Kostenloses Rechnungsprogramm für Praxen: worauf Heilberufe achten sollten
Ein kostenloses Rechnungsprogramm spart nur dann Zeit und Geld, wenn es Ihre Gebührenordnung beherrscht, alle Pflichtangaben druckt und keine Kosten versteckt. Diese Checkliste für Arztpraxis, Privatpraxis und Therapiepraxis erklärt zwölf Kriterien – mit Rechenbeispiel, typischen Kostenpunkten und der Aufstellung, was bei VXPay kostenlos ist und was nicht.
Warum allgemeine Rechnungsprogramme in der Arztpraxis oft nicht reichen
Ein Rechnungsprogramm für Handwerk oder Handel rechnet in der Regel Menge mal Preis. Privatrechnungen im Gesundheitswesen folgen dagegen oft Gebührenordnungen, die festlegen, wie ein Betrag entsteht und was auf der Rechnung stehen muss.
Nach § 5 Abs. 1 GOÄ ergibt sich der Gebührensatz einer ärztlichen Leistung aus ihrer Punktzahl im Gebührenverzeichnis, vervielfacht mit dem Punktwert von 5,82873 Cent. Die Gebühr selbst liegt grundsätzlich beim Einfachen bis Dreieinhalbfachen dieses Satzes, im Regelfall nach § 5 Abs. 2 GOÄ nur zwischen dem Einfachen und dem 2,3-fachen. Wer den Schwellenwert überschreitet, muss das nach § 12 Abs. 3 GOÄ auf die einzelne Leistung bezogen schriftlich begründen – für den Zahlungspflichtigen verständlich und nachvollziehbar. Für technische Leistungen der Abschnitte A, E und O liegt diese Schwelle beim 1,8-fachen (Höchstsatz 2,5-fach), für Laborleistungen des Abschnitts M und die Nr. 437 beim 1,15-fachen (Höchstsatz 1,3-fach; § 5 Abs. 3 und 4 GOÄ). Ein Programm ohne Gebührenordnung kennt nichts davon – und fehlen formale Angaben nach § 12 Abs. 2 bis 4 GOÄ, etwa die schriftliche Begründung über dem Schwellenwert, wird die Vergütung nach § 12 Abs. 1 GOÄ noch nicht fällig (BGH, Urteil vom 21.12.2006 – III ZR 117/06).
| Steigerungsfaktor | Betrag | Was die Rechnung zusätzlich braucht |
|---|---|---|
| 1,0-fach (Einfachsatz) | 4,66 € | – |
| 2,3-fach (Schwellenwert) | 10,72 € | keine Begründung |
| 3,0-fach | 13,99 € | schriftliche, verständliche und nachvollziehbare Begründung (§ 12 Abs. 3 GOÄ) |
| 3,5-fach (Höchstsatz) | 16,32 € | Begründung wie oben |
| über 3,5-fach | nur mit Vereinbarung | abweichende Vereinbarung nach § 2 GOÄ – nach persönlicher Absprache im Einzelfall, vor Erbringung der Leistung, in einem Schriftstück; für Leistungen der Abschnitte A, E, M und O unzulässig (Nr. 1 gehört zu Abschnitt B) |
Rechenweg: 80 Punkte × 5,82873 Cent = 466,2984 Cent, gerundet 4,66 € (Einfachsatz). Gerundet wird laut § 5 Abs. 1 GOÄ „bei der Bemessung von Gebühren“ – nach dem Wortlaut also erst der Betrag nach dem Steigerungsfaktor, nicht schon der Gebührensatz (die GOZ sagt das in § 5 Abs. 1 ausdrücklich): 80 × 5,82873 Cent × 3,5 ergibt 16,32 €. Wer den bereits gerundeten Einfachsatz weiterrechnet, kommt beim 3,5-fachen auf 16,31 € – eine Abweichung, die entsteht, wenn Beträge in einer Tabelle nachgebaut werden.
