VXPay

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für VXPay

Stand: 02.11.2026. Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch der Website, bei der Nutzung des Praxisbereichs, beim Bezahlen einer Rechnung über VXPay und – sofern angeboten – bei der Patienten-Selbsterfassung, im Patientenkonto und beim Anfordern von Dokumenten über den Dokumentenservice einer Praxis verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

VXPay, Bienenweg 6, 90587 Veitsbronn, E-Mail: kontakt@VXPay.de.
Ansprechpartner für Datenschutz: Steffen Och.

2. Rollen: Praxis als Verantwortliche, Plattform als Auftragsverarbeiter

VXPay ist eine Software zur Erstellung, Zustellung und Bezahlung von Privatrechnungen für Praxen (Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Tierärzte, Therapeuten). Für die Daten der Rechnungsempfänger (Patienten, Tierhalter, Kunden) ist die jeweilige Praxis Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag der Praxis auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO (abrufbar unter /avv). Für die Daten der Praxen und ihrer Benutzer (Konten, Abrechnung) sowie für den Besuch der Website sind wir selbst Verantwortliche.

Für das Patientenkonto (Abschnitt 8a) sind wir für die Kontodaten selbst Verantwortliche – das sind nur die E-Mail-Adresse des Kontos, Anmeldecodes, Sitzungen, das Kontoprotokoll, die Annahme der Nutzungsbedingungen und der Einwilligung, Einstellungen, die Zuordnung von Rechnungen zum Konto und die Angaben, die der Kontoinhaber selbst anlegt (Merker, Bezeichnungen für Personen und Freigaben an Angehörige); nach Name oder Anschrift des Kontoinhabers fragt das Konto nicht, Namen enthält es nur, soweit der Kontoinhaber sie selbst in eine Bezeichnung für eine Person oder in eine Einladung schreibt. Die Rechnungen darin stellen wir im Auftrag der jeweiligen Praxis bereit, die die Bereitstellung im Patientenkonto selbst freigeschaltet hat und dafür verantwortlich ist.

3. Hosting, Server-Protokolle und Schutz vor Missbrauch

Die Plattform wird auf einem eigenen Server bei netcup GmbH Emmy-Noether-Straße 10 D-76131 Karlsruhe betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch notwendig: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browserkennung (User-Agent). Diese Protokolle dienen der Sicherheit und Fehleranalyse und werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt die Plattform die Anzahl der Anfragen und Fehlversuche je IP-Adresse (z.B. Bezahlseiten und Abruf von Rechnungs-PDFs, Kopie unterschriebener Dokumente, Fragen zur Rechnung, Patienten-Selbsterfassung, Anmeldung und Abrufe im Patientenkonto, Bestellungen, Nachweise, Status und Download im Dokumentenservice, Kopplung von Geräten, Schnittstellen); die IP-Adresse wird dafür nur im Arbeitsspeicher gehalten und nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters von höchstens 15 Minuten nicht mehr verwendet. Das Ereignisprotokoll der Anwendung enthält technische Fehler und Warnungen ohne personenbezogene Inhalte (Namen, E-Mail-Adressen und Zugangsdaten werden maskiert) und wird nach 90 Tagen gelöscht.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen ausschließlich Cookies ein, die für den Betrieb erforderlich sind oder die Sie ausdrücklich anfordern (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Für diese ist keine Einwilligung erforderlich:

Wir setzen keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern (z.B. externe Schriftarten, Karten, Videos) ein; alle Schriftarten werden vom eigenen Server geladen.

Ähnliche Technologien: Öffnet jemand die Einladung zu einem Patientenkonto (sofern angeboten) und muss sich dafür zuerst anmelden, merkt sich der Browser die Einladung bis zu 15 Minuten im Sitzungsspeicher dieses Browser-Tabs (sessionStorage), damit sie nach der Anmeldung angenommen werden kann. Der Eintrag entsteht nur durch diese eigene Aktion und wird spätestens beim Schließen des Tabs gelöscht.

Füllt jemand im Dokumentenservice einer Praxis (sofern angeboten) den Fragebogen zu einem Dokument aus, merkt sich der Browser die eingegebenen Angaben und Antworten, den erreichten Schritt und einen zufälligen Schlüssel für bereits hochgeladene Nachweise bis zu 24 Stunden im Sitzungsspeicher dieses Browser-Tabs (sessionStorage), damit beim Neuladen der Seite nichts verloren geht – Dateien und die Bestätigungen vor dem Bestellen werden dort nicht gespeichert. Der Eintrag entsteht nur durch diese eigene Eingabe; Angaben und Antworten werden beim Bestellen, spätestens beim Schließen des Tabs gelöscht. Bei kostenpflichtigen Dokumenten bleibt nach dem Bestellen nur der zufällige Schlüssel (ohne Angaben) bis zum Schließen des Tabs stehen und wird höchstens 120 Minuten lang genutzt: Bestellt jemand im selben Tab erneut (etwa nach einer Korrektur), ersetzt die neue Bestellung die noch nicht bezahlte; ist sie schon bezahlt, weist die Seite darauf hin – so entsteht keine zweite Rechnung.

Einzelheiten finden Sie in der Cookie-Richtlinie unter /cookies.

5. Registrierung, Benutzerkonto und Praxisdaten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort (nur als Hash gespeichert) sowie die Praxisdaten (Praxisname, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung, Berufsstände, Logo). Zweck ist die Bereitstellung des Praxisbereichs, die Erstellung der Rechnungen im Namen der Praxis und die Abrechnung unserer Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse senden wir einen Bestätigungslink (24 Stunden gültig). Einladungen weiterer Praxismitglieder erfolgen per E-Mail-Link (7 Tage gültig). Zugangsdaten zu Zahlungs- und Buchhaltungsanbietern werden verschlüsselt (AES-256-GCM) gespeichert. Die Daten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert; nach Beendigung löschen wir das Konto, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Rechnungsdaten der Rechnungsempfänger (Auftragsverarbeitung)

