Briefversand aus VXPay: Rechnungen und Mahnungen drucken, kuvertieren und frankieren lassen
Manche Patientinnen und Patienten möchten ihre Rechnung auf Papier, andere haben keine E-Mail-Adresse angegeben – und Drucken, Falten, Kuvertieren und der Gang zur Post kosten in der Praxis Zeit. Mit dem Briefversand übergibt VXPay Ihre Rechnungen und Mahnschreiben an einen Briefdienstleister der Plattform, der sie druckt, kuvertiert, frankiert und der Post übergibt. Abgerechnet wird je Brief nach Seitenzahl – ohne Abo und ohne Mindestmenge.
Rechnung per Post versenden lassen: einzeln oder automatisch
Für den Postversand gibt es zwei Wege. Beide laufen gleich ab: VXPay übergibt das Rechnungs-PDF an den Briefdienstleister der Plattform (derzeit LetterXpress), der Brief wird gedruckt, kuvertiert, frankiert und der Post übergeben.
Einzeln per Klick
In der Rechnungsansicht schicken Sie eine erstellte Rechnung mit „Per Post versenden“ auf den Weg – etwa, wenn ein Patient ausdrücklich Papier wünscht oder keine E-Mail-Adresse angegeben hat. Entwürfe und stornierte Rechnungen werden nicht per Post versendet.
Automatisch beim Erstellen
Mit der Einstellung „Rechnungen immer auch per Post versenden“ geht jede Rechnung, die Sie im Rechnungsassistenten erstellen, automatisch zusätzlich als Brief – auch dann, wenn sie per E-Mail verschickt wird. Dasselbe gilt für Rechnungen, die VXPay aus Vorlagen und wiederkehrenden Rechnungen direkt erstellt, und für den Import aus dem Praxisprogramm mit „Erstellen und versenden“. Fehlt einer Rechnung ein Beleg, der beiliegen muss – etwa die Rechnung des Dentallabors –, und übergeben Sie ihn nicht selbst, geht kein Brief automatisch hinaus; VXPay meldet das Ihrer Praxis.
- Rechnung erstellen
Sie erstellen die Rechnung wie gewohnt. Per Post geht nur eine erstellte Rechnung – kein Entwurf.
- Übergabe an den Briefdienstleister
VXPay übergibt das archivierte Rechnungs-PDF. In der Rechnung steht danach „An den Briefdienstleister übergeben“.
- Druck, Kuvert, Porto
Der Dienstleister druckt den Brief, kuvertiert und frankiert ihn und übergibt ihn der Post – ohne Drucker und Gang zur Post in Ihrer Praxis.
- Status in der Rechnung
Ist der Brief gedruckt und der Post übergeben, steht dort „Per Post versendet“. VXPay gleicht den Status stündlich ab, auf Wunsch sofort.
Einmalig nötig ist eine Zahlungsmethode – Karte oder SEPA-Lastschrift –, von der die Portokosten gesammelt eingezogen werden. VXPay fragt beim Einschalten der Einstellung oder beim ersten Brief danach. Vor dem Versand zeigt die Rechnungsansicht, wie viele Seiten das PDF hat und was der Brief laut Preisliste kostet. Rechnungen aus dem CSV-Import und Importe aus dem Praxisprogramm, die nur angelegt oder erstellt werden, gehen nicht automatisch per Post; sie schicken Sie bei Bedarf einzeln.
Eine Auswahl „nur Rechnungen ohne E-Mail-Adresse“ gibt es nicht. Ist die Einstellung eingeschaltet, geht auch jede Stornorechnung und jede Gutschrift – etwa zu einem Nachlass – als eigener, kostenpflichtiger Brief hinaus. Wünschen nur einzelne Patientinnen und Patienten Papier, ist „Per Post versenden“ in der jeweiligen Rechnung der passendere Weg.
Mahnung per Post versenden – aus dem kostenlosen Mahnwesen
Im automatischen Mahnwesen legen Sie für jede Mahnstufe fest, ob sie per E-Mail, per Post oder auf beiden Wegen hinausgeht. Ist das Mahnwesen eingeschaltet, gehen Stufen mit dem Versandweg „Post“ automatisch als Brief hinaus.
