Privatpatient zahlt nicht: der Fahrplan von der Erinnerung bis zum Mahnbescheid
Die Behandlung liegt Wochen zurück, die Privatrechnung ist noch offen – und das Nachfassen kostet Zeit und Überwindung. Wenn ein Patient die Rechnung nicht zahlt, hilft ein fester Ablauf: prüfen, freundlich erinnern, mahnen, eine letzte Frist setzen und erst danach über gerichtliche Schritte entscheiden. Mit Zeitplan und Checklisten – für Arztpraxen ebenso wie für Physiotherapie, Psychotherapie und andere Heilberufe.
Erst prüfen: Ist die Rechnung fällig und angekommen?
Bevor Sie erinnern oder mahnen, lohnt ein kurzer Blick auf die Grundlagen. Eine Mahnung zu einer Rechnung, die nie angekommen ist oder Mängel hat, verärgert Patienten – und eine Mahnung vor Eintritt der Fälligkeit begründet keinen Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
Für ärztliche und zahnärztliche Leistungen wird die Vergütung erst fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der Gebührenordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist (§ 12 Abs. 1 GOÄ; § 10 Abs. 1 GOZ verlangt dafür eine Rechnung nach Anlage 2). Psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten rechnen nach § 1 GOP ebenfalls nach der GOÄ ab. Für Tierärzte knüpft § 7 Abs. 3 GOT die Fälligkeit an die Erteilung einer Rechnung. Für die GOÄ hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass es für die Fälligkeit auf die formalen Voraussetzungen der Rechnung ankommt, nicht darauf, ob jede Position inhaltlich richtig berechnet ist (BGH, Urteil vom 21.12.2006 – III ZR 117/06). Welche Angaben auf die Rechnung gehören, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.
Für Heilpraktiker und für Heilmittel wie Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie bei Privatpatienten und Selbstzahlern gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung mit einer solchen Fälligkeitsregel. Maßgeblich sind der Behandlungsvertrag und das BGB; nach § 614 BGB ist die Vergütung grundsätzlich nach der Leistung zu entrichten. Eine Rechnung mit klarem Zahlungsziel schafft aber auch hier die Grundlage, auf die sich Erinnerung und Mahnung beziehen.
- Zahlungseingang geprüft: Ist das Geld vielleicht per Überweisung eingegangen, aber noch nicht der Rechnung zugeordnet?
- Zahlungsziel abgelaufen: Steht ein Zahlungsziel auf der Rechnung, und ist es verstrichen?
- Richtige Person: Ist die Rechnung an die zahlungspflichtige Person gerichtet – bei Kindern etwa an einen Elternteil?
- Zugang: Stimmen Anschrift und E-Mail-Adresse? Ist ein Brief zurückgekommen, oder könnte die E-Mail im Spam-Ordner gelandet sein?
- Rechnung formal vollständig: Enthält sie alle Angaben, die Ihre Gebührenordnung verlangt?
- Offene Rückfrage: Hat der Patient einen Einwand erhoben oder um eine Erläuterung gebeten, die noch nicht beantwortet ist? Dann zuerst klären, dann mahnen.
Warum Patienten eine Rechnung nicht bezahlen
Ob Arztrechnung, Physiotherapie- oder Psychotherapierechnung: Hinter einer nicht bezahlten Privatrechnung stecken ganz unterschiedliche Gründe. Wer die Ursache kennt, wählt den passenden Ton – und oft auch einen schnelleren Weg zur Zahlung.
Vergessen oder übersehen
E-Mail untergegangen, Brief auf dem Stapel: Hier hilft eine freundliche Erinnerung mit einer Bezahlmöglichkeit ohne Abtippen.
Warten auf die Erstattung
Manche Patienten zahlen erst, wenn Versicherung oder Beihilfe erstattet haben. Die Vergütung hängt in der Regel nicht davon ab – ein freundlicher Hinweis kann helfen.
Die Versicherung hat gekürzt
Der Patient zahlt nur den erstatteten Teil. Wie Sie damit umgehen, steht weiter unten.
