Privatliquidation selbst machen oder an eine Verrechnungsstelle abgeben? Ein ehrlicher Vergleich
Eine privatärztliche Verrechnungsstelle übernimmt Rechnung, Versand und Mahnung – je nach Vertrag auch die Vorfinanzierung und das Ausfallrisiko – und erhält dafür häufig einen Anteil am Umsatz. Wer die Privatabrechnung selbst macht, behält diesen Anteil, braucht aber Zeit und Abrechnungswissen. Dieser Ratgeber vergleicht Leistungen, Kosten und die nötige Einwilligung der Patienten und hilft Ihnen, mit Ihren eigenen Zahlen zu entscheiden.
Was eine privatärztliche Verrechnungsstelle leistet
Verrechnungsstellen übernehmen die Privatabrechnung ganz oder teilweise. Die Abkürzung PVS steht dabei für privatärztliche Verrechnungsstelle – und wird ebenso für das Praxisverwaltungssystem verwendet. Welche Leistungen enthalten sind, regelt der Vertrag; typisch sind diese Bausteine:
Rechnung und Versand
Die Praxis übermittelt die Leistungsdaten, etwa als Datei aus dem Praxisprogramm. Die Verrechnungsstelle erstellt daraus die Rechnung, prüft sie je nach Angebot auf Abrechnungsfehler und versendet sie an die Patientin oder den Patienten.
Zahlungseingang und Mahnung
Sie überwacht die Zahlungen, ordnet sie den Rechnungen zu, erinnert und mahnt. Je nach Vertrag kümmert sie sich auch darum, offene Forderungen weiter durchzusetzen.
Rückfragen
Fragen von Patientinnen und Patienten, privaten Krankenversicherungen und Beihilfestellen zur Rechnung laufen – je nach Vertrag – über die Verrechnungsstelle statt über den Empfang der Praxis.
Vorfinanzierung und Ausfallschutz
Je nach Angebot gehört Factoring dazu: Die Verrechnungsstelle kauft die Forderung und zahlt den Betrag aus, bevor der Patient zahlt. Übernimmt sie dabei das Risiko der Zahlungsunfähigkeit, spricht man von echtem Factoring; behält sie sich die Rückbelastung vor, von unechtem Factoring.
Fragen Sie nach, in welchen Fällen die Verrechnungsstelle das Ausfallrisiko trägt und wann sie eine Forderung zurückbelastet – etwa wenn eine Patientin Einwände gegen die Rechnung erhebt oder Angaben fehlen. Davon hängt ab, wie viel Sicherheit ein Angebot tatsächlich bietet. Die Begriffe echtes und unechtes Factoring beschreibt die BaFin in ihrem Merkblatt zum Factoring.
Abrechnungsdienstleister gibt es nicht nur für Arzt- und Zahnarztpraxen, sondern auch für Heilpraktikerinnen, Heilpraktiker und Therapiepraxen. Die Grundfragen dieses Ratgebers – Leistungsumfang, Vergütung, Einwilligung – stellen sich dort genauso.
Was kostet eine privatärztliche Verrechnungsstelle? Angebote richtig vergleichen
Konkrete Sätze nennen wir bewusst nicht: Sie hängen vom Anbieter, vom Umsatz, von der Fachrichtung und vom Leistungspaket ab. Entscheidend ist, worauf sich ein Satz bezieht und was er enthält.
Häufig wird die Vergütung als Prozentsatz vereinbart. Ein Prozentpunkt klingt nach wenig – über ein Jahr gerechnet ergibt er einen festen Betrag, den Sie direkt mit dem Aufwand der Selbstabrechnung vergleichen können:
| Privatumsatz im Jahr | je Prozentpunkt im Jahr | je Prozentpunkt im Monat |
|---|---|---|
| 50.000 € | 500 € | 41,67 € |
| 100.000 € | 1.000 € | 83,33 € |
| 250.000 € | 2.500 € | 208,33 € |
| 500.000 € | 5.000 € | 416,67 € |
Reine Rechnung ohne Aussage über marktübliche Sätze. Multiplizieren Sie mit dem Satz aus Ihrem Angebot; Zusatzgebühren kommen gegebenenfalls hinzu.