Das Mahnwesen selbst ist für jede Praxis kostenlos; berechnet wird nur der Brief, genauso wie beim Rechnungsversand. Auch „Jetzt mahnen“ in der Rechnung nutzt die Versandwege der jeweiligen Stufe – einen eigenen Knopf „diese Mahnung per Post“ gibt es nicht. Jede Mahnstufe geht als eigener Brief höchstens einmal hinaus.
Das Mahnschreiben ist für Fensterumschläge gesetzt, mit Anschriftfeld nach DIN 5008, und trägt Praxisname, Anschrift und Akzentfarbe Ihrer Praxis – im Brief so gedruckt, wie Ihre Praxis es eingestellt hat (schwarz-weiß oder farbig). Ist VXPay Payments verbunden, enthält es einen Bezahllink und einen QR-Code über den offenen Betrag einschließlich Mahngebühren. Ohne Onlinezahlung nennt es Ihre Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.
Lehnt der Dienstleister den Brief einer Mahnstufe ab oder storniert ihn, bevor die Portokosten eingezogen sind, und war die Post der einzige Versandweg dieser Stufe, nimmt VXPay Stufe und Mahngebühr zurück und benachrichtigt Ihre Praxis. Das Schreiben wird dann beim nächsten Mahnlauf neu beauftragt – prüfen Sie vorher die Anschrift. Wie das Mahnwesen insgesamt arbeitet, beschreibt die Seite Automatisches Mahnwesen.
Einen Verzögerungsschaden kann eine Praxis nach § 280 Abs. 2 BGB nur unter der zusätzlichen Voraussetzung des Verzugs verlangen (§ 286 BGB). Die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst, sind deshalb in der Regel nicht ersatzfähig. Für spätere Mahnungen kommen in der Regel nur tatsächlich entstandene Sachkosten wie Porto und Material in Betracht, nicht der Zeitaufwand der Praxis. Ob und in welcher Höhe Sie eine Mahngebühr festlegen, entscheiden Sie – VXPay prüft das nicht. Mehr dazu im Ratgeber Mahnung schreiben.
Was im Umschlag steckt
Per Post geht genau das Dokument, das VXPay beim Erstellen der Rechnung archiviert hat – kein neu erzeugter Ausdruck.
Zahlungslink und QR-Code
Hat Ihre Praxis VXPay Payments verbunden, trägt der Brief den Zahlungslink und einen QR-Code. Der Patient scannt ihn mit dem Smartphone und bezahlt online – auch wenn die Rechnung auf Papier kam.
QR-Code für die Überweisung
Ohne Onlinezahlung trägt die Rechnung Ihre Bankverbindung und einen EPC-QR-Code (bekannt als GiroCode), den der Patient mit seiner Banking-App scannen kann.
Anschrift im Fenster
Das Anschriftfeld der Rechnung ist für Fensterumschläge gesetzt: Das Sichtfenster liegt 45–90 mm von oben und 20–105 mm von links, Logo und Kopftext bleiben in einer Sicherheitszone darüber. Das gilt auch, wenn Sie das Logo in einem eigenen Rechnungsdesign frei platzieren; bei eigenem Briefpapier als PDF achten Sie selbst darauf, dass der Fensterbereich frei bleibt.
Schwarz-Weiß oder farbig
Ihre Praxis wählt, wie gedruckt wird: schwarz-weiß oder farbig, dann auch mit Logo und Akzentfarbe in Farbe. Beide Preise stehen in der Preisübersicht unten. Ab zwei Seiten wird doppelseitig gedruckt.
Anschriften außerhalb Deutschlands beauftragt VXPay als internationalen Versand zum Preis, den der Briefdienstleister dafür nennt (vor einem manuellen Versand in der Rechnung angezeigt, automatische Briefe und Mahnbriefe ohne Rückfrage); die Preisübersicht unten gilt für Briefe innerhalb Deutschlands. Wie Patienten per QR-Code bezahlen, erklärt der Ratgeber Rechnung per QR-Code bezahlen.
