PADneXt-Import: Rechnungen aus dem Praxisprogramm übernehmen – nachgerechnet und mit Dublettenschutz
Die Leistungen stehen schon in Ihrem Praxisprogramm – tippen Sie sie nicht noch einmal ab. Exportieren Sie die Privatrechnungen als PADneXt- oder PAD-Datei, laden Sie sie in VXPay hoch und übernehmen Sie sie nach einer Vorschau: als Entwurf, erstellt oder direkt per E-Mail versendet. Für Programme ohne diesen Export, andere Gebührenordnungen und eigene Leistungen gibt es die CSV-Massenanlage. Beides ist kostenlos.
Ergänzt Ihr Praxisprogramm – ersetzt es nicht
VXPay ist kein Praxisverwaltungssystem: keine Patientenakte, keine Befunde, keine Terminverwaltung. Die Leistungserfassung bleibt in Ihrem Praxisprogramm. VXPay übernimmt die fertigen Privatrechnungen und kümmert sich um das Danach: Rechnungs-PDF, Versand per E-Mail, Onlinezahlung über VXPay Payments und das kostenlose Mahnwesen.
Der Weg dorthin ist eine Datei. PADneXt ist laut Spezifikation des Herausgebers die frei verfügbare, XML-basierte Schnittstelle zur Übertragung humanmedizinischer Abrechnungsdaten an eine Abrechnungsstelle; PAD ist das ältere Format. VXPay liest PADneXt-Lieferungen (meist als ZIP-Datei, auch eine einzelne …_padx.xml; Nachrichtentyp ADL, Versionen 2.12 und 2.13) und PAD-Dateien (…DAT, auch in einer ZIP-Datei). Direkte Hersteller-Schnittstellen sind nicht Teil des Angebots.
Nach der PADneXt-Spezifikation werden die Nutzdaten einer Datenlieferung komprimiert und verschlüsselt an die Abrechnungsstelle übertragen. Solche Lieferungen (Endung .p7m) kann VXPay nicht öffnen und lehnt sie mit einer verständlichen Meldung ab. Wählen Sie im Praxisprogramm deshalb den unverschlüsselten Export.
So läuft der PADneXt-Import ab
Vier Schritte – angelegt wird nichts, bevor Sie es bestätigen.
- Unverschlüsselt exportieren
Im Praxisprogramm die Privatrechnungen als PADneXt oder PAD exportieren – mit Ihrer VXPay-Mitgliedsnummer als Mitglieds- bzw. Kundennummer (in VXPay unter Einstellungen → PVS-Anbindung).
- Hochladen
In der Rechnungsübersicht oder auf dem Dashboard die Datei auswählen – höchstens 10 MB, bis zu 5.000 Rechnungen mit je bis zu 999 Positionen. Offene Importe erscheinen als Aufgabe „Import aus dem Praxissystem prüfen“.
- Vorschau prüfen
Je Rechnung sehen Sie Empfänger, Leistungen und Prüfergebnis. Sie wählen die Herkunft der Rechnungsnummern und bei mehreren Standorten den Standort je Rechnung (VXPay schlägt den des Patienten vor). Behandler ordnet VXPay den angelegten Behandlern zu; die Rechnung stellt immer die Praxis.
- Übernehmen
Bis zu 300 Rechnungen je Durchgang auswählen – weitere Durchgänge sind möglich – und entscheiden, wie VXPay sie anlegt.
Als Entwürfe
Jede Rechnung einzeln prüfen, ergänzen und erstellen. Die Nummer vergibt VXPay erst beim Erstellen aus dem eigenen Nummernkreis.
Nur erstellen
Nummer und PDF sofort, versendet wird später je Rechnung. Erstellte Rechnungen sind unveränderlich; Korrekturen laufen über ein Storno.
