Weniger Verwaltung.
Mehr Zeit für
Ihre Praxis.
Privatrechnungen erstellen, per E-Mail senden und online bezahlt bekommen – Patienten zahlen per Link oder QR-Code, Kartenzahlungen sind meist in Sekunden bestätigt, das Geld geht auf das Zahlungskonto Ihrer Praxis. Mit dem Gebührenverzeichnis Ihres Berufsstands – amtlich für GOÄ, GOZ und GOT, dazu GebüH und Heilmittel-Höchstbeträge als Orientierung – und Buchhaltung, die sich von selbst erledigt.
Rechnung in der Hand, QR-Code gescannt, bezahlt – noch bevor der Patient die Praxis verlässt.
Am Empfang, per E-Mail oder zu Hause: Der Patient zahlt auf dem eigenen Handy, Ihre Praxis sieht den Eingang sofort.
Weniger Verwaltung, schnelleres Geld, mehr Zeit für Patienten.
Nicht unser Versprechen, sondern gemessene Zahlen aus Studien und Branchenerhebungen – und was VXPay daraus macht.
geringere Prozesskosten je Rechnung mit elektronischer statt papierbasierter Rechnungsstellung – Erstellung und Versand sinken von 7–10 € auf 1–2 € je Rechnung.
Quellen ¹ ²im Jahr wenden niedergelassene Vertragsärztinnen und -ärzte im Schnitt für Papierkram auf – zusätzlich zur Behandlung. Den Teil rund um die Privatrechnung vereinfacht VXPay: E-Mail-Versand, Erinnerungen und die Zuordnung von Zahlungen – online wie per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN – laufen automatisch.
Quelle ³der Rechnungen in Deutschland werden zu spät oder gar nicht bezahlt; einer der Hauptgründe bei Privatkunden (47 %): schlicht vergessen. Ein Bezahl-Button in der E-Mail, QR-Code auf dem Papier und automatische Erinnerungen setzen genau dort an.
Quelle ⁴bis die Zahlung bestätigt ist, wenn der Patient per Karte bezahlt – per Link, QR-Code oder am Empfang – statt Überweisungsfrist, Kontoauszug und Abgleich. Die Rechnung springt automatisch auf „bezahlt“, Sie bekommen den Hinweis live.
Zahlungsziel Privatkunden: Quelle ⁴¹ Billentis, Bruno Koch: E-Invoicing-Marktstudie 2014 – Kostensenkung von 50 bis 80 % gegenüber papierbasierten Verfahren (ecmguide.de). ² Computerwoche, „Wie die elektronische Rechnung Kosten senkt“: Erstellungskosten von 7–10 € auf 1–2 € je Rechnung (computerwoche.de). ³ Kassenärztliche Bundesvereinigung, „Wie Bürokratie und Regulierung den Praxisalltag belasten“: Civey-Umfrage für die KBV unter rund 5.000 Vertragsärztinnen und -ärzten, durchschnittlich 61 Tage im Jahr für Papierkram (kbv.de). ⁴ EOS-Studie „Europäische Zahlungsgewohnheiten“ 2025, 2.200 Unternehmen in 11 Ländern: in Deutschland 17 % verspätet und 5 % gar nicht bezahlt, Zahlungsziel Privatkunden 22 Tage, Hauptgründe vorübergehender Liquiditätsengpass (50 %) und Vergesslichkeit (47 %) (presseportal.de). Die Zeit bis zur Zahlungsbestätigung bezieht sich auf Kartenzahlungen über VXPay Payments (Lastschrift und Überweisung: einige Tage); Auszahlung auf Ihr Bankkonto nach den Auszahlungsfristen der Zahlungsabwicklung.
Von der Behandlung
bis „bezahlt“: gut eine Minute, nicht Wochen.
Klassische Privatliquidation heißt: Rechnung drucken, Brief, warten, Kontoauszug prüfen, erinnern. Mit VXPay bekommt der Patient die Rechnung sofort per E-Mail mit großem Bezahl-Button und QR-Code – oder zahlt noch am Empfang im Kassenmodus. Mit Karte und je nach Gerät mit Apple Pay oder Google Pay – und Ihre Rechnung springt automatisch auf „bezahlt“, mit Live-Hinweis auf allen Ihren Geräten.
Beispielablauf mit Kartenzahlung. Lastschrift und Überweisung bestätigt der Zahlungsverkehr erst nach einigen Tagen – bis dahin steht die Zahlung „in Bearbeitung“.
- 0 € Grundgebühr, keine Laufzeit – Rechnungen, E-Rechnung, Mahnwesen, Patienten, Export und Zustellung per E-Mail sind frei
- 1,5 % + 0,29 € Plattformgebühr nur bei Zahlung über VXPay Payments, zzgl. Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung – beide direkt vom Zahlungseingang einbehalten; keine Zahlung, keine Gebühr
- Ihr Konto bei VXPay Payments: Auszahlungen laufen direkt an Sie, die Plattform hält nie Ihr Geld
Betrag per Klick ans Terminal,
Karte vorhalten – bezahlt.
