Zahlungserinnerung und Mahnung an Patienten: Mustertexte, Fristen, Mahngebühren und Verzugszinsen
Patienten an eine offene Rechnung zu erinnern, ist vielen Praxen unangenehm – und oft ist unklar, wie man freundlich und trotzdem klar formuliert, welche Fristen üblich sind, welche Mahngebühr erlaubt ist und ab wann Verzugszinsen laufen. Hier finden Sie drei Mustertexte für die Mahnung einer Arztrechnung, Zahnarztrechnung oder Therapierechnung und die rechtlichen Grundlagen verständlich erklärt – mit Rechenbeispielen und offiziellen Quellen.
Bevor Sie eine Mahnung schreiben: fünf kurze Prüfungen
Eine Mahnung wirkt nach § 286 Abs. 1 BGB nur, wenn sie nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Ein kurzer Blick auf Rechnung und Konto erspart unangenehme Rückfragen – und Schreiben an Patienten, die längst bezahlt haben.
- Ist die Rechnung fällig? Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung erst fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der GOÄ entsprechende Rechnung erteilt worden ist; für Zahnärzte verlangt § 10 Abs. 1 GOZ eine Rechnung nach Anlage 2 der GOZ, für Tierärzte knüpft § 7 Abs. 3 GOT die Fälligkeit an die Erteilung einer Rechnung. Was eine ordnungsgemäße Rechnung enthält, steht im Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.
- Ist das Zahlungsziel abgelaufen? Steht auf der Rechnung „zahlbar bis …“, mahnen Sie erst nach diesem Datum.
- Ist wirklich noch nichts eingegangen? Prüfen Sie Kontoauszüge und Kasse – auch auf Teilzahlungen oder Zahlungen mit abweichendem Verwendungszweck.
- Stimmen Empfänger und Anschrift? Gemahnt wird der Zahlungspflichtige, an den die Rechnung ging – bei Kindern in der Regel ein Elternteil. Kam die Rechnung als unzustellbar zurück, klären Sie zuerst die Anschrift und senden die Rechnung erneut.
- Ist eine Rückfrage offen? Hat der Patient Fragen zur Rechnung oder zur Erstattung gestellt, beantworten Sie diese zuerst – eine Mahnung wirkt sonst schnell unhöflich.
So ist eine Mahnung an Patienten aufgebaut: freundlich, klar, ohne Behandlungsdetails
Eine Mahnung muss weder streng klingen noch das Wort „Mahnung“ tragen. Der Bundesgerichtshof lässt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung genügen, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt – auch in höflicher Form (BGH, Urteil vom 10.03.1998 – X ZR 70/96). Sie können also freundlich bleiben, ohne an Wirkung zu verlieren. Wichtig ist nur, dass der Patient erkennt: Die Praxis erwartet die Zahlung bis zu einem bestimmten Termin.
- Eine klare Überschrift: „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“ oder „Letzte Mahnung“
- Der Bezug: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- Eine neue Frist als konkretes Kalenderdatum – nicht „umgehend“ oder „in den nächsten Tagen“
- Der Zahlungsweg: Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck, gegebenenfalls ein Bezahllink
- Ein Satz für den Fall, dass sich Zahlung und Schreiben gekreuzt haben
- Ein Kontakt für Rückfragen – Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der Praxis
Was nicht hineingehört: Diagnosen, Befunde und Leistungsbeschreibungen. Zur Zuordnung genügen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag; Einzelheiten stehen in der Rechnung selbst. Das schützt die Privatsphäre des Patienten, falls ein Brief von Angehörigen geöffnet wird oder eine E-Mail in einem gemeinsam genutzten Postfach landet. Verzichten Sie auch auf Vorwürfe und auf Ankündigungen, die Sie nicht umsetzen wollen.
Die Tonleiter: Die Zahlungserinnerung unterstellt ein Versehen. Die 1. Mahnung bleibt sachlich, verweist auf die Erinnerung und bietet Gesprächsbereitschaft an. Die letzte Mahnung setzt eine letzte Frist und nennt den nächsten Schritt. So bleibt das Verhältnis zum Patienten intakt, und die Eskalation ist für beide Seiten nachvollziehbar.
