Onlinezahlung mit VXPay Payments: Privatrechnungen per Link oder QR-Code bezahlen lassen
Arztrechnung online bezahlen statt Überweisung abtippen: Mit VXPay Payments trägt jede neue Rechnung einen Zahlungslink und einen QR-Code. Patientinnen und Patienten zahlen im Browser, ohne Konto und ohne App – und die Rechnung springt nach der Bestätigung durch den Zahlungsdienstleister von selbst auf „bezahlt“. Keine Grundgebühr, Gebühren nur je erfolgreicher Zahlung über VXPay Payments.
Warum die Überweisung Praxen Zeit kostet
Bei einer klassischen Privatrechnung überträgt der Patient Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer ins Online-Banking. Wer die Rechnung dafür erst zur Seite legt, vergisst sie leicht.
In der Praxis beginnt dann die Suche: Welche Gutschrift auf dem Kontoauszug gehört zu welcher Rechnung, fehlt der Verwendungszweck, wurde ein Betrag gekürzt? Jede offene Rechnung zieht Erinnerungen, Rückfragen und im schlechtesten Fall Mahnungen nach sich.
Wer als Arztpraxis online bezahlen lässt, dreht den Ablauf um: Die Zahlung beginnt dort, wo der Patient die Rechnung liest – in der E-Mail oder auf dem Ausdruck. Ein Tipp auf den Link oder ein Scan des QR-Codes öffnet eine Bezahlseite mit dem richtigen Betrag. Weil die Zahlung von Anfang an zu genau einer Rechnung gehört, entfällt die Suche nach der passenden Gutschrift auf dem Kontoauszug.
| Kriterium | Überweisung auf Ihr Praxiskonto | Onlinezahlung mit VXPay Payments |
|---|---|---|
| Was der Patient tut | Bankdaten und Verwendungszweck übertragen – mit QR-Code für Überweisungen per Scan in der Banking-App | Link antippen oder QR-Code scannen, Zahlungsart wählen, bestätigen |
| Voraussetzung beim Patienten | Online-Banking oder Überweisungsträger | Browser auf Smartphone oder Computer und eine der angebotenen Zahlarten – kein Konto bei VXPay, keine App |
| Zuordnung zur Rechnung | Die Praxis gleicht den Kontoauszug ab und markiert die Rechnung selbst als bezahlt | Automatisch: Die Rechnung springt nach Bestätigung des Zahlungsdienstleisters auf „bezahlt“ |
| Wann Sie den Eingang sehen | Sobald Sie den Kontoauszug prüfen | Glocke, Dashboard und auf Wunsch E-Mail, sobald die Zahlung bestätigt ist |
| Gebühren je Zahlung | Keine von VXPay | Plattformgebühr von VXPay und Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung – nur je erfolgreicher Zahlung |
Beide Wege schließen sich nicht aus: Auch Rechnungen mit Zahlungslink nennen die Überweisung als Alternative – mit VXPay Payments an die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten; solche Überweisungen ordnet VXPay automatisch zu (siehe unten).
Zahlungslink auf der Rechnung: So bezahlen Privatpatienten per E-Mail, QR-Code oder Link
Sobald VXPay Payments aktiv ist, trägt jede neue Rechnung einen hervorgehobenen Block „Jetzt online bezahlen“ mit Betrag, großem QR-Code, kurzer Anleitung und Zahlungslink.
- Rechnung erhalten
Per E-Mail kommt die Rechnung mit dem großen Button „Jetzt bezahlen – <Betrag>“, darunter Fälligkeit und Zahlarten, dem Link „Rechnung als PDF herunterladen“ und einem QR-Code – das PDF hängt standardmäßig nicht an der E-Mail. Auf dem Ausdruck führt der QR-Code des PDF zur selben Bezahlseite.
- Bezahlseite öffnen
Ein Tipp oder Scan öffnet die Bezahlseite im Browser des Smartphones oder Computers – ohne Registrierung und ohne App.
