VXPay

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

zwischen der Praxis als Verantwortlicher („Auftraggeber“) und VXPay, Bienenweg 6, 90587 Veitsbronn als Auftragsverarbeiter („Auftragnehmer“). Stand: 02.11.2026. Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen, indem der Auftraggeber bei der Einrichtung der Praxis die Nutzungsbedingungen und diesen Vertrag annimmt; Zeitpunkt und Stand werden protokolliert.

1. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Bereitstellung von VXPay zur Erstellung, Zustellung und Bezahlung von Privatrechnungen des Auftraggebers. Die Dauer entspricht der Nutzung der Plattform; Regelungen zur Löschung gelten darüber hinaus.

2. Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

Speicherung, Erzeugung von Dokumenten (PDF, E-Rechnung), Übermittlung per E-Mail und – bei Beauftragung – per Post, Bereitstellung von Zahlungslinks, Bereitstellung von Rechnung, Stornorechnung bzw. Gutschrift und Belegen als PDF zum Abruf über persönliche Links (in der E-Mail und auf der Bezahlseite, auch nach der Zahlung) – E-Mails an Rechnungsempfänger enthalten grundsätzlich keine Dateianhänge; nur wenn der Auftraggeber den PDF-Versand per E-Mail wählt und dabei bestätigt, die Einwilligung bzw. den ausdrücklichen Wunsch der Rechnungsempfänger eingeholt und sie über die Speicherung beim E-Mail-Versanddienst informiert zu haben, zusätzlich Rechnung, Stornorechnung bzw. Gutschrift und, soweit die Größe der E-Mail es zulässt, Belege bzw. bei Mahnungen Mahnschreiben und Rechnung als PDF-Anhang –, Entgegennahme von Zahlungsstatusmeldungen der Zahlungsdienstleister, Übertragung von Belegen an Buchhaltungsprogramme auf Weisung (bei der DATEV-Übergabe per E-Mail an die vom Auftraggeber angegebene Steuerkanzlei), Export, Archivierung für die Aufbewahrungspflicht des Auftraggebers. Speicherung und Übermittlung von Anlagen, die der Auftraggeber zu Rechnungen hochlädt (mit der Rechnung per Post, im Ausdruck und zum Abruf über den persönlichen Link; als Anhang von E-Mails an Rechnungsempfänger nur bei gewähltem PDF-Versand). Nur wenn der Auftraggeber die Funktion „Unterschrift am Kiosk“ nutzt: Anzeige der von ihm hinterlegten Dokumente auf seinem Kiosk-Gerät, Speicherung der unterschriebenen Dokumente und Herausgabe an den Auftraggeber sowie – auf Veranlassung des Auftraggebers oder der unterschreibenden Person am Kiosk – als Kopie an den Patienten bzw. Tierhalter oder die unterschreibende Person. Nur wenn der Auftraggeber die Funktion „Kosteninformation aus Rechnungsentwürfen“ nutzt: Erzeugung einer Kosteninformation aus einem Rechnungsentwurf zum Ausdruck (ohne Speicherung des PDFs; vermerkt wird der Ausdruck mit Betrag am Entwurf) und – bei Nutzung von „Unterschrift am Kiosk“ – Anzeige, Speicherung und Herausgabe wie bei den übrigen Dokumenten zur Unterschrift am Kiosk. Nur wenn der Auftraggeber VXPay Payments über Stripe nutzt und die Überweisung mit persönlicher Zahlungs-IBAN freigeschaltet ist: Anlage einer persönlichen Zahlungs-IBAN je Rechnungsempfänger beim Zahlungsdienstleister (Empfangskonto des Auftraggebers; der Empfänger wird dort ohne Name, E-Mail-Adresse und Anschrift nur mit einer internen Kennung geführt), Angabe von IBAN und Verwendungszweck auf Rechnung, Mahnung und Bezahlseite, Abgleich eingehender Überweisungen und Guthaben mit den offenen Rechnungen sowie – auf Weisung des Auftraggebers – Rückzahlung von Guthaben und Erstattungen (dafür, soweit nötig, Übermittlung der E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers an den Zahlungsdienstleister). Nur wenn der Auftraggeber die Funktion „Rechnungsstatus im Praxisverwaltungssystem“ (tomedo-Kartei) einschaltet: Bereitstellung der Schritte seiner Rechnungen (erstellt – auf Wunsch mit den abgerechneten Leistungen –, versendet, Zahlungen, Mahnungen, Storno, Gutschrift, Nachlass, Übergabe an einen Inkassodienstleister) mit Rechnungsnummer, Zeitpunkt, Beträgen und der Patientennummer seines Praxisverwaltungssystems sowie je nach Schritt Name der behandelnden Person, Leistungszeitraum, Herkunft der Rechnung (z.B. Name der Importdatei oder Vorlage), Zahlweg, Mahnstufe und den vom Auftraggeber erfassten Gründen zu Storno, Gutschrift und Nachlass zum Abruf durch die VXPay Bridge auf Rechnern des Auftraggebers, die sie als Karteieintrag an sein Praxisverwaltungssystem übergibt – ohne Diagnosefelder (den Inhalt der Gründe verantwortet der Auftraggeber); der Text der Einträge wird bis zur Übernahme verschlüsselt zwischengespeichert und höchstens 30 Tage, die übrigen Angaben der Einträge (Patientennummer, Art, Rechnung, Zeitpunkte) 90 Tage gespeichert. Auf Veranlassung des Auftraggebers bei der Einrichtung – auch vor dem Einschalten – ein Testeintrag mit der Patientennummer eines Testpatienten auf demselben Weg. Support: Bearbeitung von Anliegen des Auftraggebers im selbst betriebenen Ticketsystem des Auftragnehmers (auf dessen Server, ohne weiteren Dienstleister). Daten von Rechnungsempfängern, die der Auftraggeber in einem Anliegen übermittelt (z.B. Rechnungsnummer, Bildschirmfoto), werden nur zur Bearbeitung dieses Anliegens verarbeitet und mit ihm gelöscht; der Auftraggeber wird gebeten, keine Gesundheitsdaten zu übermitteln.

