit die Praxis Kaufmann ist, der Sitz des Anbieters. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.