- Zahlungsart wählen
„Weiter zur Zahlung“ führt auf die abgesicherte Seite des Zahlungsdienstleisters. Dort wählt der Patient eine der angebotenen Zahlarten und bestätigt die Zahlung.
- Bestätigung erhalten
Sobald der Zahlungsdienstleister die Zahlung bestätigt, ist die Rechnung in VXPay als bezahlt markiert. Der Patient erhält automatisch eine Zahlungsbestätigung per E-Mail, sofern eine Adresse hinterlegt ist.
Der Zahlungslink verfällt nicht, solange die Rechnung offen ist: Bei jedem Bezahlversuch startet VXPay einen gültigen Zahlungsvorgang beim Zahlungsdienstleister oder setzt einen noch offenen fort. Ist die Rechnung bezahlt oder storniert, zeigt die Seite das an. Den Link können Sie in VXPay kopieren oder erneut per E-Mail senden, etwa als freundliche Erinnerung.
Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus dem kostenlosen automatischen Mahnwesen tragen Bezahllink und QR-Code. Online bezahlt wird immer der aktuell offene Betrag – der Rechnungsbetrag abzüglich gewährter Nachlässe und zuzüglich erhobener Mahngebühren, also derselbe Betrag wie im Mahnschreiben.
Ist der Patient noch am Empfang, öffnet „Vor Ort bezahlen“ den Kassenmodus: einen großen QR-Code für das Smartphone des Patienten oder die Zahlung direkt am Praxis-Tablet oder -PC – ohne Kartenterminal. Wie der QR-Code auf der Rechnung technisch funktioniert, erklärt der Ratgeber Rechnung per QR-Code bezahlen.
Persönliche Zahlungs-IBAN: Überweisungen automatisch zugeordnet
Nicht jeder Patient zahlt gern online. Mit VXPay Payments erhält deshalb jeder Patient eine persönliche Zahlungs-IBAN – Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch der richtigen Rechnung zu, ohne Abgleich mit dem Kontoauszug.
Was auf der Rechnung steht
Wie VXPay zuordnet
Zu wenig oder zu viel überwiesen
Mahngebühren und Nachlässe berücksichtigt VXPay von selbst: Erwartet wird immer der aktuell offene Betrag, das nächste Schreiben nennt den passenden Verwendungszweck. Eine Überweisung braucht so lange wie jede Banküberweisung – die Rechnung springt erst auf „bezahlt“, wenn das Geld eingegangen ist.
Für Überweisungen auf die persönliche Zahlungs-IBAN gelten dieselben Gebühren wie für Onlinezahlungen: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung, beide automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Für persönliche Zahlungs-IBANs über ein enthaltenes Kontingent hinaus berechnet der Zahlungsdienstleister ein Entgelt (Details in den Einstellungen unter VXPay Payments). Einrichten müssen Sie dafür nichts – die Funktion gehört zu VXPay Payments. Verlangt der Zahlungsdienstleister dafür einmalig eine zusätzliche Bestätigung, zeigt VXPay das in den Einstellungen an; Kartenzahlungen funktionieren unabhängig davon.
Die Bezahlseite zeigt nur, was zum Bezahlen nötig ist
Datensparsam und im Design Ihrer Praxis: Die Bezahlseite übernimmt Logo und Akzentfarbe aus Ihrem Rechnungsdesign.
Was Patienten sehen
Was sie nicht sehen
Was VXPay nicht speichert
Welche Zahlarten Patienten nutzen können – und warum es keine Aufschläge gibt
Die Zahlungsart wählt der Patient im nächsten Schritt direkt auf der Bezahlseite des Zahlungsdienstleisters. Angeboten wird, was im Zahlungskonto Ihrer Praxis freigeschaltet ist: Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weitere Zahlarten. Eine feste Liste gibt es deshalb nicht; ob etwa eine Lastschrift angeboten wird, hängt von der Freischaltung im Zahlungskonto ab.
