Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen: einmal anlegen, pünktlich abrechnen
Kursbeiträge, feste Selbstzahlerleistungen oder immer gleiche Positionen: Wer solche Rechnungen jedes Mal neu zusammenstellt, tippt dieselben Angaben wieder und wieder. In VXPay speichern Sie eine Rechnung als Vorlage und haben die nächste mit einem Klick vorbelegt – oder Sie hinterlegen einen Rhythmus, und VXPay erzeugt die wiederkehrende Rechnung zum Termin: als Entwurf zur Prüfung oder direkt erstellt und per E-Mail versendet. Kostenlos für jede Praxis, ohne Paket.
Rechnungsvorlage für die Praxis: aus jeder Rechnung eine Vorlage
Grundlage jeder Vorlage ist eine Rechnung, die Sie bereits erstellt haben. Sie öffnen sie, vergeben einen Namen und wählen „Als Vorlage speichern“. Aus Stornorechnungen und Gutschriften lassen sich keine Vorlagen erzeugen.
- Empfänger mit Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift und E-Mail-Adresse.
- Behandelte Person, falls sie vom Empfänger abweicht, auf Wunsch mit Geburtsdatum – bei Tierärzten Tierart und Name des Tieres, nie aber die Diagnose bzw. den Grund der Konsultation.
- Alle Positionen mit Ziffer oder eigener Leistung, Anzahl, Faktor, Begründung und Preis, auf Zahnarztrechnungen mit Zahn/Region – ohne das Datum der einzelnen Positionen und ohne angehängte Belege.
- Behandler – auf der Rechnung als „Behandlung durch …“; Rechnungssteller bleibt immer die Praxis.
- Rechnungsdesign, Rechnungstext, Standort und Zahlungsziel – Rechnungen aus der Vorlage erscheinen im selben Design und mit demselben Text.
- Kategorien – jede Rechnung aus der Vorlage trägt sie ebenfalls; in der Vorlage ändern Sie sie jederzeit. Kategorien sieht nur Ihr Team, nie der Patient.
- Rechnung aus der Vorlage starten
In der Übersicht „Vorlagen & wiederkehrende Rechnungen“ mit „Rechnung erstellen“ oder in der Vorlage selbst mit „Rechnung aus Vorlage“. Der Rechnungsassistent öffnet sich vorbelegt mit Empfänger, Positionen, Behandler, Design, Rechnungstext und Kategorien.
- Leistungsdatum und Positionen prüfen
Das Leistungsdatum ist mit dem heutigen Tag vorbelegt. Stellen Sie es auf den Behandlungstag und ändern Sie Positionen, wenn diesmal etwas anders war.
- Vorschau prüfen und erstellen
Wie bei jeder Rechnung: VXPay berechnet Katalogpreise auf dem Server neu, verlangt bei GOÄ und GOZ über dem Regelsatz eine Begründung und vergibt die Rechnungsnummer erst beim Erstellen. Auf der Prüfseite kontrollieren Sie E-Mail-Adresse und Zahlungsziel; auf Wunsch geht die Rechnung gleich per E-Mail hinaus.
| GOÄ-Nr. | Leistung | Punkte | Einfachsatz | Faktor | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beratung | 80 | 4,66 € | 2,3 | 10,72 € |
| 5 | Symptombezogene Untersuchung | 80 | 4,66 € | 2,3 | 10,72 € |
| Summe | 21,44 € |
Fiktives Beispiel (Praxis am Park). Einfachsatz = Punktzahl × Punktwert 5,82873 Cent, Betrag = Punktzahl × Punktwert × Faktor, jeweils kaufmännisch auf volle Cent gerundet. Für diese beiden Leistungen ist der 2,3-fache Satz die Schwelle nach § 5 Abs. 2 GOÄ; darüber verlangt VXPay eine Begründung. Die Vorlage spart das Zusammenstellen; das Leistungsdatum setzen Sie beim Erstellen auf den Tag des Termins.
Wiederkehrende Rechnung erstellen: Rhythmus, Starttermin und Ende
Aus jeder Vorlage wird mit wenigen Angaben eine wiederkehrende Rechnung. VXPay prüft die fälligen Vorlagen stündlich und erzeugt die Rechnung am jeweiligen Termin.
- Rhythmus: wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich – oder „Keine (nur Vorlage)“, wenn die Vorlage nur als Kopiervorlage dienen soll.
- Nächste Rechnung am: der erste Termin. Er darf nicht in der Vergangenheit liegen.