Was kostet der Briefversand? Preis je Brief nach Seitenzahl
Berechnet wird je versendetem Brief: der Preis des Briefdienstleisters, ein Aufschlag der Plattform und 19 % Umsatzsteuer. Es gibt kein Abo und keine Mindestmenge.
| Umfang des PDF | schwarz-weiß netto | schwarz-weiß brutto | farbig netto | farbig brutto |
|---|---|---|---|---|
| 1 Seite | 1,01 € | 1,20 € | 1,15 € | 1,37 € |
| 2 Seiten | 1,05 € | 1,25 € | 1,25 € | 1,49 € |
| 3–4 Seiten | 1,14 € | 1,36 € | 1,44 € | 1,71 € |
| 5–6 Seiten | 1,23 € | 1,46 € | 1,63 € | 1,94 € |
| 7–8 Seiten | 1,70 € | 2,02 € | 2,20 € | 2,62 € |
| 9–10 Seiten | 1,79 € | 2,13 € | 2,39 € | 2,84 € |
Nach dieser Preisliste zeigt VXPay die Kosten vor einem manuellen Versand an. Längere Briefe: Preis laut Preisliste – VXPay zeigt ihn vor einem manuellen Versand an. Automatisch versendete Briefe und Mahnbriefe werden nach der Preisliste berechnet, Briefe ins Ausland nach dem Angebot des Briefdienstleisters. Berechnet wird der Preis, den der Briefdienstleister für den jeweiligen Auftrag nennt, zuzüglich Aufschlag und Umsatzsteuer; ändert er seine Preise, ändern sich auch die Kosten je Brief. Die Beträge liest diese Seite bei jedem Aufruf aus den Einstellungen der Plattform.
So wird abgerechnet: Die Kosten jedes Briefs werden erfasst und gesammelt von Ihrer hinterlegten Zahlungsmethode eingezogen – sobald 50,00 € offen sind, spätestens nach Monatsende. Sie erscheinen auf Ihrer monatlichen Gebührenabrechnung, getrennt von Ihren Patientenrechnungen. Schlägt ein Einzug fehl, pausiert der Postversand, bis Sie die Zahlungsmethode aktualisiert haben.
| Briefe | Anzahl | je Brief | Summe |
|---|---|---|---|
| Rechnungen mit 1 Seite | 24 | 1,20 € | 28,80 € |
| Rechnungen mit 2 Seiten | 6 | 1,25 € | 7,50 € |
| Mahnschreiben (Stufe mit Versandweg „Post“), 1 Seite | 5 | 1,20 € | 6,00 € |
| Summe | 35 Briefe | 42,30 € |
Fiktives Beispiel mit angenommenen Seitenzahlen – maßgeblich ist die Seitenzahl des jeweiligen PDF. Beträge brutto nach der aktuellen Preisliste. Dieselben Rechnungen per E-Mail zu senden, kostet bei VXPay nichts.
- Keine Grundgebühr, keine Vertragslaufzeit, keine Kreditkarte für die Registrierung
- Rechnungen erstellen, per E-Mail senden und drucken
- Automatisches Mahnwesen per E-Mail
- Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, CSV-Import und Buchhaltungsexport
- Briefversand: je Brief nach Seitenzahl, ab 1,20 € brutto – dafür hinterlegen Sie eine Zahlungsmethode
- Bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN): die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung – ohne Zahlung keine Zahlungsgebühren; die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig
- Optional: Zusatzpaket Praxis Pro
- Optional: Einrichtungsservice
Übergeben, versendet – und was der Status nicht belegt
Den Stand jedes Briefs sehen Sie direkt in der Rechnung, bei Mahnschreiben je Stufe.
„An den Briefdienstleister übergeben“
VXPay hat den Brief an den Briefdienstleister übergeben. Ob er schon gedruckt ist, zeigt dieser Status noch nicht; die Rechnung vermerkt dann, dass die Verarbeitung noch nicht bestätigt ist.
„Per Post versendet“
Der Dienstleister hat den Brief gedruckt und der Post übergeben. VXPay gleicht den Status stündlich ab; in der Rechnung können Sie den Abgleich auch sofort anstoßen.
Was der Status nicht zeigt: ob und wann der Brief beim Empfänger angekommen ist. Einschreiben, Rückschein oder ein anderer Zustellnachweis gehören nicht zum Briefversand von VXPay.
