Zahlungserinnerung und Mahnungen automatisch – kostenlos für jede Praxis
Offene Privatrechnungen im Blick behalten und rechtzeitig, aber freundlich erinnern, kostet in der Arztpraxis wie in der Therapiepraxis Zeit und Überwindung. Mit dem automatischen Mahnwesen von VXPay schalten Sie das Mahnen einmal ein und legen Ihre Stufen fest; danach prüft VXPay stündlich die überfälligen Rechnungen und versendet die jeweils nächste Stufe. Das Mahnwesen selbst und der Versand per E-Mail sind kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Paket.
Automatisches Mahnwesen einschalten und Mahnstufen festlegen
Nach der Registrierung ist das Mahnwesen zunächst ausgeschaltet – ohne Ihr Zutun geht also keine Mahnung hinaus. Sie aktivieren es mit einem Häkchen unter Einstellungen → Mahnwesen oder direkt im Einrichtungsassistenten und legen dabei fest, wann und wie gemahnt wird.
Jede Mahnstufe beschreiben Sie mit wenigen Angaben:
- Bezeichnung – etwa „Zahlungserinnerung“ oder „1. Mahnung“; sie steht als Überschrift im Schreiben.
- Tage nach Fälligkeit – ab wann die Stufe fällig ist.
- Neue Zahlungsfrist – wie viele Tage der Patient nach dem Schreiben Zeit hat.
- Mahngebühr – optional; 0,00 € bedeutet: keine Gebühr.
- Versandweg – per E-Mail mit Zahlungslink und Link zur Rechnung als PDF, auf Wunsch zusätzlich per Post (kostenpflichtig je Brief).
- Eigener Text – erscheint im Schreiben, zum Beispiel ein freundlicher Satz zur Erinnerung.
| Stufe | Versand ab | Neue Zahlungsfrist | Versandweg |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 7 Tage nach Fälligkeit | 7 Tage | |
| 1. Mahnung | 21 Tage nach Fälligkeit | 7 Tage | |
| 2. Mahnung | 35 Tage nach Fälligkeit | 7 Tage | E-Mail + Post |
Die Werte sind ein Vorschlag – keine gesetzlichen Fristen und keine Empfehlung. Die vorgeschlagene Stufe „2. Mahnung“ ist mit Versand per Post (kostenpflichtig je Brief) und einer Mahngebühr vorbelegt. Tage, Fristen, Gebühren, Versandwege und Texte prüfen und ändern Sie vor dem Speichern.
Unter einem Mindestbetrag – voreingestellt 5,00 €, frei einstellbar – mahnt VXPay nicht automatisch; gewährte Nachlässe werden dabei vom offenen Betrag abgezogen. Die Stufen ändern Inhaber, Admins und Mitarbeitende mit dem Recht „Praxis-Einstellungen“; mahnen und Mahnungen aussetzen dürfen auch Mitarbeitende mit dem Recht „Rechnungen“, bei einer Beschränkung auf Standorte nur für ihre Standorte.
Konto eröffnen, im Einrichtungsassistenten den Schritt „Mahnwesen“ öffnen, Stufen prüfen, Häkchen setzen, speichern. Eine Kreditkarte ist nicht nötig, und jeder Schritt des Assistenten lässt sich überspringen und später nachholen.
Was nach dem Einschalten automatisch passiert
- Stündliche Prüfung
Ist das Mahnwesen aktiv, prüft VXPay jede Stunde alle überfälligen Rechnungen Ihrer Praxis.
- Nur echte Fälle
Gemahnt werden nur offene, überfällige Rechnungen – keine Entwürfe, keine stornierten Rechnungen, keine Gutschriften und keine Rechnungen, deren Mahnungen Sie ausgesetzt haben. Liegt der offene Betrag unter dem Mindestbetrag, bleibt die Rechnung ebenfalls außen vor. Hält VXPay den automatischen Versand einer Rechnung zurück, weil ein Beleg fehlt, der beiliegen muss, ruht das Mahnen bis zum ersten Versand.
- Höchstens eine Stufe je Lauf
Fällig ist die nächste Stufe, deren Tage erreicht sind. Pro Lauf versendet VXPay je Rechnung höchstens eine Stufe, und zwischen zwei Stufen liegt mindestens die Zahlungsfrist der vorherigen. Schalten Sie das Mahnwesen erst spät ein, erhalten Patienten also nicht mehrere Schreiben auf einmal.