Erstellen und versenden
Per E-Mail mit Link zum PDF und – bei eingerichtetem Zahlungskonto (VXPay Payments) – mit Zahlungslink. Fehlt die E-Mail-Adresse in der Datei, ergänzt VXPay sie aus Ihren Patientendaten desselben Empfängers. Ist „Rechnungen immer auch per Post versenden“ eingeschaltet, geht bei „Erstellen und versenden“ jede übernommene Rechnung zusätzlich als Brief – auch wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist (kostenpflichtig je Brief). Ohne diese Einstellung versenden Sie einzelne Rechnungen mit „Per Post versenden“ in der Rechnung. Fehlt ein Beleg, der der Rechnung beiliegen muss – etwa zu einer einzelnen Auslage über 25,56 € (§ 12 Abs. 2 Nr. 5 GOÄ) –, erstellt VXPay die Rechnung, versendet sie aber weder per E-Mail noch per Post; das Mahnwesen wartet bis zum Versand. Sie hängen den Beleg in der Rechnung an und senden sie dann selbst.
Importieren dürfen Mitglieder mit dem Recht „Rechnungen“ und Zugriff auf alle Standorte, denn eine Abrechnungsdatei enthält Rechnungen aller Standorte (mehr unter Team & Standorte). Wie der Import mit Ihren Daten aussieht, zeigt Ihre eigene Datei: kostenlos registrieren und den ersten Export hochladen – die Vorschau legt nichts an.
Nachgerechnet wie im Rechnungsassistenten
- Preise aus dem Katalog: Für GOÄ- und GOZ-Ziffern rechnet VXPay den Betrag aus Punktzahl, Punktwert und Faktor nach und zeigt Abweichungen zum Praxisprogramm je Position und als Summe. Bei einer Abweichung rechnet VXPay mit dem Katalogwert.
- Begründung über dem Schwellenwert: Liegt der Faktor über dem Schwellenwert, muss eine Begründung angegeben sein – VXPay prüft, ob sie vorhanden ist, nicht, ob sie inhaltlich trägt (siehe GOÄ-Steigerungsfaktor).
- Über dem Höchstsatz nur mit Vereinbarung nach § 2 GOÄ bzw. GOZ – in den GOÄ-Abschnitten A, E, M und O gar nicht, dort ist sie laut § 2 Abs. 3 GOÄ unzulässig (siehe Honorarvereinbarung).
- GOÄ-Hinweise statt Sperre: Fehlt eine Begründung, liegt ein Faktor ohne Vereinbarung über dem Höchstsatz oder ein GebüH-Betrag über dem Katalogwert, zeigt die Vorschau das als GOÄ- bzw. GOZ-Hinweis. Übernommen wird eine solche Rechnung nur, wenn Sie „Trotzdem übernehmen“ wählen und „Ja, ich weiß“ bestätigen – mit Faktor und Betrag aus der Datei; die Bestätigung steht mit Ihrem Namen im Verlauf der Rechnung.
- Nur GOÄ, GOZ und GebüH: EBM, BEMA oder UV-GOÄ in der Datei meldet VXPay als Fehler; der Katalog muss zum Berufsstand Ihrer Praxis gehören.
Rechnungen mit Fehlern (etwa Kassenleistungen oder unplausible Faktoren) übernimmt VXPay nicht: Sie korrigieren sie im Praxisprogramm und exportieren erneut – bereits übernommene Rechnungen derselben Datei erkennt VXPay dabei wieder. Rechnungen mit GOÄ-Hinweisen korrigieren Sie ebenso oder übernehmen sie mit „Ja, ich weiß“. Die Vorschau prüft Katalogpreise und diese Pflichtregeln, nicht, ob eine Ziffer im Einzelfall abrechenbar ist – die Verantwortung für die Abrechnung bleibt bei der Praxis.