Laut § 12 Abs. 1 GOÄ wird die ärztliche Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist. Ohne Mahnung kommt der Schuldner einer Entgeltforderung nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt – gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Ein Versandstatus belegt nicht, dass eine Rechnung angekommen ist. Mehr zu Fristen und Verzug im Ratgeber Zahlungsziel der Privatrechnung.
Kommt eine Rechnung nach Angaben des Patienten nicht an, senden Sie sie per E-Mail oder drucken sie aus: Ein zweiter Brief derselben Rechnung ist in VXPay nicht vorgesehen – das schützt vor doppelten Briefen. Was Sie tun können, wenn eine Rechnung offen bleibt, beschreibt der Ratgeber Patient zahlt nicht – was tun?
Was vor Fehlern und doppelten Kosten schützt
Abgelehnt heißt: nicht berechnet
Lehnt der Dienstleister einen Auftrag ab oder storniert ihn, bevor die Portokosten eingezogen sind, wird der Brief nicht berechnet, und Ihre Praxis erhält eine Benachrichtigung.
Schutz vor doppelten Briefen
Je Rechnung und je Mahnstufe geht höchstens ein Brief hinaus. Ist das Ergebnis eines Versands unklar, bleibt ein erneuter Versand gesperrt, bis geklärt ist, ob der Brief versendet wurde.
Pause bei Zahlungsproblemen
Schlägt der Einzug der Portokosten fehl, pausiert der Postversand, bis Sie in den Einstellungen eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt haben.
Arztrechnung und Porto: Was § 10 GOÄ erlaubt
Darf die Praxis das Porto für den Rechnungsbrief auf die Rechnung setzen? Für ärztliche Rechnungen nach der GOÄ regelt § 10 das ausdrücklich.
§ 10 GOÄ regelt den Ersatz von Auslagen. Versand- und Portokosten gehören nach Absatz 1 Nr. 2 zu den Auslagen, die neben den Gebühren berechnet werden können, „soweit deren Berechnung nach Absatz 3 nicht ausgeschlossen ist“. Absatz 3 erlaubt sie nur dem Arzt, dem die gesamten Kosten für Versandmaterial, Versandgefäße sowie für den Versand oder Transport entstanden sind; weitere Sätze betreffen etwa den Versand von Untersuchungsmaterial innerhalb einer Laborgemeinschaft. Für die Rechnung selbst stellt Absatz 3 klar: „Für die Versendung der Arztrechnung dürfen Versand- und Portokosten nicht berechnet werden.“
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| GOÄ Nr. 1 – Beratung | 80 Punkte × 5,82873 Cent = 4,66 € (einfacher Satz) × 2,3 | 10,72 € |
| GOÄ Nr. 5 – Symptombezogene Untersuchung | 80 Punkte × 5,82873 Cent = 4,66 € (einfacher Satz) × 2,3 | 10,72 € |
| Porto für den Versand der Rechnung | nicht berechnungsfähig (§ 10 Abs. 3 GOÄ) | – |
| Rechnungsbetrag | 21,44 € |
Fiktives Beispiel (Praxis am Park). Die Patientin zahlt 21,44 €; die Kosten des Briefs trägt die Praxis – bei einer Seite laut aktueller Preisliste 1,20 € brutto, ausgewiesen auf der Gebührenabrechnung der Praxis, nicht auf der Rechnung.
Die Regel steht in der GOÄ und betrifft damit ärztliche Rechnungen nach dieser Verordnung. Für andere Berufsstände prüfen Sie bitte die jeweils maßgeblichen Vorschriften oder Vereinbarungen. Welche Angaben eine Privatrechnung sonst braucht, beschreibt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.
E-Mail, selbst drucken oder Briefversand?