- Bezugsgröße: Wird vom Rechnungsbetrag oder vom tatsächlichen Zahlungseingang abgerechnet?
- Staffelung: Ändert sich der Satz mit Umsatz, Fachgebiet oder Rechnungshöhe?
- Leistungsumfang: Sind Versand, Porto, Mahnungen, Rückfragen und Auswertungen enthalten oder kosten sie extra?
- Vorfinanzierung: Wann wird ausgezahlt, und kostet die frühe Auszahlung einen Aufschlag?
- Ausfallschutz: Echtes oder unechtes Factoring – und in welchen Fällen wird zurückbelastet?
- Laufzeit und Kündigung: Wie lange binden Sie sich, und wer führt offene Forderungen nach Vertragsende weiter?
- Exklusivität: Müssen alle Privatrechnungen über die Verrechnungsstelle laufen, oder dürfen Sie einzelne selbst abrechnen?
- Daten: Wie gelangen die Leistungsdaten zur Verrechnungsstelle, und erhalten Sie Ihre Daten bei Vertragsende in einem weiterverwendbaren Format?
Bei der Selbstabrechnung nach GOÄ trägt die Praxis das Porto: Für die Versendung der Arztrechnung dürfen nach § 10 Abs. 3 GOÄ keine Versand- und Portokosten berechnet werden. Beim Versand per E-Mail fällt kein Porto an. Ob Druck und Porto im Angebot einer Verrechnungsstelle enthalten sind, gehört zu den Fragen oben.
Einwilligung der Patienten: Schweigepflicht und Datenschutz
Wer Abrechnungsdaten an eine Verrechnungsstelle gibt, offenbart Patientengeheimnisse: dass jemand in Behandlung war, welche Leistungen erbracht wurden und was sie kosten. Dafür gelten klare Regeln.
§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB stellt unter Strafe, wenn Ärztinnen und Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker oder Angehörige eines anderen Heilberufs mit staatlich geregelter Ausbildung unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbaren, das ihnen in dieser Eigenschaft anvertraut oder sonst bekannt geworden ist – mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Nach § 203 Abs. 1 Nr. 7 StGB gilt dasselbe für Angehörige einer privatärztlichen Verrechnungsstelle.
Der Bundesgerichtshof hat 1991 entschieden, dass die Abtretung einer ärztlichen oder zahnärztlichen Honorarforderung an eine gewerbliche Verrechnungsstelle wegen Verletzung der Schweigepflicht nach § 134 BGB nichtig ist, wenn der Patient der Weitergabe seiner Abrechnungsunterlagen nicht zugestimmt hat (Urteil vom 10.07.1991, VIII ZR 296/90, BGHZ 115, 123). Dass sich ein Patient behandeln lässt und nicht widerspricht, genügt nach dem Urteil nicht als Zustimmung.
Seit einer Reform im Jahr 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen offenbaren, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB) – etwa gegenüber IT-Dienstleistern. Für Verrechnungsstellen gilt nach den Hinweisen von Bundesärztekammer und Kassenärztlicher Bundesvereinigung (Stand 01.10.2025) etwas anderes: Danach bedarf die Weitergabe von Behandlungsdaten an privatärztliche Verrechnungsstellen zum Zweck der Abrechnung einer Einwilligung; auch datenschutzrechtlich ist sie für die Abrechnung unter Einbeziehung privater Verrechnungsstellen regelmäßig einzuholen. Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten: Ihre Verarbeitung ist nach Abs. 1 untersagt, sofern keine Ausnahme greift – eine davon ist die ausdrückliche Einwilligung (Abs. 2 Buchst. a).
Für Ärztinnen und Ärzte kommt das Berufsrecht hinzu: Nach § 12 Abs. 2 der (Muster-)Berufsordnung der Bundesärztekammer ist die Übermittlung von Daten an Dritte zum Zweck der privatärztlichen Abrechnung nur zulässig, wenn die Patientin oder der Patient in die Übermittlung der dafür erforderlichen Daten nachweisbar eingewilligt hat. Die Musterberufsordnung wirkt erst, wenn eine Ärztekammer sie als Satzung beschließt; verbindlich ist deshalb die Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer.