Der Patient steht noch am Empfang und möchte mit Karte zahlen? In der Rechnung oder im Kassenmodus genügt ein Klick: Der offene Betrag erscheint in Sekunden am Kartenterminal – ohne Abtippen, ohne Tippfehler. Karte, Apple Pay oder Google Pay vorhalten, fertig. Die Rechnung springt automatisch auf „bezahlt“, der Beleg geht per E-Mail raus und die Buchhaltung ist erledigt.
- Direkt in VXPay mieten: Gerät aussuchen, Versand durch VXPay bzw. direkt vom Zahlungsanbieter, koppeln mit einem Code – ohne Techniker, ohne Zusatzvertrag
- Kein Abgleich am Abend: Jede Kartenzahlung ist sofort der richtigen Rechnung zugeordnet – keine Terminalbelege, die jemand mit offenen Posten vergleichen muss, keine Zettelwirtschaft. Im Buchhaltungsexport steht sie wie jede Onlinezahlung.
- Alle Zahlwege in einer Übersicht: Terminal, Zahlungslink, QR-Code oder Kassenmodus – jede Zahlung erscheint an derselben Stelle, mit Live-Hinweis in Ihrer Praxis.
- Ihr Konto bei VXPay Payments: Kartenzahlungen landen wie Onlinezahlungen direkt bei Ihnen – es gelten die Gebühren für Zahlungen vor Ort und unsere Plattformgebühr wie online (1,5 % + 0,29 €)
Bald verfügbar. Richten Sie Ihre Praxis schon jetzt kostenlos ein – das Kartenterminal buchen Sie später mit wenigen Klicks dazu. Kostenlos loslegen →
Mit dem Smartphone kassieren –
kein Terminal erforderlich.
Hausbesuch, Behandlung vor Ort oder ein zweiter Platz am Empfang: Mit der App „VXPay Kasse“ nimmt ein kompatibles Smartphone Ihrer Praxis Kartenzahlungen kontaktlos an. Rechnung wählen, der Patient hält Karte, Smartphone oder Uhr an Ihr Gerät – bezahlt. Die Rechnung springt automatisch auf „bezahlt“, die Zahlungsbestätigung geht per E-Mail raus und die Buchhaltung ist erledigt.
- Kein Terminal nötig: App installieren, mit dem QR-Code aus VXPay koppeln, fertig. Mehrere Smartphones und Standorte sind möglich
- Betrag aus der Rechnung: in der App die offene Rechnung wählen oder den Betrag aus VXPay aufs Smartphone senden – ohne Abtippen, jede Zahlung sofort der richtigen Rechnung zugeordnet, mit Live-Hinweis in Ihrer Praxis
- Ihr Konto bei VXPay Payments: Kartenzahlungen landen wie Onlinezahlungen direkt bei Ihnen – es gelten die Gebühren für Zahlungen vor Ort (kassieren Sie ohne Kartenleser direkt am Smartphone, kommt je Autorisierung eine Gebühr hinzu) und unsere Plattformgebühr wie online (1,5 % + 0,29 €). Die Gebühren für Zahlungen vor Ort rechnet VXPay Payments direkt über Ihr Zahlungskonto ab
- Auch girocard: Dafür koppeln Sie zusätzlich den kleinen Bluetooth-Kartenleser BBPOS WisePad 3 mit derselben App – erhältlich direkt in VXPay
Kontaktlos am Smartphone werden Visa, Mastercard und American Express sowie Karten in digitalen Wallets angenommen; girocard wird dabei nicht unterstützt – dafür gibt es den WisePad 3 oder das Kartenterminal, alternativ Zahlungslink und QR-Code. Die Voraussetzungen an das Smartphone zeigt VXPay vor dem Koppeln.
Bald verfügbar. Richten Sie Ihre Praxis schon jetzt kostenlos ein und aktivieren Sie VXPay Payments – das Kassieren mit dem Smartphone schalten Sie später mit wenigen Klicks dazu. Kostenlos loslegen →
Automatischer Briefversand –
ohne Drucker, Kuvert und Gang zur Post.
Mit der Einstellung „Rechnungen immer auch per Post versenden“ (dafür hinterlegen Sie einmal eine Zahlungsmethode für das Porto) geht jede im Rechnungsassistenten, aus Vorlagen, über die Schnittstelle oder beim Praxisprogramm-Import mit „Erstellen und versenden“ erstellte Rechnung zusätzlich als Brief an den Empfänger. VXPay lässt sie drucken, kuvertieren, frankieren und der Post übergeben – mit Zahlungslink und QR-Code, wenn VXPay Payments aktiv ist, sonst mit GiroCode. Einzelne Rechnungen schicken Sie mit einem Klick per Post, der Versandstatus steht in der Rechnung.