Mahnung für die Arztrechnung: drei Muster zum Anpassen
Die folgenden Texte sind Formulierungsbeispiele für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen – keine Rechtsberatung. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und prüfen Sie den Text für Ihren Fall.
Muster 1: Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte Frau [Name],
sicher ist es im Alltag untergegangen: Für unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf unser Konto [IBAN] und geben Sie als Verwendungszweck die Rechnungsnummer [Rechnungsnummer] an.
Haben Sie die Rechnung inzwischen beglichen, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie uns unter [Telefon] oder [E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen
[Praxisname]
Auch diese freundliche Erinnerung fordert eindeutig zur Zahlung auf. Schickt die Praxis sie nach Ablauf des Zahlungsziels, kann sie deshalb bereits die Mahnung im Sinne von § 286 Abs. 1 BGB sein, die den Verzug auslöst – mit Folgen für Mahngebühren und Zinsen (siehe unten). Eine Mahngebühr gehört in dieses erste Schreiben in der Regel nicht.
Muster 2: 1. Mahnung
Betreff: 1. Mahnung – Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte Frau [Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum der Erinnerung] ist unsere Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] noch nicht bezahlt.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag [optional: zuzüglich Mahnkosten von … €, zusammen … €] bis spätestens [Datum] auf unser Konto [IBAN], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].
Falls Sie noch auf die Erstattung durch Ihre Krankenversicherung oder Beihilfe warten: Die Rechnung ist unabhängig davon an uns zu zahlen. Gibt es Fragen oder Gründe, die einer Zahlung entgegenstehen, melden Sie sich bitte bis zu diesem Datum bei uns.
Haben Sie bereits gezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Praxisname]
Den Satz zur Erstattung verwenden Sie nur, wenn der Empfänger der Mahnung selbst Ihr Vertragspartner ist. Nach § 630a Abs. 1 BGB schuldet der Patient die vereinbarte Vergütung, soweit nicht ein Dritter zur Zahlung verpflichtet ist – bei Privatpatienten bleibt deshalb in der Regel der Patient Schuldner, auch wenn seine Versicherung ihm die Kosten später erstattet. Mahnkosten nennen Sie nur, wenn sie tatsächlich entstanden sind und der Verzug bereits eingetreten war.
Muster 3: Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte Frau [Name],
auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] und unsere Mahnung vom [Datum] ist bisher keine Zahlung eingegangen. Offen sind der Rechnungsbetrag von [Betrag] [nur falls tatsächlich entstanden: und Mahnkosten von … €], insgesamt [Gesamtbetrag].
Wir bitten Sie letztmalig, den Gesamtbetrag bis spätestens [Datum] auf unser Konto [IBAN] zu überweisen, Verwendungszweck [Rechnungsnummer].
Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, werden wir [das gerichtliche Mahnverfahren einleiten]. Diesen Schritt möchten wir Ihnen und uns gern ersparen. Melden Sie sich deshalb bitte, falls Sie Fragen haben oder den Betrag nicht auf einmal zahlen können.
[Optional: Für die Dauer des Verzugs berechnen wir Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.]
Mit freundlichen Grüßen
[Praxisname]
Kündigen Sie nur Schritte an, die Sie tatsächlich gehen wollen. Die Weitergabe an ein Inkassounternehmen oder die Abtretung an eine Verrechnungsstelle setzt wegen der Schweigepflicht in der Regel eine eindeutige Einwilligung des Patienten voraus; der Bundesgerichtshof hat die Abtretung ärztlicher Honorarforderungen an eine gewerbliche Verrechnungsstelle ohne Zustimmung des Patienten für nichtig erklärt (BGH, Urteil vom 10.07.1991 – VIII ZR 296/90). Wie es nach der letzten Mahnung weitergehen kann, beschreibt der Ratgeber Patient zahlt nicht – was tun?
In VXPay legen Sie für jede Stufe Bezeichnung, Zeitpunkt nach Fälligkeit, neue Zahlungsfrist, optionale Mahngebühr, Versandweg und einen eigenen Text fest – etwa die Kernsätze aus den Mustern oben. Ist das Mahnwesen eingeschaltet, versendet VXPay die jeweils fällige Stufe automatisch. Das Mahnwesen ist für jede Praxis kostenlos, ohne Grundgebühr und ohne Paket.