- Sie bezieht sich auf eine bestimmte Verrechnungsstelle und einen bestimmten Zweck. Eine vorweggenommene Pauschaleinwilligung für alle denkbaren Fälle beim Abschluss des Behandlungsvertrags reicht nicht.
- Sie wird ausdrücklich erklärt: Datenschutzrechtlich verlangt Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO für Gesundheitsdaten eine ausdrückliche Einwilligung – Nicken, Schweigen oder Untätigkeit genügen nicht.
- Sie ist freiwillig und informiert: Die Patientin weiß, wer welche Daten zu welchem Zweck erhält.
- Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
- Schriftform ist für die Entbindung von der Schweigepflicht in der Regel nicht vorgeschrieben, aus Beweisgründen aber ratsam – getrennt von anderen Erklärungen. Für Ärztinnen und Ärzte verlangt die Musterberufsordnung ohnehin eine nachweisbare Einwilligung (§ 12 Abs. 2 MBO-Ä).
Der Virchowbund nennt für die Abtretung an eine Verrechnungsstelle ausdrücklich das schriftliche Einverständnis des Patienten. In der Fachpresse wurde nach der Reform von 2017 ebenfalls darauf hingewiesen, dass die ausdrückliche Zustimmung – mit Blick auf den Datenschutz – weiterhin nötig ist.
Dann dürfen ihre Daten nicht an die Verrechnungsstelle gehen, und die Praxis stellt die Rechnung selbst. Auch eine Praxis mit Verrechnungsstelle braucht deshalb einen Weg, einzelne Rechnungen selbst zu schreiben.
Heilpraktikerpraxen: Ob die Strafvorschrift des § 203 StGB greift, hängt an der Berufsgruppe – sie nennt Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung. Der Datenschutz gilt in jedem Fall: Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Klären Sie mit Ihrer Abrechnungsstelle und im Zweifel mit Ihrem Berufsverband, welche Einwilligung nötig ist. Mehr zur Abrechnung in der Heilpraktikerpraxis: Heilpraktiker.
Selbstabrechnung mit Software: Rechnen Sie selbst ab, bleibt die Forderung in der Praxis; eine Abtretung findet nicht statt. Dienstleister, die an der Praxistätigkeit mitwirken, können sonstige mitwirkende Personen im Sinne von § 203 Abs. 3 StGB sein – die Hinweise von BÄK und KBV nennen etwa Dienstleistungen rund um das Praxisverwaltungssystem, die Steuerberatung und die Buchhaltung. Sie dürfen die für ihre Tätigkeit erforderlichen Informationen erhalten; die Praxis muss dafür sorgen, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet sind (§ 203 Abs. 4 StGB). Datenschutzrechtlich gehört in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu. Genau hier liegt der Unterschied zur Verrechnungsstelle: Private Verrechnungsstellen ordnen BÄK und KBV ausdrücklich nicht als Auftragsverarbeiter ein; für die Weitergabe an sie bleibt es bei der Einwilligung. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit VXPay schließen Sie bei der Praxiseinrichtung ab; er regelt auch die Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Ob in Ihrem Fall zusätzlich eine Einwilligung nötig ist, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Privatabrechnung selbst machen: Was dazugehört
Selbst abrechnen heißt: Die Praxis stellt die Rechnung im eigenen Namen, wartet auf das Geld und kümmert sich um offene Beträge. Die Arbeit verteilt sich auf sechs Schritte.
- Rechnung nach der Gebührenordnung erstellen
Für Ärztinnen und Ärzte gilt: Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung erst fällig, wenn eine der Verordnung entsprechende Rechnung erteilt ist. Sie nennt unter anderem das Datum jeder Leistung, Nummer, Bezeichnung und Betrag sowie den Steigerungssatz (§ 12 Abs. 2 GOÄ). Die vollständige Liste: Pflichtangaben der Privatrechnung.