Der Patient zahlt den Rechnungsbetrag – nicht mehr
Über VXPay zahlt der Patient genau den offenen Betrag der Rechnung. Plattform- und Transaktionsgebühr werden vom Zahlungseingang Ihrer Praxis einbehalten und nicht auf den Patienten aufgeschlagen. Zum rechtlichen Hintergrund: Laut § 270a BGB ist eine Vereinbarung unwirksam, nach der der Schuldner ein Entgelt für die Nutzung einer SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschrift, einer SEPA-Überweisung oder einer Zahlungskarte zahlen muss. Für Zahlungskarten gilt das nur bei Zahlungsvorgängen mit Verbrauchern, auf die Kapitel II der Verordnung (EU) 2015/751 über Interbankenentgelte für kartengebundene Zahlungsvorgänge anwendbar ist. Bei Fragen zu Einzelfällen hilft eine Rechtsberatung.
Vom Klick bis „bezahlt“: Bestätigung, Status und Live-Meldung
VXPay markiert eine Rechnung erst als bezahlt, wenn der Zahlungsdienstleister die Zahlung bestätigt – nie allein aufgrund dessen, was der Browser des Patienten meldet. Zusätzlich zu den Rückmeldungen des Zahlungsdienstleisters gleicht VXPay offene Zahlungen regelmäßig ab.
Kartenzahlungen werden in der Regel innerhalb von Sekunden bestätigt. Bei Lastschrift oder Überweisung über den Zahlungsdienstleister – sofern im Zahlungskonto freigeschaltet – zeigt die Bezahlseite „Zahlung in Bearbeitung“. Die Bestätigung kann dann einige Tage dauern; in dieser Zeit bietet VXPay keinen zweiten Zahlungsvorgang an.
Zahlungseingang live gemeldet
Jeder Zahlungseingang erscheint auf allen angemeldeten Geräten Ihrer Praxis: Die Glocke zählt neue Zahlungen, ein Hinweis erscheint im Bild, und die Dashboard-Kachel „Zahlungseingänge live“ zeigt die Tagessumme. Jedes Teammitglied kann zusätzlich einen Hinweiston, Desktop-Benachrichtigungen und eine E-Mail bei Zahlungseingang einschalten; auch Praxisadressen wie empfang@ lassen sich hinterlegen.
| Schritt | Was passiert | Status in VXPay |
|---|---|---|
| Rechnung erstellen | Praxis am Park rechnet GOÄ 1 (Beratung, 10,72 €) und GOÄ 7 (vollständige körperliche Untersuchung eines Organsystems, 21,45 €), je 2,3-fach, ab und sendet die Rechnung per E-Mail – Button „Jetzt bezahlen – 32,17 €“, QR-Code und Link zum PDF. | Versendet |
| Bezahlseite öffnen | Frau Mustermann tippt am Abend auf den Button. Die Bezahlseite zeigt Praxis am Park, RE-0142, 32,17 € und das Zahlungsziel. | Versendet |
| Zahlung | Sie wählt auf der Seite des Zahlungsdienstleisters Kartenzahlung und bestätigt die Zahlung. | Versendet, bis die Bestätigung eintrifft |
| Bestätigung | Der Zahlungsdienstleister bestätigt die Zahlung; Frau Mustermann erhält eine Zahlungsbestätigung per E-Mail. | Bezahlt – automatisch, mit Meldung über Glocke und Dashboard |
| Auszahlung | Der Betrag abzüglich Plattform- und Transaktionsgebühr liegt auf dem Zahlungskonto der Praxis und wird nach den Auszahlungseinstellungen auf das Bankkonto ausgezahlt. | – |
| Monatsende | Die Plattformgebühr erscheint in der monatlichen Gebührenabrechnung (PDF). | – |
Beispiel mit fiktiven Daten. Berechnung nach § 5 Abs. 1 GOÄ: Punktzahl × Punktwert 5,82873 Cent × Steigerungsfaktor, auf den Cent gerundet (GOÄ 1: 80 Punkte, GOÄ 7: 160 Punkte). Die Zeit bis zur Zahlungsbestätigung bezieht sich auf Onlinezahlungen über VXPay Payments; die Auszahlung auf Ihr Bankkonto richtet sich nach den Auszahlungsfristen der Zahlungsabwicklung.
