Mehrere Behandler, Rollen und Standorte – eine Praxis, klare Rechte

Für angestellte Ärztinnen und Ärzte ist die erste Frage in der Regel schnell beantwortet. Laut einem Fachbeitrag in „Abrechnung aktuell“ (IWW, 25.02.2021) bleibt der Praxisinhaber auch dann Vertragspartner des Behandlungsvertrags, wenn eine angestellte Ärztin oder ein angestellter Arzt die Leistung erbringt; die Rechnung wird deshalb unter dem Briefkopf der Praxis gestellt. Nach der dort wiedergegebenen überwiegenden Auffassung gilt die GOÄ auch für die Abrechnung der Leistungen angestellter Ärztinnen und Ärzte. Berufsrechtlich setzt die Beschäftigung ärztlicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laut § 19 Abs. 1 der Musterberufsordnung (MBO-Ä) die Leitung der Praxis durch die niedergelassene Ärztin oder den niedergelassenen Arzt voraus; die Beschäftigung ist der Ärztekammer anzuzeigen.

Die GOÄ selbst spricht in § 4 Abs. 2 von „eigenen Leistungen“: Gebühren darf der Arzt nur für selbständige ärztliche Leistungen berechnen, die er selbst erbracht hat oder die unter seiner Aufsicht nach fachlicher Weisung erbracht wurden. Ob die angestellte Person auf der Rechnung genannt werden muss, beantwortet der genannte Beitrag so: zwingend sei die Nennung nicht, aus Gründen der Transparenz aber empfehlenswert – auch, um Erstattungsprobleme bei privaten Versicherern zu vermeiden. Welche Angaben eine Privatrechnung darüber hinaus braucht, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.

Gemeinschaftspraxis, MVZ oder Praxisgemeinschaft?

Ärztinnen und Ärzte dürfen sich laut § 18 Abs. 1 MBO-Ä unter anderem zu Berufsausübungsgemeinschaften und Organisationsgemeinschaften zusammenschließen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) beschreibt den Unterschied so: In einer Gemeinschaftspraxis, der Berufsausübungsgemeinschaft, treten die Ärztinnen und Ärzte nach außen als eine Praxis auf, mit gemeinsamem Patientenstamm und einer gemeinsamen Abrechnung. In einer Praxisgemeinschaft teilen sie sich Räume, Personal und Geräte, versorgen aber jeweils eigene Patienten, rechnen separat ab und bleiben wirtschaftlich getrennt. Im MVZ erfolgt die Patientenversorgung laut KBV gemeinsam, wie in einer Gemeinschaftspraxis. Diese Beschreibung bezieht sich auf die Kassenabrechnung; für die Einrichtung in VXPay ist entscheidend, wer gegenüber dem Patienten abrechnet.

So bildet VXPay das ab

In VXPay stellt immer die Praxis die Rechnung: Absender, Steuernummer, Bankverbindung und Zahlungskonto sind die der Praxis – auch bei angestellten Ärztinnen und Ärzten. Unter „Einstellungen → Behandler“ legen Sie jede behandelnde Person mit Namen und – optional – Fachrichtung an; auf der Rechnung erscheint sie als „Behandlung durch Dr. med. …, Fachrichtung“. Ist ein Behandler mit einem Teammitglied verknüpft, ist er für diese Person im Rechnungsassistenten vorbelegt. Die Behandlerübersicht zeigt je Behandler die Zahl der Rechnungen, die Rechnungssumme des laufenden Jahres und die offenen Beträge; die Rechnungsliste lässt sich nach Behandler filtern – kostenlos.

• Owner: hat die Praxis angelegt und hat alle Rechte.
• Admin: hat ebenfalls alle Rechte und verwaltet Einstellungen, Zahlungen, Team und Gebührenabrechnungen.
• Mitarbeiter: erstellt und verwaltet Rechnungen, Leistungen und Patienten, darf aber Zahlungs- und Praxiseinstellungen nicht ändern.

Passt keine Basisrolle, legen Owner und Admins unter „Einstellungen → Team“ eigene Rollen an – mit genau den Rechten, die eine Person für ihre Aufgabe braucht. Eine eigene Rolle gilt für Mitarbeitende und ersetzt deren Standardrechte. Owner und Admin behalten immer alle Rechte, damit sich die Praxis nie selbst aussperrt. Wer als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter das Recht „Team & Rollen“ hat, kann nur Rechte und Standorte weitergeben, die er selbst besitzt.

Einige Rechte hängen zusätzlich am Standortzugriff: Den Buchhaltungsexport erstellen nur Personen mit dem Recht „Buchhaltung“ und Zugriff auf alle Standorte, weil er die ganze Praxis umfasst. Mahnen und Mahnungen aussetzen dürfen Mitarbeitende mit dem Recht „Rechnungen“; sind sie auf Standorte beschränkt, nur für ihre Standorte. Die Mahnstufen selbst ändern nur Personen mit dem Recht „Praxis-Einstellungen“ – mehr dazu unter Mahnwesen.