Einwand gegen die Rechnung
Eine Position oder der Steigerungsfaktor scheint falsch. Dann sind eine Erläuterung und gegebenenfalls eine korrigierte Rechnung der nächste Schritt.
Finanzieller Engpass
Wer nicht zahlen kann, meldet sich nicht immer. Eine schriftliche Ratenvereinbarung kann für beide Seiten besser sein als eine Eskalation.
Nicht angekommen
Zahlendreher in der Anschrift, Tippfehler in der E-Mail-Adresse, Umzug: Dann hilft keine Mahnung, sondern eine korrekt zugestellte Rechnung.
In Physiotherapie und anderen Heilmittelpraxen kann eine Lücke entstehen, wenn Beihilfe oder Versicherungstarif nur bis zu Höchstbeträgen erstatten und der vereinbarte Preis darüber liegt – mehr dazu im Ratgeber Beihilfe-Höchstbeträge für Heilmittel. In der Psychotherapie summieren sich bei regelmäßigen Sitzungen schnell mehrere offene Rechnungen; zeitnahes Abrechnen und Erinnern hält die Beträge überschaubar. Nicht abgesagte Termine sind ein eigenes Thema, siehe Ausfallhonorar.
Der Fahrplan auf einen Blick: Beispiel-Zeitplan für eine offene Rechnung
Feste Abstände nehmen dem Mahnen das Persönliche und helfen, dass keine Rechnung liegen bleibt. Das Beispiel zeigt einen möglichen Rhythmus – die Tage sind keine gesetzliche Vorgabe.
| Zeitpunkt | Datum | Schritt | Worauf es ankommt |
|---|---|---|---|
| Tag 0 | 15.10.2026 | Zahlungsziel abgelaufen | Zahlungseingang prüfen, offene Rückfragen klären |
| Tag 7 | 22.10.2026 | Zahlungserinnerung | freundlich, mit Rechnung und Bezahlmöglichkeit; neue Frist bis 29.10.2026. Fordert sie nach Ablauf des Zahlungsziels eindeutig zur Zahlung auf, ist sie bereits eine Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB) |
| Tag 21 | 05.11.2026 | 1. Mahnung | klare Zahlungsaufforderung mit Frist bis 12.11.2026; zahlt der Patient auch darauf nicht, ist er spätestens dann in Verzug – wenn nicht schon durch die Erinnerung (§ 286 Abs. 1 BGB) |
| Tag 35 | 19.11.2026 | Letzte Mahnung | letzte Frist bis 26.11.2026, Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens |
| ab Tag 43 | ab 27.11.2026 | Entscheidung | Mahnbescheid beantragen, Ratenzahlung vereinbaren oder – in der Regel nur mit Einwilligung – Übergabe an Dritte |
Fiktives Beispiel (Praxis am Park, Patientin Erika Mustermann); die Tage zählen ab dem Ende des Zahlungsziels. Die Abstände von 7, 21 und 35 Tagen entsprechen den vorgeschlagenen Stufen im Mahnwesen von VXPay (dort „Tage nach Fälligkeit“) und lassen sich frei anpassen. Ob Sie eine Mahngebühr erheben, entscheiden Sie – Hinweise dazu im Ratgeber Mahnung schreiben.
Freundliche Zahlungserinnerung – mit einfacher Bezahlmöglichkeit
Der erste Kontakt ist eine höfliche Erinnerung, etwa eine Woche nach Ablauf des Zahlungsziels. Der Ton bleibt freundlich – vielleicht wurde die Rechnung schlicht übersehen.
Die Erinnerung nennt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den offenen Betrag, setzt eine neue Frist und fügt die Rechnung noch einmal bei. Diagnosen und Leistungsdetails gehören nicht in das Anschreiben. Auch ein kurzer Anruf ist möglich; halten Sie das Gespräch dann in Ihren Unterlagen fest.
Je einfacher das Bezahlen, desto kleiner die Hürde: Ein Bezahllink oder QR-Code mit dem richtigen Betrag erspart das Abtippen von IBAN und Verwendungszweck; ohne Onlinezahlung hilft ein QR-Code für die Banking-App (Rechnung per QR-Code bezahlen). Mustertexte finden Sie im Ratgeber Mahnung schreiben.