- Automatisch beim Erstellen oder manuell je Rechnung – auch für Mahnstufen mit dem Versandweg „Post“ im kostenlosen Mahnwesen
- Transparent nach Seitenzahl abgerechnet – ab 1,26 € brutto je Brief, ohne Mindestmenge, ohne Abo
- Gesammelt eingezogen: das Porto wird von Ihrer hinterlegten Zahlungsmethode eingezogen – ab einem Schwellenbetrag, sonst nach Monatsende (kleine Restbeträge im Folgemonat) – und steht auf der Gebührenabrechnung
Überfällig? Erinnert, gemahnt,
bezahlt – ohne Ihr Zutun.
Sie legen einmal Ihre Stufen fest – etwa Zahlungserinnerung nach 7 Tagen, 1. Mahnung nach 21, 2. Mahnung nach 35 Tagen, mit Text, Frist und optionaler Mahngebühr. VXPay prüft stündlich alle überfälligen Rechnungen und versendet die nächste Stufe als Mahnschreiben per E-Mail, auf Wunsch zusätzlich per Post. Das Mahnwesen ist bei VXPay kostenlos – für jede Praxis, ohne Paket.
- Bezahllink & QR-Code auf jedem Mahnschreiben, sobald Ihre Onlinezahlung verbunden ist: Der Patient zahlt den offenen Betrag mit einem Klick – Rechnung samt Mahngebühr in einem Vorgang
- Mahngebühren laufen automatisch auf den Zahlbetrag auf; Bezahlseite, Kassenmodus und Onlinezahlung lauten immer auf den aktuellen offenen Betrag
- Mitdenkend: Läuft zu einer Rechnung bereits eine Onlinezahlung über VXPay (z. B. eine SEPA-Lastschrift in Bearbeitung), wird die Mahnung zurückgestellt. Sofort mahnen geht je Rechnung mit einem Klick
- Aussetzen mit Grund und Enddatum: Bei Ratenzahlung oder offener Erstattung setzen Sie Mahnungen für eine Rechnung, mehrere oder alle eines Patienten aus – danach mahnt VXPay automatisch weiter
Vom Mahnschreiben direkt zur Zahlung
Rechnungsbetrag + Mahngebühr = offener Betrag. Genau dieser Betrag steht im Schreiben, hinter dem Bezahllink und im QR-Code. Geht die Zahlung ein, endet der Mahnlauf automatisch und die Rechnung springt auf „bezahlt“.
Rechnungen und Patienten
sortiert, wie Ihre Praxis denkt.
Kennzeichnen Sie Rechnungen mit eigenen Kategorien – etwa Selbstzahler, Gutachten oder Ratenzahlung – und ordnen Sie Patienten in Gruppen wie Stammpatienten oder Firmenkunden. Danach filtern Sie mit einem Klick und bearbeiten viele Rechnungen auf einmal – auch beim Mahnen. Kostenlos für jede Praxis.
- Eigene Kategorien mit Farbe – bis zu 5 je Rechnung, im Assistenten, an der Rechnung oder für viele auf einmal; Vorlagen und CSV-Import übernehmen sie gleich mit
- Patientengruppen – Patienten- und Rechnungsliste danach filtern, mit den Summen „bezahlt“ und „offen“ der Gruppe
- Mahnungen aussetzen – mit Grund und Enddatum, für eine Rechnung, eine Auswahl oder alle offenen Rechnungen eines Patienten; danach mahnt VXPay automatisch weiter
- Mit Praxis Pro: Statistiken & Controlling nach Kategorie oder Gruppe filtern
Nur für Ihr Team
Kategorien, Gruppen und Mahnpausen sehen nur Sie – nie auf der Rechnung oder der Bezahlseite. Ordnungsmerkmale, keine Diagnosen: VXPay führt keine Patientenakte.
Rechnungen aus dem Praxisprogramm übernehmen –
geprüft und mit Zahlungslink.
Aus Praxisprogrammen, die Privatrechnungen als PADneXt oder PAD exportieren: Datei unverschlüsselt exportieren und in VXPay hochladen. VXPay prüft jede Rechnung nach GOÄ, GOZ bzw. GebüH wie im Rechnungsassistenten und rechnet die Beträge nach dem jeweiligen Gebührenverzeichnis nach. Kostenlos für jede Praxis, ohne Paket.