Praxen erfassen für jede Rechnung Anrede, Name, Anschrift und optional die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie die abgerechneten Leistungen (z.B. GOÄ-, GOZ-, GOT- oder GebüH-Ziffern mit Leistungsdatum). Je nach Rechnung kommen Angaben hinzu, die auf die Rechnung gehören: die behandelte Person, wenn sie vom Empfänger abweicht, und optional deren Geburtsdatum, bei Zahnarztrechnungen Zahn bzw. Region, bei Tierarztrechnungen Tierart, optional der Name des Tieres sowie Diagnose bzw. Grund der Konsultation. Auf anderen Rechnungen steht eine Diagnose nur, wenn die Praxis sie selbst einträgt – im optionalen Feld „Diagnose“ oder in eigenen Texten wie dem Rechnungstext; Diagnoseangaben aus Dateien des Praxisprogramms oder CSV-Spalten übernimmt VXPay nicht in dieses Feld. Auf Arzt- und Psychotherapierechnungen kann die Praxis eine Rechnung als individuelle Gesundheitsleistung für gesetzlich Versicherte kennzeichnen („IGeL“); eine solche Rechnung trägt unter dem Titel die Zeile „Individuelle Gesundheitsleistung (IGeL) – Selbstzahlerleistung“ (auch in der E-Rechnung), und vor dem Erstellen vermerken wir die Bestätigung der Praxis, dass die schriftliche Zustimmung vorlag – ob sie vorliegt, prüft VXPay nicht. Diese Angaben stehen auf der Rechnung und gelangen mit ihr zum Rechnungsempfänger sowie – je nach Auswahl der Praxis – zum Briefdienstleister und in die Buchhaltungs-Anbindung. Diese Angaben und Leistungsbeschreibungen können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten. Lädt die Praxis Belege als Anlage zu einer Rechnung hoch (z.B. Rechnung des Dentallabors, Praxislaborbeleg, Auslagenbeleg), speichert VXPay sie mit der Rechnung und übermittelt sie mit ihr. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Rechnungsstellung und -zustellung sowie – sofern die Praxis sie nutzt – zur Erstellung von Kosteninformationen aus Rechnungsentwürfen im Auftrag der Praxis; Rechtsgrundlage für die Praxis ist die Behandlungs-/Vertragsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 BDSG) und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO: acht Jahre). VXPay führt keine Patientenakte; Befunde sind nicht vorgesehen (Ausnahme: Angaben und Nachweise im Dokumentenservice, Abschnitt 8b) – lädt die Praxis dennoch Dokumente mit Befunden als Anlage oder für die Unterschrift am Kiosk hoch, werden sie wie andere Anlagen bzw. Dokumente verarbeitet. Die Patientenübersicht im Praxisbereich wird aus den Rechnungen der Praxis abgeleitet. Nutzt die Praxis „Unterschrift am Kiosk“, speichert VXPay die dort unterschriebenen Dokumente; die Praxis übernimmt sie in ihre eigene Dokumentation. Rechnungs-PDFs werden erzeugt und zur Zustellung, für den Buchhaltungsexport und für die Aufbewahrungspflicht archiviert, Anlagen mit der Rechnung gespeichert – in einem S3-kompatiblen Objektspeicher (siehe Auftragsverarbeiter).

Unterschriften am Kiosk: Nutzt die Praxis die Funktion, speichert VXPay im Auftrag der Praxis die von ihr hinterlegten oder aus einem Rechnungsentwurf erzeugten Dokumente (z.B. Kosteninformation, Einwilligung) und das unterschriebene PDF mit Name und Rolle der unterschreibenden Person (Patient bzw. Tierhalter, gesetzliche Vertretung oder bevollmächtigte Person), Unterschriftsbild, Zeitpunkten des Ablaufs (einschließlich Lesedauer), Kiosk-Gerät, IP-Adresse und Browserkennung des Kiosk-Geräts sowie Vorgänge wie Kopie, Widerruf und Vermerke zu Papier-Unterschriften. Diese Angaben können Gesundheitsdaten enthalten. Rechtsgrundlage der Praxis bei der Behandlung von Menschen: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG und die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB; bei der Behandlung von Tieren (z.B. Einwilligung des Tierhalters): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die §§ 630a ff. BGB gelten dort nicht. Speicherdauer: solange die Praxis VXPay nutzt; eine automatische Löschung findet nicht statt. Nach Vertragsende gilt die Regelung zu Export und Löschung. Die Aufbewahrungspflicht der Behandlungsdokumentation liegt bei der Praxis. Schreibbewegungen (Druck, Geschwindigkeit) werden nicht gespeichert. Ruft die unterschreibende Person ihre Kopie per QR-Code ab, vermerken wir dazu in den Unterschriftsdaten nur den Abruf mit Zeitpunkt – ohne IP-Adresse und Browserkennung; für die allgemeinen Server-Protokolle gilt Abschnitt 3.

Patienten-Selbsterfassung: Nutzt die Praxis die Funktion, tragen Patienten über einen Link bzw. QR-Code der Praxis ihre Rechnungsdaten selbst ein (Name, Anschrift, gewünschter Zustellweg, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Telefonnummer, behandelte Person bzw. Tier) – auf dem eigenen Gerät oder am Kiosk-Gerät der Praxis. Wählen sie die Zustellung per E-Mail, bestätigen sie die Adresse mit einem Code und unterschreiben die Einwilligung zur digitalen Rechnung (einfache elektronische Unterschrift); gespeichert werden dann das unterschriebene PDF mit Unterschriftsbild, Zeitpunkten und der Angabe, ob die E-Mail-Adresse bestätigt wurde – ohne IP-Adresse des Geräts des Patienten (am Kiosk-Gerät der Praxis mit IP-Adresse und Browserkennung des Kiosk-Geräts). Eine Kopie der Einwilligung kann die eintragende Person direkt nach dem Absenden 15 Minuten lang bis zu 3-mal abrufen. Die Angaben gehen an die Praxis, die sie prüft und übernimmt – erst die Praxis legt den Patienten an; nicht übernommene Anmeldungen löschen wir nach spätestens 30 Tagen, abgelehnte sofort. Wünscht die Person zusätzlich das Patientenkonto (sofern angeboten), senden wir ihr nach der Übernahme durch die Praxis eine Einladung an die bestätigte Adresse. Rechtsgrundlage der Praxis: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rechnungsstellung), für die Zustellung per E-Mail die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, § 203 StGB).