- Ende (optional): Nach dem letzten Termin bis zu diesem Datum endet die Automatik von selbst.
- Aktiv: Ein Häkchen startet oder pausiert die Automatik.
- Empfänger: Vor- und Nachname sind Pflicht; für den automatischen Versand braucht die Vorlage eine E-Mail-Adresse.
Monats-, Quartals- und Jahresrhythmus behalten den Tag des Starttermins. Hat ein Monat weniger Tage, rückt der Termin auf den Monatsletzten und kehrt danach zurück: Ein monatlicher Rhythmus ab dem 31.10.2026 ergibt die Termine 30.11.2026, 31.12.2026, 31.01.2027, 28.02.2027 und 31.03.2027. Das Leistungsdatum der erzeugten Rechnung ist immer der jeweilige Termin.
| Termin = Leistungsdatum | Was VXPay erzeugt | Betrag |
|---|---|---|
| 01.10.2026 | Rechnung RE-0231, erstellt und per E-Mail an Erika Mustermann versendet | 45,00 € |
| 01.11.2026 | Rechnung mit der nächsten freien Nummer, per E-Mail versendet | 45,00 € |
| 01.12.2026 | Rechnung mit der nächsten freien Nummer, per E-Mail versendet | 45,00 € |
| 01.01.2027 | Rechnung mit der nächsten freien Nummer, per E-Mail versendet | 45,00 € |
| 01.02.2027 | Rechnung mit der nächsten freien Nummer, per E-Mail versendet | 45,00 € |
| 01.03.2027 | Rechnung mit der nächsten freien Nummer, per E-Mail versendet | 45,00 € |
| 01.04.2027 | Termin läge nach dem Ende (31.03.2027) – die Automatik endet, es entsteht keine weitere Rechnung | – |
| Zusammen | 6 Rechnungen | 270,00 € |
Fiktives Beispiel (Praxis am Park): Die Septemberrechnung RE-0208 wurde als Vorlage „Rückenkurs – Monatsbeitrag“ gespeichert – eigene Leistung „Kursbeitrag Rückengymnastik“ mit Festpreis, Zahlungsziel 14 Tage, Rhythmus monatlich, „Direkt erstellen“ und E-Mail-Versand eingeschaltet. Umsatzsteuer ist im Beispiel nicht berücksichtigt; ob sie anfällt, hängt von der Leistung ab – im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Konto eröffnen, eine erste Rechnung erstellen, „Als Vorlage speichern“ wählen und einen Rhythmus hinterlegen. Für die Registrierung ist keine Kreditkarte nötig, und jeder Schritt des Einrichtungsassistenten lässt sich überspringen und später nachholen.
Monatliche Rechnung automatisch – oder erst als Entwurf zur Prüfung
Je Vorlage entscheiden Sie, wie weit die Automatik gehen soll – vom Entwurf, den Sie selbst prüfen, bis zur fertig versendeten Rechnung.
Entwurf zur Prüfung
Zum Termin legt VXPay einen Entwurf mit dem Termin als Leistungsdatum an und meldet ihn in den Benachrichtigungen. Sie prüfen Positionen und Datum, ändern bei Bedarf und erstellen die Rechnung selbst – erst dann erhält sie ihre Nummer.
Direkt erstellen und per E-Mail senden
Mit „Direkt erstellen“ und eingeschaltetem E-Mail-Versand erstellt VXPay die Rechnung zum Termin mit der nächsten freien Nummer und sendet sie an den Empfänger: mit Link zur Rechnung als PDF, Ihrem Praxisnamen als Absendernamen und Antworten an die E-Mail-Adresse Ihrer Praxis. Haben Sie in den Praxiseinstellungen den automatischen Postversand eingeschaltet und eine Zahlungsmethode hinterlegt, geht sie zusätzlich als Brief – kostenpflichtig je Brief.
Hat Ihre Praxis VXPay Payments verbunden, trägt die Rechnung einen Zahlungslink und einen QR-Code, und die E-Mail enthält den Zahlungslink; ohne Onlinezahlung stehen Ihre Bankverbindung und ein QR-Code für die Überweisung (EPC-QR-Code, bekannt als GiroCode) auf der Rechnung, sofern eine IBAN hinterlegt ist. Wie Patienten per Link bezahlen, beschreibt die Seite Onlinezahlung.