- Rechnungsnummer bleibt: Die Nummer aus dem Praxisprogramm kann übernommen werden; bereits übernommene Rechnungen erkennt VXPay
- Umsatzsteuer geprüft: Heilbehandlungen sind steuerfrei – 7 % bei ärztlichen Leistungen lehnt VXPay ab, 19 % übernimmt es bei steuerfreier Abrechnung nur mit Hinweis, als Kleinunternehmer nie
- Datenschutz: Diagnosen übernimmt VXPay nicht. Die hochgeladenen Rechnungsdaten liegen bis zur Übernahme verschlüsselt bereit – höchstens 14 Tage
- VXPay Bridge für den MacBeta: überwacht den Exportordner und lädt jede neue Datei automatisch hoch, eingerichtet mit einem Terminal-Befehl – Sie erhalten eine Benachrichtigung und übernehmen nach Prüfung
- tomedo-ButtonBeta: Ein Skript in der Patientenkartei öffnet den Patienten bzw. eine neue Rechnung in VXPay – gekoppelt per Kopplungscode, der Link gilt nur wenige Minuten, nur einmal und nur mit Ihrer VXPay-Anmeldung
- „Bezahlt“ zurück ins PraxisprogrammBeta: Zahlungseingänge über VXPay als camt.054-Datei für den Buchungsimport in tomedo oder als CSV-Liste; Überweisungen auf Ihr Praxiskonto sind nicht enthalten – sie stehen im Kontoauszug
Vom Export zur bezahlten Rechnung
Die Datei aus dem Praxisprogramm wird zur Vorschau: Empfänger, Leistungen und Prüfergebnis je Rechnung, Abweichungen zum Betrag des Praxisprogramms markiert. Angelegt wird nichts ohne Ihre Bestätigung – dann als Entwurf, erstellt oder direkt mit Zahlungslink versendet.
Atteste und Bescheinigungen –
bestellt, bezahlt, ausgefüllt.
Patienten fordern Bescheinigungen Ihrer Praxis online an: Dokument in Ihrer Dokumentenbibliothek wählen, Fragebogen am Handy beantworten, Nachweis hochladen und vorab über VXPay Payments bezahlen. Bei Ihnen kommt die Anfrage vollständig an – das PDF ist schon ausgefüllt. Kostenlos für jede Praxis, ohne Zusatzpaket.
- Eigenes PDF-Formular oder Vorlage: Felder per Drag & Drop platzieren, Fragebogen und Nachweise festlegen, Preis nach GOÄ oder frei
- Erst bezahlt, dann bearbeitet: In Ihrer Übersicht stehen bezahlte Anfragen – prüfen, freigeben, PDF herunterladen oder drucken
- Versand nach Wahl: Download-Link per E-Mail oder selbst per Post, auf Wunsch über den VXPay-Briefversand; ablehnen mit Erstattung an den Patienten – die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig
- Datensparsam: Antworten und Nachweise verschlüsselt gespeichert und 30 Tage nach dem Versand gelöscht (Frist einstellbar), E-Mails nur mit Link
Ihre Praxis entscheidet
VXPay füllt das Dokument aus und versendet es auf Wunsch – ob es ausgestellt wird, prüfen Sie. Eine gespeicherte Unterschrift ersetzt keine eigenhändige: Formulare, die das Original verlangen, unterschreiben Sie auf Papier.
Massenabrechnung, Behandler, eigenes Design –
alles inklusive.
Was andere als Zusatzmodul verkaufen, ist bei VXPay dabei: Rechnungen erstellen, verwalten und per E-Mail versenden kostet nichts. Gebühren fallen an, wenn Ihre Patienten über VXPay Payments bezahlen – oder wenn Sie optionale Leistungen wie Postversand, Praxis Pro oder Einrichtungsservice nutzen.
CSV-Massenanlage
Eine Zeile je Position, gleiche Referenz = eine Rechnung. VXPay prüft Ziffern, Faktoren und Begründungen, zeigt die Vorschau und legt alle Rechnungen in einem Schritt an – mit Standort und Behandler je Zeile.
Vorlagen & wiederkehrende Rechnungen
Wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich: VXPay legt die Rechnung zum Termin an – als Entwurf zur Prüfung oder direkt erstellt und auf Wunsch automatisch versendet (Tierarzt-Vorlagen immer als Entwurf, weil Diagnose bzw. Konsultationsgrund zum einzelnen Termin gehören) – und behält Behandler, Design und Rechnungstext der Vorlage.
Textvorlagen
Rechnungstexte für Selbstzahler, Beihilfe oder Ratenzahlung einmal anlegen und im Assistenten mit einem Klick übernehmen.
Rechnung Ihrer Praxis · Behandlung durch Dr. med. Anna Berger – mit eigener Auswertung.
Mehrere Behandler, eine Praxis
Für angestellte Ärztinnen und Ärzte, Gemeinschaftspraxen und MVZ: Die Rechnung stellt Ihre Praxis – mit Ihrem Zahlungskonto –, die behandelnde Person steht darauf. Vorbelegt für den angemeldeten Benutzer; Umsatz und offene Beträge je Behandler sehen Sie sofort.