Fristen für Zahlungserinnerung und Mahnung: welche Abstände sinnvoll sind
Wie viele Tage zwischen Fälligkeit, Erinnerung und Mahnungen liegen, schreibt kein Gesetz vor. Sinnvoll sind Abstände, die dem Patienten genug Zeit für Überweisung und Rückfragen lassen, ohne dass eine Rechnung monatelang offen bleibt.
| Schreiben | Zweck und Ton | Versand ab (Vorschlag in VXPay) | Neue Frist (Vorschlag in VXPay) | Mahngebühr |
|---|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Freundlicher Hinweis auf ein vermutetes Versehen | 7 Tage nach Fälligkeit | 7 Tage | Keine – dieses Schreiben löst den Verzug meist erst aus |
| 1. Mahnung | Sachlich, mit Bezug auf die Erinnerung und Gesprächsangebot | 21 Tage nach Fälligkeit | 7 Tage | Allenfalls tatsächlich entstandene Kosten |
| Letzte Mahnung | Klar, mit letzter Frist und dem nächsten Schritt | 35 Tage nach Fälligkeit | 7 Tage | Allenfalls tatsächlich entstandene Kosten |
Die Tage sind die Vorschlagswerte, mit denen das Mahnwesen in VXPay startet (dort heißt die dritte Stufe „2. Mahnung“) – keine gesetzlichen Fristen und keine Empfehlung. Der Virchowbund hält beim ersten Schreiben eine Zahlungsfrist von 14 Tagen für üblich; bei der letzten Mahnung könne sie auf 7 bis 10 Tage verkürzt werden.
Ein Beispiel mit diesen Abständen, gezählt ab dem Zahlungsziel: Die Rechnung RE-0042 der Praxis am Park über 86,20 € vom 17.09.2026 ist bis 01.10.2026 zu zahlen. Die Zahlungserinnerung geht am 08.10.2026 hinaus, mit neuer Frist bis 15.10.2026; die 1. Mahnung folgt am 22.10.2026, die letzte Mahnung am 05.11.2026. Wer längere Fristen setzt, gibt Patienten mehr Luft – etwa, wenn sie auf die Erstattung ihrer Versicherung warten; kürzere Abstände verkürzen die Zeit bis zum Geldeingang. Wichtig ist, dass jedes Schreiben ein festes Datum nennt und die nächste Stufe erst nach dessen Ablauf folgt.
Welches Zahlungsziel auf der Rechnung selbst sinnvoll ist, erklärt der Ratgeber Zahlungsziel der Privatrechnung. Die Verjährung hält eine Mahnung nicht an – das tun nach § 204 Abs. 1 BGB etwa die Zustellung eines Mahnbescheids oder eine Klage. Bei älteren offenen Rechnungen behalten Sie deshalb das Jahresende im Blick; mehr dazu im Ratgeber Verjährung der Arztrechnung.
Ab wann der Patient in Verzug ist – und ein Baustein für Ihre Rechnung
Ob Sie Mahnkosten oder Zinsen verlangen können, hängt davon ab, ob und seit wann der Patient in Verzug ist. Für Patientenrechnungen sind vor allem zwei Wege wichtig.
Durch eine Mahnung
Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nicht, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, kommt er durch die Mahnung in Verzug. Das kann schon die freundliche Zahlungserinnerung sein, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert.
Ohne Mahnung nach 30 Tagen
Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gezahlt wird. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Patientinnen und Patienten sind in aller Regel Verbraucher im Sinne von § 13 BGB. Ohne Hinweis auf der Rechnung beginnt der Verzug deshalb meist erst mit der ersten Mahnung. Wer den 30-Tage-Automatismus nutzen möchte, nimmt einen Hinweis wie diesen in die Rechnung auf:
Hinweis zum Zahlungsverzug
Sie kommen spätestens in Verzug, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen (§ 286 Abs. 3 BGB).
Mehr zu Fälligkeit, Zahlungsziel und Verzug – etwa, was ein „zahlbar bis“ auf der Rechnung bewirkt – finden Sie im Ratgeber Welches Zahlungsziel für Privatrechnungen?