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   Behandler anlegen

   Unter „Einstellungen → Behandler“ tragen Sie jede behandelnde Person mit Namen ein, optional mit Fachrichtung, Kürzel (etwa für den CSV-Import) und eigenem Rechnungsdesign. Die Verknüpfung mit einem Teammitglied ist ebenfalls optional.

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   Rollen festlegen

   Reichen die Basisrollen nicht, legen Sie unter „Einstellungen → Team“ eigene Rollen an, etwa „Empfang“ oder „Abrechnung“.

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   Per E-Mail einladen

   Bei der Einladung wählen Sie Rolle und – bei mehreren Standorten – den Standortzugriff. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit Link; er ist 7 Tage gültig.

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   Einladung annehmen

   Die Einladungsseite zeigt die Rolle – bei einer eigenen Rolle auch deren Rechte. Die Person legt dort ihr Passwort fest; wer schon ein VXPay-Konto hat, meldet sich an und nimmt die Einladung an.

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   Zweiten Faktor einrichten

   Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für ihre Rolle Pflicht, richtet die Person sie vor dem ersten Zugriff auf den Praxisbereich ein.

Wer Rechte über die Standardrechte hinaus vergibt, eine Rolle erweitert oder den Standortzugriff eines Mitglieds ausweitet, bestätigt das – sofern die eigene Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv ist – erneut mit dem zweiten Faktor. Die eigene Rolle kann niemand selbst ändern.

Sind für Ihre Praxis mehrere Zahlungskonten bei VXPay Payments verbunden, wählen Sie je Standort, über welches neue Zahlungen laufen; ohne Auswahl gilt der Standard der Praxis. Diese Zuordnung ändern nur Personen mit dem Recht „Zahlungen & Erstattungen“.

Auch am Empfang zählt der Standort: Kiosk-Bildschirme, auf denen Patienten per QR-Code mit dem eigenen Smartphone bezahlen, sind Standorten zugeordnet; Voraussetzung ist ein aktives VXPay Payments. Wie das funktioniert, zeigt Kassenmodus und Kiosk.

Eine Praxis kann in VXPay mehrere Berufsstände führen. Jede Rechnung gehört genau einem Berufsstand, wird farbig gekennzeichnet, lässt sich danach filtern und wird in den Auswertungen getrennt geführt. Welche Gebührenverzeichnisse und Preislisten die Praxis im Rechnungsassistenten sieht, richtet sich nach ihren Berufsständen.

Ob und in welcher Form verschiedene Berufe gemeinsam eine Praxis führen dürfen, regeln Berufs- und Gesellschaftsrecht – VXPay bildet nur die Abrechnung ab. Für Ärztinnen und Ärzte erlaubt § 23b MBO-Ä unter bestimmten Voraussetzungen eine medizinische Kooperationsgemeinschaft mit selbstständig tätigen Angehörigen anderer akademischer Heilberufe oder staatlicher Ausbildungsberufe im Gesundheitswesen, etwa als Partnerschaftsgesellschaft oder auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags. Was für Ihren Berufsstand gilt, zeigen etwa die Seiten für Ärzte und Physiotherapie.

• Live-Benachrichtigungen: Zahlungseingänge, Erstattungen, Mahnungen und Versandfehler erscheinen als Hinweis an der Glocke, auf Wunsch mit Ton und Desktop-Benachrichtigung. Eine E-Mail bei Zahlungseingang schaltet jedes Mitglied für sich ein.
• Persönliche Übersicht: Jedes Mitglied blendet die Kacheln der Übersicht für sich ein oder aus und ordnet sie an.
• Mehrere Praxen: Wer in mehreren Praxen arbeitet, wechselt die aktive Praxis in der Kopfzeile – mit einem Benutzerkonto.
• Vorlagen für alle: Behandler, Design und Rechnungstext werden in einer Vorlage festgelegt; wiederkehrende Rechnungen behalten sie bei. Mehr unter Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen.

Kostenlos zeigt die Behandlerübersicht Umsatz und offene Beträge je Behandler. Wer mehr auswerten möchte, findet im kostenpflichtigen Zusatzpaket Praxis Pro die Funktion „Controlling“: Umsatz je Leistung, Behandler und Standort, Zielvergleiche, Vergleiche mit Vormonat und Vorjahr, Prognosen, Zahlungsmoral je Patient und Ausfallrisiko. Dazu gehören Monatsziele je Praxis, Standort und Behandler mit Zielvergleich sowie – bei mehr als einem Standort – ein Standortvergleich. Prognosen sind Orientierungswerte, keine Zusage. Das Paket wird je Praxis gebucht, nicht je Benutzer.