Eigene Rechnungsdesigns & Ihr Briefpapier
Mehrere Designs mit eigenem Logo und Akzentfarbe – je Rechnung, Behandler, Standort oder Vorlage. Oder laden Sie Ihr Briefpapier als PDF hoch: VXPay druckt die Rechnung darauf, Zahlungslink und E-Rechnung inklusive. Die Bezahlseite Ihrer Patienten erscheint im selben Praxis-Design.
Filter „Selbstzahler“: 2 von 3 Rechnungen (Beispiel)
Kategorien & Patientengruppen
Rechnungen mit eigenen Farbkategorien kennzeichnen, Patienten in Gruppen wie Stammpatienten ordnen – Rechnungs- und Patientenliste lassen sich danach filtern. Mahnungen für die Auswahl aussetzen – mit Grund und Enddatum. Nur Ihr Team sieht Kategorien und Gruppen.
Ebenfalls kostenlos:Dokumentenservice
Ihr Berufsstand.
Ihre Gebührenordnung. Vollständig.
Beim Einrichten wählen Sie Ihren Berufsstand – auch mehrere für Gemeinschaftspraxen. Die passenden Kataloge liegen komplett bereit: mit Punktzahlen, Regel- und Höchstsätzen, Einfachsätzen und Höchstbeträgen. Rechnungen werden je Berufsstand gekennzeichnet und getrennt ausgewertet.
Arzt / Ärztin
Privatliquidation nach GOÄ mit Steigerungsfaktoren, IGeL und Selbstzahlerleistungen.
GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte)Mehr erfahren →Zahnarzt / Zahnärztin
GOZ-Abrechnung inklusive der über § 6 GOZ zugänglichen GOÄ-Leistungen.
GOZ (Gebührenordnung für Zahnärzte) und GOÄMehr erfahren →Psychotherapeut / Psychotherapeutin
Psychologische und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie nach GOP (Abschnitt G der GOÄ).
GOP / GOÄ Abschnitt GMehr erfahren →Heilpraktiker / Heilpraktikerin
Honorare nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) mit Mindest- und Höchstsätzen.
GebüH (Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker)Mehr erfahren →Tierarzt / Tierärztin
Abrechnung nach GOT 2022 mit einfachem bis dreifachem Satz, inklusive 19 % Umsatzsteuer.
GOT (Gebührenordnung für Tierärzte)Mehr erfahren →Physiotherapeut / Physiotherapeutin
Eigene Preisliste für Privat- und Selbstzahler, orientiert an den beihilfefähigen Höchstbeträgen.
Eigene Preise · Orientierung: Heilmittel-Höchstbeträge (BBhV Anlage 9)Mehr erfahren →Ergotherapeut / Ergotherapeutin
Privatabrechnung ergotherapeutischer Leistungen mit eigener Preisliste.
Eigene Preise · Orientierung: Heilmittel-Höchstbeträge (BBhV Anlage 9)Mehr erfahren →Logopäde / Logopädin
Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie für Privatpatienten und Selbstzahler.
Eigene Preise · Orientierung: Heilmittel-Höchstbeträge (BBhV Anlage 9)Mehr erfahren →Podologe / Podologin
Podologische Behandlungen mit eigener Preisliste.
Eigene Preise · Orientierung: Heilmittel-Höchstbeträge (BBhV Anlage 9)Mehr erfahren →Weitere Gesundheitsberufe
Osteopathie, Hebammen, Ernährungsberatung, Kunst- und Musiktherapie u.a. – Abrechnung mit eigenen Leistungen und Festpreisen.
Eigene Leistungen und PreiseAlle Lösungen →Ein klarer Ablauf.
Ein freier Kopf.
Rechnung in zwei Schritten
Empfänger eintragen, Leistungen aus Ihrem Katalog oder Ihren Favoriten wählen, fertige Rechnung prüfen. Faktoren, Sätze und Umsatzsteuer werden automatisch richtig berechnet.
Professionell bis ins Detail
Ihr Logo, Ihre Absenderdaten und auf jeder Rechnung Zahlungslink und QR-Code (mit VXPay Payments, dazu die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten) bzw. GiroCode für die Banking-App. PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD) – per E-Mail oder zum Ausdrucken.
Zahlungen im Blick behalten
Aktivieren Sie VXPay Payments. Bestätigte Onlinezahlungen und Überweisungen auf die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten aktualisieren den Status automatisch; Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto markieren Sie mit einem Klick.
Was Ihre Praxis
jeden Tag braucht.
Rechnung in zwei Schritten
Empfänger, Leistungen, prüfen, fertig. Favoriten und Katalogsuche machen die Erfassung zur Sache von Sekunden.
Zahlungslink & QR-Code auf jeder Rechnung
Patienten zahlen per Klick oder Scan – mit Karte und je nach Gerät und Zahlungskonto mit Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten. Ohne Onlinezahlung: GiroCode für die Banking-App.