Zur Einordnung: Nach § 5 Abs. 1 GOÄ beträgt der Punktwert 5,82873 Cent. Die Nr. 1 (Beratung, 80 Punkte) kostet damit 4,66 € zum einfachen und 10,72 € zum 2,3-fachen Satz – bis zu diesem Wert darf eine Gebühr nach § 5 Abs. 2 GOÄ in der Regel bemessen werden, darüber nur mit Begründung. Für die Blutentnahme nach Nr. 250 (40 Punkte) gilt dagegen der kleinere Rahmen: Sie gehört zu den in Abschnitt A („Gebühren in besonderen Fällen“) genannten Leistungen, für die § 5 Abs. 3 GOÄ höchstens den 2,5-fachen Satz und als Schwelle den 1,8-fachen Satz vorsieht – das sind 2,33 € einfach und 4,20 € zum 1,8-fachen Satz.
| Rechnung | Leistungen | Laut Praxisprogramm | Nach GOÄ in VXPay | Ergebnis der Vorschau |
|---|---|---|---|---|
| RE-0412 · Erika Mustermann | GOÄ 1 (2,3-fach) + GOÄ 5 (2,3-fach) | 21,44 € | 21,44 € (10,72 € + 10,72 €) | Betrag nachgerechnet, keine Abweichung |
| RE-0413 · Max Mustermann | GOÄ 1 (2,3-fach) + GOÄ 250 (1,8-fach) | 14,69 € (GOÄ 250 mit 3,97 €) | 14,92 € (10,72 € + 4,20 €) | Abweichung markiert – VXPay rechnet mit 4,20 € für GOÄ 250 |
| RE-0414 · Lena Muster | GOÄ 1 (2,3-fach) + GOÄ 5 (2,3-fach) | 21,44 € | 21,44 € | Mögliche doppelte Abrechnung: am selben Tag gibt es schon RE-0398 mit gleichen Ziffern – Sie entscheiden |
| RE-0415 · Paul Beispiel | GOÄ 5 (3,0-fach), ohne Begründung | 13,99 € | 13,99 € | GOÄ-Hinweis: über dem Schwellenwert 2,3 ohne Begründung – nur mit „Trotzdem übernehmen“ und „Ja, ich weiß“ |
Beträge nach § 5 GOÄ: Punktzahl × 5,82873 Cent × Faktor, auf volle Cent gerundet (GOÄ 1 und 5 je 80 Punkte, GOÄ 250 40 Punkte). Namen, Nummern und Programmbeträge sind erfunden.
Was übernommen wird – und was nicht
Übernommen
- Empfänger und behandelte Person(en) – bei Familienrechnungen oder abweichendem Empfänger steht die behandelte Person auf der Rechnung.
- Leistungen mit Ziffer, Faktor, Begründung und Datum je Position.
- Analogleistungen samt Bezugsziffer, anteilige Berechnung.
- Auslagen (§ 10 GOÄ), Wegegeld und Reiseentschädigung (§§ 7 bis 9 GOÄ) – auf der Rechnung gesondert von den Leistungen ausgewiesen.
- Bei GOZ-Leistungen die Zahnangabe – aus PADneXt (humanmedizinische Fälle, etwa Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie) zusammen mit „auf Verlangen“, aus PAD die Zahn-Angabe. Auf Zahnarztrechnungen steht sie in der Spalte „Region“, auf anderen Rechnungen lässt VXPay sie mit Hinweis weg. Leistungen mit „Ä“ vor der Nummer (etwa „Ä5“) ordnet VXPay der GOÄ zu.
- „Nicht berechnete“ Positionen mit 0 € und auf Wunsch die Rechnungsnummer.
- Anfangs- und Endtexte der Datei im Rechnungstext – die Vorschau zeigt sie, und Sie können sie abschalten.
Nicht übernommen bzw. nicht unterstützt
- Diagnosen – die Vorschau weist nur darauf hin, dass die Datei welche enthält.
- Verschlüsselte Lieferungen (.p7m), zahnärztliche Fälle im Format PADdent und die Verbandsschnittstelle VDDS-RZ.
- Rechnungen, die laut Datei schon (teilweise) in der Praxis bezahlt sind, einen Nachlass tragen oder keine Privatrechnung sind (etwa Berufsgenossenschaft oder Basistarif) – VXPay zieht nichts ab; Sie rechnen sie weiter über Ihr Praxisprogramm ab.