- Faktor bemessen und begründen
Über dem Schwellenwert – bei den meisten ärztlichen Leistungen dem 2,3-fachen – verlangt § 12 Abs. 3 GOÄ eine schriftliche, verständliche Begründung. Mehr dazu: GOÄ-Steigerungsfaktor und Analogbewertung.
- Versenden
Per Post oder per E-Mail. Das Porto für die Arztrechnung trägt die Praxis (§ 10 Abs. 3 GOÄ). Beim E-Mail-Versand stellen sich eigene Datenschutzfragen: Rechnung per E-Mail und Datenschutz.
- Zahlungseingang prüfen und zuordnen
Überweisungen anhand von Rechnungsnummer und Betrag dem Kontoauszug zuordnen, Teil- und Doppelzahlungen klären, bezahlte Rechnungen abhaken.
- Erinnern und mahnen
Zahlungsziel setzen, freundlich erinnern, dann mahnen – Ablauf und Formulierungen unter Mahnung schreiben, der Fahrplan bei Nichtzahlung unter Patient zahlt nicht.
- Rückfragen beantworten
Patientinnen, private Krankenversicherungen und Beihilfestellen fragen nach. Eine Begründung ist auf Verlangen näher zu erläutern (§ 12 Abs. 3 Satz 2 GOÄ).
| Nr. | Leistung | Punkte | Faktor | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Beratung – auch mittels Fernsprecher – | 80 | 2,3 | 10,72 € |
| 5 | Symptombezogene Untersuchung | 80 | 2,3 | 10,72 € |
| Gesamtbetrag | 21,44 € |
Punktzahl × Punktwert (5,82873 Cent) × Faktor, erst am Ende kaufmännisch gerundet: Nr. 1 kostet zum einfachen Satz 4,66 €, zum 2,3-fachen 10,72 €. Läge der Faktor bei 2,8, wären es 13,06 € – dann mit schriftlicher Begründung. Empfängerin im Beispiel: Erika Mustermann.
Was für die Selbstabrechnung spricht
- Kein Anteil am Umsatz für die Abrechnung – Kosten entstehen durch Arbeitszeit, Porto und gegebenenfalls Software und Zahlungsgebühren.
- Direkter Kontakt: Rückfragen landen bei Ihnen, Sie entscheiden über Kulanz, Zahlungsziele und Mahnstufen.
- Keine Abtretung – die Einwilligung zur Weitergabe an eine Verrechnungsstelle entfällt.
- Zahlungen gehen direkt an die Praxis.
Was dagegen spricht
- Arbeitszeit am Empfang und in der Abrechnung – bei vielen oder komplexen Rechnungen spürbar.
- Abrechnungswissen: Ausschlüsse, Begründungen, Analogbewertungen und Rückfragen der Erstattungsstellen verlangen Übung.
- Das Ausfallrisiko bleibt vollständig bei Ihnen.
- Liquidität: Das Geld kommt, wenn Patienten zahlen – nicht vorher. Wie Sie das Zahlungsziel wählen: Zahlungsziel.
Verrechnungsstelle oder selbst abrechnen: Welches Modell passt zu Ihrer Praxis?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Die Übersicht zeigt, welche Umstände eher für welchen Weg sprechen.
| Kriterium | spricht eher für eine Verrechnungsstelle | spricht eher für die Selbstabrechnung |
|---|---|---|
| Rechnungsvolumen | viele Privatrechnungen, wenig Personal für die Abrechnung | überschaubare Zahl, Zeit am Empfang vorhanden |
| Komplexität | viele Positionen, Analogbewertungen, häufige Rückfragen von Erstattungsstellen | wiederkehrende Leistungen mit wenigen Ziffern |
| Abrechnungswissen | niemand im Team kennt die Gebührenordnung sicher | Abrechnungswissen im Team vorhanden |
| Ausfallrisiko | hohe Beträge, Ausfälle wären spürbar, Ausfallschutz gewünscht | geringe Ausfälle, das eigene Mahnwesen funktioniert |
| Liquidität | Geld soll vor dem Zahlungseingang fließen | Zahlungsziele der Patienten sind finanziell unproblematisch |
| Patientenkontakt | Rückfragen sollen die Praxis nicht erreichen | Sie möchten Rückfragen und Kulanz selbst steuern |
| Einwilligungen | Patienten willigen zuverlässig ein | viele Patienten möchten keine Weitergabe, oder Sie möchten keine Daten abgeben |
Orientierung, keine Empfehlung im Einzelfall. Oft sprechen einzelne Kriterien für unterschiedliche Wege – dann lohnt ein Blick auf die Mischmodelle weiter unten.