- Versand und Verlauf
Das Schreiben geht auf den Versandwegen der Stufe hinaus. Im Verlauf der Rechnung wird jede versendete Stufe mit Versandweg, Mahngebühr und Gesamtforderung festgehalten, und Ihre Praxis erhält eine Benachrichtigung.
Mahnung automatisch versenden: Mahnschreiben, Rechnung und Bezahllink
Per E-Mail erhält der Patient die Mahnung mit Rechnungsbetrag, gegebenenfalls Mahngebühren, neuer Frist und Gesamtbetrag – dazu einen Link, über den er die Rechnung als PDF herunterlädt, standardmäßig ohne Dateianhang. Stellt Ihre Praxis „Link + PDF-Anhang“ ein, hängen Mahnschreiben und Rechnung zusätzlich als PDF an.
E-Mail und – beim Postversand – Mahnschreiben tragen Praxisname, Anschrift und Akzentfarbe Ihrer Praxis; das Mahnschreiben ist für Fensterumschläge gesetzt, mit Anschriftfeld nach DIN 5008. Welche Wege zum Bezahlen darin stehen, hängt davon ab, ob Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat:
Mit VXPay Payments
Mahnschreiben und E-Mail enthalten zusätzlich einen Bezahllink und einen QR-Code. Dahinter steht genau der offene Betrag aus dem Schreiben, einschließlich Mahngebühren. Der Patient braucht kein Konto und keine App und zahlt per Kartenzahlung oder – je nach Gerät und Zahlungskonto – mit Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten.
Für die Überweisung nennt das Schreiben die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten mit dem passenden Verwendungszweck; solche Überweisungen ordnet VXPay automatisch zu.
Ohne Onlinezahlung
Das Schreiben bittet um Überweisung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck und nennt dafür die Bankverbindung aus Ihren Praxisdaten. Einen Bezahllink oder QR-Code enthält das Mahnschreiben in diesem Fall nicht.
Die Bitte um Überweisung steht auch dann im Schreiben, wenn VXPay Payments verbunden ist – dann mit der persönlichen Zahlungs-IBAN des Patienten; Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch zu. Überweist ein Patient trotzdem auf Ihr eigenes Praxiskonto, lohnt der Blick dorthin, bevor die nächste Stufe fällig wird (siehe Überweisungen).
Kartenzahlungen werden in der Regel innerhalb von Sekunden bestätigt; bei einer Lastschrift kann die Bestätigung einige Tage dauern. Die Zeit bis zur Zahlungsbestätigung bezieht sich auf Onlinezahlungen über VXPay Payments; die Auszahlung auf Ihr Bankkonto richtet sich nach den Auszahlungsfristen der Zahlungsabwicklung. Wie Bezahllink, QR-Code und Bezahlseite im Einzelnen funktionieren, beschreibt die Seite Onlinezahlung per Link und QR-Code. Formulierungshilfen für freundliche und klare Texte finden Sie im Ratgeber Mahnung schreiben.
Mahngebühren: an der Rechnung festgehalten, online gleich mitbezahlt
Legen Sie für eine Stufe eine Mahngebühr fest, hält VXPay sie beim Versand dieser Stufe an der Rechnung fest. Der Rechnungsbeleg selbst bleibt unverändert.
Offen ist danach: Rechnungsbetrag minus gewährter Nachlass plus Mahngebühren. Genau dieser Betrag steht im Mahnschreiben, hinter dem Bezahllink, auf der Bezahlseite und im Kassenmodus. Mit VXPay Payments zahlt der Patient Rechnung und Mahngebühr deshalb in einem einzigen Vorgang – ohne zweite Überweisung für die Gebühr.