Zahnärzte und Tierärzte
Die GOZ rechnet ebenfalls mit Punktzahl, Punktwert (5,62421 Cent) und Steigerungsfaktor; gerundet wird laut § 5 Abs. 1 GOZ erst nach der Multiplikation mit dem Steigerungsfaktor. Fällig wird die zahnärztliche Vergütung nach § 10 Abs. 1 GOZ erst mit einer Rechnung nach Anlage 2, dem Liquidationsvordruck; § 10 Abs. 2 Nr. 2 GOZ verlangt je Leistung zudem eine verständliche Bezeichnung des behandelten Zahnes. Die Gebührenordnung für Tierärzte bemisst die Gebühr nach dem Einfachen bis Dreifachen des Gebührensatzes aus ihrem Gebührenverzeichnis (§ 2 Abs. 1 GOT) und verlangt nach § 7 Abs. 4 GOT unter anderem das Datum der Leistung, die Tierart, die Diagnose oder den Grund der Konsultation, die Nummer aus dem Gebührenverzeichnis und die Umsatzsteuer; fällig wird die Vergütung, sobald eine Rechnung erteilt ist (§ 7 Abs. 3 GOT).
Heilpraktiker
Für Heilpraktiker gibt es keine Gebührenordnung als Verordnung wie die GOÄ. Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ist ein unverbindliches Verzeichnis mit Mindest- und Höchstsätzen; das Honorar vereinbaren Sie mit dem Patienten. Ein Programm sollte diese Spannen kennen und eigene Preise zulassen. Mehr dazu auf der Seite Heilpraktiker.
Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie
Preise für Privatpatienten und Selbstzahler legen Sie in der Regel selbst fest. Als Orientierung können die Höchstbeträge für beihilfefähige Aufwendungen für Heilmittel nach Anlage 9 BBhV dienen. Sie begrenzen, was die Beihilfe des Bundes als beihilfefähig anerkennt, nicht den Preis, den Sie mit Selbstzahlern vereinbaren. Details im Ratgeber Beihilfe-Höchstbeträge für Heilmittel.
Umsatzsteuer
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, etwa als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker oder Physiotherapeut, sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei – ausgenommen zum Beispiel im eigenen Unternehmen hergestellte Zahnprothesen. Für steuerfreie Leistungen sieht § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG einen Hinweis auf die Steuerbefreiung vor. Tierärztliche Leistungen fallen nicht unter diese Befreiung, weil sie nur die Humanmedizin betrifft; auch Leistungen ohne Heilzweck können steuerpflichtig sein. Einzelheiten klärt Ihre Steuerberatung.
Checkliste: 12 Kriterien für ein Rechnungsprogramm in der Praxis
Gehen Sie die Punkte bei jedem Rechnungsprogramm und jeder Abrechnungssoftware für die Privatpraxis durch, ob kostenlos oder nicht. Die ersten fünf betreffen die Rechnung selbst, die nächsten drei den Weg zum Geld, die letzten vier Datenschutz, Sicherheit und Kosten.
- 1. Gebührenordnung Ihres Berufsstands. Kataloge mit Punktzahlen bzw. Gebührensätzen und Gebührenrahmen (GOÄ, GOZ, GOT) oder Preislisten mit Orientierungswerten (GebüH, Heilmittel). Der Betrag wird berechnet; wo die Gebührenordnung es verlangt, fragt das Programm über dem Schwellenwert nach einer Begründung.
- 2. Pflichtangaben vollständig. Nach GOÄ je Leistung Datum, Nummer und Bezeichnung, gegebenenfalls Mindestdauer, Betrag und Steigerungssatz (§ 12 Abs. 2 GOÄ); nach GOZ zusätzlich die verständliche Bezeichnung des behandelten Zahnes und der Liquidationsvordruck nach Anlage 2 (§ 10 Abs. 1 und 2 GOZ); nach GOT unter anderem Tierart, Diagnose oder Grund der Konsultation und Umsatzsteuer (§ 7 Abs. 4 GOT). Dazu gegebenenfalls der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Details im Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.
- 3. Fortlaufender Nummernkreis. Das Umsatzsteuergesetz beschreibt die Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Beim Wechsel sollten Sie Ihre bisherige Nummernfolge mit eigener Startnummer fortführen können.
- 4. Unveränderliche Rechnungen, Korrektur per Storno. Eine erstellte Rechnung lässt sich nicht einfach überschreiben. Korrekturen laufen nachvollziehbar über eine Stornorechnung oder Gutschrift mit eigener Nummer und Verweis auf das Original.