Kosteninformationen aus Rechnungsentwürfen: Nutzt die Praxis die Funktion, erzeugt VXPay im Auftrag der Praxis aus den Positionen eines Rechnungsentwurfs eine Kosteninformation (voraussichtliche Kosten der Behandlung) als PDF zum Ausdruck. Das PDF wird dabei nicht gespeichert; am Entwurf vermerken wir nur, dass und mit welchem Betrag eine Kosteninformation gedruckt wurde. Sendet die Praxis eine Kosteninformation an den Kiosk, wird sie ab dem Senden wie die übrigen Dokumente zur Unterschrift am Kiosk gespeichert, auch wenn sie nicht unterschrieben wird (voriger Absatz). Die Kosteninformation kann Gesundheitsdaten enthalten; Inhalt und Aushändigung verantwortet die Praxis.

Rechnungsstatus im Praxisverwaltungssystem: Schaltet die Praxis die Funktion ein, stellt VXPay im Auftrag der Praxis die Schritte ihrer Rechnungen (erstellt – auf Wunsch mit den abgerechneten Leistungen –, versendet, Zahlungen, Mahnungen, Storno, Gutschrift, Nachlass, Übergabe an einen Inkassodienstleister) der VXPay Bridge auf einem Rechner der Praxis bereit, die sie als Karteieintrag an das Praxisverwaltungssystem der Praxis übergibt. Übermittelt werden Rechnungsnummer, Zeitpunkt, Beträge und die Patientennummer des Praxisverwaltungssystems sowie je nach Schritt der Name der behandelnden Person, der Leistungszeitraum, die Herkunft der Rechnung (z.B. Name der Importdatei oder Vorlage), der Zahlweg, die Mahnstufe und die von der Praxis erfassten Gründe zu Storno, Gutschrift und Nachlass. Bei der Einrichtung kann die Praxis – auch vor dem Einschalten – einen Testeintrag mit der Patientennummer eines Testpatienten senden. Diagnosefelder übermittelt VXPay dabei nicht; was die Praxis selbst in diese Gründe schreibt, verantwortet sie. Der Text der Einträge liegt bis zur Abholung verschlüsselt bei VXPay und wird gelöscht, sobald das Praxisverwaltungssystem ihn übernommen hat, spätestens nach 30 Tagen; die übrigen Angaben zum Stand der Einträge (Patientennummer, Art, Rechnung, Zeitpunkte) werden nach 90 Tagen gelöscht.

Patientennummer aus dem Praxisverwaltungssystem: Übernimmt die Praxis Rechnungen aus ihrem Praxisverwaltungssystem – über den tomedo-Button oder einen PADneXt-Import –, speichert VXPay die Patientennummer dieses Systems für den Rechnungsempfänger bzw. die behandelte Person mit der Rechnung und merkt sich die Zuordnung der Nummer zum Patienten, damit weitere Rechnungen und, sofern eingeschaltet, Karteieinträge (voriger Absatz) dem richtigen Patienten zugeordnet werden. Das gilt auch, wenn die Praxis den Rechnungsstatus im Praxisverwaltungssystem nicht nutzt. Die Nummer an der Rechnung wird wie die Rechnung aufbewahrt, die Zuordnung für die Dauer der Nutzung.

Kategorien und Patientengruppen: Nutzt die Praxis die Funktion, speichert VXPay im Auftrag der Praxis die von ihr angelegten Ordnungsmerkmale (Name, Farbe) und ihre Zuordnung zu Rechnungen bzw. Patienten. Sie sind nur für das Praxisteam sichtbar und erscheinen nicht auf Rechnungen, Bezahlseiten, in E-Mails oder im Patientenkonto.

Bereitstellung im Patientenkonto: Hat die Praxis das Patientenkonto freigeschaltet – standardmäßig ist es ausgeschaltet, und die Praxis bestätigt beim Freischalten, für die Bereitstellung verantwortlich zu sein –, stellen wir Rechnungen, Stornorechnungen bzw. Gutschriften und Belege zusätzlich im Patientenkonto des Rechnungsempfängers bereit (Abschnitt 8a). Dafür speichern wir, an welche E-Mail-Adresse ein Link zur Rechnung versandt wurde (Versandnachweis) – beim Freischalten auch rückwirkend aus dem bisherigen Versandverlauf der Rechnungen –, und vermerken an der Rechnung, wann sie im Patientenkonto aufgerufen bzw. ein PDF abgerufen wurde. Schaltet die Praxis die Bereitstellung aus, sind ihre Rechnungen in den Patientenkonten nicht mehr sichtbar.