Zahlungserinnerung und Mahnungen nach Ihren Fristen verschickt VXPay auf Wunsch automatisch per E-Mail – kostenlos für jede Praxis, ohne Grundgebühr und ohne Paket. Sie schalten das Mahnwesen einmal ein und legen Ihre Stufen fest; sobald Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat, trägt jedes Schreiben einen Bezahllink und einen QR-Code.
Mahnung und Verzug: was rechtlich gilt
Bleibt die Erinnerung ohne Reaktion, folgt die Mahnung: eine klare, unmissverständliche Aufforderung, den offenen Betrag bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen.
Zahlt der Patient auf eine Mahnung nicht, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, kommt er laut § 286 Abs. 1 BGB durch die Mahnung in Verzug. Das kann schon die Zahlungserinnerung sein, wenn sie nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auffordert. Das ist mehr als eine Formalie: Erst ab Verzug kann die Praxis einen Verzögerungsschaden verlangen (§ 280 Abs. 2 BGB).
Bei Entgeltforderungen tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gezahlt wird. Gegenüber Verbrauchern – und das sind Patientinnen und Patienten in aller Regel – gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Wie ein solcher Hinweis mit dem Zahlungsziel zusammenspielt, erklärt der Ratgeber Zahlungsziel der Privatrechnung.
Im Verzug ist eine Geldschuld zu verzinsen, laut § 288 Abs. 1 BGB mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz kann sich zum 1. Januar und 1. Juli ändern und wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht; laut Bundesbank beträgt er seit dem 01.07.2026 1,52 % (Stand 28.09.2026), der Verzugszins also 6,52 % im Jahr. Für die Beispielrechnung über 142,50 € sind das bei 30 Tagen Verzug rund 0,76 € (142,50 € × 6,52 % × 30/365) – der Betrag zeigt, dass Zinsen bei kleinen Rechnungen selten den Ausschlag geben. Tatsächlich entstandene Kosten weiterer Mahnungen, etwa Porto, können Sie in der Regel als Verzugsschaden verlangen; die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist in der Regel nicht ersatzfähig. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nicht, wenn der Schuldner Verbraucher ist. Mehr zu Mahngebühren und Zinsen: Mahnung schreiben.
Letzte Mahnung: Frist setzen, nächste Schritte ankündigen
Die letzte Mahnung ist deutlich im Ton, aber sachlich. Sie nennt noch einmal Rechnung und Betrag, setzt eine letzte Frist mit Datum und kündigt an, was danach geschieht – in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren.
Kündigen Sie nur Schritte an, die Sie tatsächlich gehen wollen. Vorher lohnt eine nüchterne Abwägung: Wie hoch ist der Betrag, wie wahrscheinlich ist ein Einwand, und wie wichtig ist Ihnen die Behandlungsbeziehung? Manchmal ist ein Anruf oder eine Ratenvereinbarung der bessere Weg.
Halten Sie eine Ratenvereinbarung schriftlich fest – mit Beträgen, Fälligkeiten und der Folge, wenn eine Rate ausbleibt. Erkennt der Patient die Forderung durch eine Abschlagszahlung an, beginnt zudem die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).
Wenn die PKV gekürzt hat: Wer zahlt die Differenz?
Ein besonderer Fall sind Teilzahlungen: Die private Krankenversicherung oder die Beihilfe erstattet nicht den vollen Rechnungsbetrag, und der Patient überweist nur, was er selbst zurückbekommen hat.
Rechtlich sind das zwei getrennte Verträge. Aus dem Behandlungsvertrag ist der Patient zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet (§ 630a Abs. 1 BGB); was seine Versicherung erstattet, regelt sein Versicherungsvertrag. Eine gekürzte Erstattung verringert die Forderung der Praxis deshalb nicht automatisch.
- Grund erfragen: Bitten Sie den Patienten um die Begründung der Versicherung – etwa den Erstattungsbescheid.