- 5. E-Rechnung. Kann das Programm eine strukturierte E-Rechnung erzeugen, und in welchem Format? Pflicht ist sie nach § 14 Abs. 2 UStG bei Leistungen an andere Unternehmer im Inland – mit Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG –, nicht aber für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Heilbehandlungen. Hintergründe im Ratgeber E-Rechnung in der Arztpraxis.
- 6. Zahlungswege auf der Rechnung. Bankverbindung, ein QR-Code für die Banking-App und auf Wunsch ein Link zur Onlinezahlung, deren Eingang der Rechnung zugeordnet wird.
- 7. Mahnwesen. Zahlungserinnerung und Mahnstufen mit eigenen Fristen und Texten, möglichst automatisch, und ein Überblick über offene und überfällige Rechnungen. Mehr im Ratgeber Mahnung schreiben.
- 8. Export für die Steuerberatung. Belege und Buchungsdaten als CSV oder im DATEV-Format, dazu alle Rechnungs-PDFs gesammelt – ohne Aufpreis und ohne Umweg über den Support.
- 9. Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit. Verarbeitet der Anbieter Patientendaten in Ihrem Auftrag, ist er Auftragsverarbeiter: Nach Art. 28 DSGVO braucht es dann einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, schriftlich oder elektronisch, und der Anbieter muss hinreichende Garantien für den Datenschutz bieten. Als Berufsgeheimnisträger dürfen Sie mitwirkenden Dienstleistern Geheimnisse nur offenbaren, soweit das erforderlich ist, und müssen dafür sorgen, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet sind (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB).
- 10. Mandantentrennung und Rollen. Ihre Praxis sieht nur ihre eigenen Daten, und im Team gibt es Rollen, damit nicht jede Person alles darf.
- 11. Zwei-Faktor-Anmeldung. Neben dem Passwort ein zweiter Faktor, zum Beispiel ein Code aus einer Authenticator-App – idealerweise für das ganze Team als Pflicht einstellbar.
- 12. Transparentes Kostenmodell. Alle Kosten stehen vorab fest – Grundgebühr, je Benutzer, je Zahlung, je Brief, Zusatzpakete, Laufzeit – und für Gebühren gibt es einen Beleg.
„Kostenlos“ prüfen: wo bei Rechnungsprogrammen Kosten entstehen können
Kostenlos kann heißen: nur bis zu einer bestimmten Zahl von Rechnungen, nur ohne Zahlungsfunktion oder kostenlos im Kern mit Gebühren an anderer Stelle. Entscheidend ist, dass Sie vorher wissen, welche Kosten wann anfallen.
| Kostenpunkt | Worauf Sie achten sollten | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Grundgebühr | Monatliche oder jährliche Pauschale, auch in Monaten ohne Rechnung | „Was zahle ich in einem Monat, in dem ich keine Rechnung schreibe?“ |
| Mengengrenzen | Kostenloser Umfang nur bis zu einer bestimmten Zahl von Rechnungen oder Patienten | „Was passiert bei der ersten Rechnung über der Grenze?“ |
| Benutzer und Standorte | Preis je Benutzer, je Behandler oder je Standort | „Was kostet ein weiterer Zugang für den Empfang?“ |
| Gebühren je Zahlung | Bei Onlinezahlungen fallen in der Regel Transaktionsgebühren an, teils zusätzlich eine Gebühr des Anbieters | „Welche Gebühren fallen je Zahlung an, wer trägt sie, und gibt es einen Beleg?“ |
| Zusatzmodule | Mahnwesen, Export, Vorlagen oder Teamfunktionen nur im kostenpflichtigen Paket | „Welche Punkte meiner Checkliste sind im kostenlosen Umfang enthalten?“ |
| Briefversand | Druck, Kuvertierung und Porto je Brief | „Was kostet ein Brief, und gibt es eine Mindestmenge?“ |
| Laufzeit und Kündigung | Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist | „Kann ich die Nutzung jederzeit beenden?“ |
| Datenexport und Ausstieg | Export nur gegen Gebühr oder nur in einem eigenen Format | „Bekomme ich alle PDFs und Buchungsdaten, wenn ich wechsle?“ |
Die Tabelle beschreibt typische Kostenpunkte, keine bestimmten Anbieter.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Rechnungen im Monat, davon online bezahlt, Briefe per Post, Personen im Programm. Erst damit lässt sich sagen, ob ein Programm mit Grundgebühr oder eines mit Gebühren je Zahlung für Ihre Praxis günstiger ist. Den Vergleich mit einer privatärztlichen Verrechnungsstelle behandelt der Ratgeber Verrechnungsstelle oder selbst abrechnen.