- Abzugspositionen und Positionen, bei denen laut Datei nur die Besonderen Kosten berechnet werden (Kennzeichen B).
- Stationäre Rechnungen und die Minderung nach § 6a GOÄ – nur ambulante Rechnungen.
- Rechnungen an Einrichtungen oder Firmen – Rechnungsempfänger ist in VXPay immer eine Person.
- Gutschriften und negative Positionen, EBM, BEMA und UV-GOÄ.
Mehrere Behandlungstage auf einer Rechnung: Der Import übernimmt das Datum je Position aus der Datei. Die Rechnung nennt dann den Leistungszeitraum und das Datum an jeder Position – § 12 Abs. 2 Nr. 1 GOÄ verlangt das Datum der Erbringung der Leistung. Dasselbe geht im Rechnungsassistenten mit „+ Leistungen an mehreren Tagen“ und per CSV; nur Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen setzen für alle Positionen ein Datum. Mehr im Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.
Rechnungsnummer und Umsatzsteuer
Rechnungsnummer aus dem Programm
Empfohlen: die Nummer aus dem Praxisprogramm übernehmen – dann findet der Zahlungsabgleich im Praxisprogramm die Rechnung wieder. Alternativ vergibt VXPay fortlaufende eigene Nummern. Die Programmnummer gilt beim Modus „Erstellen“; Entwürfe erhalten ihre Nummer später von VXPay. Bereits vergebene Nummern lehnt VXPay ab.
Umsatzsteuer aus der Datei geprüft
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden, sind laut § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei. Den ermäßigten Satz nennt § 12 Abs. 2 Nr. 6 UStG für Zahntechniker und für bestimmte zahntechnische Leistungen von Zahnärzten (Zahnprothesen und kieferorthopädische Apparate aus dem eigenen Unternehmen). Deshalb lehnt VXPay 7 % ab, wenn für Ihre Praxis nicht der Berufsstand Zahnarzt hinterlegt ist. 19 % übernimmt VXPay bei steuerfreier Abrechnung nur mit Hinweis, als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) nie. Welcher Modus passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Schutz vor doppelter Abrechnung
Ein erneuter Export desselben Abrechnungslaufs ist kein Problem: VXPay erkennt übernommene Rechnungen an ihrer eindeutigen Kennung in der Datei und legt sie nicht noch einmal an. Heikler sind Rechnungen, die auf zwei Wegen entstehen – etwa von Hand in VXPay gestellt und später zusätzlich exportiert. Gibt es für denselben Patienten am selben Behandlungstag schon eine Rechnung oder kommt dieselbe Leistung in der Datei zweimal vor, zeigt VXPay beide Rechnungen im Dialog „Mögliche doppelte Abrechnung“ nebeneinander, hebt gleiche Ziffern hervor und übernimmt erst nach Ihrer Entscheidung:
- „Gleiche Leistung“: Die Rechnung aus der Datei wird mit der vorhandenen verknüpft – auch spätere Exporte erkennt VXPay dann.
- „Andere Leistung“: VXPay übernimmt die Rechnung; Ihre Begründung steht im Verlauf.
Als derselbe Patient gilt: gleicher Name und PLZ, frühere Schreibweisen nach einer Änderung oder dieselbe Patientennummer des Praxisprogramms. Verglichen werden Entwürfe, offene und bezahlte Rechnungen, stornierte nicht. Dieselbe Prüfung gilt im Rechnungsassistenten, beim CSV-Import und bei Vorlagen und wiederkehrenden Rechnungen; automatische Wege legen eine mögliche Dublette nie selbst an.