Ihr Geld, Ihr Konto
Mit VXPay Payments erhält Ihre Praxis ein eigenes Zahlungskonto. Zahlungen gehen direkt dorthin – abzüglich Transaktionsgebühr und Plattformgebühr – und werden vom Zahlungsdienstleister automatisch auf Ihr hinterlegtes Bankkonto ausgezahlt, im Rhythmus der Auszahlungseinstellungen Ihres Zahlungskontos. VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Patientengeld.
Identitäts- und Bankangaben übermitteln Sie bei der Einrichtung direkt und verschlüsselt an den Zahlungsdienstleister. VXPay speichert keine Ausweis- oder Bankdokumente, fragt keine API-Schlüssel oder Passwörter ab und zeigt das Auszahlungskonto nur maskiert mit den letzten vier Ziffern.
Kostenlos starten und VXPay Payments aktivieren → Die Aktivierung ist optional: Ohne VXPay Payments tragen Ihre Rechnungen Ihre Bankverbindung und, bei hinterlegter IBAN, einen QR-Code für Überweisungen.
VXPay Payments einrichten
Die Einrichtung dauert meist 10 bis 15 Minuten. Danach prüft der Zahlungsdienstleister Ihre Angaben, meist innerhalb von ein bis drei Werktagen – die Dauer der Prüfung liegt bei ihm.
- Zahlungen aktivieren
Unter Einstellungen → VXPay Payments starten Sie mit „Zahlungen aktivieren“. Einrichten dürfen Praxisinhaber, Admins und Mitglieder mit dem Recht „Zahlungen & Erstattungen“. Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, bestätigen Sie den Start mit dem zweiten Faktor, weil dabei das Auszahlungskonto festgelegt wird.
- Angaben ergänzen – direkt in VXPay
VXPay legt Ihr Zahlungskonto an und übernimmt Praxisname, Anschrift, E-Mail, Telefon und Website. Rechtsform, Identitätsnachweis und Auszahlungskonto ergänzen Sie direkt in VXPay. Zu Beginn verlangt der Zahlungsdienstleister einen Bestätigungscode per SMS oder E-Mail in einem kleinen Fenster.
- Prüfung abwarten
VXPay zeigt den Stand verständlich an – etwa „Angaben werden geprüft“ oder „Zahlungen aktiv“ – und weist darauf hin, wenn weitere Angaben erforderlich sind.
- Zahlungen aktiv
Sobald „Zahlungen aktiv“ erscheint, trägt jede neue Rechnung Zahlungslink und QR-Code – und, sobald der Zahlungsdienstleister die Überweisungsfunktion freigeschaltet hat, die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten.
- Personalausweis oder Reisepass
- IBAN des Praxiskontos für die Auszahlungen
- Steuernummer
- Website der Praxis – ohne eigene Website beschreiben Sie Ihre Tätigkeit kurz
Welche Angaben genau verlangt werden, bestimmt der Zahlungsdienstleister. Hintergrund sind gesetzliche Vorgaben zur Geldwäscheprävention: Nach deutschem Recht etwa zählen Zahlungs- und E-Geld-Institute laut § 2 Abs. 1 Nr. 3 GwG zu den Verpflichteten, und zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 GwG gehören unter anderem die Identifizierung des Vertragspartners und die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung. Deshalb können auch später noch Angaben nachgefordert werden; VXPay zeigt das in der Übersicht an („Weitere Angaben erforderlich“).