7. Zustellung per E-Mail und per Post

Auf Veranlassung der Praxis senden wir Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften, Zahlungslinks, Zahlungsbestätigungen und Mahnungen per E-Mail an die von der Praxis angegebene Adresse über den E-Mail-Versanddienst Resend (Plus Five Five, Inc., USA; siehe Abschnitt 11). Damit der Empfänger erkennt, welche Praxis ihm schreibt, nennt der Betreff den Namen der Praxis; die E-Mail nennt außerdem Rechnungsnummer und Betrag. E-Mails an Rechnungsempfänger enthalten grundsätzlich keine Dateianhänge wie Rechnungs-PDFs oder Belege (Anlagen zu Rechnungen), nur Praxislogo und QR-Code als eingebettete Bilder: Stattdessen führen persönliche Links in der E-Mail zur Bezahlseite und zu den PDFs – Rechnung, gegebenenfalls Stornorechnung bzw. Gutschrift und Belege –, die der Rechnungsempfänger über eine verschlüsselte Verbindung bei VXPay herunterladen kann, ebenso auf der Bezahlseite, auch direkt nach der Zahlung (Abschnitt 8). Wählt die Praxis den PDF-Versand per E-Mail, senden wir Rechnung, Stornorechnung bzw. Gutschrift zusätzlich als PDF-Anhang, Belege ebenfalls, soweit die E-Mail dadurch nicht zu groß wird (sonst nur über den Link), und mit Mahnungen das Mahnschreiben und die Rechnung als PDF-Anhang (ebenfalls nur, soweit die E-Mail dadurch nicht zu groß wird); Zahlungslinks und Zahlungsbestätigungen verweisen nur auf die Rechnung und bleiben deshalb ohne Anhang. Die Praxis bestätigt dabei, die Einwilligung bzw. den ausdrücklichen Wunsch der Rechnungsempfänger eingeholt und sie über die Speicherung beim E-Mail-Versanddienst informiert zu haben; die Einstellung und jede Änderung vermerken wir mit Namen und Zeitpunkt, an jeder versendeten Rechnung und Mahnung, ob PDFs angehängt waren. Die Links enthalten ein zufälliges Kennzeichen ohne Rückschluss auf Personen und gelten ohne weiteres Kennwort: Wer sie kennt, kann die PDFs abrufen – die E-Mail sollte deshalb nicht weitergeleitet werden. Geht eine E-Mail an eine falsche Adresse, erzeugt die Praxis neue Links (beim Versand an eine andere Adresse geschieht das automatisch); frühere Links öffnen dann nur noch die Bezahlseite, nicht mehr die PDFs. Abrufe sind je IP-Adresse und je Link begrenzt (Abschnitt 3). Aufrufe der Bezahlseite (Anzahl, erster und letzter Aufruf) und den ersten Abruf jedes PDFs vermerken wir mit Zeitpunkt an der Rechnung – ohne IP-Adresse –, damit die Praxis sieht, ob ihre Rechnung aufgerufen wurde – einen Abruf können auch automatische Linkprüfer von E-Mail-Programmen auslösen. Vom E-Mail-Versanddienst erhalten wir den Zustellstatus der E-Mail (z.B. zugestellt, unzustellbar). Öffnungs- und Klickverfolgung in E-Mails nutzen wir nicht. Nutzt die Praxis „Unterschrift am Kiosk“, senden wir auf Veranlassung der Praxis oder der unterschreibenden Person am Kiosk die Kopie eines unterschriebenen Dokuments als PDF-Anhang per E-Mail an die angegebene Adresse. Der E-Mail-Versanddienst speichert Nachrichteninhalte (einschließlich etwaiger Anhänge) und Zustellprotokolle 30 Tage in den USA (Abschnitte 11 und 13). Nutzt die Praxis den Postversand, übermitteln wir das Rechnungs-PDF (Name, Anschrift, Rechnungsinhalt) mit etwaigen Anlagen an den Briefdienstleister A&O Fischer GmbH & Co. KG (LetterXpress), Winsen (Luhe), der es druckt, kuvertiert und der Deutschen Post übergibt. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt; der Dienstleister ist als Unterauftragsverarbeiter vertraglich gebunden.

Fragen zur Rechnung: Sofern die Praxis die Funktion anbietet, können Rechnungsempfänger auf der Bezahlseite (und, sofern vorhanden, im Patientenkonto) der Praxis eine Frage zur Rechnung stellen. Wir verarbeiten dabei im Auftrag der Praxis das gewählte Thema, den Nachrichtentext, Zeitpunkte, den Bearbeitungsstand und – nur wenn für die Rechnung keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und Sie eine angeben – eine E-Mail-Adresse für den Hinweis auf eine Antwort. Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert und sind für die Praxis sowie für jede Person sichtbar, die den persönlichen Link zur Rechnung kennt; erzeugt die Praxis neue Links, ist die Frage über den bisherigen Link nicht mehr sichtbar. Hinweise per E-Mail an Sie und an die Praxis enthalten keine Nachrichteninhalte. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht; zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen je Anschluss kurzzeitig im Arbeitsspeicher (Abschnitt 3). Bitte geben Sie keine Diagnosen oder Befunde an, wenn es für Ihre Frage nicht nötig ist. Speicherdauer: Abschnitt 13.

Bestätigungs- und Anmeldecodes: Bei der Patienten-Selbsterfassung senden wir auf Anforderung der eintragenden Person einen Bestätigungscode an die angegebene Adresse; die E-Mail nennt nur die Praxis und den Code. Für das Patientenkonto senden wir Anmeldecodes und Hinweise zum Konto an die Adresse des Kontos (Abschnitt 8a) – ohne Rechnungsinhalte und ohne Anhang.

8. Onlinezahlung und Überweisung

Rechnungsempfänger können über einen persönlichen Zahlungslink oder QR-Code bezahlen. Die Zahlung findet auf der Bezahlseite des Zahlungsdienstleisters statt, den die Praxis verbunden hat (Mollie B.V. oder Stripe Payments Europe, Ltd.); dort verarbeitete Zahlungsdaten (Karte, Bankverbindung, Wallet) erhalten wir nicht. Wir erhalten vom Anbieter den Zahlungsstatus, den Betrag, eine Zahlungsreferenz und den Zeitpunkt, um die Rechnung als bezahlt zu kennzeichnen und die Plattformgebühr abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bezahlseite zeigt nur Rechnungsnummer, Betrag und Praxisname – bei einer persönlichen Zahlungs-IBAN (nächster Absatz) zusätzlich IBAN, Empfänger und Verwendungszweck für die Überweisung – und bietet die Rechnung, gegebenenfalls Stornorechnung bzw. Gutschrift und Belege als PDF zum Herunterladen an, auch direkt nach der Zahlung. Der Zahlungslink ist ein zufälliges Kennzeichen ohne Rückschluss auf Personen; wer ihn kennt, kann Bezahlseite und PDFs ohne weiteres Kennwort abrufen. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Mollie (mollie.com/privacy) bzw. Stripe (stripe.com/privacy).