Mahngebühren bei Arztrechnungen: was erlaubt ist und in welcher Höhe
„Mahngebühr“ ist kein gesetzlicher Begriff mit festem Betrag. Rechtlich geht es um den Ersatz eines Verzugsschadens – und der hat enge Grenzen.
Schadensersatz wegen Verzögerung der Leistung kann die Praxis laut § 280 Abs. 2 BGB nur unter der zusätzlichen Voraussetzung des Verzugs nach § 286 BGB verlangen. Daraus folgen drei Grundregeln:
- Das erste Schreiben ist in der Regel kostenfrei. Das Schreiben, das den Verzug erst auslöst – meist die Zahlungserinnerung oder die erste Mahnung –, entsteht vor dem Verzug. Seine Kosten sind deshalb in der Regel nicht ersatzfähig.
- Danach nur tatsächliche Kosten. Ersatzfähig sind in der Regel nur konkret entstandene Sachkosten wie Porto und Material, nicht der eigene Zeitaufwand und keine anteiligen Personal- oder Bürokosten. Der Virchowbund weist darauf hin, dass Mahngebühren nicht höher ausfallen dürfen als der entstandene Schaden. Bei einer Mahnung per E-Mail fallen meist weder Porto noch Material an.
- Keine 40-Euro-Pauschale gegenüber Patienten. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB steht dem Gläubiger nur zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.
| Situation | Verzug? | Mahnkosten |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung nach Ablauf des Zahlungsziels, Rechnung ohne Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB | Tritt erst durch dieses Schreiben ein | In der Regel nein |
| Weitere Mahnung, nachdem der Patient auf die Erinnerung nicht gezahlt hat | Ja | In der Regel nur tatsächlich entstandene Sachkosten |
| Rechnung mit Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB, 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang unbezahlt | Ja, auch ohne Mahnung | Für Schreiben danach in der Regel nur tatsächliche Sachkosten |
| Eigener Zeitaufwand, anteilige Personal- und Bürokosten | – | In der Regel nicht ersatzfähig |
| Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB) | – | Nicht gegenüber Verbrauchern |
Im Beispiel dieser Seite (Szene oben) trägt die 1. Mahnung eine Mahngebühr von 1,80 €, etwa für Porto und Material eines Briefs; der offene Betrag steigt damit von 86,20 € auf 88,00 €. Der Betrag ist frei gewählt und keine Empfehlung – ob überhaupt Kosten entstanden sind und in welcher Höhe, prüfen Sie im Einzelfall.
Auch Vorschlagswerte in einer Software sind nur Ausgangspunkte. In VXPay entscheiden Sie selbst, ob eine Stufe eine Mahngebühr trägt und wie hoch sie ist; VXPay prüft die Zulässigkeit nicht. Wie die Gebühr auf dem Schreiben und beim Bezahlen erscheint, steht weiter unten.
Verzugszinsen auf die Arztrechnung: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen (§ 288 Abs. 1 BGB). Gegenüber Verbrauchern beträgt der Zinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; die höheren neun Prozentpunkte nach § 288 Abs. 2 BGB gelten nur, wenn kein Verbraucher beteiligt ist.
Den Basiszinssatz regelt § 247 BGB; er kann sich zum 1. Januar und 1. Juli ändern, und die Deutsche Bundesbank gibt den geltenden Wert bekannt. Laut Bundesbank beträgt er 1,52 % (gültig seit 01.07.2026, Stand 28.09.2026). Der Verzugszins gegenüber Patienten liegt damit bei 6,52 % pro Jahr. Gerechnet wird: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365.
| Offener Betrag | Zinsen pro Jahr | 30 Tage Verzug | 90 Tage Verzug |
|---|---|---|---|
| 86,20 € | 5,62 € | 0,46 € | 1,39 € |
| 480,00 € | 31,30 € | 2,57 € | 7,72 € |
Vereinfacht mit 365 Tagen und auf volle Cent gerundet; 86,20 € entspricht der Beispielrechnung RE-0042. Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs, gilt ab dem Stichtag der neue Satz. Zinsen laufen erst ab Verzugsbeginn, nicht ab dem Rechnungsdatum.