- Datei für VXPay oder für die Abrechnungsstelle? Jede Praxis hat eine eigene, 6-stellige VXPay-Mitgliedsnummer (Einstellungen → PVS-Anbindung), die Sie im Praxisprogramm beim Export als Mitglieds- bzw. Kundennummer eintragen. Trägt eine hochgeladene Datei eine andere Nummer – etwa weil sie für eine Abrechnungsstelle bestimmt war –, zeigt die Vorschau beide Nummern und übernimmt erst, wenn Sie bestätigen, dass die Datei für VXPay bestimmt ist. Die VXPay Bridge überträgt solche Dateien gar nicht. Die Nummer ordnet Dateien nur Ihrer Praxis zu; ein Passwort ist sie nicht.
- In der Praxis schon bezahlt: Rechnungen mit einer Anzahlung oder einem Nachlass laut Datei übernimmt VXPay nicht, sonst würde der Patient zu viel zahlen. Die Vorschau nennt den Grund; Sie rechnen diese Rechnungen weiter über Ihr Praxisprogramm ab.
Ist ein Patient in VXPay anders geschrieben und nicht über die Patientennummer verknüpft, erkennt VXPay ihn nicht als denselben. Eine Datei ohne Mitgliedsnummer gilt als Ihre eigene. Der Dublettenschutz ersetzt deshalb nicht den Blick in die Vorschau.
CSV-Massenanlage: für GOT, Heilmittel und eigene Leistungen
Exportiert Ihr Programm kein PADneXt oder PAD, oder rechnen Sie nicht nach GOÄ, GOZ oder GebüH ab, ist die CSV-Massenanlage der Weg – ebenfalls kostenlos.
- Vorlage herunterladen (UTF-8 mit BOM, Umlaute stimmen in Excel) und in Excel oder im Praxisprogramm füllen: eine Zeile je Position, gleiche Referenz = eine Rechnung.
- Kataloge je Berufsstand: GOÄ, GOZ, GOT, GebüH, Heilmittel oder eigene Leistungen; geprüft werden Ziffern, Faktoren und Begründungen.
- Spalten „Standort“ und „Behandler“ ordnen jede Rechnung zu, „Vereinbarung“ nimmt das Datum einer § 2-Vereinbarung auf.
- Optionale Spalten für die behandelte Person, Zahn bzw. Region, „auf Verlangen“ und die Art einer eigenen Leistung (etwa Material oder Wegegeld). Bei Tierarztrechnungen gehören Tierart und Diagnose bzw. Grund der Konsultation dazu – fehlt eine der Angaben, legt VXPay die Rechnung nur als Entwurf an.
- Höchstens 2.000 Zeilen und 2 MB je Datei; Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tab.
- Spalte „Kategorie“ (mehrere mit Komma) ordnet jede Rechnung angelegten Kategorien Ihrer Praxis zu – sichtbar nur für Ihr Team.
- Mögliche Dubletten legt VXPay auch hier nur nach Ihrer Entscheidung mit Begründung an.
Nach der Vorschau legen Sie Entwürfe an oder erstellen direkt – das vergibt Nummern, versendet aber nicht automatisch. Jede Zeile behält ihr Leistungsdatum: Zeilen mit gleicher Referenz werden zu einer Rechnung, auch über mehrere Behandlungstage. Ohne Referenz legt VXPay je Empfänger und Tag eine Rechnung an.
Für tomedo und den Mac: drei Werkzeuge in Erprobung
Diese Werkzeuge sind als Beta gekennzeichnet und noch in Erprobung. Auch mit ihnen legt VXPay keine Rechnung ohne Ihre Bestätigung an. Für den Export aus tomedo zeigt VXPay unter Einstellungen → PVS-Anbindung außerdem die einzutragenden Werte samt Ihrer Mitgliedsnummer zum Kopieren; auch diese Anleitung ist noch nicht mit einer echten tomedo-Datei erprobt.
tomedo-Button
Ein Skript in der tomedo-Patientenkartei öffnet in VXPay den Patienten bzw. eine neue Rechnung – gekoppelt je Arbeitsplatz per Kopplungscode, über einen Einmal-Link, der nur wenige Minuten, nur einmal und nur mit Ihrer VXPay-Anmeldung gilt. Standardmäßig wird nur die Patientennummer übertragen, Diagnosen nie.