Word- oder Excel-Vorlage oder Rechnungsprogramm?
Wer eine Privatrechnung kostenlos schreiben möchte, denkt zuerst an eine Vorlage. Das ist möglich – mit der Zahl der Rechnungen steigen aber Aufwand und das Risiko kleiner Fehler, die eine Rechnung unvollständig machen.
Vorlage aus Word oder Excel
- Punktzahl, Faktor und Rundung rechnen Sie selbst.
- Nummern vergeben Sie von Hand – Lücken oder Dubletten fallen oft erst später auf.
- Die Datei bleibt änderbar; die unveränderte Ablage organisieren Sie selbst.
- Zahlungseingänge und Mahnungen verfolgen Sie in einer eigenen Liste.
Rechnungsprogramm für Heilberufe
- Beträge kommen aus dem Katalog, Begründungen werden abgefragt.
- Die Nummer wird beim Erstellen einmalig vergeben.
- Erstellte Rechnungen bleiben unverändert; Korrekturen per Storno oder Gutschrift.
- Offene Posten, Mahnungen und Export liegen an einer Stelle.
Beim Umstieg nehmen Sie die bisherige Nummernfolge als Startnummer mit, dazu Ihre Preise und Leistungstexte. Die alten Rechnungen bleiben in Ihrer Ablage – ihre Aufbewahrungsfrist läuft unabhängig vom Programmwechsel weiter.
GoBD in Kürze: unveränderbar, nachvollziehbar, acht Jahre aufbewahren
Die GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – stehen in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder, geändert unter anderem am 14. Juli 2025. Für die Wahl eines Rechnungsprogramms zählen vor allem drei Punkte.
Unveränderbarkeit
Laut § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein Rechnungsprogramm unterstützt das, wenn eine erstellte Rechnung nicht überschrieben, sondern nur über eine Stornorechnung oder Gutschrift korrigiert werden kann.
Acht Jahre Aufbewahrung
Ein Doppel jeder Rechnung ist nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung; § 147 Abs. 3 AO sieht für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre vor. Beispiel: Eine Rechnung vom 25.09.2026 ist mindestens bis zum Ablauf des 31.12.2034 aufzubewahren – länger, solange sie für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).
E-Rechnungen
Seit der Änderung vom 14. Juli 2025 heißt es in den GoBD (Rz. 119): Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG reicht es aus, den strukturierten Teil aufzubewahren. Das PDF einer hybriden Rechnung, etwa nach ZUGFeRD, ist nur aufzubewahren, wenn es zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Was das für Ihre Rechnungen an Patienten bedeutet, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Die Checkliste angewendet: was VXPay abdeckt – und wo die Grenzen liegen
VXPay ist eine Web-App für Privat- und Selbstzahlerrechnungen – ohne Installation, auf Desktop, Tablet und Smartphone. So sieht es bei den Punkten 1 bis 11 aus; Punkt 12, die Kosten, folgt im nächsten Abschnitt.
Gebührenordnung
Kataloge je Berufsstand (siehe unten) und eigene Leistungen mit Festpreis. Bei GOÄ und GOZ verlangt VXPay zwischen Schwellenwert und Höchstsatz eine Begründung, die auf der Rechnung erscheint, und über dem Höchstsatz die Bestätigung einer Vereinbarung nach § 2 mit Datum – eine Begründung ist dann nur auf Verlangen nötig; für GOÄ-Leistungen der Abschnitte A, E, M und O zeigt VXPay Faktoren über dem Höchstsatz als GOÄ-Hinweis. Liegt ein Preis über dem GebüH-Höchstsatz oder bei Heilmitteln über dem Katalogwert, dem Wert der Anlage 9 BBhV laut Verordnungstext, verlangt VXPay einen Hinweis auf der Rechnung. Fehlt Begründung, Vereinbarung oder Hinweis, erstellt VXPay die Rechnung nur nach Ihrer Bestätigung „Ja, ich weiß“. Der Rechnungsassistent zeigt an Katalogpositionen den Rahmen der Gebührenordnung mit Beträgen; ein Klick auf eine Marke setzt den Faktor bzw. den Betrag. Ob eine Begründung inhaltlich trägt oder die Vereinbarung wirksam ist, prüft VXPay nicht.