Bei kleinen Beträgen stehen Zinsen oft in keinem Verhältnis zum Aufwand der Berechnung; ob Sie sie verlangen, entscheiden Sie. Wenn ja, ist es fair, sie spätestens in der letzten Mahnung anzukündigen und den Zeitraum zu nennen, für den Sie Zinsen berechnen. VXPay berechnet keine Verzugszinsen.
Mahnung per E-Mail oder per Brief – und die Frage des Nachweises
Eine bestimmte Form schreibt § 286 BGB für die Mahnung nicht vor. Entscheidend ist, dass sie den Patienten erreicht – und dass Sie das im Streitfall belegen können.
Kommt sofort an und verursacht kein Porto. Ob und wann die E-Mail angekommen ist, lässt sich aber schwer belegen. Schreiben Sie nur an die Adresse, die der Patient Ihnen selbst genannt hat, und halten Sie den Inhalt knapp. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung per E-Mail und Datenschutz.
Brief
Für viele Patienten die gewohnte Form. Im Fensterumschlag sind nur Absender und Anschrift sichtbar. Der Brief kostet Porto und Material – Sachkosten, die nach Eintritt des Verzugs ersatzfähig sein können.
Einschreiben
Erleichtert den Nachweis, dass das Schreiben angekommen ist, und kostet zusätzliches Porto. Sinnvoll sein kann es für die letzte Mahnung vor einem gerichtlichen Schritt; für eine einfache Zahlungserinnerung ist es meist nicht nötig.
Mit VXPay gehen Mahnungen per E-Mail hinaus, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist: Die E-Mail nennt Rechnungsbetrag, Mahngebühren, neue Frist und Gesamtbetrag und enthält einen Link, über den der Patient die Rechnung als PDF herunterlädt (standardmäßig kein Anhang; stellt Ihre Praxis „Link + PDF-Anhang“ ein, hängen Mahnschreiben und Rechnung zusätzlich als PDF an). Das Mahnschreiben für den Postversand ist für Fensterumschläge gesetzt, mit Anschriftfeld nach DIN 5008. Einschreiben oder Zustellnachweise bietet VXPay nicht an.
Mahnstufen mit dem Versandweg „Post“ gehen zusätzlich als Brief: Ein Briefdienstleister der Plattform druckt, kuvertiert, frankiert und übergibt ihn der Post – auch beim kostenlosen Mahnwesen, nur der Brief kostet, ab 1,20 € brutto je einseitigem Brief. Einzelheiten: Briefversand.
Mahnungen automatisch versenden: Ihre Texte als Stufen in VXPay
Das automatische Mahnwesen von VXPay ist für jede Praxis kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Paket. Nach der Registrierung ist es zunächst ausgeschaltet; Sie schalten es unter Einstellungen → Mahnwesen oder im Einrichtungsassistenten mit einem Häkchen ein.
- Stufen festlegen
Für jede Stufe bestimmen Sie Bezeichnung, Tage nach Fälligkeit, neue Zahlungsfrist, optionale Mahngebühr, Versandweg und einen eigenen Text, der im Schreiben erscheint. Zum Start schlägt VXPay drei Stufen vor: „Zahlungserinnerung“ 7, „1. Mahnung“ 21 und „2. Mahnung“ 35 Tage nach Fälligkeit – alles anpassbar, auch eine vorgeschlagene Mahngebühr. Die vorgeschlagene Stufe „2. Mahnung“ ist zusätzlich auf Versand per Post gestellt; ist der Briefversand in Ihrer Praxis eingerichtet, wird jeder Brief nach Seitenzahl berechnet – wenn Sie das nicht möchten, ändern Sie den Versandweg vor dem Einschalten. Unter einem Mindestbetrag, voreingestellt 5,00 €, wird nicht automatisch gemahnt.
- Automatischer Versand
Ist das Mahnwesen eingeschaltet, prüft VXPay stündlich die überfälligen Rechnungen und versendet die jeweils nächste fällige Stufe – per E-Mail mit Zahlungslink und Link zur Rechnung als PDF.