| Datum | Ereignis | Mahngebühr | Offener Betrag |
|---|---|---|---|
| 08.10.2026 | Rechnung fällig (Tag 0, 14 Tage Zahlungsziel) | – | 97,50 € |
| 15.10.2026 | Zahlungserinnerung per E-Mail (Tag 7), neue Frist bis 22.10.2026 | – | 97,50 € |
| 29.10.2026 | 1. Mahnung per E-Mail und Post (Tag 21), neue Frist bis 05.11.2026 | 1,20 € (Beispiel) | 98,70 € |
| 31.10.2026 | Kartenzahlung über den QR-Code im Schreiben (Tag 23); die Rechnung steht auf „bezahlt“, der Mahnlauf endet | – | 0,00 € |
| 12.11.2026 | 2. Mahnung (Tag 35) | – | entfällt |
Fiktives Beispiel (Praxis am Park, Patientin Erika Mustermann, VXPay Payments verbunden): 97,50 € + 1,20 € = 98,70 €. Die Mahngebühr entspricht im Beispiel dem Preis eines einseitigen Briefs und ist keine Empfehlung – ob Sie überhaupt eine Gebühr verlangen dürfen und in welcher Höhe, hängt von den tatsächlich entstandenen Kosten ab (siehe rechtlicher Rahmen unten). Bei einer Mahnung nur per E-Mail entstehen in der Regel keine ersatzfähigen Sachkosten wie Porto oder Material. VXPay versendet eine Stufe frühestens an dem Tag, an dem sie fällig wird, beim nächsten stündlichen Lauf.
Dieser Mahnlauf kostet Ihre Praxis den Brief der 1. Mahnung (ab 1,20 € brutto je einseitigem Brief) und die Gebühren der erfolgreichen Onlinezahlung über VXPay Payments: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Beide Zahlungsgebühren werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten; die Mahngebühr zählt dabei zum gezahlten Betrag.
Laut § 286 Abs. 1 BGB kommt in Verzug, wer auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht zahlt. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – gegenüber Verbrauchern, also in aller Regel gegenüber Patientinnen und Patienten, aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Einen Verzögerungsschaden kann die Praxis nach § 280 Abs. 2 BGB nur unter den Voraussetzungen des Verzugs verlangen. Die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst, sind deshalb in der Regel nicht ersatzfähig; ersatzfähig sind in der Regel nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto und Material, nicht der eigene Zeitaufwand. Der Virchowbund weist darauf hin, dass Mahngebühren nicht höher ausfallen dürfen als der entstandene Schaden. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.
VXPay prüft nicht, ob und in welcher Höhe eine Gebühr zulässig ist – das entscheiden Sie. Mehr zu Verzug und Fristen im Ratgeber Zahlungsziel der Privatrechnung.
Rücksicht auf laufende Onlinezahlungen – Klartext bei Überweisungen
Ein Patient, der gerade bezahlt, soll keine Mahnung mit Gebühr bekommen. Deshalb gleicht VXPay vor jedem Mahnlauf offene Zahlungen mit dem Zahlungsdienst ab.
Läuft zu einer Rechnung bereits eine Onlinezahlung über VXPay Payments – etwa eine Lastschrift, deren Bestätigung noch aussteht –, stellt VXPay die Mahnung zurück: bis zu 21 Tage bei einer Zahlung in Bearbeitung und bis zu zwei Tage, wenn der Bezahlvorgang nur begonnen wurde. Ist die Zahlung bestätigt, springt die Rechnung auf „bezahlt“, und der Mahnlauf endet automatisch.
Überweist der Patient auf seine persönliche Zahlungs-IBAN aus Rechnung oder Mahnschreiben, ordnet VXPay die Zahlung automatisch der Rechnung zu; ist der volle Betrag eingegangen, endet der Mahnlauf. Erwartet wird dabei immer der aktuell offene Betrag – einschließlich erhobener Mahngebühren und abzüglich gewährter Nachlässe.
Zahlt ein Patient per Überweisung direkt auf Ihr Konto, erfährt VXPay davon nicht von selbst. Markieren Sie die Rechnung dann als bezahlt oder setzen Sie die Mahnungen für diese Rechnung aus – sonst kann die nächste Stufe trotz Zahlung versendet werden.
Mahnwesen-Software mit Übersicht: jede Rechnung einzeln oder gesammelt steuern
Die Übersicht „Mahnwesen“ zeigt alle überfälligen Rechnungen mit Mahnstatus, erhobenen Gebühren, nächster Stufe und deren Datum – dazu Kennzahlen, wie viele Rechnungen überfällig, gemahnt oder ausgesetzt sind. Mit mehreren Standorten filtern Sie nach Standort.