Überweisungen automatisch zugeordnet
Lieber überweisen? Mit VXPay Payments erhält jeder Patient eine persönliche Zahlungs-IBAN – Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch der richtigen Rechnung zu, auch bei mehreren offenen Rechnungen. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst.
Zahlungseingang live gemeldet
VXPay Payments bestätigt die Zahlung, die Rechnung springt auf „bezahlt“ – und Sie sehen es sofort: Glocke, Hinweiston, Dashboard, auf Wunsch E-Mail. Für Onlinezahlungen brauchen Sie keinen Kontoauszug.
Vor Ort kassieren – Kassenmodus
Patient noch am Empfang? Ein Klick öffnet den Kassenbildschirm: QR-Code fürs Handy oder Kartenzahlung direkt auf Ihrem Tablet. Bezahlt, bevor der Patient die Praxis verlässt.
Kartenterminal am EmpfangBald verfügbar
Terminal direkt in VXPay mieten und koppeln: Der Rechnungsbetrag erscheint per Klick am Gerät, Karte, Apple Pay oder Google Pay vorhalten – die Rechnung ist bezahlt.
Mit dem Smartphone kassierenBald verfügbar
Kein Terminal nötig: Mit der App „VXPay Kasse“ nimmt ein kompatibles Smartphone Ihrer Praxis Kartenzahlungen kontaktlos an – Rechnung wählen, Karte vorhalten, bezahlt. Über Ihr Konto bei VXPay Payments.
Automatisches Mahnwesen – kostenlos
Zahlungserinnerung und Mahnungen nach Ihren Fristen, per E-Mail und auf Wunsch per Post. Mit VXPay Payments trägt jedes Schreiben Bezahllink und QR-Code; Mahngebühren werden online gleich mitbezahlt. Mahnungen je Rechnung oder gesammelt aussetzen – mit Grund und Enddatum.
Rechnungen aus dem Praxisprogramm – kostenlos
Privatrechnungen als PADneXt oder PAD exportieren und hochladen: VXPay prüft sie wie im Rechnungsassistenten, Sie übernehmen nach Kontrolle als Entwurf oder versenden direkt mit Zahlungslink.
CSV-Massenanlage – kostenlos
Hunderte Rechnungen auf einmal aus Excel oder Ihrem Praxisprogramm: prüfen, Vorschau ansehen, als Entwürfe anlegen oder direkt erstellen.
Vorlagen & wiederkehrende Rechnungen – kostenlos
Monatliche Therapie oder Quartalsrechnung: einmal als Vorlage speichern, VXPay legt die Rechnung pünktlich an und erstellt und versendet sie auf Wunsch automatisch. Sonderfälle (z. B. eine mögliche Doppelabrechnung) legt VXPay Ihnen zur Prüfung vor.
Dokumentenservice – kostenlos
Atteste und Bescheinigungen online anbieten: Patienten wählen das Dokument, beantworten einen Fragebogen, laden Nachweise hoch und zahlen vorab über VXPay Payments. Sie prüfen, geben frei und versenden das fertig ausgefüllte PDF.
Kategorien & Patientengruppen – kostenlos
Rechnungen mit eigenen Kategorien kennzeichnen, Patienten in Gruppen ordnen und danach filtern – auch für viele auf einmal. Nur für Ihr Team sichtbar.
Mehrere Behandler – kostenlos
Angestellte Ärztinnen und Ärzte, Gemeinschaftspraxis oder MVZ: Die Praxis stellt die Rechnung, die behandelnde Person steht darauf – dazu die Auswertung je Behandler.
Eigene Designs & Briefpapier – kostenlos
Mehrere Rechnungsdesigns mit eigenem Logo und Farbe – oder Ihr Briefpapier als PDF hochladen. Die Bezahlseite erscheint im selben Praxis-Design.
PDF mit E-Rechnung (ZUGFeRD)
PDF mit Logo, Bankdaten und eingebetteter ZUGFeRD-/Factur-X-XML. Faktoren und Begründungen stehen an der Position bzw. auf Zahnarztrechnungen unter „Erläuterungen“, die Umsatzsteuer je Steuersatz.
Buchhaltungsexport – kostenlos
Belege, Buchungssätze (SKR03/SKR04) und Zahlungen als CSV oder ZIP mit allen PDFs. Importierbar in sevDesk, Lexware & Co.
Monatliche Gebührenabrechnung
Alle Plattformgebühren automatisch als PDF-Beleg, bereits beglichen, per E-Mail an Praxis und Buchhaltung.
Team & Rollen
Owner, Admin und Mitarbeiter mit klaren Rechten. Mehrere Berufsstände in einer Praxis, jede Rechnung sauber zugeordnet.
Dunkelmodus & Farbschemata
Jeder Nutzer wählt Hell, Dunkel oder Automatisch und eines von sechs Farbschemata – persönlich, auf allen Geräten.