Überweisung auf eine persönliche Zahlungs-IBAN: Nutzt die Praxis VXPay Payments über Stripe, nennen Rechnung und Mahnung zusätzlich zur Onlinezahlung eine persönliche Zahlungs-IBAN mit Verwendungszweck. Die Zahlungs-IBAN ist ein Empfangskonto der Praxis bei Stripe Payments Europe, Ltd., kein Konto des Rechnungsempfängers; sie bleibt für alle Rechnungen der Praxis an denselben Empfänger gleich. Dafür legen wir im Auftrag der Praxis beim Zahlungsdienstleister je Rechnungsempfänger einen Kunden ohne Name, E-Mail-Adresse und Anschrift an – nur mit einer internen Kennung. Eingehende Überweisungen nimmt der Zahlungsdienstleister entgegen und ordnet sie anhand des Verwendungszwecks bzw. des Betrags der Rechnung zu. Die Bankdaten der überweisenden Person (Name, IBAN) verarbeitet nur der Zahlungsdienstleister; wir erhalten Status, Betrag, Referenz und Zeitpunkt sowie die Höhe eines etwaigen Guthabens, um die Rechnung als bezahlt zu kennzeichnen und die Plattformgebühr abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Überzahlungen und nicht zuordenbare Beträge bleiben als Guthaben beim Zahlungsdienstleister: Er verrechnet sie mit der nächsten Rechnung der Praxis an denselben Empfänger, die Praxis kann sie zurückzahlen, und was nach 75 Tagen nicht verrechnet oder zurückgezahlt ist, versucht er automatisch an den Absender zurückzuzahlen; gelingt das nicht, schreibt er den Betrag dem Zahlungskonto der Praxis gut, die ihn dann selbst zurückzahlt. Für eine Rückzahlung (Guthaben oder Erstattung einer per Überweisung bezahlten Rechnung) übermitteln wir auf Veranlassung der Praxis die E-Mail-Adresse des Empfängers an den Zahlungsdienstleister, damit er dort die Bankverbindung für die Rückzahlung erfragen kann.

Kontoabgleich: Nutzt die Praxis den Kontoabgleich, lädt sie Kontoauszugsdateien ihres Praxiskontos (camt.052, camt.053, camt.054) hoch. VXPay liest daraus im Auftrag der Praxis nur Zahlungseingänge und speichert zu Eingängen, die zu einer Rechnung der Praxis passen könnten, Buchungstag, Betrag, Verwendungszweck und den Namen der zahlenden Person – Name und Verwendungszweck nur verschlüsselt –, um sie offenen Rechnungen zuzuordnen; die zahlende Person kann auch jemand anderes als der Rechnungsempfänger sein. Die Datei selbst, Abbuchungen, Kontostände und die Bankverbindung der zahlenden Person speichern wir nicht (von der Datei nur ihren Namen und eine Prüfsumme, um doppelte Uploads zu erkennen); Eingänge ohne Bezug zu einer Rechnung werden nur gezählt. An der Rechnung bleibt ein Zahlungsvermerk mit Datum und Betrag; ist erst ein Teil eingegangen, zeigt die Bezahlseite den offenen Rest mit der Bankverbindung der Praxis. Speicherdauer: Abschnitt 13.

8a. Patientenkonto für Rechnungsempfänger

Sofern VXPay das Patientenkonto anbietet, können Rechnungsempfänger kostenlos ein Patientenkonto anlegen, um Rechnungen von Praxen, die VXPay nutzen, an einem Ort zu sehen, als PDF zu laden, über die Bezahlseite der Praxis zu bezahlen und Fragen zur Rechnung zu stellen. Rechnungen einer Praxis erscheinen dort nur, wenn die Praxis die Bereitstellung im Patientenkonto selbst freigeschaltet hat (standardmäßig ausgeschaltet); für diese Bereitstellung ist die Praxis verantwortlich, wir handeln dabei in ihrem Auftrag (Abschnitte 2 und 6). Für das Konto selbst sind wir Verantwortliche. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort mit einem Code, den wir an die E-Mail-Adresse des Kontos senden; ein eigenes Konto ist ab 16 Jahren möglich. Es gelten die Nutzungsbedingungen Patientenkonto (/nutzungsbedingungen-patientenkonto).

Kontodaten, für die wir verantwortlich sind: die E-Mail-Adresse des Kontos – nach Ihrem Namen oder Ihrer Anschrift fragt das Konto nicht –, Anmeldecodes nur als Prüfwert (der Code selbst wird nicht gespeichert), Sitzungen mit einer allgemeinen Geräteangabe (z.B. „iPhone · Safari“) ohne IP-Adresse, ein Kontoprotokoll (z.B. Anmeldungen, falsche Codes, Änderungen, Freigaben, Exporte), Zeitpunkt und Fassung der Annahme der Nutzungsbedingungen und der Einwilligung, Ihre Einstellungen, die Zuordnung von Rechnungen zum Konto (einschließlich, ob Sie eine Rechnung schon geöffnet oder ausgeblendet haben) und Ihre Merker (z.B. „bei der Versicherung eingereicht“) sowie – sofern angeboten – Ihre Bezeichnungen für Personen (z.B. „Lena (Tochter)“; wählen Sie eine Person nur für eine Freigabe aus, erhält sie eine neutrale Bezeichnung wie „Person 1“) mit einem Prüfwert der Namen aus Ihren Rechnungen, die zu dieser Person gehören – die Namen selbst speichern wir dafür nicht, angezeigt werden sie beim Aufruf aus Ihren Rechnungen –, und Freigaben an Angehörige mit der eingeladenen E-Mail-Adresse, dem Namen, den Sie in die Einladung schreiben, dem Umfang und den Zeitpunkten. Namen enthält das Konto damit nur, soweit Sie sie selbst in eine Bezeichnung oder in eine Einladung schreiben.

Eine Rechnung erscheint im Konto nur, wenn die Praxis sie (bzw. einen Zahlungslink, eine Stornorechnung, Gutschrift oder Mahnung dazu) per E-Mail an genau die Adresse des Kontos gesendet hat oder wenn Sie sie über den persönlichen Link bzw. QR-Code der Rechnung selbst gespeichert haben – nie über Ihren Namen. Dafür speichern wir im Auftrag der Praxis, an welche E-Mail-Adresse ein Link zur Rechnung versandt wurde (Versandnachweis); schaltet eine Praxis die Bereitstellung frei, ergänzen wir diese Nachweise aus dem bisherigen Versandverlauf ihrer Rechnungen. Erzeugt die Praxis neue Links zu einer Rechnung (z.B. nach einer E-Mail an eine falsche Adresse), entfernen wir die Rechnung aus allen Konten; schaltet sie die Bereitstellung aus, sind ihre Rechnungen im Konto nicht mehr sichtbar.

Rechnungsinhalte (PDFs, Beträge, Status) stellen wir im Auftrag der jeweiligen Praxis bereit (Abschnitt 6). Die Kontoseiten zeigen Praxis, Rechnungsnummer, Betrag, Status und die Person, für die die Rechnung gilt; abgerechnete Leistungen stehen nur im PDF. Die Praxis sieht keine Liste der Kontoinhaber: Sie erfährt nur, dass eine Rechnung im Patientenkonto aufgerufen bzw. ein PDF geladen wurde, und bei einer Frage zur Rechnung, dass sie aus dem Patientenkonto kam. Rechnungen an Ihre Krankenversicherung oder Beihilfestelle geben Sie selbst weiter (über die Teilen-Funktion Ihres Geräts bzw. als Download); wir übermitteln nichts an Versicherungen.