- Rechnung prüfen: Fehlt zum Beispiel bei einem Steigerungsfaktor über dem Schwellenwert die Begründung, ist eine korrigierte Rechnung der saubere Weg (siehe GOÄ-Steigerungsfaktor).
- Erläuterung mitgeben: Ist die Rechnung korrekt, hilft eine kurze schriftliche Erläuterung an den Patienten, die er selbst an seine Versicherung weiterreicht.
- Schweigepflicht wahren: Auskünfte direkt an die Versicherung geben Sie nur mit Einwilligung beziehungsweise Schweigepflichtentbindung des Patienten.
- Mahnungen aussetzen: Solange die Klärung läuft, können Sie die Mahnungen für diese Rechnung aussetzen – mit Grund und Enddatum – und danach eine neue Frist für den Restbetrag setzen.
Gerichtliches Mahnverfahren: Mahnbescheid online beantragen
Bleibt auch die letzte Frist ungenutzt, können Sie die Forderung im gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen. Es ist für Geldforderungen in Euro vorgesehen (§ 688 Abs. 1 ZPO) und läuft schriftlich und weitgehend automatisiert ab – ohne Verhandlung, solange der Patient nicht widerspricht.
- Antrag stellen
Zuständig ist nach § 689 Abs. 2 ZPO das Amtsgericht, bei dem Sie Ihren allgemeinen Gerichtsstand haben; die Länder können das Mahnverfahren bei einzelnen Amtsgerichten bündeln (§ 689 Abs. 3 ZPO). Die zentralen Mahngerichte finden Sie auf mahngerichte.de, den Antrag stellen Sie online über das Formular auf online-mahnantrag.de. Die Forderung bezeichnen Sie über den Katalog der Mahngerichte – für Arzt- und Zahnarztrechnungen gibt es dort die Nummer 2 „Ärztliche oder zahnärztliche Leistung“. Achten Sie auf Datensparsamkeit: Diagnosen gehören nicht in den Antrag.
- Mahnbescheid wird zugestellt
Das Gericht prüft nicht, ob Ihnen der Anspruch zusteht (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 ZPO), und stellt dem Patienten den Mahnbescheid zu. Der Mahnbescheid fordert ihn auf, binnen zwei Wochen zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO); widersprechen kann er aber, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 Abs. 1 ZPO). Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt zugleich die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).
- Vollstreckungsbescheid oder streitiges Verfahren
Widerspricht der Patient nicht rechtzeitig, erlässt das Gericht auf Ihren Antrag einen Vollstreckungsbescheid (§ 699 Abs. 1 ZPO). Den Antrag stellen Sie frühestens nach Ablauf der Widerspruchsfrist und spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids – sonst fällt dessen Wirkung weg (§ 701 ZPO). Der Vollstreckungsbescheid steht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich; der Patient kann noch Einspruch einlegen (§ 700 ZPO). Legt er gegen den Mahnbescheid Widerspruch ein, geht es nur weiter, wenn eine Partei das streitige Verfahren beantragt; dann gibt das Mahngericht die Sache an das zuständige Gericht ab (§ 696 Abs. 1 ZPO).
Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe der Forderung. Berechnen Sie sie vorab mit dem Kostenrechner der Mahngerichte (Link unter „Quellen“). Kommt es nach einem Widerspruch zum streitigen Verfahren, fällt dort eine höhere Gerichtsgebühr an, auf die die Gebühr des Mahnverfahrens angerechnet wird (Kostenverzeichnis zum GKG, Nr. 1100 und 1210). Bei strittigen oder höheren Forderungen ist eine anwaltliche Beratung sinnvoll.
Inkasso, Verrechnungsstelle, Abtretung: vorher Einwilligung einholen
Statt selbst zu mahnen oder zu klagen, können Praxen offene Forderungen an Dritte übergeben – etwa an ein Inkassounternehmen oder eine privatärztliche Verrechnungsstelle. Dabei gelangen Patientendaten nach außen, und das berührt die Schweigepflicht.
