Buchhaltung ohne Abtippen: Export für Steuerberatung, DATEV-Stapel und Buchhaltungsprogramme

Die selbständige Berufstätigkeit von Ärzten, Zahnärzten, Tierärzten, Heilpraktikern und Krankengymnasten zählt § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ausdrücklich zur freiberuflichen Tätigkeit. Die Buchführungspflicht nach § 141 AO knüpft dagegen an gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte an. Wer weder aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Buchführung verpflichtet ist noch freiwillig Bücher führt, kann den Gewinn laut § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln – die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Für Praxen in anderen Rechtsformen, etwa einer GmbH, kann anderes gelten; das klärt Ihre Steuerberatung.

In der EÜR zählen Einnahmen grundsätzlich in dem Kalenderjahr, in dem sie zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem sie geleistet werden (§ 11 EStG; eine Ausnahme gilt für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben kurz vor oder nach dem Jahreswechsel). Für die Kanzlei zählt deshalb nicht nur das Rechnungsdatum, sondern vor allem das Zahlungsdatum – und zu jeder Buchung ein Beleg.

Welche Unterlagen Ihre Kanzlei genau braucht und in welchem Rhythmus, stimmen Sie am besten einmal zu Beginn ab.

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   Zeitraum wählen

   Von und Bis sind frei wählbar; vorbelegt ist der Vormonat. Für einen Monatsexport warten Sie am besten das Monatsende ab – erst dann liegt die Gebührenabrechnung des Monats vor.

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   Format auswählen

   Das ZIP mit allen PDFs und CSV-Dateien oder einzeln die Belegliste, die Buchungssätze, die Zahlungsliste oder den DATEV-Stapel. Ein ZIP umfasst höchstens 500 Rechnungen einschließlich Stornorechnungen und Gutschriften – bei mehr wählen Sie einen kürzeren Zeitraum.

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   Kontenrahmen prüfen

   SKR03 oder SKR04 wählen. Forderungen, steuerfreie Erlöse, Bank, Gebührenaufwand, Vorsteuer und Verbindlichkeiten lassen sich für den Export mit eigenen Kontonummern überschreiben.

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   DATEV-Angaben ergänzen

   Für den DATEV-Stapel – einzeln oder im ZIP – tragen Sie Berater- und Mandantennummer ein, die Sie von Ihrer Kanzlei erhalten, dazu Sachkontenlänge (4 bis 8 Stellen) und Beginn des Wirtschaftsjahres. Ohne diese Angaben enthält das ZIP keinen DATEV-Stapel. Der Zeitraum sollte innerhalb eines Wirtschaftsjahres liegen.

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   Herunterladen und übergeben

   Die Dateien laden Sie herunter und geben sie Ihrer Kanzlei – oder importieren die CSV-Dateien selbst in Ihr Buchhaltungsprogramm.

Das Konto „Bank / Zahlungsanbieter“ können Sie zum Beispiel durch ein eigenes Verrechnungskonto ersetzen, wenn Ihre Kanzlei Onlinezahlungen so abbildet: Zahlungen über VXPay Payments gehen zunächst auf das Zahlungskonto Ihrer Praxis und werden von dort – abzüglich der Gebühren – auf Ihr Bankkonto ausgezahlt. Beachten Sie, dass der Export dieses eine Konto für alle Zahlungseingänge verwendet, auch für Überweisungen, die Sie selbst als bezahlt markieren. Wie die Onlinezahlung funktioniert, erklärt die Seite Onlinezahlung.

In VXPay trägt jede Rechnungsposition ihren eigenen Umsatzsteuersatz. Welcher Umsatzsteuer-Modus und welcher Satz für eine Leistung zutreffen, entscheidet Ihre Praxis gemeinsam mit der Steuerberatung – VXPay prüft das nicht. Das gilt auch für die Frage, ob steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen auf einer gemeinsamen Rechnung stehen sollten.

VXPay hat keine Grundgebühr. Zahlungsgebühren fallen nur bei erfolgreichen Zahlungen über VXPay Payments an: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung, beide werden automatisch einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig – sie bleibt bei Storno, Gutschrift oder Rückerstattung bestehen. Zahlungen, die per Überweisung auf Ihr Bankkonto eingehen, kosten bei VXPay keine Gebühr. Überweisungen auf die persönliche Zahlungs-IBAN eines Patienten laufen dagegen über VXPay Payments und tragen dieselben Gebühren wie eine Onlinezahlung. Kostenpflichtig und optional sind außerdem das Zusatzpaket Praxis Pro (darin die automatische Übertragung an Buchhaltungsprogramme), der Briefversand je Brief, der Einrichtungsservice.

VXPay erzeugt den Stapel im DATEV-Format EXTF, Version 700, in der Zeichenkodierung Windows-1252. Benötigt werden die Beraternummer und die Mandantennummer, die Sie von Ihrer Kanzlei erhalten, die Sachkontenlänge (4 bis 8 Stellen) und der Beginn des Wirtschaftsjahres. Der gewählte Zeitraum sollte innerhalb eines Wirtschaftsjahres liegen.

Den Import übernimmt Ihre Kanzlei. VXPay ist kein DATEV-Partner und nutzt keine DATEV-Cloud-Schnittstellen – die Übergabe läuft über die Datei, die Sie herunterladen und an die Kanzlei weitergeben.

• Belegliste: über die CSV-Importfunktion Ihres Programms einlesen und die Spalten zuordnen – etwa Belegdatum, Belegnummer, Kontakt, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Einnahmen und Ausgaben trennen Sie über die Spalte „Typ“.
• Buchungssätze: für Programme mit Buchungsimport (Soll/Haben); die Spaltennamen folgen dem DATEV-Vorbild.
• PDFs: Die Belege aus dem ZIP laden Sie als Belegbilder hoch, wenn Ihr Programm das vorsieht.

Ein fertiges Importprofil der Anbieter gibt es nicht; die Spaltenzuordnung legen Sie beim ersten Import einmal fest. Welche Importwege Ihr Programm und Ihr Tarif bieten, steht in dessen Hilfe. Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. VXPay ist kein Partner dieser Anbieter und nicht von ihnen zertifiziert.

• Überweisungen: Zahlungen auf Ihr Bankkonto erkennt VXPay nicht von selbst – Sie markieren sie als bezahlt; erst dann stehen sie mit Zahlungsdatum im Export.
• Größe: Ein ZIP umfasst höchstens 500 Rechnungen einschließlich Stornorechnungen und Gutschriften. Rechnungs-PDFs lassen sich zusätzlich gesammelt herunterladen – je Zeitraum bis 500, per Auswahl bis 200 Rechnungen.
• Aufbewahrung: VXPay archiviert Ihre Rechnungen unverändert, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht – für Rechnungen laut § 14b UStG acht Jahre – bleibt aber bei Ihrer Praxis. Mehr im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Rechnungen.
• Keine Steuerberatung: Kontenvorbelegung und Buchungslogik sind ein Vorschlag. VXPay ist nicht nach den GoBD testiert oder zertifiziert; Kontierung, Verfahrensdokumentation und Ablage verantwortet Ihre Praxis gemeinsam mit der Kanzlei.