VXPay Bridge für den Mac
Überwacht den Exportordner des Praxisprogramms und lädt jede neue PADneXt- oder PAD-Datei automatisch hoch; Sie erhalten eine Benachrichtigung und übernehmen nach Prüfung. Nur für macOS, eine Windows-Variante gibt es nicht.
„Bezahlt“ zurück ins Praxisprogramm
Zahlungseingänge über VXPay Payments als camt.054-Datei für den Buchungsimport in tomedo oder als CSV-Liste, zugeordnet über die Rechnungsnummer. Auf „bezahlt“ setzt das Praxisprogramm, nicht VXPay. Überweisungen und Testzahlungen sind nicht enthalten; Erstattungen nach einem Export buchen Sie von Hand.
tomedo® ist eine Marke der zollsoft GmbH; Mac und macOS sind Marken der Apple Inc. Die Namen beschreiben nur, womit die Beta-Werkzeuge arbeiten.
Datenschutz beim Import
Die hochgeladenen Rechnungsdaten liegen bis zur Übernahme verschlüsselt bereit – höchstens 14 Tage. Nach Abschluss bzw. Ablauf werden sie gelöscht; in der Import-Historie bleiben nur Dateiname und Anzahlen. Diagnosen aus der Datei übernimmt VXPay nicht, die Vorschau weist nur auf sie hin. Gesundheitsdaten kann eine Rechnung trotzdem enthalten: Schon die abgerechneten Leistungen und Zahnangaben können Rückschlüsse auf die Behandlung zulassen, ebenso Anfangs- und Endtexte der Datei – diese sehen Sie in der Vorschau und können sie abschalten.
Was der Import kostet
Der Import aus dem Praxisprogramm und die CSV-Massenanlage sind für jede Praxis kostenlos – ohne Paket, ohne Grundgebühr, ohne Vertragslaufzeit, ohne Kreditkarte bei der Registrierung. Kostenlos sind auch das Erstellen der Rechnungen, der Versand per E-Mail und das Mahnwesen.
Zahlungsgebühren fallen nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) an: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Keine Zahlung über VXPay Payments, keine Zahlungsgebühren. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig, auch nicht bei Storno oder Rückerstattung.
Kostenpflichtig und optional: Briefversand je Brief (einseitiger Brief 1,20 € inklusive Umsatzsteuer), das Zusatzpaket Praxis Pro, der Einrichtungsservice.
Alle Kosten im Überblick: Preise.
Quellen
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren (Punktwert, Gebührenrahmen, Schwellenwerte) (öffnet in neuem Tab)
- § 2 GOÄ – Abweichende Vereinbarung (öffnet in neuem Tab)
- § 2 GOZ – Abweichende Vereinbarung (öffnet in neuem Tab)
- § 7 GOÄ – Entschädigungen (öffnet in neuem Tab)
- § 10 GOÄ – Ersatz von Auslagen (öffnet in neuem Tab)
- Bundesärztekammer: GOÄ-Ratgeber zu Abschnitt A – Gebühren in besonderen Fällen (öffnet in neuem Tab) – u. a. Blutentnahme nach Nr. 250
- § 4 UStG – Steuerbefreiungen (Nr. 14 Heilbehandlungen) (öffnet in neuem Tab)
- § 12 UStG – Steuersätze (Abs. 2 Nr. 6) (öffnet in neuem Tab)
- PADneXt-Schnittstelle, Version 2.13, Stand 26.08.2025 (Herausgeber: PADline GmbH) (öffnet in neuem Tab) – Abschnitt 1 Einleitung und Abschnitt 4.3 Datenlieferung
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Mit welchem Praxisprogramm funktioniert der PADneXt-Import?
Mit Praxisprogrammen, die Privatrechnungen als PADneXt oder PAD unverschlüsselt exportieren. Ob Ihr Programm das anbietet, steht in dessen Handbuch. Klarheit bringt ein Testexport: VXPay zeigt zuerst eine Vorschau und legt nichts an, solange Sie nicht bestätigen. Direkte Schnittstellen zu einzelnen Herstellern sind nicht Teil des Angebots.