Welcher Weg passt, hängt von Ihren Patienten und Ihrem Aufwand ab. VXPay bietet alle drei, und mit der Einstellung „immer auch per Post“ lassen sich E-Mail und Brief kombinieren.
| Per E-Mail | Selbst drucken | Briefversand | |
|---|---|---|---|
| Kosten bei VXPay | kostenlos | kostenlos; Papier, Umschlag und Porto trägt die Praxis | je Brief nach Seitenzahl, ab 1,20 € |
| Aufwand in der Praxis | Versand direkt aus VXPay | drucken, falten, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen | ein Klick oder automatisch |
| Was der Patient erhält | E-Mail mit Rechnungs-PDF und Zahlungslink | Ausdruck des Rechnungs-PDF | Brief mit dem archivierten Rechnungs-PDF |
| Bezahlen per QR-Code | QR-Code im PDF, dazu der Zahlungslink | QR-Code auf dem Ausdruck | QR-Code im Brief |
Zahlungslink und QR-Code zur Bezahlseite, sofern Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat; sonst trägt die Rechnung Ihre Bankverbindung und einen EPC-QR-Code (GiroCode) für die Überweisung.
Privatrechnungen nennen die abgerechneten Leistungen und enthalten damit in der Regel Gesundheitsdaten – auf Papier wie per E-Mail. Was Aufsichtsbehörden zum E-Mail-Versand empfehlen, fasst der Ratgeber Rechnung per E-Mail und Datenschutz zusammen.
Für den Briefversand erhält der Briefdienstleister (derzeit LetterXpress) das PDF der Rechnung bzw. des Mahnschreibens mit der Anschrift, bei Rechnungen auch mit den abgerechneten Leistungen. Er ist im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den Ihre Praxis bei der Einrichtung mit VXPay schließt, als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt; den Vertrag können Sie vorab unter AVV lesen. Soweit Ihre Praxis Berufsgeheimnisträger ist, verpflichtet sich VXPay darin als mitwirkende Person im Sinne von § 203 StGB zur Verschwiegenheit und dazu, auch eingesetzte Unterauftragnehmer zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Stimmen Sie den Postversand wie den E-Mail-Versand mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Checkliste vor dem ersten Brief
- Zahlungsmethode hinterlegt: Karte oder SEPA-Lastschrift für die Portokosten – VXPay fragt beim Einschalten der Einstellung oder beim ersten Brief danach.
- Vollständige Anschrift: Straße, Postleitzahl und Ort des Empfängers müssen in der Rechnung stehen, sonst wird kein Brief beauftragt.
- Rechnung erstellt: Entwürfe und stornierte Rechnungen gehen nicht per Post.
- Onlinezahlung verbunden, wenn gewünscht: Nur dann tragen Rechnung und Mahnschreiben Zahlungslink und QR-Code zur Bezahlseite.
- Einstellung bewusst wählen: „Immer auch per Post“ gilt für neu erstellte Rechnungen samt Stornorechnungen und Gutschriften; für Einzelfälle genügt „Per Post versenden“.
- Mahnstufen prüfen: Nur Stufen mit dem Versandweg „Post“ gehen als Brief.
Übrigens: Auf Wunsch geht auch Ihre monatliche Gebührenabrechnung zusätzlich per Brief an eine frei wählbare Adresse, etwa an Ihre Steuerberatung. Die Kosten erscheinen dann als Position „Postversand“.
Quellen
- § 10 GOÄ – Ersatz von Auslagen (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 3: Versand- und Portokosten; für die Versendung der Arztrechnung nicht berechnungsfähig
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1: Fälligkeit mit Erteilung einer der Verordnung entsprechenden Rechnung
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1: Punktwert 5,82873 Cent (Rechenbeispiel)
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3: 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; besonderer Hinweis gegenüber Verbrauchern
- § 280 BGB – Schadensersatz wegen Pflichtverletzung (öffnet in neuem Tab) – Abs. 2: Verzögerungsschaden nur unter den Voraussetzungen des § 286
- Datenschutz-Grundverordnung (EUR-Lex) (öffnet in neuem Tab) – Art. 28: Auftragsverarbeitung, Unterauftragsverarbeiter
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3 und 4: mitwirkende Personen
Stand der Angaben: 28.09.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Was kostet es, eine Rechnung per Post versenden zu lassen?