- Bezahlen in einem Vorgang
Hat Ihre Praxis VXPay Payments verbunden, tragen Mahnschreiben und E-Mail einen Bezahllink und einen QR-Code. Eine Mahngebühr hält VXPay beim Versand der Stufe an der Rechnung fest; der Beleg selbst bleibt unverändert. Derselbe offene Betrag steht im Schreiben, hinter dem Bezahllink und auf der Bezahlseite – der Patient zahlt Rechnung und Mahngebühr in einem Vorgang.
- Zahlung beendet den Mahnlauf
Geht die Zahlung über VXPay Payments ein, steht die Rechnung auf „bezahlt“, und der Mahnlauf endet automatisch. Ohne Onlinezahlung nennt das Mahnschreiben Ihre Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.
Was Sie selbst im Blick behalten
Überweisungen direkt auf Ihr Praxiskonto erkennt VXPay nicht von selbst – markieren Sie solche Rechnungen als bezahlt. Ist eine Zahlung noch unklar, setzen Sie die Mahnungen für die Rechnung aus – sonst kann die nächste Stufe trotz Zahlung hinausgehen. Ob und in welcher Höhe eine Mahngebühr zulässig ist, entscheiden Sie; VXPay prüft das nicht und berechnet keine Verzugszinsen.
Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB
Den Verzugshinweis setzt VXPay nicht von selbst auf die Rechnung. Sie können den Baustein von oben als kostenlose Textvorlage anlegen und im Rechnungsassistenten mit einem Klick in den Rechnungstext übernehmen, der auf dem PDF steht.
Das Mahnen selbst kostet in VXPay nichts, solange die Schreiben per E-Mail hinausgehen. Zahlt ein Patient online über VXPay Payments, fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) auf den gezahlten Betrag einschließlich Mahngebühr und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an – beide nur bei erfolgreicher Zahlung und automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig. Eine Mahnung zusätzlich per Post wird wie jeder Brief nach Seitenzahl berechnet. Alle Einzelheiten zur Funktion finden Sie unter Automatisches Mahnwesen, alle Kosten unter Preise.
Quellen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners (öffnet in neuem Tab) – Mahnung nach Fälligkeit (Abs. 1), 30-Tage-Regel und Hinweis gegenüber Verbrauchern (Abs. 3)
- § 280 BGB – Schadensersatz wegen Pflichtverletzung (öffnet in neuem Tab) – Verzögerungsschaden nur unter der Voraussetzung des § 286 (Abs. 2)
- § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden (öffnet in neuem Tab) – fünf bzw. neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; 40-Euro-Pauschale nicht bei Verbrauchern (Abs. 5)
- § 247 BGB – Basiszinssatz (öffnet in neuem Tab) – Anpassung zum 1. Januar und 1. Juli
- Deutsche Bundesbank – Basiszinssatz (öffnet in neuem Tab) – 1,52 % seit 01.07.2026 (Stand 28.09.2026)
- § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung (öffnet in neuem Tab) – u. a. Klageerhebung und Zustellung des Mahnbescheids (Abs. 1 Nr. 1 und 3)
- § 13 BGB – Verbraucher (öffnet in neuem Tab)
- § 630a BGB – Vertragstypische Pflichten beim Behandlungsvertrag (öffnet in neuem Tab) – Vergütungspflicht des Patienten (Abs. 1)
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1
- § 10 GOZ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1: Rechnung nach Anlage 2
- § 7 GOT – Gebühren- und Rechnungsbestandteile, Fälligkeit (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3
- BGH, Urteil vom 10.03.1998 – X ZR 70/96 (öffnet in neuem Tab) – Anforderungen an eine verzugsbegründende Mahnung
- BGH, Urteil vom 10.07.1991 – VIII ZR 296/90 (öffnet in neuem Tab) – Abtretung ärztlicher Honorarforderungen nur mit Zustimmung des Patienten
- Virchowbund: Mahnungen für unbezahlte Arztrechnungen schreiben (öffnet in neuem Tab) – Ablauf, übliche Fristen, Mahngebühr nicht höher als der entstandene Schaden. Hinweis: nennt Verzug nach 30 Tagen ohne den Hinweis gegenüber Verbrauchern – maßgeblich ist § 286 Abs. 3 BGB (siehe oben)
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Darf ich schon für die erste Mahnung eine Mahngebühr verlangen?