| Größe | Annahme (Beispiel) | Ergebnis |
|---|---|---|
| Privatrechnungen im Jahr | 1.200 | |
| durchschnittlicher Rechnungsbetrag | 120 € | Privatumsatz 144.000 € |
| Arbeitszeit je Rechnung inklusive Zahlungskontrolle, Mahnung und Rückfragen | 6 Minuten | 120 Stunden im Jahr |
| Kosten je Arbeitsstunde | 30 € | 3.600 € im Jahr |
| Vergleichswert | 3.600 € ÷ 144.000 € | 2,5 % des Privatumsatzes |
Alle Werte sind Annahmen – setzen Sie Ihre eigenen ein. Zur Selbstabrechnung kommen Porto, Software und gegebenenfalls Zahlungsgebühren hinzu, zum Angebot der Verrechnungsstelle eventuelle Zusatzgebühren. Nicht in Euro erfasst sind Ausfallrisiko, Vorfinanzierung und der Wert des direkten Patientenkontakts.
- Wie viele Privatrechnungen stellen Sie im Monat, und wie komplex sind sie?
- Kennt jemand im Team Ihre Gebührenordnung sicher – auch Begründungen, Ausschlüsse und Analogbewertungen?
- Wie viel Zeit kostet heute eine Rechnung von der Erstellung bis zum Zahlungseingang?
- Wie hoch sind Ihre Zahlungsausfälle, und was wäre Ihnen ein Ausfallschutz wert?
- Brauchen Sie das Geld schneller, als Ihre Patienten zahlen?
- Möchten Sie Rückfragen und Mahnungen selbst führen?
- Stimmen Ihre Patientinnen und Patienten der Weitergabe an eine Verrechnungsstelle zu?
Mit VXPay testen Sie die Selbstabrechnung ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit; für die Registrierung ist keine Kreditkarte nötig. Arbeiten Sie bereits mit einer Verrechnungsstelle, klären Sie vorher, ob Ihr Vertrag erlaubt, einzelne Rechnungen selbst zu stellen. Kostenlos registrieren →
Mischmodelle: selbst abrechnen und gezielt abgeben
Zwischen „alles selbst“ und „alles abgeben“ gibt es Zwischenwege. Welche davon möglich sind, entscheidet vor allem Ihr Vertrag.
Selbst abrechnen, Problemfälle abgeben
Sie stellen und mahnen selbst; erst wenn eine Rechnung trotz Mahnung offen bleibt, übernimmt eine Anwaltskanzlei oder ein Inkassounternehmen. Nach den Hinweisen von BÄK und KBV kann die Schweigepflicht ausnahmsweise zurücktreten, wenn eine Honorarforderung anwaltlich oder gerichtlich durchgesetzt werden muss; weitergegeben werden dürfen dann die dazu notwendigen Informationen. Ob für ein Inkassounternehmen eine Einwilligung nötig ist, klären Sie vorher.
Nach Leistungsbereich trennen
Aufwendige Abrechnungen gehen an die Verrechnungsstelle, wiederkehrende oder einfache Rechnungen schreiben Sie selbst. Voraussetzung: Ihr Vertrag lässt das zu, und die Zuordnung ist im Team klar geregelt, damit keine Leistung doppelt oder gar nicht abgerechnet wird.
Ohne Einwilligung selbst abrechnen
Patientinnen und Patienten, die der Weitergabe nicht zustimmen, erhalten ihre Rechnung direkt von der Praxis.
Wechsel vorbereiten
Wer von der Verrechnungsstelle zur Selbstabrechnung wechselt oder umgekehrt, klärt Kündigungsfristen, den Umgang mit offenen Forderungen und den Export der eigenen Daten.