Nur wenn der Auftraggeber Kategorien an Rechnungen bzw. Patientengruppen anlegt: Speicherung dieser Ordnungsmerkmale (Name, Farbe) und ihrer Zuordnung zu Rechnungen bzw. Patienten, nur für Mitglieder des Auftraggebers sichtbar – nie auf Rechnungen, Bezahlseiten, in E-Mails oder im Patientenkonto.

Sofern der Auftraggeber Fragen zur Rechnung anbietet (Einstellung des Auftraggebers, standardmäßig eingeschaltet): Entgegennahme von Nachrichten der Rechnungsempfänger über die Bezahlseite bzw. das Patientenkonto, Anzeige an den Auftraggeber, Übermittlung seiner Antworten, Hinweise per E-Mail ohne Nachrichteninhalt an den Rechnungsempfänger und an vom Auftraggeber benannte Adressen sowie – nach seiner Einstellung – Zurückstellung von Mahnungen, solange eine Frage offen ist. Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert und zwei Jahre nach Erledigung gelöscht, auf Weisung des Auftraggebers früher.

Nur wenn der Auftraggeber den Kontoabgleich nutzt: Auslesen der von ihm hochgeladenen Kontoauszugsdateien seines Praxiskontos (camt.052, camt.053, camt.054) – nur Zahlungseingänge – und Zuordnung von Zahlungseingängen zu seinen offenen Rechnungen, auf seine Bestätigung bzw. nach seiner Einstellung bei eindeutigen Treffern automatisch, mit Zahlungsvermerk an der Rechnung. Die Datei selbst wird nicht gespeichert (nur Dateiname und Prüfsumme gegen doppelte Uploads); Name der zahlenden Person und Verwendungszweck werden nur verschlüsselt gespeichert und 30 Tage nach der Entscheidung des Auftraggebers geleert, die übrigen Angaben der Eingänge 130 Tage nach dem Buchungstag gelöscht (bei offener Teilzahlung bzw. offener Nacharbeit bis zu deren Erledigung, höchstens 400 Tage); ist eine Teilzahlung danach noch offen, bleiben nur ihr Betrag und Buchungstag als Zahlungsvermerk an der Rechnung.