Rechnung und Steuerhinweis
Das PDF zeigt je Position Datum, Ziffer, Leistungstext, Faktor, Anzahl und Betrag, dazu Begründung und Vereinbarungsvermerk. Umsatzsteuer-Modus: steuerfreie Heilbehandlung (§ 4 Nr. 14 UStG), Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oder Regelbesteuerung. Im Modus „Steuerfreie Heilbehandlung“ setzt VXPay den Hinweis auf § 4 Nr. 14 UStG – oder Ihren eigenen Steuerhinweis – automatisch, solange die Rechnung keine steuerpflichtige Position enthält. Als Kleinunternehmer steht immer der Hinweis nach § 19 UStG darauf. Bei Regelbesteuerung hinterlegen Sie einen Hinweis für steuerfreie Rechnungen selbst im Feld „Steuerhinweis“. Bei Zahnarztrechnungen tragen Sie je Position Zahn bzw. Region ein – tippen oder im Zahnschema auswählen –, und das PDF ist nach Anlage 2 GOZ in der seit 2. Juli 2012 geltenden Fassung gegliedert (mehr unter Zahnärzte); bei Tierarztrechnungen sind Tierart sowie Diagnose bzw. Grund der Konsultation Pflichtfelder (mehr unter Tierärzte). Für alle Berufsstände außer Tierärzten (dort stehen Tierart und Tier auf der Rechnung) gibt es eine abweichende behandelte Person; die Kennzeichnung „auf Verlangen“ gibt es für alle. Ob alle Angaben Ihrer Gebührenordnung auf der Rechnung stehen, prüfen Sie am besten vor dem Start an einer eigenen Musterrechnung.
Nummern, Storno, Archiv
Die Rechnungsnummer vergibt VXPay erst beim Erstellen – aus Ihrem Nummernkreis mit Präfix, Stellenzahl und Startnummer, ohne Doppelvergabe. Erstellte Rechnungen sind unveränderlich; ein Storno erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Verweis auf das Original. Jedes PDF wird einmal erzeugt und unverändert archiviert.
E-Rechnung und Zahlungswege
Jede erstellte Rechnung enthält eine eingebettete, maschinenlesbare Rechnungsdatei (ZUGFeRD/Factur-X); Rechnungen an Unternehmen sind in VXPay allerdings nicht vorgesehen. Ohne Onlinezahlung trägt die Rechnung Ihre Bankverbindung und – bei hinterlegter IBAN – einen EPC-QR-Code (bekannt als GiroCode); Überweisungen markieren Sie mit einem Klick als bezahlt. Mit VXPay Payments steht stattdessen ein Zahlungslink mit QR-Code darauf: Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weitere Zahlarten; nach der Bestätigung der Zahlung wechselt der Status automatisch auf bezahlt.
Mahnwesen und Export
Das automatische Mahnwesen ist kostenlos und wird mit einem Häkchen eingeschaltet: eigene Stufen, Fristen, Texte und Mahngebühren. Der Buchhaltungsexport ist ebenfalls kostenlos: Rechnungs-PDFs, CSV-Dateien mit Buchungssätzen nach SKR03 oder SKR04 und ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF) – den ersten Import am besten mit Ihrer Kanzlei testen.
Datenschutz und Sicherheit
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen Sie bei der Einrichtung elektronisch. Jede Abfrage ist serverseitig auf Ihre Praxis begrenzt. Die Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App ist kostenlos und für alle oder bestimmte Rollen als Pflicht einstellbar; eigene Rollen legen Sie mit genau den nötigen Rechten an.