Keine Zeit für die Einrichtung? Der Einrichtungsservice richtet VXPay Payments, Logo, Praxisdaten, Bankverbindung und Leistungen per Telefon und Fernwartung gemeinsam mit Ihnen ein und erstellt die erste Rechnung – einmalig 199,00 € netto zuzüglich Umsatzsteuer, zu einem der angebotenen Termine. Ihre Passwörter bleiben bei Ihnen.
Was kostet die Onlinezahlung?
Bei VXPay gibt es keine Grundgebühr und keine Vertragslaufzeit. Zahlungslink, QR-Code, Bezahlseite und Kassenmodus kosten nichts extra und gehören zu keinem Zusatzpaket. Nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments – per Link, QR-Code oder Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN – fallen zwei Posten an: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr des Zahlungsdienstleisters, die sich nach der Zahlungsart richtet. Beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten – keine Zahlung, keine Zahlungsgebühr. Für Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto fallen bei VXPay keine Gebühren an.
| Posten | Zahlung über 100,00 € | Beispielrechnung RE-0142 |
|---|---|---|
| Zahlung des Patienten | 100,00 € | 32,17 € |
| Plattformgebühr von VXPay (brutto) | − 2,13 € | − 0,92 € |
| Verbleibt vor Transaktionsgebühr | 97,87 € | 31,25 € |
| Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung | je nach Zahlungsart | je nach Zahlungsart |
Plattformgebühr laut aktueller Plattformeinstellung: 1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt je Zahlung, nie höher als der Zahlbetrag. Die Transaktionsgebühr legt der Zahlungsdienstleister fest; seine Belege finden Sie in VXPay unter „Abrechnungen & Belege“.
Die jeweils aktuelle Plattformgebühr sehen Sie vor dem Aktivieren in Ihren Einstellungen unter VXPay Payments. Sie ist nicht erstattungsfähig: Sie entsteht mit der erfolgreichen Zahlung und bleibt bei Storno, Gutschrift, Erstattung oder Rückbuchung bestehen. Nach Monatsende erhalten Sie eine Gebührenabrechnung als PDF mit jeder Zahlung und ihrer Gebühr netto, Umsatzsteuer und brutto – bereits durch den Einbehalt beglichen. Der Buchhaltungsexport enthält Plattform- und Anbietergebühren.
Die Zahlungsabwicklung von VXPay Payments übernimmt ein regulierter Zahlungsdienstleister.
Erstattung, Storno und Rückbuchung
Eine erstellte Rechnung bleibt unverändert; Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift, jeweils mit eigener Nummer:
- Komplette Erstattung: „Stornieren“ erzeugt eine Stornorechnung. Mit gesetztem Haken bucht VXPay die Onlinezahlung über den Zahlungsdienstleister an den Zahler zurück – den vollen gezahlten Betrag einschließlich online mitgezahlter Mahngebühren, abzüglich bereits erstatteter Gutschriften. Überweisungen auf die persönliche Zahlungs-IBAN erstattet VXPay Payments genauso; fehlt dafür die Bankverbindung des Patienten, fragt VXPay Payments sie per E-Mail bei ihm ab. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto zahlen Sie selbst zurück.
- Teilerstattung: Über „Teilerstattung (Gutschrift)“ geben Sie einen Betrag ein. Die Rechnung bleibt gültig, die Gutschrift erhält eine eigene Nummer, und der Betrag wird auf Wunsch zurückgebucht.
- Absicherung: Erstattungen über den Zahlungsdienstleister lösen nur Berechtigte mit dem Recht „Zahlungen & Erstattungen“ aus. Ab 200,00 € – auch in Summe der letzten 24 Stunden – verlangt VXPay zusätzlich den zweiten Faktor, sofern die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv ist.