Nur wenn der Auftraggeber die Patienten-Selbsterfassung nutzt: Bereitstellung der Selbsterfassung für Patienten des Auftraggebers über seine Anmeldelinks bzw. QR-Aushänge (auf eigenen Geräten der Patienten oder am Kiosk-Gerät des Auftraggebers), Versand eines Bestätigungscodes an die angegebene E-Mail-Adresse, Erzeugung und Speicherung der unterschriebenen Einwilligung zur digitalen Rechnung und Vorlage der Angaben zur Prüfung und Übernahme durch den Auftraggeber – Patienten legt der Auftragnehmer nicht ohne Entscheidung des Auftraggebers an; nicht übernommene Anmeldungen werden nach spätestens 30 Tagen, abgelehnte sofort gelöscht.

Nur wenn der Auftraggeber die Bereitstellung im Patientenkonto freischaltet (standardmäßig ausgeschaltet; beim Freischalten bestätigt der Auftraggeber, für die Bereitstellung verantwortlich zu sein und die Rechnungsempfänger zu informieren – Bestätigung und Fassung werden protokolliert): Bereitstellung von Rechnungen, Stornorechnungen bzw. Gutschriften und Belegen im Patientenkonto des Rechnungsempfängers bei VXPay – nur wenn die Rechnung bzw. ein Zahlungslink, eine Stornorechnung, Gutschrift oder Mahnung dazu per E-Mail an die Adresse des Kontos versandt wurde oder der Empfänger sie über den persönlichen Link gespeichert hat – sowie für vom Kontoinhaber eingeladene Personen im von ihm gewählten Umfang. Dafür speichert der Auftragnehmer, an welche E-Mail-Adresse ein Link zur Rechnung versandt wurde (Versandnachweis, beim Freischalten auch rückwirkend aus dem bisherigen Versandverlauf), und vermerkt Aufrufe und PDF-Abrufe im Patientenkonto an der Rechnung. „Links neu erzeugen“ beendet die Bereitstellung der Rechnung; schaltet der Auftraggeber die Bereitstellung aus, werden seine Rechnungen in den Konten ausgeblendet und keine neuen zugeordnet. Das Patientenkonto selbst – die E-Mail-Adresse des Kontos, Anmeldecodes, Sitzungen, das Kontoprotokoll, die Annahme der Nutzungsbedingungen und der Einwilligung, Einstellungen, die Zuordnung von Rechnungen zum Konto und die Angaben, die der Kontoinhaber selbst anlegt (Merker, Bezeichnungen für Personen und Freigaben an Angehörige); nach Name oder Anschrift des Kontoinhabers fragt es nicht – betreibt der Auftragnehmer in eigener Verantwortung.

Nur wenn der Auftraggeber den Dokumentenservice nutzt: Speicherung seiner Dokumentvorlagen (eigene PDF-Formulare, vorbereitete Vorlagen, Textbausteine) und Bereitstellung seiner Dokumentenbibliothek und Bestellseiten für seine Patienten; Entgegennahme von Dokumentanfragen mit Kontaktangaben, Antworten im Fragebogen, hochgeladenen Nachweisen und der Einwilligung der bestellenden Person; bei kostenpflichtigen Dokumenten Erstellung einer Rechnung im Namen des Auftraggebers und sofortige Zahlung über VXPay Payments; Vorlage der Anfrage zur Prüfung und Freigabe durch den Auftraggeber; Erzeugung des Dokuments aus seiner Vorlage mit diesen Angaben, auf seine Weisung mit dem hinterlegten Unterschriftsbild eines Mitglieds; Versand per E-Mail mit Download-Link bzw. per Post über den Briefdienstleister (als Ausdruck) – auf seine Weisung, auch automatisch nach der Freigabe, wenn er es für ein Dokument einstellt; bei einer Ablehnung Stornorechnung und Erstattung des gezahlten Betrags; Hinweise an den Auftraggeber und E-Mails an die bestellende Person ohne Antworten und ohne Anhang. Nicht bezahlte Anfragen werden nach 120 Minuten storniert und gelöscht, Angaben und Nachweise abgeschlossener Anfragen nach der vom Auftraggeber gewählten Frist (14, 30 oder 90 Tage). Der Auftragnehmer stellt keine Dokumente aus und prüft ihren Inhalt nicht.