Nach § 203 Abs. 1 StGB macht sich strafbar, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Zahnarzt, Tierarzt oder Angehöriger eines anderen Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert, anvertraut worden oder sonst bekannt geworden ist. Der Bundesgerichtshof hat 1991 entschieden, dass die Abtretung einer ärztlichen Honorarforderung an eine gewerbliche Verrechnungsstelle die Schweigepflicht verletzt und nichtig ist, wenn der Patient nicht zugestimmt hat; eine stillschweigende Zustimmung lässt sich nicht schon daraus ableiten, dass er sich behandeln lässt (BGH, Urteil vom 10.07.1991 – VIII ZR 296/90).
Seit einer Neuregelung im Jahr 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB zwar, fremde Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Abtretung, Inkasso oder Verrechnungsstellen nennt die Vorschrift aber nicht, und auch das Datenschutzrecht ist zu beachten. Der vorsichtige Weg ist deshalb eine vorherige schriftliche Einwilligung mit Schweigepflichtentbindung. Für die Beauftragung einer privatärztlichen Verrechnungsstelle rät der Virchowbund, die Einwilligung schon vor Behandlungsbeginn zusammen mit dem Behandlungsvertrag einzuholen. Wie sich Verrechnungsstelle und eigene Abrechnung unterscheiden, vergleicht der Ratgeber Verrechnungsstelle oder selbst abrechnen.
Verjährung im Blick behalten
Honorarforderungen verjähren in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Bei GOÄ-Rechnungen läuft die Frist laut Bundesärztekammer ab dem Ende des Jahres, in dem dem Zahlungspflichtigen eine GOÄ-konforme Rechnung erteilt worden ist.
| Ereignis | Datum |
|---|---|
| GOÄ-Rechnung erteilt (Zahlungsziel bis 15.10.2026) | 01.10.2026 |
| Beginn der Verjährungsfrist | mit Ablauf des 31.12.2026 |
| Ende der Verjährungsfrist (drei Jahre) | mit Ablauf des 31.12.2029 |
Fiktives Beispiel ohne Hemmung oder Neubeginn. Für Heilpraktiker und Heilmittel, bei denen die Vergütung nach § 614 BGB grundsätzlich nach der Leistung zu entrichten ist, kann die Frist schon mit dem Ende des Behandlungsjahres beginnen – unabhängig davon, wann die Rechnung kommt. Das hängt vom Einzelfall ab.
Wichtig für Ihre Planung: Eine Mahnung hält die Verjährung nicht an. Gehemmt wird sie unter anderem durch Klageerhebung oder die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Und wer Jahre nach der Behandlung abrechnet, riskiert nach Hinweis der Bundesärztekammer, dass der Honoraranspruch verwirkt ist; sie empfiehlt, quartalsweise abzurechnen. Mehr dazu im Ratgeber Verjährung der Arztrechnung.
Vorbeugen: So bleiben weniger Rechnungen offen
Vorbeugen setzt vor der ersten Mahnung an – bei der Rechnung selbst und beim Bezahlweg.
- Klares Zahlungsziel auf jeder Rechnung – und, wenn Sie möchten, der Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB, damit Verzug auch ohne Mahnung eintreten kann.
- Zeitnah abrechnen: Je kürzer der Abstand zur Behandlung, desto besser erinnert sich der Patient – und desto geringer das Risiko der Verwirkung.
- Am Empfang bezahlen lassen: Rechnung direkt nach der Behandlung erstellen und sofort bezahlen lassen – keine Vorkasse, sondern die Zahlung einer erteilten Rechnung.
- Bezahllink oder QR-Code auf Rechnung und Mahnung, damit der richtige Betrag ohne Abtippen ankommt.
- Kosten vorab in Textform nennen: Weiß die Praxis, dass eine vollständige Übernahme der Kosten durch einen Dritten nicht gesichert ist, oder ergeben sich dafür nach den Umständen hinreichende Anhaltspunkte – etwa bei Selbstzahlerleistungen oder Preisen über den Erstattungsgrenzen –, muss sie laut § 630c Abs. 3 BGB vor Beginn der Behandlung in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren. Sinnvoll ist der Zusatz, dass die Vergütung unabhängig von einer Erstattung geschuldet ist.