Was VXPay ist – und was nicht
VXPay ist keine Verrechnungsstelle, sondern Software, mit der Ihre Praxis selbst abrechnet. Die Rechnung stellt immer Ihre Praxis, die Forderung bleibt bei Ihnen.
Das übernimmt VXPay
- Rechnungen mit dem Gebührenverzeichnis Ihres Berufsstands – etwa GOÄ, GOZ oder das GebüH als Orientierung – und eigenen Leistungen mit Festpreisen; Beträge aus Punktzahl, Punktwert und Faktor berechnet.
- Zwischen Schwellenwert und Höchstsatz fragt VXPay bei GOÄ- und GOZ-Positionen nach der Begründung. Über dem Höchstsatz bestätigen Sie eine Vereinbarung nach § 2 samt Datum; eine Begründung ist dann nur auf Verlangen nötig. Fehlt etwas davon oder liegt eine GOÄ-Leistung der Abschnitte A, E, M und O über dem Höchstsatz, zeigt VXPay einen GOÄ- bzw. GOZ-Hinweis und erstellt die Rechnung nur nach Ihrer Bestätigung „Ja, ich weiß“.
- PDF mit eingebetteter E-Rechnung, Versand per E-Mail unter dem Namen Ihrer Praxis – Antworten der Patienten gehen an die E-Mail-Adresse Ihrer Praxis.
- Automatisches Mahnwesen mit eigenen Stufen, Fristen, Texten und Mahngebühren – zunächst ausgeschaltet, mit einem Häkchen aktiviert.
- Übernahme aus dem Praxisprogramm, wenn es Privatrechnungen nach GOÄ oder GebüH als PADneXt oder PAD unverschlüsselt exportiert (die zahnärztliche PADneXt-Abrechnung derzeit nicht) – angelegt wird nichts ohne Ihre Bestätigung.
- Buchhaltungsexport als ZIP mit allen Rechnungs-PDFs und CSV-Dateien.
Das übernimmt VXPay nicht
- keine Vorfinanzierung – das Geld fließt, wenn Patienten zahlen
- kein Factoring – VXPay kauft keine Forderungen
- kein Ausfallschutz – Zahlungsausfälle trägt Ihre Praxis; Rückbuchungen einer Onlinezahlung meldet VXPay, verhindert sie aber nicht
- keine Abrechnungsberatung – VXPay prüft, ob eine Begründung vorhanden ist, nicht, ob sie inhaltlich trägt
- keine Bearbeitung von Rückfragen – Fragen von Patienten und Versicherungen beantwortet Ihre Praxis
- kein Praxisverwaltungssystem – keine Patientenakte, keine Terminverwaltung
Onlinezahlung und Liquidität: Sobald Sie VXPay Payments aktiviert haben, tragen Rechnung und Mahnschreiben einen Bezahllink und QR-Code. Zahlungen gehen auf das eigene Zahlungskonto Ihrer Praxis und werden automatisch auf Ihr Bankkonto ausgezahlt – im Rhythmus der Auszahlungseinstellungen Ihres Zahlungskontos; VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Ihr Geld. Kartenzahlungen sind in der Regel nach Sekunden bestätigt, eine Lastschrift kann einige Tage dauern. Geht die Zahlung über VXPay Payments ein, springt die Rechnung auf „bezahlt“ und der Mahnlauf endet. Mit VXPay Payments erhält außerdem jeder Patient eine persönliche Zahlungs-IBAN, die auf der Rechnung steht; Überweisungen darauf ordnet VXPay automatisch der richtigen Rechnung zu. Ohne Onlinezahlung trägt die Rechnung Ihre Bankverbindung und einen QR-Code für die Überweisung per Banking-App (EPC-QR-Code); Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst – Sie markieren sie mit einem Klick als bezahlt.
Optional im Zusatzpaket Praxis Pro
Praxis Pro ist ein optionales Zusatzpaket (9,90 € netto im Monat, monatlich kündbar). Zum Thema Abrechnungswissen gehören:
- GOÄ/GOZ-Abrechnungsprüfung: Prüft Rechnungen vor dem Versand gegen die Abrechnungsbestimmungen: Ausschlussziffern, Höchstzahlen je Tag, Behandlungsfall und Jahr, Begründungspflicht ab Schwellenwert, Höchstsätze, Einfachsatz – mit Wortlaut und Fundstelle.