3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen

4. Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers; Weisungen werden über die Funktionen der Plattform erteilt (z.B. Rechnung erstellen, versenden, stornieren, exportieren, Buchhaltungs-Anbindung aktivieren, Kontoauszüge hochladen und Zahlungen zuordnen, Selbsterfassungen übernehmen, die Bereitstellung im Patientenkonto freischalten, Dokumentanfragen freigeben, versenden oder ablehnen und erstatten). Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber unverzüglich.

5. Vertraulichkeit

Zur Verarbeitung befugte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugriff auf Produktivdaten ist auf Administratoren beschränkt, die ihn zur Störungsbeseitigung benötigen; Rechnungsinhalte werden in der Plattformverwaltung nicht angezeigt.

5a. Verschwiegenheit nach § 203 StGB

Soweit der Auftraggeber Berufsgeheimnisträger im Sinne von § 203 StGB ist (z.B. Ärztin/Arzt, Zahnärztin/Zahnarzt, Psychotherapeutin/Psychotherapeut, Tierärztin/Tierarzt, Angehörige anderer Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung), wirkt der Auftragnehmer als sonstige mitwirkende Person im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB mit. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Verschwiegenheit über fremde Geheimnisse, insbesondere die Tatsache einer Behandlung, Rechnungsinhalte und Gesundheitsdaten, die ihm bei der Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werden; er verschafft sich davon nur Kenntnis, soweit dies für die Leistung erforderlich ist. Er verpflichtet die bei ihm tätigen Personen und von ihm eingesetzte Unterauftragnehmer, soweit sie Kenntnis erlangen können, ebenfalls zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB) und weist sie auf die Strafbarkeit einer Verletzung hin. Die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt die folgenden Unterauftragsverarbeiter; über Änderungen informiert der Auftragnehmer mindestens 30 Tage vorher im Praxisbereich, der Auftraggeber kann aus wichtigem Grund widersprechen.

Zahlungs- und Buchhaltungsdienstleister werden nur tätig, soweit der Auftraggeber sie selbst verbindet; sie handeln insoweit als eigenständige Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter des Auftraggebers.

8. Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Wahrung der Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit – Export als PDF/CSV/ZUGFeRD), bei der Meldung von Datenschutzverletzungen (Information unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis) und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen mit den erforderlichen Informationen.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Daten für 30 Tage zum Export bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Auftragnehmers besteht (z.B. Gebührenabrechnungen, § 147 AO). Der Auftraggeber bleibt für die Aufbewahrung seiner Rechnungen selbst verantwortlich. Der Export umfasst die Anlagen zu Rechnungen einschließlich zurückgezogener Anlagen (Rechnungs-ZIP) und – bei Nutzung – die unterschriebenen Dokumente einschließlich am Kiosk unterschriebener Kosteninformationen und der übernommenen Einwilligungen aus der Patienten-Selbsterfassung (ZIP). Angaben, Nachweise und unterschriebene Dokumente des Dokumentenservice werden nach den vom Auftraggeber gewählten Fristen gelöscht und sind nicht Teil des Exports; was der Auftraggeber aufbewahren muss, übernimmt er in seine eigene Dokumentation.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen bereit (Beschreibung der Maßnahmen, Statusinformationen) und ermöglicht nach Ankündigung angemessene Überprüfungen.

11. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (Rechtsgrundlage gegenüber den Rechnungsempfängern, Information nach Art. 13 DSGVO) sowie für die Richtigkeit der eingegebenen Daten verantwortlich und benennt einen Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gelten Art. 82 DSGVO und die Nutzungsbedingungen. Es gilt deutsches Recht. Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.