Rechtsgrundlage für das Konto ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weil die Zuordnung einer Rechnung zu Ihrem Konto erkennen lassen kann, dass Sie oder eine von Ihnen vertretene Person behandelt wurden (Gesundheitsdaten), verarbeiten wir sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie bei der Anlage des Kontos erteilen; Sie widerrufen sie jederzeit, indem Sie Ihr Konto löschen. Für die Bereitstellung der Rechnungen gilt die Rechtsgrundlage der jeweiligen Praxis (Abschnitt 6).

Empfänger: der Hosting-Anbieter und der E-Mail-Versanddienst (Abschnitt 11) – Anmeldecodes und Hinweise zum Konto enthalten keine Rechnungsinhalte und keine Anhänge – sowie, sofern angeboten, von Ihnen eingeladene Angehörige im von Ihnen gewählten Umfang. Für die Anmeldung setzen wir das notwendige Cookie „vxpay_patient“ (Abschnitt 4). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Code-Anforderungen und Abrufe je Anschluss und je Konto im Arbeitsspeicher (Abschnitt 3); IP-Adressen speichern wir dabei nicht.

Speicherdauer: Abschnitt 13. Ihre Kontodaten exportieren Sie und Ihr Konto löschen Sie jederzeit selbst unter Patientenkonto → Konto; Ihre Rechnungen bleiben bei den Praxen und über die Links in deren E-Mails erreichbar. Auskünfte zu Rechnungsinhalten erteilt die jeweilige Praxis.

8b. Dokumentenservice (Dokumente online anfordern)

Bietet eine Praxis den Dokumentenservice an, können Patienten über die Dokumentenbibliothek der Praxis (Link bzw. QR-Code der Praxis) Dokumente wie Atteste oder Bescheinigungen online anfordern: Sie beantworten einen Fragebogen, laden gegebenenfalls Nachweise hoch und bestellen. Verantwortlich ist die jeweilige Praxis; VXPay verarbeitet die Angaben ausschließlich in ihrem Auftrag (Abschnitt 2). Die Praxis prüft jede Anfrage selbst und entscheidet, ob und mit welchem Inhalt sie das Dokument ausstellt; VXPay stellt keine Dokumente aus und trifft keine medizinischen Entscheidungen.

Verarbeitet werden Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer der bestellenden Person, bei einer Anfrage für eine andere Person (z.B. ein Kind) deren Name und Geburtsdatum, bei Tierarztpraxen Tierart und Anlass, Ihre Antworten im Fragebogen, hochgeladene Nachweise (PDF oder Bild) mit Dateiname, die von der Praxis bei der Freigabe ergänzten Angaben, Zeitpunkt und Fassung Ihrer Einwilligung sowie Bearbeitungsstand, Zeitpunkte und Versandweg. Antworten, Nachweise und das Dokument können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten, auch Befunde oder ärztliche Unterlagen, die Sie als Nachweis hochladen. Rechtsgrundlage der Praxis ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie vor dem Absenden erteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), sowie Ihre Anfrage bzw. der Vertrag über das Dokument (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Einwilligung können Sie gegenüber der Praxis jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Praxis kann die Anfrage danach nicht mehr bearbeiten.

Kontaktangaben, Antworten und ergänzte Angaben speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM), Nachweise und ein von der Praxis hochgeladenes unterschriebenes Dokument als verschlüsselte Dateien im Objektspeicher (Abschnitt 11); bei Bildern entfernen wir dabei eingebettete Zusatzinformationen wie den Aufnahmeort. Unverschlüsselt stehen an der Anfrage nur der Name der bestellenden Person (für die Anfrageliste der Praxis, nach der Löschfrist nur noch die Initialen) und ein Prüfwert (HMAC) der E-Mail-Adresse, an dem wir eine noch offene Bestellung wiedererkennen; Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der bestellenden Person stehen außerdem wie bei jeder Rechnung bei der Rechnung (Abschnitt 6). Das Dokument selbst erzeugt VXPay bei Bedarf aus der Vorlage der Praxis und den Angaben. In der Praxis sehen die Angaben nur Mitglieder mit der Berechtigung, Dokumentanfragen zu bearbeiten. Hinweise an die Praxis (im Praxisbereich und gegebenenfalls per E-Mail), der Verlauf der Anfrage und unsere Protokolle enthalten keine Antworten, keine Nachweise und nicht den Titel des Dokuments.

Kostenpflichtige Dokumente bezahlen Sie bei der Bestellung sofort online über VXPay Payments (Abschnitt 8); dafür erstellt die Praxis eine Rechnung an die bestellende Person, die Sie wie jede Rechnung per E-Mail mit Link erhalten (Abschnitt 7). Bleibt die Zahlung aus, wird die Bestellung nach 120 Minuten storniert – bei einer Zahlung, die noch in Bearbeitung ist (z.B. Lastschrift), spätestens nach 14 Tagen –, und Ihre Angaben und Nachweise werden dabei gelöscht. Lehnt die Praxis die Anfrage ab, erhalten Sie eine Stornorechnung, und der gezahlte Betrag wird über den Zahlungsdienstleister erstattet.

E-Mails zu Ihrer Anfrage (Eingang, Versand bzw. Download, gegebenenfalls Ablehnung) senden wir an die angegebene Adresse (Abschnitt 7). Sie nennen die Praxis, die Anfragenummer und den Stand – nie Ihre Antworten oder den Titel des Dokuments; bei einer Ablehnung den Grund und gegebenenfalls eine Nachricht der Praxis – und enthalten keine Dateianhänge. Den Stand Ihrer Anfrage zeigt ein persönlicher Statuslink. Versendet die Praxis das Dokument per E-Mail, laden Sie es über einen persönlichen Download-Link herunter, der 30 Tage gilt, längstens bis zur Löschung. Die Links enthalten ein zufälliges Kennzeichen ohne Rückschluss auf Personen und gelten ohne weiteres Kennwort: Wer sie kennt, kann den Stand bzw. das Dokument abrufen – die E-Mail sollte deshalb nicht weitergeleitet werden. Abrufe des Dokuments vermerken wir mit Zeitpunkt an der Anfrage, ohne IP-Adresse; Bestellungen, Uploads und Abrufe sind je IP-Adresse begrenzt (Abschnitt 3). Versendet die Praxis das Dokument über den Briefversand von VXPay, übermitteln wir es mit einem Anschreiben (Name, Anschrift, Inhalt des Dokuments) an den Briefdienstleister (Abschnitt 7); verschickt wird ein Ausdruck.