- Kontaktdaten aktuell halten: Anschrift und E-Mail-Adresse bei jedem Besuch kurz bestätigen lassen.
- Einwilligung rechtzeitig einholen, falls Sie Forderungen später an eine Verrechnungsstelle oder ein Inkassounternehmen übergeben möchten.
So nimmt Ihnen VXPay die Routine beim Mahnen ab
Ein fester Fahrplan hilft nur, wenn ihn jemand zuverlässig abarbeitet. Das automatische Mahnwesen von VXPay übernimmt Zahlungserinnerung und Mahnungen nach Ihren Fristen – kostenlos für jede Praxis, ohne Grundgebühr und ohne Paket.
Stufen nach Ihren Fristen
Das Mahnwesen ist zunächst aus; Sie schalten es unter Einstellungen → Mahnwesen oder im Einrichtungsassistenten ein. Je Stufe legen Sie Tage nach Fälligkeit, neue Frist, optionale Mahngebühr, Versandweg und Text fest – Vorschlag zum Start: Zahlungserinnerung nach 7, 1. Mahnung nach 21 und 2. Mahnung nach 35 Tagen. Ist das Mahnwesen eingeschaltet, prüft VXPay stündlich die überfälligen Rechnungen und versendet die jeweils nächste fällige Stufe. Die vorgeschlagene Stufe „2. Mahnung“ ist zusätzlich auf Versand per Post gestellt; ist der Briefversand in Ihrer Praxis eingerichtet, kostet jeder Brief – wenn Sie das nicht möchten, ändern Sie den Versandweg vor dem Einschalten.
Bezahllink und QR-Code im Schreiben
Per E-Mail erhält der Patient die Mahnung mit Link zur Rechnung als PDF. Sobald Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat, tragen jede danach erstellte Rechnung und jedes Mahnschreiben Bezahllink und QR-Code, sonst nennt das Mahnschreiben Ihre Bankverbindung. Bezahlt wird ohne Konto und App per Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – mit Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten.
Mahngebühr in einem Vorgang
Legen Sie für eine Stufe eine Mahngebühr fest, hält VXPay sie beim Versand an der Rechnung fest. Mahnschreiben, Bezahllink, Bezahlseite und Kassenmodus zeigen denselben offenen Betrag; online zahlt der Patient Rechnung und Gebühr in einem Vorgang. Ob und in welcher Höhe eine Gebühr zulässig ist, entscheiden Sie – VXPay prüft das nicht.
Übersicht und Kontrolle je Rechnung
Die Übersicht „Mahnwesen“ zeigt alle überfälligen Rechnungen mit Mahnstatus, Gebühren und nächster Stufe. Für eine Rechnung, mehrere oder alle offenen Rechnungen eines Patienten setzen Sie die Mahnungen aus – mit Grund und Enddatum, etwa während einer Klärung mit der Versicherung – oder senden mit „Jetzt mahnen“ sofort die nächste Stufe.
Rücksicht auf laufende Zahlungen
Läuft bereits eine Onlinezahlung über VXPay Payments, etwa eine Lastschrift in Bearbeitung, stellt VXPay die Mahnung zurück. Geht die Zahlung ein, steht die Rechnung auf „bezahlt“, und der Mahnlauf endet automatisch.
Bezahlen noch am Empfang
Ist der Patient noch in der Praxis, öffnet „Vor Ort bezahlen“ den Kassenmodus: ein großer QR-Code für das Handy des Patienten oder die Zahlung direkt am Praxis-Tablet. Voraussetzung ist eine verbundene Onlinezahlung über VXPay Payments.
Mahnstufen mit dem Versandweg „Post“ gehen auf Wunsch zusätzlich als Brief – auch beim kostenlosen Mahnwesen; nur der Brief kostet, ab 1,20 € brutto für einen einseitigen Brief. Einzelheiten: Briefversand.