- Rückbuchungen: Bucht ein Zahler über seine Bank oder Kartengesellschaft zurück, erkennt VXPay das und meldet es Ihnen – die Rechnung ist dann wieder zu klären. Vor Rückbuchungen schützt VXPay nicht; Rückbuchungsgebühren erhebt der Zahlungsdienstleister.
Ohne Onlinezahlung: Bankverbindung und QR-Code für Überweisungen
VXPay Payments ist optional. Ohne Onlinezahlung enthält die Rechnung Ihre Bankverbindung und – wenn in den Praxisdaten eine IBAN hinterlegt ist – einen QR-Code für Überweisungen (EPC-QR-Code, bekannt als GiroCode). Banking-Apps, die den Code lesen, übernehmen Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer. Den Zahlungseingang markieren Sie dann mit einem Klick selbst als bezahlt.
Den Aufbau dieses Codes beschreibt der European Payments Council in den Leitlinien EPC069-12. Sie sind informativ; ob eine Bank das Scannen in ihrer App anbietet, entscheidet sie selbst. Ist die Onlinezahlung aktiv, ersetzt der Block „Jetzt online bezahlen“ diesen Code auf der Rechnung – die Überweisung bleibt möglich, mit VXPay Payments an die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten; solche Überweisungen ordnet VXPay automatisch zu.
Rechnung zuerst: Was der Zahlungslink nicht ersetzt
Laut § 12 Abs. 1 GOÄ wird die ärztliche Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der GOÄ entsprechende Rechnung erteilt worden ist. Der Zahlungslink ist deshalb eine Ergänzung der Rechnung, kein Ersatz: Die Rechnungs-E-Mail aus VXPay enthält immer den Link zur Rechnung als PDF, und „Zahlungslink senden“ ist ein zusätzlicher Versand zu einer bereits erstellten Rechnung. Onlinezahlung ist damit auch keine Vorkasse – der Patient bezahlt eine bereits erteilte Rechnung.
Welche Angaben auf die Arztrechnung gehören, lesen Sie unter Pflichtangaben der Privatrechnung. Welches Zahlungsziel sinnvoll ist und ab wann ein Patient in Verzug gerät, erklärt der Ratgeber Zahlungsziel auf der Privatrechnung.
Quellen
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit mit Erteilung einer der Verordnung entsprechenden Rechnung (Abs. 1)
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren (öffnet in neuem Tab) – Punktwert 5,82873 Cent (Rechenbeispiel)
- Gebührenverzeichnis zur GOÄ (Anlage) (öffnet in neuem Tab) – Nr. 1 mit 80 Punkten, Nr. 7 mit 160 Punkten
- § 270a BGB – Entgelte für bargeldlose Zahlungsmittel (öffnet in neuem Tab)
- § 2 GwG – Verpflichtete (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1 Nr. 3: Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute
- § 10 GwG – Allgemeine Sorgfaltspflichten (öffnet in neuem Tab) – Identifizierung und laufende Überwachung
- European Payments Council: Quick Response Code – Guidelines to Enable the Data Capture for the Initiation of a SEPA Credit Transfer (EPC069-12) (öffnet in neuem Tab) – Version 3.1 vom 19.03.2024
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Braucht der Patient ein Konto oder eine App, um die Arztrechnung online zu bezahlen?
Nein. Patienten öffnen den Zahlungslink aus der E-Mail oder scannen den QR-Code auf der Rechnung und bezahlen im Browser ihres Smartphones oder Computers – ohne Registrierung und ohne App. Bezahlt wird auf der abgesicherten Seite des Zahlungsdienstleisters; Kartendaten erreichen VXPay nie.
Welche Zahlarten stehen Privatpatienten zur Verfügung?
Angeboten werden die Zahlarten, die im Zahlungskonto Ihrer Praxis freigeschaltet sind: Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weitere Zahlarten. Der Patient wählt die Zahlungsart im nächsten Schritt auf der Bezahlseite des Zahlungsdienstleisters. Eine feste Liste von Zahlarten sagt VXPay deshalb nicht zu.