In vier Schritten von der Registrierung bis zur Zahlung
- Konto eröffnen
Sie registrieren sich mit Name, E-Mail-Adresse und Passwort und wählen Einzelpraxis oder Organisation; eine Kreditkarte ist nicht nötig. Bei der Praxiseinrichtung bestätigen Sie AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Berufsstand wählen
Der Einrichtungsassistent führt durch Berufsstand – auch mehrere –, Praxisdaten, Umsatzsteuer, Bankverbindung und Logo. Jeder Schritt lässt sich überspringen und später nachholen.
- Erste Rechnung erstellen
Empfänger, Leistungsdatum und Leistungen aus Katalog oder Favoriten wählen, das PDF prüfen und erstellen – erst jetzt wird die Nummer vergeben. Der Versand per E-Mail ist kostenlos.
- Zahlung erhalten
Bei Zahlung über VXPay Payments wechselt der Status automatisch – auch bei Überweisungen auf die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten, die VXPay automatisch der Rechnung zuordnet. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst; diese markieren Sie als bezahlt. Die Einrichtung der Onlinezahlung dauert meist 10–15 Minuten, dazu kommt die Prüfung durch den Zahlungsdienstleister.
Was bei VXPay kostenlos ist – und was Geld kostet
Alle Werte stammen aus den aktuellen Plattformeinstellungen. Die ausführliche Übersicht mit Rechenbeispielen steht auf der Seite Preise.
| Leistung | Kosten | Hinweis |
|---|---|---|
| Grundgebühr und Vertragslaufzeit (Grundnutzung) | keine | Für die Registrierung ist keine Kreditkarte nötig. |
| Rechnungen als PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X), Stornorechnung und Gutschrift | kostenlos | Erstellte Rechnungen bleiben unverändert; Korrekturen erhalten eine eigene Nummer. |
| Versand per E-Mail | kostenlos | Antworten der Patienten gehen an die E-Mail-Adresse Ihrer Praxis. |
| Automatisches Mahnwesen | kostenlos | Eigene Stufen, Fristen und Texte; per E-Mail ohne Kosten, kostenpflichtig ist nur ein optionaler Brief. |
| Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen, CSV-Massenanlage, Übernahme aus dem Praxisprogramm | kostenlos | Kein Paket nötig. |
| Team, Rollen, Standorte und mehrere Behandler | kostenlos | Keine Gebühr je Teammitglied; ein Zusatzpaket wird je Praxis gebucht, nicht je Benutzer. |
| Zwei-Faktor-Anmeldung | kostenlos | Für jedes Benutzerkonto, auf Wunsch als Pflicht für das Team. |
| Buchhaltungsexport | kostenlos | ZIP mit Rechnungs-PDFs, CSV-Dateien und DATEV-Buchungsstapel. |
| Onlinezahlung über VXPay Payments | Plattformgebühr 1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt + Transaktionsgebühr | Nur je erfolgreicher Zahlung, automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig – auch nicht bei Storno oder Erstattung. |
| Briefversand (optional) | ab 1,20 € brutto je Brief | Preis nach Seitenzahl; der Ab-Preis gilt für einen einseitigen Brief. |
| Zusatzpaket Praxis Pro (optional) | 9,90 € netto im Monat | Monatlich kündbar oder jährlich buchbar. Alle oben als kostenlos genannten Funktionen bleiben ohne Paket kostenlos. |
| Einrichtungsservice (optional) | einmalig 199,00 € netto | Gemeinsame Einrichtung per Telefon und Fernwartung, zuzüglich Umsatzsteuer. |
Stand: Plattformeinstellungen beim Aufruf dieser Seite. Beispiel: Bei einer Zahlung über 100,00 € beträgt die Plattformgebühr 2,13 € brutto. Die Transaktionsgebühren legt der Zahlungsdienstleister fest; sie hängen von der Zahlungsart ab. Für jeden Monat mit Gebühren erhalten Sie eine Gebührenabrechnung als PDF-Beleg.
Keine Zahlung, keine Zahlungsgebühr: Überweist ein Patient direkt auf Ihr Bankkonto oder bleibt eine Rechnung offen, entsteht keine Plattform- und keine Transaktionsgebühr. Davon unabhängig kosten Optionen wie das Zusatzpaket Praxis Pro, der Briefversand je Brief und der Einrichtungsservice nur dann etwas, wenn Sie sie buchen oder nutzen.