- Überweisungen direkt auf Ihr Praxiskonto erkennt VXPay nicht von selbst. Markieren Sie solche Rechnungen als bezahlt; ist eine Zahlung noch unklar, setzen Sie die Mahnungen für die Rechnung aus – sonst kann die nächste Stufe trotz Zahlung versendet werden.
- Verzugszinsen und Mahnbescheid: VXPay berechnet keine Zinsen und beantragt keinen Mahnbescheid; das gerichtliche Mahnverfahren leiten Sie selbst ein.
- Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB: Er steht nicht automatisch auf der Rechnung. Sie können ihn als Textvorlage für den Rechnungstext anlegen und im Rechnungsassistenten mit einem Klick übernehmen.
- Keine Garantie: Auch ein zuverlässiges Mahnwesen verhindert nicht jeden Zahlungsausfall.
Für das Mahnwesen und den E-Mail-Versand von Erinnerungen und Mahnungen zahlen Sie nichts. Zahlt der Patient online über VXPay Payments, fallen auf den gezahlten Betrag – einschließlich einer erhobenen Mahngebühr – die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an. Beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten; die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig. Alle Kosten im Überblick: Preise. Wie das Mahnwesen im Detail arbeitet, zeigt die Seite Automatisches Mahnwesen.
Quellen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners (öffnet in neuem Tab) – Mahnung nach Fälligkeit (Abs. 1), 30-Tage-Regel und Hinweis gegenüber Verbrauchern (Abs. 3)
- § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden (öffnet in neuem Tab) – Zinssatz (Abs. 1), 40-Euro-Pauschale nicht gegenüber Verbrauchern (Abs. 5)
- § 280 BGB – Schadensersatz wegen Pflichtverletzung (öffnet in neuem Tab) – Verzögerungsschaden nur unter den Voraussetzungen des § 286 (Abs. 2)
- Deutsche Bundesbank – Basiszinssatz nach § 247 BGB (öffnet in neuem Tab) – 1,52 % seit 01.07.2026 (Stand 28.09.2026)
- § 630a BGB – Vertragstypische Pflichten beim Behandlungsvertrag (öffnet in neuem Tab)
- § 630c BGB – Mitwirkung der Vertragsparteien; Informationspflichten (öffnet in neuem Tab) – Kosteninformation in Textform (Abs. 3)
- § 614 BGB – Fälligkeit der Vergütung (öffnet in neuem Tab)
- § 12 GOÄ (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit mit einer der Verordnung entsprechenden Rechnung (Abs. 1)
- § 10 GOZ (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit mit einer Rechnung nach Anlage 2 (Abs. 1)
- § 7 GOT (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit mit Erteilung einer Rechnung (Abs. 3)
- § 1 GOP (öffnet in neuem Tab) – Vergütung psychotherapeutischer Leistungen nach der GOÄ
- BGH, Urteil vom 21.12.2006 – III ZR 117/06 (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit nach den formalen Voraussetzungen der Rechnung
- § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung (öffnet in neuem Tab) – Klage (Abs. 1 Nr. 1), Zustellung des Mahnbescheids (Abs. 1 Nr. 3)
- § 212 BGB – Neubeginn der Verjährung (öffnet in neuem Tab) – Anerkenntnis, z. B. durch Abschlagszahlung (Abs. 1 Nr. 1)
- Bundesärztekammer – GOÄ-Ratgeber: Verjährung und Verwirkung (öffnet in neuem Tab)
- § 688 ZPO – Zulässigkeit des Mahnverfahrens (öffnet in neuem Tab)
- § 689 ZPO – Zuständigkeit (öffnet in neuem Tab)
- § 692 ZPO – Mahnbescheid (öffnet in neuem Tab) – keine Prüfung des Anspruchs, Widerspruchsfrist zwei Wochen
- § 694 ZPO – Widerspruch gegen den Mahnbescheid (öffnet in neuem Tab) – Widerspruch möglich, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (Abs. 1)