Wann wird die Rechnung als bezahlt markiert?
Sobald der Zahlungsdienstleister die Zahlung bestätigt – nie allein aufgrund dessen, was der Browser des Patienten meldet. Kartenzahlungen werden in der Regel innerhalb von Sekunden bestätigt. Bei Lastschrift oder Überweisung über den Zahlungsdienstleister zeigt VXPay „Zahlung in Bearbeitung“, bis die Bestätigung eintrifft; das kann einige Tage dauern. Den Eingang sehen Sie über Glocke, Dashboard und auf Wunsch per E-Mail.
Ordnet VXPay auch Überweisungen automatisch der Rechnung zu?
Ja, mit VXPay Payments: Jeder Patient erhält eine persönliche Zahlungs-IBAN – ein Empfangskonto Ihrer Praxis bei VXPay Payments, nicht das Bankkonto des Patienten. Sie steht mit einem eigenen Verwendungszweck unten auf der Rechnung, als Alternative zu Zahlungslink und QR-Code. Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch der richtigen Rechnung zu – auch bei mehreren offenen Rechnungen, über den Verwendungszweck bzw. den Betrag. Ist der volle Betrag eingegangen, springt die Rechnung auf „bezahlt“. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst – solche Rechnungen markieren Sie mit einem Klick als bezahlt.
Wann ist das Geld auf dem Bankkonto der Praxis?
Zahlungen gehen abzüglich Transaktions- und Plattformgebühr auf das Zahlungskonto Ihrer Praxis. Von dort zahlt der Zahlungsdienstleister automatisch auf Ihr hinterlegtes Bankkonto aus – im Rhythmus der Auszahlungseinstellungen Ihres Zahlungskontos. Eine feste Auszahlungsfrist sagt VXPay nicht zu. VXPay selbst hält zu keinem Zeitpunkt Patientengeld.
Was kostet die Onlinezahlung mit VXPay Payments?
Es gibt keine Grundgebühr. Je erfolgreicher Zahlung über VXPay Payments – online oder per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN – fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an; beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Bei einer Zahlung über 100,00 € beträgt die Plattformgebühr 2,13 € brutto. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig und wird monatlich mit einer Gebührenabrechnung belegt.
Kann ein Patient versehentlich doppelt bezahlen?
VXPay schützt davor: Je Rechnung ist immer nur ein Zahlungsvorgang zahlbar, und eine bezahlte oder noch laufende Zahlung verhindert eine weitere über Link, QR-Code oder Kassenmodus. Ganz ausschließen lässt sich eine Doppelzahlung trotzdem nicht – etwa wenn zusätzlich überwiesen wird. Diesen Fall meldet VXPay Ihnen mit einem Hinweis zur Erstattung.
Bekomme ich die Plattformgebühr bei einer Erstattung zurück?
Nein. Die Plattformgebühr entsteht mit der erfolgreichen Zahlung und bleibt bei Storno, Gutschrift, Erstattung oder Rückbuchung bestehen; sie erscheint in der monatlichen Gebührenabrechnung. Erstattet wird der volle Betrag an den Zahler. Ob der Zahlungsdienstleister seine eigenen Gebühren erstattet, richtet sich nach dessen Bedingungen.
Kann ich VXPay auch ohne Onlinezahlung nutzen?
Ja, VXPay Payments ist optional. Ohne Onlinezahlung trägt die Rechnung Ihre Bankverbindung und – bei hinterlegter IBAN – einen QR-Code für Überweisungen (GiroCode). Den Zahlungseingang markieren Sie dann selbst mit einem Klick als bezahlt. Rechnungen erstellen, per E-Mail senden und mahnen bleibt kostenlos.
Jetzt kostenlos starten
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.