- Begründungs-Bausteine: Eigene Textbibliothek für Steigerungsbegründungen – passend zur Ziffer vorgeschlagen und mit einem Klick eingefügt.
- Erstattungsprobleme auswerten: Rückfragen, Kürzungen und Ablehnungen von PKV und Beihilfe erfassen – und sehen, welche Ziffern, Faktoren und Kostenträger Probleme machen.
Die Abrechnungsprüfung gibt Hinweise und ersetzt keine abrechnungsrechtliche Beratung.
Begründungspflicht und Höchstsatz-Bestätigung oben gehören nicht zum Paket – sie gelten für jede Praxis.
Keine Grundgebühr, keine Vertragslaufzeit, keine Kreditkarte bei der Registrierung. Rechnungen erstellen, per E-Mail senden und automatisch mahnen ist kostenlos; zahlen Patienten per Überweisung auf Ihr eigenes Praxiskonto, fällt bei VXPay keine Gebühr an. Nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an; beide werden vom Zahlungseingang einbehalten, die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig. Beispiel: Bei einer Onlinezahlung über 100,00 € beträgt die Plattformgebühr 2,13 € brutto, dazu kommt die Transaktionsgebühr. Optional und kostenpflichtig: das Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, der Einrichtungsservice. Alle Kosten: Preise.
Quellen
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 7, Abs. 3 und 4
- BGH, Urteil vom 10.07.1991 – VIII ZR 296/90 (öffnet in neuem Tab) – BGHZ 115, 123 – Abtretung an eine gewerbliche Verrechnungsstelle ohne Zustimmung des Patienten nichtig
- Bundesärztekammer und KBV: Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis (PDF) (öffnet in neuem Tab) – Stand 01.10.2025, Abschnitte 2.4.1, 2.4.3.3, 2.4.4.2, 3.4.1, 3.4.2 und 3.6
- Bundesärztekammer: (Muster-)Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärztinnen und Ärzte (PDF) (öffnet in neuem Tab) – Fassung vom 13.05.2026, § 12 Abs. 2 – nachweisbare Einwilligung in die Datenübermittlung zur privatärztlichen Abrechnung
- Datenschutz-Grundverordnung (EUR-Lex) (öffnet in neuem Tab) – Art. 9 – besondere Kategorien, Gesundheitsdaten
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren für Leistungen des Gebührenverzeichnisses (öffnet in neuem Tab) – Punktwert
- § 10 GOÄ – Ersatz von Auslagen (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3: kein Porto für die Arztrechnung
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung; Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- BaFin: Merkblatt zum Tatbestand des Factorings (öffnet in neuem Tab) – echtes und unechtes Factoring
- Virchowbund: Selbstzahler in der Arztpraxis – so rechnen Sie nach GOÄ ab (öffnet in neuem Tab) – Abtretung an eine Verrechnungsstelle mit schriftlichem Einverständnis
- Medical Tribune (11.09.2018): PVS-Einwilligung trotz Anpassung von § 203 StGB weiterhin notwendig (öffnet in neuem Tab) – Fachpresse
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Was kostet eine privatärztliche Verrechnungsstelle?
Das hängt vom Angebot ab. Häufig wird ein Anteil am abgerechneten Betrag vereinbart; Höhe, Bezugsgröße und Zusatzleistungen wie Vorfinanzierung oder Ausfallschutz unterscheiden sich je nach Anbieter und Vertrag. Vergleichen Sie Angebote deshalb auf derselben Basis und rechnen Sie mit Ihrem Privatumsatz: Jeder Prozentpunkt kostet bei 100.000 € Umsatz 1.000 € im Jahr. Konkrete Sätze nennen wir bewusst nicht.
Brauche ich für die Verrechnungsstelle eine Einwilligung meiner Patienten?