- § 696 ZPO – Verfahren nach Widerspruch (öffnet in neuem Tab)
- § 699 ZPO – Vollstreckungsbescheid (öffnet in neuem Tab)
- § 700 ZPO – Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid (öffnet in neuem Tab)
- § 701 ZPO – Wegfall der Wirkung des Mahnbescheids (öffnet in neuem Tab) – Antrag auf Vollstreckungsbescheid binnen sechs Monaten
- Gerichtskostengesetz – Kostenverzeichnis (Anlage 1) (öffnet in neuem Tab) – Nr. 1100 Mahnverfahren, Nr. 1210 streitiges Verfahren mit Anrechnung
- Online-Mahnantrag (öffnet in neuem Tab) – interaktives Antragsformular für den Mahnbescheid
- Mahngerichte.de – Kostenrechner (öffnet in neuem Tab) – gemeinsamer Internetauftritt der Mahngerichte der Länder
- Mahngerichte.de – Hauptforderungs-Katalog (öffnet in neuem Tab) – Nr. 2 „Ärztliche oder zahnärztliche Leistung“
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen (öffnet in neuem Tab) – Schweigepflicht (Abs. 1), mitwirkende Personen (Abs. 3)
- BGH, Urteil vom 10.07.1991 – VIII ZR 296/90 (öffnet in neuem Tab) – Abtretung ohne Zustimmung des Patienten nichtig
- Virchowbund – Mahnungen in der Arztpraxis (öffnet in neuem Tab) – Einwilligung für die Verrechnungsstelle mit dem Behandlungsvertrag. Hinweis: nennt Verzug nach 30 Tagen ohne den Hinweis gegenüber Verbrauchern – maßgeblich ist § 286 Abs. 3 BGB (siehe oben)
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Privatpatient zahlt nicht – was tun?
Prüfen Sie zuerst, ob die Rechnung fällig ist, die richtige Person erreicht hat und nicht doch bezahlt wurde. Dann folgen eine freundliche Zahlungserinnerung mit einfacher Bezahlmöglichkeit, eine Mahnung und eine letzte Mahnung mit Frist. Bleibt auch sie ohne Wirkung, können Sie einen Mahnbescheid beantragen. Eine Übergabe an ein Inkassounternehmen setzt in der Regel die Einwilligung des Patienten voraus.
Die PKV hat nur einen Teil erstattet – muss der Patient trotzdem voll zahlen?
In der Regel ja. Aus dem Behandlungsvertrag schuldet der Patient der Praxis die Vergütung (§ 630a Abs. 1 BGB); was erstattet wird, regelt sein Vertrag mit der Versicherung. Prüfen Sie aber, ob die Kürzung einen berechtigten Grund hat, etwa eine fehlende Begründung für einen erhöhten Steigerungsfaktor, und korrigieren Sie die Rechnung gegebenenfalls. Auskünfte an die Versicherung geben Sie nur mit Schweigepflichtentbindung des Patienten.
Darf ich eine offene Patientenrechnung an ein Inkassobüro abgeben?
Dabei gelangen Patientendaten an Dritte, was die Schweigepflicht nach § 203 StGB berührt. Der Bundesgerichtshof hat die Abtretung einer Arzthonorarforderung an eine gewerbliche Verrechnungsstelle ohne Zustimmung des Patienten für nichtig erklärt (VIII ZR 296/90). Die seit 2017 geltende Regel für mitwirkende Personen in § 203 Abs. 3 StGB nennt Abtretung und Inkasso nicht ausdrücklich. Der vorsichtige Weg ist eine vorherige schriftliche Einwilligung mit Schweigepflichtentbindung; im Zweifel lassen Sie sich rechtlich beraten.
Was kostet ein Mahnbescheid?
Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe der Forderung. Den Betrag für Ihren Fall berechnen Sie mit dem Kostenrechner auf mahngerichte.de, dem gemeinsamen Internetauftritt der Mahngerichte der Länder. Legt der Patient Widerspruch ein, geht es nur weiter, wenn eine Partei das streitige Verfahren beantragt (§ 696 Abs. 1 ZPO); dafür fallen weitere Kosten an.
Weniger Aufwand mit offenen Rechnungen
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.