Mitglieder der Praxis können ein Bild ihrer Unterschrift hinterlegen, das die Praxis bei der Freigabe in das Dokument einsetzen kann; es wird verschlüsselt gespeichert. Speicherdauer: Abschnitt 13. Auskünfte zu Ihren Angaben erteilt die Praxis (Abschnitt 14).

9. Abrechnung der Plattformleistungen

Für Paket-Abos und Postversand hinterlegt die Praxis eine Zahlungsmethode (Karte oder SEPA-Lastschrift) bei Stripe Payments Europe, Ltd.; die Zahlungsdaten selbst werden ausschließlich bei Stripe gespeichert, wir speichern nur eine Kundenkennung und eine Kurzbeschreibung (z.B. Kartentyp und letzte vier Ziffern). Gebührenabrechnungen werden als PDF erstellt, per E-Mail an die Praxis gesendet und acht Jahre aufbewahrt (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO).

10. Buchhaltungs-Anbindung und Export

Aktiviert die Praxis die Buchhaltungs-Anbindung, übermitteln wir Belege (Rechnungs-PDFs, Gebührenabrechnungen mit Empfängername, Beträgen und Positionen) an das von der Praxis gewählte Programm (sevDesk, Lexware Office oder easybill; an easybill nur Rechnungen) unter Verwendung des von der Praxis bereitgestellten API-Schlüssels. Nutzt die Praxis die DATEV-Übergabe, senden wir nach Monatsende den Buchungsstapel und die Belege des Monats (Rechnungs-PDFs, Gebührenabrechnungen) als ZIP-Datei per E-Mail an die von der Praxis angegebene Adresse ihrer Steuerkanzlei, auf Wunsch in Kopie an die Praxis; die Kanzlei ist Empfängerin auf Veranlassung der Praxis. Der Buchhaltungsexport (CSV/ZIP/DATEV) wird auf Anforderung erzeugt und direkt an die Praxis ausgeliefert, nicht gespeichert.

10a. Support-Anliegen (Ticketsystem)

Mitglieder einer Praxis können über „Support“ im Praxisbereich Anliegen an uns richten. Dafür betreiben wir das Ticketsystem Zammad (Open-Source-Software) selbst auf unserem eigenen Server bei netcup GmbH Emmy-Noether-Straße 10 D-76131 Karlsruhe in Deutschland; weitere Dienstleister sind nicht beteiligt, die externen Dienste der Software (Bilderdienst, Geo-IP, Geo-Location) sind abgeschaltet. Bearbeitet werden die Anliegen ausschließlich vom Support-Team mit persönlichen Zugängen.

Verarbeitet werden: Name und E-Mail-Adresse des meldenden Mitglieds, Praxisname, Rolle und zugeordnete Standorte, die Seite im Praxisbereich, von der aus gemeldet wurde (ohne Kennungen), Thema, Betreff, Nachrichten und Anhänge (PNG, JPG, WebP, PDF) sowie die Antworten und Bearbeitungsvermerke des Support-Teams (Zeitpunkte, Status, Zuständigkeit). Zweck ist die Bearbeitung der Anliegen und die Benachrichtigung über Antworten – im Praxisbereich und per E-Mail an die meldende Person, jeweils ohne Nachrichteninhalt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Nutzungsvertrag mit der Praxis; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen unserer Kunden und ihrer Mitglieder).

Bitte übermitteln Sie in Anliegen keine Patientendaten (Namen, Diagnosen). Enthält ein Anliegen dennoch Daten von Rechnungsempfängern (z.B. auf einem Bildschirmfoto), verarbeiten wir sie ausschließlich zur Bearbeitung im Auftrag der Praxis (Auftragsverarbeitungsvertrag) und löschen sie mit dem Anliegen. VXPay selbst speichert zu jedem Anliegen nur Zuordnung und Bearbeitungsstand (Nummer, Betreff, Thema, Status, meldende Person, Zeitpunkte); Nachrichten und Anhänge werden beim Aufruf aus dem Ticketsystem geladen. Speicherdauer siehe Abschnitt 13.

11. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bzw. im Auftrag der Praxis verarbeiten:

Eine Übermittlung in Drittländer findet statt, soweit der jeweilige Zahlungsdienstleister sie zur Zahlungsabwicklung vornimmt (Art. 46 DSGVO, EU-Standardvertragsklauseln), und beim E-Mail-Versanddienst Resend, der Nachrichteninhalte und Zustellprotokolle in den USA speichert (Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO sowie EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

12. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. E-Mails stellt der Versanddienst nur über TLS-verschlüsselte Verbindungen zu (erzwungenes TLS); unterstützt der Mailserver des Empfängers kein TLS, wird die E-Mail nicht zugestellt. E-Mails selbst sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt; E-Mails an Rechnungsempfänger enthalten deshalb grundsätzlich keine Dateianhänge wie Rechnungs-PDFs oder Belege, sondern Links zum Abruf über eine verschlüsselte Verbindung (PDF-Anhänge nur, wenn die Praxis den PDF-Versand wählt, Abschnitt 7). Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert; Zugangsdaten zu Drittanbietern, API-Schlüssel und Zahlungsdienst-Token werden mit AES-256-GCM verschlüsselt. Daten verschiedener Praxen werden logisch getrennt (Mandantentrennung); Zugriffe sind rollenbasiert. Backups werden täglich erstellt und rund 14 Tage aufbewahrt.