Aussetzen
Nimmt eine Rechnung, mehrere ausgewählte oder alle offenen Rechnungen eines Patienten aus dem automatischen Mahnen – mit Grund und Enddatum oder bis auf Weiteres. Ausgesetzte Rechnungen sind in Rechnungsliste und Übersicht gekennzeichnet und filterbar.
Jetzt mahnen
Sendet sofort die nächste Stufe, auch bei ausgeschalteter Automatik und auch unterhalb des Mindestbetrags. Dabei gelten die Versandwege der Stufe; für ausgesetzte Rechnungen ist „Jetzt mahnen“ gesperrt.
Gesammelt senden
Bei eingeschaltetem Mahnwesen versendet ein Klick alle jetzt fälligen Mahnungen sofort, statt auf den nächsten stündlichen Lauf zu warten – mit Standortfilter auch nur für einen Standort.
Mahnung aussetzen – mit Grund und Enddatum
Ratenzahlung vereinbart, Erstattung der Versicherung steht aus, die Rechnung wird korrigiert: Dann setzen Sie die Mahnungen aus, statt das Mahnwesen der ganzen Praxis abzuschalten. VXPay merkt sich, warum und bis wann – und mahnt danach von selbst weiter, solange das Mahnwesen eingeschaltet ist.
- Wo: an der Rechnung, in der Mahnübersicht, für ausgewählte Rechnungen der Rechnungsliste oder auf der Seite eines Patienten für alle seine offenen Rechnungen.
- Grund: „Ratenzahlung vereinbart“, „Zahlungsaufschub vereinbart“, „Erstattung der Versicherung abwarten“, „In Klärung mit dem Patienten“, „Rechnung wird korrigiert“, „Persönliche Absprache“ oder „Sonstiger Grund“ mit kurzer Notiz. Die Notiz sieht nur Ihr Team – bitte ohne Diagnosen.
- Dauer: 14, 30 oder 60 Tage, bis zu einem Datum (höchstens 365 Tage im Voraus) oder bis auf Weiteres.
- Fortsetzen: Am Tag nach dem Enddatum (deutsche Zeit) hebt VXPay die Aussetzung automatisch auf; ist das Mahnwesen eingeschaltet, folgt die nächste fällige Stufe, und Ihre Praxis erhält die Benachrichtigung „Mahnpause abgelaufen“. Vorher geht es jederzeit mit „Fortsetzen“.
- Nachvollziehbar: Aussetzen, Ändern und Fortsetzen stehen mit Grund, Zeitpunkt und Benutzer im Verlauf der Rechnung.
Das Aussetzen ist ein Arbeitsstand Ihrer Praxis: Fälligkeit und Zahlungsziel der Rechnung bleiben unverändert, vereinbarte Raten überwacht VXPay nicht, und der Patient sieht die Aussetzung nirgends. Kostenlos ist es wie das ganze Mahnwesen.
Was im Hintergrund vor Fehlern schützt
Kein Doppelversand
Jede Stufe wird vor dem Versand reserviert. Parallele Läufe senden dieselbe Mahnung nicht zweimal, und scheitert der Versand vollständig, werden Stufe und Gebühr zurückgenommen.
Zustellprobleme werden gemeldet
Kann eine Mahnung auf keinem Weg zugestellt werden – etwa ohne E-Mail-Adresse –, erhält Ihre Praxis eine Benachrichtigung. Der automatische Lauf versucht es frühestens nach 24 Stunden erneut.
Stufen ändern ohne Durcheinander
Ändern Sie Ihre Stufen, rechnet VXPay laufende Mahnverfahren um. Keine Stufe wird doppelt versendet oder übersprungen.
Mahnungen zusätzlich als Brief
Stufen mit dem Versandweg „Post“ gehen automatisch zusätzlich als Brief – auch beim kostenlosen Mahnwesen; nur der Brief kostet. Ein Briefdienstleister der Plattform druckt, kuvertiert, frankiert und übergibt ihn der Post, ohne Drucker und Gang zur Post in der Praxis.