In der Regel nicht, wenn erst dieses Schreiben den Patienten in Verzug setzt. Ersatz für einen Verzögerungsschaden gibt es laut § 280 Abs. 2 BGB nur unter den Voraussetzungen des Verzugs nach § 286 BGB. Anders kann es sein, wenn der Verzug schon vorher eingetreten ist – etwa 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung, die auf diese Folge besonders hinweist. Auch dann sind in der Regel nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto ersatzfähig.
Wie hoch darf eine Mahngebühr bei einer Arztrechnung sein?
Einen gesetzlichen Pauschalbetrag für Mahnungen an Patienten gibt es nicht. Ersatzfähig ist in der Regel nur der tatsächlich entstandene Schaden, etwa Porto und Material, nicht der eigene Zeitaufwand. Der Virchowbund weist darauf hin, dass Mahngebühren nicht höher ausfallen dürfen als der entstandene Schaden. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nicht gegenüber Verbrauchern. Im Einzelfall hilft Ihre Rechtsberatung weiter.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich weitere Schritte gehe?
Eine bestimmte Zahl schreibt das Gesetz nicht vor. Für den Verzug genügt nach § 286 Abs. 1 BGB eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit. Der Virchowbund beschreibt zwei Schreiben – eine freundliche Zahlungserinnerung und eine zweite, letzte Mahnung – vor dem gerichtlichen Mahnverfahren; eine weitere Mahnung dazwischen ist möglich, aber nicht vorgeschrieben. Wichtig ist vor allem, dass jedes Schreiben eine klare Frist mit Datum nennt und die letzte Mahnung den nächsten Schritt ankündigt.
Wie berechne ich Verzugszinsen auf eine Privatrechnung?
Gegenüber Verbrauchern beträgt der Verzugszins laut § 288 Abs. 1 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz – beim Basiszinssatz von 1,52 % (gültig seit 01.07.2026, Stand 28.09.2026) also 6,52 % pro Jahr. Die Formel lautet: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Für 480,00 € und 30 Tage Verzug ergibt das rund 2,57 €. Der Basiszinssatz kann sich zum 1. Januar und 1. Juli ändern; den aktuellen Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.
Darf ich Patienten per E-Mail mahnen?
Eine bestimmte Form schreibt § 286 BGB für die Mahnung nicht vor. Entscheidend ist, dass sie den Patienten erreicht und eindeutig zur Zahlung auffordert. Eine E-Mail ist schnell und verursacht kein Porto; ob und wann sie angekommen ist, lässt sich im Streitfall aber schwerer belegen als bei einem Brief. Nennen Sie in keinem Fall Diagnosen oder Behandlungsdetails – Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag genügen zur Zuordnung.
Gilt das auch für Zahnarzt-, Physiotherapie- und Heilpraktikerpraxen?
Ja. Mahnung, Verzug, Mahnkosten und Verzugszinsen richten sich für alle Praxen nach dem BGB. Unterschiede gibt es bei der Fälligkeit: Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung mit einer der GOÄ entsprechenden Rechnung fällig, nach § 7 Abs. 3 GOT mit Erteilung einer Rechnung und nach § 10 Abs. 1 GOZ mit einer Rechnung nach Anlage 2 der GOZ. Für Heilpraktiker- und Heilmittelpraxen gibt es keine vergleichbare Regel in einer amtlichen Gebührenordnung; dort kommt es auf das BGB und Ihre Vereinbarung an.
Was kostet das Mahnen mit VXPay?
Das Mahnen selbst kostet nichts: Das automatische Mahnwesen mit eigenen Stufen, Fristen, Texten und Mahngebühren ist für jede Praxis kostenlos, ohne Grundgebühr und ohne Paket, auch der Versand per E-Mail. Zahlt ein Patient online über VXPay Payments, fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an – beide nur bei erfolgreicher Zahlung. Eine Mahnung zusätzlich per Post wird wie jeder Brief nach Seitenzahl berechnet.
Weniger Aufwand mit offenen Rechnungen
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.