Für welche Heilberufe VXPay ausgelegt ist
Beim Einrichten wählen Sie Ihren Berufsstand – auch mehrere, etwa für eine Gemeinschaftspraxis. Jede Rechnung gehört zu genau einem Berufsstand und wird getrennt ausgewertet.
| Berufsstand | Abrechnungsgrundlage |
|---|---|
| Arzt / Ärztin | GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte), dazu eigene Leistungen mit Festpreis |
| Zahnarzt / Zahnärztin | GOZ (Gebührenordnung für Zahnärzte) und GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte), dazu eigene Leistungen mit Festpreis |
| Psychotherapeut / Psychotherapeutin | GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte), dazu eigene Leistungen mit Festpreis |
| Heilpraktiker / Heilpraktikerin | GebüH (Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker), dazu eigene Leistungen mit Festpreis |
| Tierarzt / Tierärztin | GOT (Gebührenordnung für Tierärzte), dazu eigene Leistungen mit Festpreis |
| Physiotherapeut / Physiotherapeutin | Eigene Preise; als Orientierung die beihilfefähigen Höchstbeträge für Heilmittel (Anlage 9 BBhV) |
| Ergotherapeut / Ergotherapeutin | Eigene Preise; als Orientierung die beihilfefähigen Höchstbeträge für Heilmittel (Anlage 9 BBhV) |
| Logopäde / Logopädin | Eigene Preise; als Orientierung die beihilfefähigen Höchstbeträge für Heilmittel (Anlage 9 BBhV) |
| Podologe / Podologin | Eigene Preise; als Orientierung die beihilfefähigen Höchstbeträge für Heilmittel (Anlage 9 BBhV) |
| Weitere Gesundheitsberufe (z. B. Osteopathie, Hebammen, Ernährungsberatung, Kunst- und Musiktherapie) | Eigene Leistungen und Festpreise |
Die Abrechnung nach der jeweiligen Gebührenordnung verantwortet Ihre Praxis; VXPay schränkt die Katalogauswahl nicht auf einzelne Abschnitte ein.
Besonderheiten je Beruf finden Sie unter Lösungen, für Heilpraktiker für Psychotherapie auf der Seite HP für Psychotherapie.
Was VXPay nicht ist
Damit Sie realistisch planen können, auch das Wichtigste zu den Grenzen:
- Kein Praxisverwaltungssystem: keine Patientenakte, keine Befunde, keine Terminverwaltung. VXPay ergänzt Ihr Praxisprogramm: Privatrechnungen nach GOÄ oder GebüH, die es als PADneXt- oder PAD-Datei unverschlüsselt exportiert, lassen sich übernehmen (die zahnärztliche PADneXt-Abrechnung derzeit nicht); für GOT und Heilmittel gibt es die CSV-Massenanlage.
- Keine Kassenabrechnung: VXPay ist für Privat- und Selbstzahlerrechnungen gedacht, nicht für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen.
- Keine Registrierkasse: Der Kassenmodus für Zahlungen am Empfang ist keine Registrierkasse und erfasst kein Bargeld.
- Keine Rechnungen an Unternehmen: Rechnungsempfänger ist in VXPay immer eine Person; Felder für Firmenname oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers gibt es nicht.
- Kein Offline-Betrieb, nur Deutschland: VXPay läuft im Browser mit Internetverbindung und ist auf Praxen in Deutschland ausgelegt – Beträge in Euro, Oberfläche auf Deutsch.