Berechnet wird je Brief nach Seitenzahl, ab 1,20 € brutto für einen einseitigen Brief – ohne Abo und ohne Mindestmenge. Voraussetzung ist eine hinterlegte Zahlungsmethode für die Portokosten. Einzelheiten zu Preisen und Ablauf: Briefversand.
Mahngebühren im Buchhaltungsexport
Vereinnahmte Mahngebühren erscheinen im kostenlosen Buchhaltungsexport als eigene, nicht umsatzsteuerbare Buchung „Mahngebühr“ mit der Rechnungsnummer. Die Belegliste weist bei jeder Rechnung aus, wie viel des Zahlbetrags auf Mahngebühren entfällt – so bleibt der Rechnungsumsatz von den Gebühren getrennt. Wie Sie Mahngebühren steuerlich behandeln, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Was kostet das Mahnwesen?
| Leistung | Kosten |
|---|---|
| Mahnwesen einschalten, Stufen, Texte, Mahngebühren, Übersicht, Mahnungen aussetzen | kostenlos |
| Zahlungserinnerungen und Mahnungen per E-Mail | kostenlos |
| Zahlung über VXPay Payments per Bezahllink, QR-Code oder Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN – nur, wenn der Patient erfolgreich zahlt | Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung |
| Mahnung zusätzlich per Post | ab 1,20 € brutto je einseitigem Brief |
| Buchhaltungsexport mit Mahngebühren | kostenlos |
Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig: Sie bleibt auch bei Storno, Gutschrift oder Rückerstattung bestehen. Keine Zahlung über VXPay Payments – keine Zahlungsgebühren.
Eine Grundgebühr oder Vertragslaufzeit gibt es für die Grundnutzung nicht. Alle Kosten von VXPay auf einen Blick finden Sie unter Preise.
Was das Mahnwesen nicht übernimmt
- Keine Verzugszinsen: VXPay berechnet keine Zinsen.
- Kein gerichtliches Mahnverfahren: Einen Mahnbescheid beantragt VXPay nicht. Wichtig für Ihre Fristen: Eine Mahnung hemmt die Verjährung für sich genommen nicht – laut § 204 Abs. 1 BGB tun das Schritte der Rechtsverfolgung wie die Klageerhebung oder die Zustellung eines Mahnbescheids. Mehr dazu im Ratgeber Verjährung der Arztrechnung.
- Keine Prüfung der Mahngebühren: Ob eine Gebühr zulässig ist, entscheiden Sie.
- Kein Einschreiben: Einschreiben oder Zustellnachweise bietet VXPay nicht an.
- Kein Archiv der Mahnschreiben: Das Mahnschreiben-PDF wird nicht archiviert. Im Verlauf der Rechnung bleibt der Eintrag mit Versandweg, Mahngebühr und Gesamtforderung.
- Kein automatischer Verzugshinweis: Den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB setzt VXPay nicht von selbst auf die Rechnung; Sie können ihn in den Rechnungstext aufnehmen.
Was Sie tun können, wenn trotz Mahnungen nichts passiert, beschreibt der Ratgeber Patient zahlt nicht – was tun?
Quellen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners (öffnet in neuem Tab) – Mahnung nach Fälligkeit, 30-Tage-Regel und Hinweis gegenüber Verbrauchern (Abs. 3)
- § 280 BGB – Schadensersatz wegen Pflichtverletzung (öffnet in neuem Tab) – Verzögerungsschaden nur unter den Voraussetzungen des § 286 (Abs. 2)
- § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden (öffnet in neuem Tab) – 40-Euro-Pauschale nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (Abs. 5)
- § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung (öffnet in neuem Tab) – u. a. Klageerhebung und Zustellung des Mahnbescheids (Abs. 1 Nr. 1 und 3)
- Virchowbund: Mahnungen für unbezahlte Arztrechnungen schreiben (öffnet in neuem Tab) – Praxishinweise zu Mahngebühren, Verzugszinsen und Fristen
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Ist das Mahnwesen bei VXPay wirklich kostenlos?
Ja. Das automatische Mahnwesen mit eigenen Stufen, Fristen, Texten und Mahngebühren ist für jede Praxis kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Paket. Auch der Versand per E-Mail kostet nichts. Zahlungsgebühren entstehen nur, wenn ein Patient über VXPay Payments erfolgreich online oder per Überweisung auf seine persönliche Zahlungs-IBAN zahlt: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Lassen Sie eine Stufe zusätzlich per Post versenden, wird der Brief nach Seitenzahl berechnet.