Einrichtung in Minuten
Schritt-für-Schritt-Assistent, Checkliste auf der Übersicht und ausführliche Anleitungen für Praxen ohne IT-Abteilung.
Praxis Pro.
Für Praxen, die mehr wollen.
Abrechnungsqualität, Controlling, Liquiditätsvorschau, GoBD-Export und Buchhaltungs-Anbindung in einem Paket. Monatlich kündbar oder jährlich mit 15 % Rabatt. Abgerechnet über Ihre monatliche Gebührenabrechnung – keine zweite Rechnung. Alles andere bleibt kostenlos.
Controlling
Umsatz je Leistung, Behandler und Standort, Zielvergleiche, Vergleiche mit Vormonat und Vorjahr, Prognosen, Zahlungsmoral je Patient und Ausfallrisiko
Buchhaltungs-Anbindung
Rechnungen und Gebührenbelege automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware übertragen. Bei unterstützten Anbietern werden auch Zahlungseingänge automatisch synchronisiert.
Mehr erfahren
Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter. sevdesk und easybill unterstützen die automatische Synchronisierung von Zahlungseingängen. Bei Lexware Office und DATEV hängt der Zahlungsabgleich vom jeweiligen Buchhaltungsprozess und den verfügbaren Schnittstellen ab.
GOÄ/GOZ-Abrechnungsprüfung
Prüft Rechnungen vor dem Versand gegen die Abrechnungsbestimmungen: Ausschlussziffern, Höchstzahlen je Tag, Behandlungsfall und Jahr, Begründungspflicht ab Schwellenwert, Höchstsätze, Einfachsatz – mit Wortlaut und Fundstelle
Mehr erfahren
Grundlage sind die amtlichen Gebührenverzeichnisse (Anlage zur GOÄ, Anlage 1 zur GOZ) und die Rechnungsvorschriften (§ 12 GOÄ, § 10 GOZ, § 2 und § 5). Die Prüfung gibt Hinweise und ersetzt keine abrechnungsrechtliche Beratung – was VXPay nicht wissen kann (dieselbe Erkrankung, dieselbe Sitzung, derselbe Zahn), steht in der Meldung.
Begründungs-Bausteine
Eigene Textbibliothek für Steigerungsbegründungen – passend zur Ziffer vorgeschlagen und mit einem Klick eingefügt
Erstattungsprobleme auswerten
Rückfragen, Kürzungen und Ablehnungen von PKV und Beihilfe erfassen – und sehen, welche Ziffern, Faktoren und Kostenträger Probleme machen
Liquiditätsvorschau
Erwartete Zahlungseingänge aus offenen Rechnungen und wiederkehrenden Vorlagen nach Ihrem tatsächlichen Zahlungsverhalten – mit Kosten, Kontostand und Szenarien
GoBD-Export
Datenüberlassung für die Betriebsprüfung (Beschreibungsstandard: index.xml + CSV), Archiv-Paket der Rechnungs-PDFs mit Prüfsummen und Vorlage für die Verfahrensdokumentation
Mehr erfahren
Aufbau nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und 14.07.2025) und dem Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung. Inhalt und Umfang der Datenüberlassung sowie die Verfahrensdokumentation stimmen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.
Schneller bezahlt.
Ohne Kontoauszüge wälzen.
Sie aktivieren VXPay Payments in Ihren Einstellungen – Ihre Praxis erhält ein eigenes Zahlungskonto. Ab dann steht auf jeder Rechnung ein Zahlungslink und ein QR-Code – und als Alternative eine persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten, deren Überweisungen VXPay automatisch zuordnet. Das Geld geht direkt an Ihre Praxis, der Status aktualisiert sich von selbst.
Patienten zahlen sofort
Link in der E-Mail anklicken oder QR-Code auf dem Ausdruck scannen: mit Karte und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten. Oft in unter einer Minute erledigt, statt „mache ich später“.
Automatisch als bezahlt markiert
VXPay Payments bestätigt die Zahlung, die Rechnung springt auf „bezahlt“. Kein Abgleich mit dem Kontoauszug, keine manuelle Pflege.
Ihr Geld, Ihr Konto
Zahlungen laufen auf das eigene Zahlungskonto Ihrer Praxis bei VXPay Payments und werden automatisch auf Ihr Bankkonto ausgezahlt. VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Geld.
Sicher und ohne Technik-Kenntnisse
Aktivierung Schritt für Schritt in Ihren Einstellungen, keine API-Schlüssel, keine Kartendaten bei uns. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung führt in etwa 15 Minuten durch die Einrichtung.