Ja. Nach den Hinweisen von Bundesärztekammer und Kassenärztlicher Bundesvereinigung (Stand Oktober 2025) bedarf die Weitergabe von Behandlungsdaten an privatärztliche Verrechnungsstellen zum Zweck der Abrechnung einer Einwilligung. Eine Abtretung an eine gewerbliche Verrechnungsstelle ohne Zustimmung des Patienten hat der Bundesgerichtshof 1991 für nichtig erklärt (VIII ZR 296/90). Berufsrechtlich verlangt § 12 Abs. 2 der (Muster-)Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte für die Übermittlung von Daten an Dritte zum Zweck der privatärztlichen Abrechnung eine nachweisbare Einwilligung; verbindlich ist die Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer. Die Einwilligung sollte sich auf eine bestimmte Verrechnungsstelle beziehen, ausdrücklich erteilt werden und ist für die Zukunft widerrufbar; Schriftform empfiehlt sich aus Beweisgründen.
Reicht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit der Verrechnungsstelle?
Nach den Hinweisen von Bundesärztekammer und KBV nicht: Private Verrechnungsstellen sind danach keine Auftragsverarbeiter, für die Weitergabe der Abrechnungsdaten braucht es die Einwilligung der Patientin oder des Patienten. Anders bei Dienstleistern, die an der Praxistätigkeit mitwirken, etwa beim Praxisverwaltungssystem oder in der Buchhaltung: Mit ihnen schließt die Praxis in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und sorgt dafür, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet sind (§ 203 Abs. 4 StGB).
Was ist der Unterschied zwischen echtem und unechtem Factoring?
Beim Factoring kauft ein Factor Forderungen an. Beim echten Factoring übernimmt er laut BaFin mit dem Erwerb das Risiko der Zahlungsunfähigkeit des Schuldners. Beim unechten Factoring trägt er dieses Ausfallrisiko nicht und behält sich vor, die Forderung zurückzubelasten. Für Praxen heißt das: Eine frühe Auszahlung allein bedeutet noch keinen Schutz vor Zahlungsausfällen – maßgeblich ist, was der Vertrag regelt.
Darf ich Patienten das Porto für die Arztrechnung berechnen?
Nein. Nach § 10 Abs. 3 GOÄ dürfen für die Versendung der Arztrechnung keine Versand- und Portokosten berechnet werden. Wer Rechnungen per Post verschickt, trägt das Porto also selbst. Die Regel steht in der GOÄ und gilt für Arztrechnungen; bei anderen Gebührenordnungen prüfen Sie die jeweilige Regelung.
Kann ich selbst abrechnen und nur einzelne Rechnungen abgeben?
Grundsätzlich ja – etwa wenn eine Rechnung trotz Mahnung offen bleibt und Sie sie an eine Anwaltskanzlei oder ein Inkassounternehmen übergeben. Arbeiten Sie bereits mit einer Verrechnungsstelle, prüfen Sie im Vertrag, ob alle Privatrechnungen über sie laufen müssen. Für jede Weitergabe von Patientendaten gelten die Regeln zu Schweigepflicht und Datenschutz.
Übernimmt VXPay das Ausfallrisiko oder zahlt vorab aus?
Nein. VXPay ist Software für die Selbstabrechnung: keine Vorfinanzierung, kein Ankauf von Forderungen, kein Ausfallschutz. Onlinezahlungen über VXPay Payments gehen auf das eigene Zahlungskonto Ihrer Praxis und werden auf Ihr Bankkonto ausgezahlt; VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Ihr Geld. Bleibt eine Rechnung offen, erinnert und mahnt das kostenlose Mahnwesen nach Ihren Stufen, sobald Sie es eingeschaltet haben.
Gibt es Abrechnungsstellen auch für Heilpraktiker?
Ja, neben privatärztlichen Verrechnungsstellen gibt es Abrechnungsdienstleister für Heilpraktikerinnen, Heilpraktiker und andere Gesundheitsberufe. Auch dort werden Gesundheitsdaten weitergegeben, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind – klären Sie, welche Einwilligung der Dienstleister verlangt. Wer selbst abrechnet, kann in VXPay das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) als Orientierung oder eigene Leistungen mit Festpreisen nutzen.
Weniger Aufwand mit offenen Rechnungen
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.