Berechnet wird je Brief nach Seitenzahl: der Preis des Briefdienstleisters, ein Aufschlag der Plattform und 19 % Umsatzsteuer. Laut aktueller Preisliste kostet ein einseitiger Brief innerhalb Deutschlands 1,20 € brutto, ein zweiseitiger 1,25 €. Vor dem Versand zeigt VXPay in der Rechnung Seitenzahl und Preis. Es gibt kein Abo und keine Mindestmenge. Eingezogen wird gesammelt von Ihrer hinterlegten Zahlungsmethode – sobald 50,00 € offen sind, spätestens nach Monatsende; die Beträge stehen auf Ihrer monatlichen Gebührenabrechnung.
Darf ich das Porto dem Patienten in Rechnung stellen?
Bei ärztlichen Rechnungen nach der GOÄ nicht: Laut § 10 Abs. 3 GOÄ dürfen für die Versendung der Arztrechnung Versand- und Portokosten nicht berechnet werden. VXPay setzt die Briefkosten auch nicht auf die Rechnung – sie erscheinen auf der Gebührenabrechnung Ihrer Praxis. Für andere Berufsstände prüfen Sie bitte die jeweils maßgeblichen Vorschriften oder Vereinbarungen.
Gehen nur Rechnungen ohne E-Mail-Adresse per Post?
Nein. Die Einstellung „Rechnungen immer auch per Post versenden“ schickt neu erstellte Rechnungen zusätzlich als Brief – auch wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, und auch Stornorechnungen und Gutschriften. Eine Auswahl „nur ohne E-Mail“ gibt es nicht. Ausgenommen sind der CSV-Import, Importe aus dem Praxisprogramm ohne „Erstellen und versenden“ und Rechnungen, denen ein Beleg fehlt, der beiliegen muss – etwa die Rechnung des Dentallabors –, solange Sie nicht angegeben haben, ihn selbst zu übergeben. Wünschen nur einzelne Patientinnen und Patienten Papier, nutzen Sie „Per Post versenden“ in der jeweiligen Rechnung.
Bekomme ich einen Zustellnachweis?
Nein. VXPay zeigt, ob der Brief an den Briefdienstleister übergeben wurde und ob er gedruckt und der Post übergeben ist. Ob und wann er beim Empfänger ankommt, sieht VXPay nicht. Einschreiben, Rückschein oder einen anderen Zustellnachweis bietet der Briefversand nicht an.
Kann ich Mahnungen per Post schicken, obwohl das Mahnwesen kostenlos ist?
Ja. Wählen Sie für eine Mahnstufe den Versandweg „Post“, allein oder zusätzlich zur E-Mail, geht das Schreiben dieser Stufe bei eingeschaltetem Mahnwesen automatisch als Brief hinaus. Das Mahnwesen bleibt kostenlos; berechnet wird nur der Brief nach Seitenzahl. Auch „Jetzt mahnen“ nutzt die Versandwege der jeweiligen Stufe.
Was passiert, wenn ein Brief nicht versendet werden kann?
Lehnt der Briefdienstleister einen Auftrag ab oder storniert ihn, bevor die Portokosten eingezogen sind, wird der Brief nicht berechnet, und Ihre Praxis erhält eine Benachrichtigung. War die Post der einzige Versandweg einer Mahnstufe, nimmt VXPay Stufe und Mahngebühr zurück. Ist das Ergebnis eines Versands unklar, bleibt ein erneuter Versand gesperrt, bis geklärt ist, ob der Brief hinausging – das schützt vor doppelten Briefen.
Werden die Briefe farbig gedruckt, und gehen sie auch ins Ausland?
Das entscheidet Ihre Praxis: schwarz-weiß oder farbig – als Einstellung für den automatischen Versand und die Mahnschreiben, beim Versand einer einzelnen Rechnung auch je Brief. Ein einseitiger Farbbrief kostet laut aktueller Preisliste 1,37 € brutto, schwarz-weiß 1,20 €. Ab zwei Seiten wird doppelseitig gedruckt. Anschriften außerhalb Deutschlands beauftragt VXPay als internationalen Versand – berechnet zum Preis, den der Briefdienstleister dafür nennt. Vor einem manuellen Versand zeigt VXPay ihn in der Rechnung; automatisch versendete Briefe und Mahnbriefe ins Ausland gehen ohne Rückfrage und werden zum Angebot des Dienstleisters beim Versand berechnet. Die Preisübersicht auf dieser Seite gilt für Briefe innerhalb Deutschlands.
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Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.