13. Speicherdauer

Rechnungen, Gebührenabrechnungen und Zahlungsnachweise: acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO); Bücher und Aufzeichnungen: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO). Anlagen zu Rechnungen: wie die zugehörige Rechnung. Patientennummer des Praxisverwaltungssystems an einer Rechnung (tomedo-Button, PADneXt-Import): wie die zugehörige Rechnung; Zuordnung der Nummer zum Patienten: für die Dauer der Nutzung. Karteieinträge (Rechnungsstatus im Praxisverwaltungssystem): Text bis zur Übernahme, spätestens nach 30 Tagen; übrige Angaben 90 Tage (Abschnitt 6). Persönliche Zahlungs-IBAN eines Rechnungsempfängers (Zuordnung zur internen Kennung): für die Dauer der Nutzung; Angaben zu Überweisungen (Status, Beträge, Referenz): wie die zugehörige Rechnung. Vermerke zu Aufrufen der Bezahlseite und zum Abruf der PDFs über den Link (Abschnitt 7): wie die zugehörige Rechnung. Unterschriebene Dokumente (bei Nutzung von „Unterschrift am Kiosk“): siehe Abschnitt 6. Kosteninformationen aus Rechnungsentwürfen: zum Ausdruck nicht gespeichert – der Vermerk des Ausdrucks (Zeitpunkt, Betrag) wie der Rechnungsentwurf bzw. die daraus erstellte Rechnung; an den Kiosk gesendete ab dem Senden, auch ohne Unterschrift, wie die Dokumente zur Unterschrift am Kiosk (Abschnitt 6). Patienten-Selbsterfassung: nicht übernommene Anmeldungen samt PDF höchstens 30 Tage, abgelehnte werden sofort gelöscht; nach der Übernahme bleiben in der Anmeldung nur Anzeigename und Ergebnis für 7 Tage; Bestätigungscodes 24 Stunden; übernommene Angaben wie die Patientendaten der Praxis, die unterschriebene Einwilligung wie die Dokumente zur Unterschrift am Kiosk (Abschnitt 6). Kategorien und Patientengruppen: bis die Praxis sie löscht, längstens für die Dauer der Nutzung. Fragen zur Rechnung: zwei Jahre nach Erledigung – beantwortete Fragen gelten nach 30 Tagen ohne weitere Nachricht als erledigt, andere nach 180 Tagen ohne Aktivität; eine nur für den Hinweis angegebene E-Mail-Adresse 30 Tage nach Erledigung; die Praxis kann Fragen früher löschen. Kontoabgleich: Name der zahlenden Person und Verwendungszweck 30 Tage nach der Entscheidung der Praxis, übrige Angaben des Zahlungseingangs 130 Tage nach dem Buchungstag (bei noch offener Teilzahlung bzw. offener Nacharbeit bis zu deren Erledigung, höchstens 400 Tage), Angaben zum Upload (Dateiname, Prüfsumme, Anzahl der Eingänge) 400 Tage; der Zahlungsvermerk an der Rechnung – bei einer danach noch offenen Teilzahlung deren Betrag und Buchungstag – wie die Rechnung. Patientenkonto (Abschnitt 8a): Konto, Merker, Bezeichnungen und Zuordnungen von Rechnungen bis zur Löschung durch den Kontoinhaber – meldet er sich 24 Monate lang nicht an, informieren wir ihn per E-Mail und löschen das Konto 30 Tage später, wenn er sich bis dahin nicht anmeldet; beendete Freigaben an Angehörige 30 Tage nach dem Ende (Einladungen sind 7 Tage gültig); Anmeldecodes 24 Stunden; Sitzungen bis zu ihrem Ablauf, höchstens 30 Tage; Kontoprotokoll 90 Tage; Versandnachweise drei Jahre nach dem letzten Versand, sofort, wenn die Praxis neue Links zur Rechnung erzeugt; die Zuordnung einer Rechnung zum Konto endet mit neuen Links zur Rechnung, mit der Löschung des Kontos oder der Rechnung. Dokumentenservice (Abschnitt 8b): Kontaktangaben, Antworten, von der Praxis ergänzte Angaben, Nachweise, ein hochgeladenes unterschriebenes Dokument und der Download-Link 14, 30 oder 90 Tage nach dem Versand bzw. nach einer Ablehnung – je nach Einstellung der Praxis, standardmäßig 30 Tage; ist ein Brief noch beim Briefdienstleister in Bearbeitung, nach dessen Abschluss. Nicht bezahlte Bestellungen samt Nachweisen beim Ablauf nach 120 Minuten (bei einer noch laufenden Zahlung spätestens nach 14 Tagen); hochgeladene, aber nicht abgesendete Nachweise nach 24 Stunden. Danach bleiben an der Anfrage für die Dauer der Nutzung nur Anfragenummer, Stand, Zeitpunkte, die Initialen der bestellenden Person, der Bezug zur Rechnung und Verlaufseinträge ohne Inhalt; Rechnung und Stornorechnung wie jede Rechnung. Hinterlegte Unterschriftsbilder von Mitgliedern der Praxis: bis das Mitglied sie löscht, längstens für die Dauer der Nutzung. Konto- und Praxisdaten: für die Dauer der Nutzung. Server-Protokolle: 7 Tage. Ereignisprotokoll: 90 Tage. Cookie-Einwilligung: 12 Monate. Beim E-Mail-Versanddienst Resend: Nachrichteninhalte (einschließlich etwaiger Anhänge) und Zustellprotokolle 30 Tage, Datensicherungen 7 Tage (Angaben des Anbieters). Support-Anliegen im Ticketsystem (Nachrichten, Anhänge, Bearbeitungsvermerke): zwei Jahre nach Erledigung des Anliegens; Zuordnung und Bearbeitungsstand in VXPay: zwei Jahre nach Erledigung des Anliegens, längstens für die Dauer der Nutzung; Datensicherungen des Ticketsystems auf dem Server: 10 Tage. Nach Vertragsende stellen wir der Praxis einen Export ihrer Daten bereit und löschen die Daten anschließend, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Rechnungsempfänger wenden sich für Auskünfte zu ihren Rechnungsdaten an die jeweilige Praxis (Verantwortliche); wir unterstützen die Praxis dabei. Inhaber eines Patientenkontos exportieren ihre Kontodaten und löschen ihr Konto selbst unter Patientenkonto → Konto; Auskünfte zu Rechnungsinhalten erteilt die jeweilige Praxis. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z.B. bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils unter /datenschutz veröffentlichte Fassung.