Auch Überweisungen werden automatisch zugeordnet
Wer lieber überweist, nutzt die persönliche Zahlungs-IBAN auf seiner Rechnung – jeder Patient erhält eine eigene. VXPay ordnet die Überweisung automatisch der richtigen Rechnung zu, über den Verwendungszweck bzw. den Betrag, auch bei mehreren offenen Rechnungen. Nur Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto markieren Sie weiterhin selbst.
Was ist VXPay Payments?
Die Zahlungsfunktion von VXPay für Onlinezahlungen per Zahlungslink und QR-Code, den Kassenmodus und Kartenzahlungen vor Ort – dazu Überweisungen auf die persönliche Zahlungs-IBAN jedes Patienten, die VXPay automatisch zuordnet. Ihre Praxis erhält ein eigenes Zahlungskonto: Zahlungen gehen direkt dorthin und werden automatisch auf Ihr Bankkonto ausgezahlt – VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Geld. Die Zahlungsabwicklung übernimmt ein regulierter Zahlungsdienstleister; Kartendaten erreichen VXPay nie.
Was kostet das?
Keine Grundgebühr. Pro erfolgreicher Zahlung über VXPay Payments – online oder per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN – fallen die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung und eine Plattformgebühr von VXPay an, beide werden automatisch einbehalten. Für persönliche Zahlungs-IBANs über ein enthaltenes Kontingent hinaus berechnet der Zahlungsdienstleister ein Entgelt (Details in den Einstellungen unter VXPay Payments). Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto kosten bei VXPay nichts. Die aktuelle Plattformgebühr sehen Sie vor dem Aktivieren in Ihren Einstellungen unter VXPay Payments. Über die Plattformgebühr erhalten Sie monatlich eine Abrechnung als Beleg.
Kostet das Mahnwesen extra?
Nein. Zahlungserinnerung und Mahnungen mit eigenen Fristen, Texten und Mahngebühren sind für jede Praxis kostenlos. Mit verbundener Onlinezahlung enthält jedes Mahnschreiben den Bezahllink und QR-Code über den offenen Betrag inklusive Mahngebühren; bei einer Zahlung über VXPay Payments fallen wie immer die Plattformgebühr und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an. Nur der optionale Briefversand einer Mahnung wird wie jeder Brief nach Seitenzahl berechnet.
Und wenn der Patient lieber überweist?
Dann nutzt er seine persönliche Zahlungs-IBAN: Mit VXPay Payments erhält jeder Patient eine eigene – ein Empfangskonto Ihrer Praxis bei VXPay Payments, nicht sein Bankkonto. Sie steht mit einem Verwendungszweck unten auf der Rechnung. Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch der richtigen Rechnung zu (auch bei mehreren offenen Rechnungen, über den Verwendungszweck bzw. den Betrag); ist der volle Betrag da, springt die Rechnung auf „bezahlt“. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst.
Geht es auch ohne Onlinezahlung?
Ja. Ohne VXPay Payments enthält die Rechnung Ihre Bankverbindung und einen GiroCode zum Scannen mit der Banking-App. Den Zahlungseingang markieren Sie dann selbst.
Wir sind eine Gemeinschaftspraxis mit Arzt und Heilpraktikerin – geht das?
Ja. Wählen Sie beim Einrichten beide Berufsstände. Jede Rechnung wird einem Berufsstand zugeordnet, farblich gekennzeichnet, mit der Berufsbezeichnung ausgewiesen und in den Auswertungen getrennt dargestellt. Die Kataloge GOÄ und GebüH stehen nebeneinander zur Verfügung.
0 € Grundgebühr.
Rechnungen, PDF/ZUGFeRD, E-Mail-Versand, automatisches Mahnwesen (auch das Aussetzen von Mahnungen), Patientenübersicht mit Kategorien und Patientengruppen, Dokumentenservice und CSV-Export sind kostenlos. Bei Zahlungen über VXPay Payments (online oder per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) fällt eine Plattformgebühr von 1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt je Zahlung an – zum Beispiel 2,13 € bei einer Rechnung über 100 €. Sie wird direkt vom Zahlungseingang einbehalten und monatlich als Beleg abgerechnet; sie ist nicht erstattungsfähig (bleibt bei Storno oder Rückerstattung bestehen). Hinzu kommen die Transaktionsgebühren der Zahlungsabwicklung. Für persönliche Zahlungs-IBANs über ein enthaltenes Kontingent hinaus berechnet der Zahlungsdienstleister ein Entgelt (Details in den Einstellungen unter VXPay Payments).
Das Zusatzpaket Praxis Pro gibt es ab 9,90 € netto im Monat. Optionaler Postversand: 1,26 € brutto je einseitigem Brief. Keine Zeit für die Einrichtung? Unser Einrichtungsservice richtet VXPay Payments, Logo und Einstellungen per Fernwartung mit Ihnen ein – einmalig 199,00 € netto, Termin frei wählbar.
Die Zahlungsabwicklung von VXPay Payments erfolgt über den regulierten Zahlungsdienstleister Stripe.