Mahnt VXPay nach der Registrierung automatisch?
Nein. Das Mahnwesen ist zunächst ausgeschaltet. Sie aktivieren es mit einem Häkchen unter Einstellungen → Mahnwesen oder im Einrichtungsassistenten und prüfen dabei die vorgeschlagenen Stufen. Erst danach prüft VXPay stündlich die überfälligen Rechnungen Ihrer Praxis.
Erkennt VXPay, wenn ein Patient per Überweisung zahlt?
Ja, wenn er auf seine persönliche Zahlungs-IBAN überweist: Mit VXPay Payments erhält jeder Patient eine persönliche Zahlungs-IBAN, die mit eigenem Verwendungszweck auf Rechnung und Mahnschreiben steht. Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch der richtigen Rechnung zu (auch bei mehreren offenen Rechnungen, über den Verwendungszweck bzw. den Betrag); ist der volle Betrag eingegangen, springt die Rechnung auf „bezahlt“ und der Mahnlauf endet. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst – markieren Sie solche Rechnungen als bezahlt. Ist eine Zahlung noch unklar, setzen Sie die Mahnungen für die Rechnung aus, damit keine weitere Stufe versendet wird.
Welche Mahngebühr darf ich verlangen?
Das entscheiden Sie; VXPay prüft die Zulässigkeit nicht. Einen Verzögerungsschaden können Sie nach § 280 Abs. 2 BGB nur unter den Voraussetzungen des Verzugs (§ 286 BGB) verlangen. Die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst, sind deshalb in der Regel nicht ersatzfähig, bei späteren Mahnungen in der Regel nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto und Material, nicht der eigene Zeitaufwand. Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt gegenüber Verbrauchern nicht. Im Zweifel fragen Sie Ihre Rechtsberatung.
Kann ich einzelne Rechnungen vom Mahnen ausnehmen?
Ja. Sie setzen die Mahnungen für eine Rechnung, für mehrere ausgewählte Rechnungen oder für alle offenen Rechnungen eines Patienten aus – mit einem Grund wie „Ratenzahlung vereinbart“ oder „Erstattung der Versicherung abwarten“, einer optionalen Notiz nur für Ihr Team und einer Dauer von 14, 30 oder 60 Tagen, bis zu einem Datum (höchstens 365 Tage im Voraus) oder bis auf Weiteres. Am Tag nach dem Enddatum hebt VXPay die Aussetzung automatisch auf und mahnt bei eingeschaltetem Mahnwesen mit der nächsten fälligen Stufe weiter. Aussetzen, Ändern und Fortsetzen stehen mit Grund, Zeitpunkt und Benutzer im Verlauf der Rechnung; der Patient sieht davon nichts. Umgekehrt sendet „Jetzt mahnen“ sofort die nächste Stufe – auch dann, wenn die Automatik ausgeschaltet ist; für ausgesetzte Rechnungen ist es gesperrt, bis Sie sie fortsetzen.
Ab wann zählt VXPay die Tage bis zur Zahlungserinnerung?
Ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung: Rechnungsdatum plus Zahlungsziel, das Sie je Rechnung festlegen (0 bis 120 Tage, vorbelegt aus Ihren Praxisdaten). Beispiel: Eine Rechnung vom 24.09.2026 mit 14 Tagen Zahlungsziel ist am 08.10.2026 fällig. Mit dem Vorschlag von 7 Tagen geht die Zahlungserinnerung am 15.10.2026 hinaus, sofern das Mahnwesen eingeschaltet und die Rechnung dann noch offen ist.
Enthält jede Mahnung einen QR-Code zum Bezahlen?
Nur wenn Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat. Dann tragen Mahnschreiben und E-Mail zusätzlich einen Bezahllink und einen QR-Code über den offenen Betrag einschließlich Mahngebühren. Für die Überweisung nennt das Schreiben dann die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten. Ohne Onlinezahlung bleibt es bei der Bitte um Überweisung auf Ihre Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.
Jetzt kostenlos starten
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.