Warum lehnt VXPay meine PADneXt-Datei als verschlüsselt ab?
Laut PADneXt-Spezifikation werden die Nutzdaten einer Datenlieferung komprimiert und verschlüsselt an die Abrechnungsstelle übertragen. VXPay erkennt solche Lieferungen an der Endung .p7m und kann sie nicht öffnen. Exportieren Sie deshalb unverschlüsselt und laden Sie die ZIP-Datei oder die einzelne …_padx.xml hoch.
Übernimmt VXPay Diagnosen aus dem Praxisprogramm?
Nein. Enthält die Datei Diagnosen, weist die Vorschau nur darauf hin – übernommen werden sie nicht, auch nicht in das optionale Feld „Diagnose“. In der Aufzählung des § 12 Abs. 2 GOÄ wird die Diagnose nicht genannt. Private Krankenversicherungen oder Beihilfestellen können für die Erstattung dennoch eine Diagnose verlangen. Soll sie auf der Rechnung stehen, übernehmen Sie die Rechnung als Entwurf und ergänzen sie dort im optionalen Feld „Diagnose“. Anfangs- und Endtexte aus der Datei übernimmt VXPay dagegen in den Rechnungstext; die Vorschau zeigt sie vorher, und Sie können sie abschalten.
Kann ich zahnärztliche Abrechnungen oder Kassenleistungen importieren?
Kassenleistungen nicht, zahnärztliche Abrechnungen nur zum Teil. Der PADneXt/PAD-Import übernimmt ambulante Privatrechnungen nach GOÄ, GOZ und GebüH an Personen. GOZ-Leistungen aus humanmedizinischen PADneXt-Fällen, etwa aus der Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie, übernimmt VXPay samt Zahnangabe und „auf Verlangen“, aus PAD-Dateien mit der Zahn-Angabe; Leistungen mit vorangestelltem „Ä“ (etwa „Ä5“) ordnet VXPay der GOÄ zu. Zahnärztliche Abrechnungsfälle im Format PADdent und die Verbandsschnittstelle VDDS-RZ liest VXPay nicht. EBM, BEMA und UV-GOÄ meldet VXPay als Fehler. Ohne passenden Export – und für GOT, Heilmittel und eigene Leistungen – gibt es den kostenlosen CSV-Import mit Datum je Position, Zahn/Region, „auf Verlangen“ und Auslagenart.
Wie groß darf die Datei sein?
Höchstens 10 MB, mit bis zu 5.000 Rechnungen und je Rechnung bis zu 999 Positionen; übernommen werden bis zu 300 Rechnungen je Durchgang. Für den CSV-Import gelten höchstens 2.000 Zeilen und 2 MB je Datei.
Was kostet der Import aus dem Praxisprogramm?
Der Import selbst kostet nichts: Import und CSV-Massenanlage sind für jede Praxis kostenlos, ohne Paket und ohne Grundgebühr, ebenso das Erstellen der Rechnungen und der Versand per E-Mail. Zahlungsgebühren fallen nur an, wenn eine Rechnung über VXPay Payments erfolgreich bezahlt wird: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Kostenpflichtig und optional sind außerdem: Briefversand je Brief (einseitiger Brief 1,20 € inklusive Umsatzsteuer), das Zusatzpaket Praxis Pro, der Einrichtungsservice.
Setzt VXPay die Rechnung im Praxisprogramm auf „bezahlt“?
Nicht direkt. Als Beta-Funktion laden Sie Zahlungseingänge über VXPay Payments als camt.054-Datei für den Buchungsimport in tomedo oder als CSV-Liste herunter; auf „bezahlt“ setzt dann Ihr Praxisprogramm die Rechnung. Überweisungen auf Ihr Praxiskonto sind nicht enthalten – sie stehen bereits im Kontoauszug.
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Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.