Quellen
- § 2 GOÄ – Abweichende Vereinbarung (öffnet in neuem Tab)
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren (öffnet in neuem Tab) – Punktwert, Rundung, Gebührenrahmen, Schwellenwerte (Abs. 2 bis 4)
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung; Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- BGH, Urteil vom 21.12.2006 – III ZR 117/06 (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit nach den formalen Voraussetzungen der Rechnung
- § 5 GOZ – Bemessung der Gebühren (öffnet in neuem Tab)
- § 10 GOZ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung; Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Anlage 2, Bezeichnung des Zahnes, Begründung
- Anlage 2 GOZ – Liquidationsvordruck (öffnet in neuem Tab)
- § 2 GOT – Gebührenordnung für Tierärzte (öffnet in neuem Tab) – Einfaches bis Dreifaches des Gebührensatzes
- § 7 GOT – Gebühren- und Rechnungsbestandteile, Fälligkeit (öffnet in neuem Tab)
- § 4 UStG – Steuerbefreiungen (öffnet in neuem Tab) – Nr. 14 Heilbehandlungen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab) – Abs. 2 E-Rechnung, Abs. 4 Pflichtangaben
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (öffnet in neuem Tab) – Abs. 38: Übergangsregeln zur E-Rechnung
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (öffnet in neuem Tab)
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (öffnet in neuem Tab)
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, Änderung vom 11.03.2024 (öffnet in neuem Tab)
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, 2. Änderung vom 14.07.2025 (öffnet in neuem Tab) – Rz. 119: Aufbewahrung von E-Rechnungen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter (Verordnung (EU) 2016/679) (öffnet in neuem Tab)
- Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 13 – Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO (öffnet in neuem Tab)
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3 und 4: mitwirkende Personen
- Anlage 9 BBhV – Höchstbeträge für beihilfefähige Aufwendungen für Heilmittel (öffnet in neuem Tab)
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm für die Arztpraxis?
Ja, es gibt Programme, deren Grundnutzung nichts kostet – prüfen Sie aber genau, was dazugehört. Bei VXPay gibt es keine Grundgebühr und keine Vertragslaufzeit; Rechnungen erstellen und per E-Mail versenden, das automatische Mahnwesen per E-Mail und der Buchhaltungsexport kosten nichts. Bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an. Optional und kostenpflichtig sind das Zusatzpaket Praxis Pro, der Briefversand je Brief und der Einrichtungsservice.
Reicht eine Word- oder Excel-Vorlage für Privatrechnungen?
Eine Rechnung aus einer Vorlage ist möglich, solange sie alle Pflichtangaben enthält. Betrag aus Punktzahl, Punktwert und Faktor, fortlaufende Rechnungsnummer, unveränderte Ablage über acht Jahre und die Nachverfolgung offener Rechnungen organisieren Sie dann selbst. Bei regelmäßigen Rechnungen spart ein Programm Zeit und verringert das Risiko von Rechen- und Übertragungsfehlern.
Was bedeuten die GoBD für mein Rechnungsprogramm?
Für Rechnungen zählen vor allem die Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO) und die Aufbewahrung: acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). In VXPay sind erstellte Rechnungen unveränderlich, Korrekturen laufen über Stornorechnung oder Gutschrift. Eine GoBD-Zertifizierung verspricht VXPay nicht, und die Aufbewahrung bleibt Aufgabe Ihrer Praxis.
Brauche ich für Privatrechnungen an Patienten eine E-Rechnung?
In der Regel nein. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG betrifft Leistungen an andere Unternehmer im Inland und gilt nicht für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind – dazu gehören Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG. VXPay bettet trotzdem in jede erstellte Rechnung eine maschinenlesbare Rechnungsdatei (ZUGFeRD/Factur-X) ein; das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung. Rechnungen an Unternehmen sind in VXPay nicht vorgesehen.
Was kostet VXPay, wenn Patienten online bezahlen?
Je erfolgreicher Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an; beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Bei einer Zahlung über 100,00 € beträgt die Plattformgebühr 2,13 € brutto. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig, auch nicht bei Storno oder Erstattung. Überweist ein Patient direkt auf Ihr Bankkonto, entsteht keine Zahlungsgebühr. Für jeden Monat mit Gebühren erhalten Sie eine Gebührenabrechnung als PDF-Beleg.
Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich das Programm wechsle?
Bei VXPay laden Inhaber und Admins jederzeit einen Buchhaltungsexport als ZIP mit Rechnungs-PDFs und CSV-Dateien herunter; die Rechnungs-PDFs eines Zeitraums lassen sich gesammelt exportieren, bis 500 Rechnungen je Export. Eine Vertragslaufzeit gibt es für die Grundnutzung nicht. Denken Sie beim Wechsel daran, dass die Aufbewahrung Ihrer Rechnungen Ihre Pflicht bleibt, und führen Sie im neuen Programm Ihren Nummernkreis fort.
Weniger Aufwand mit offenen Rechnungen
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.