„Jetzt ausführen“: Unabhängig vom Rhythmus erzeugt VXPay auf Knopfdruck sofort eine Rechnung aus der Vorlage – als Entwurf mit einem Leistungsdatum Ihrer Wahl (nicht in der Zukunft) oder mit „Erstellen & senden“ direkt erstellt und, sofern die Vorlage eine E-Mail-Adresse enthält, per E-Mail versendet (bei Tierarzt-Vorlagen nur als Entwurf, weil Diagnose bzw. Grund der Konsultation je Termin ergänzt werden; ebenso, wenn ein Beleg beiliegen muss). Mit dem Entwurf holen Sie auch einen übersprungenen Termin mit dem passenden Datum nach. In der Vorlage sehen Sie, wie oft sie ausgeführt wurde, und die zuletzt aus ihr erzeugten Rechnungen und Entwürfe.
Wo die Automatik bewusst anhält
Auch mit „Direkt erstellen“ erstellt VXPay nicht jede Rechnung ungeprüft. In bestimmten Fällen entsteht nur ein Entwurf, den Sie selbst prüfen und erstellen – etwa in den folgenden. Den Grund vermerkt VXPay im Verlauf der Rechnung und meldet ihn Ihrer Praxis.
Faktor über dem Höchstsatz
GOÄ und GOZ begrenzen die Gebühr in § 5 auf das Dreieinhalbfache des Gebührensatzes (bei der GOÄ für einige Abschnitte weniger); darüber hinaus geht es nur mit einer abweichenden Vereinbarung nach § 2. Laut § 2 Abs. 2 GOÄ ist sie „nach persönlicher Absprache im Einzelfall“ und „vor Erbringung der Leistung“ in einem Schriftstück zu treffen. Deshalb bestätigen Sie Vorliegen und Datum der Vereinbarung für jede Rechnung selbst auf der Prüfseite; ob sie wirksam ist, prüft VXPay nicht. Für GOÄ-Leistungen der Abschnitte A, E, M und O ist eine solche Vereinbarung laut § 2 Abs. 3 GOÄ unzulässig – einen Faktor darüber zeigt VXPay als GOÄ-Hinweis, die Vorlage legt dann nur einen Entwurf an. Erstellt wird erst nach Ihrer Bestätigung „Ja, ich weiß“ auf der Prüfseite.
Mögliche doppelte Abrechnung
Gibt es für denselben Patienten am selben Behandlungstag schon einen Entwurf oder eine Rechnung – erkannt an Name, Vorname und PLZ oder an der Patientennummer aus dem Praxisprogramm –, erstellt die Automatik die Rechnung nicht; es bleibt beim Entwurf. VXPay zeigt beide Rechnungen im Vergleich; erstellt wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung mit Begründung. Anders geschriebene, nicht verknüpfte Patienten erkennt VXPay nicht.
- Beleg nötig: Enthält die Vorlage eine Auslage, zu der ein Beleg gehört – etwa die Rechnung des Dentallabors, den Praxislaborbeleg oder bei GOÄ-Rechnungen den Beleg einer einzelnen Auslage über 25,56 € –, legt VXPay zum Termin einen Entwurf an, damit Sie den Beleg anhängen. Die Übersicht der Vorlagen kennzeichnet solche Vorlagen mit „Beleg nötig“; Belege selbst übernimmt eine Vorlage nicht.
- Kein Versand ohne Adresse: Den automatischen E-Mail-Versand können Sie nur einschalten, wenn die Vorlage eine E-Mail-Adresse enthält.
- Störungen und fehlende Angaben: Bei einer technischen Störung versucht VXPay den Termin automatisch erneut. Lässt sich eine Rechnung aus fachlichen Gründen nicht erstellen, meldet VXPay das: Liegt schon ein Entwurf vor, prüfen und erstellen Sie ihn selbst; andernfalls holen Sie den Termin mit „Jetzt ausführen“ nach.
- Ein Termin, eine Rechnung: Liegt für einen Termin schon eine Rechnung aus der Vorlage vor – etwa nach „Jetzt ausführen“ –, erzeugt die Automatik keine zweite.
Welche Rechnungen sich für den Rhythmus eignen – und welche nicht
Bei automatisch erzeugten Rechnungen ist der Termin der Vorlage das Leistungsdatum aller Positionen. Das passt zu gleichbleibenden Leistungen mit festem Datum, nicht zu Serien mit wechselnden Terminen.
Für ärztliche Leistungen ist das mehr als eine Formalie. Laut § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist, und laut § 12 Abs. 2 Nr. 1 GOÄ muss die Rechnung insbesondere das Datum der Erbringung der Leistung enthalten. Eine automatisch erzeugte Rechnung passt deshalb nur, wenn die Leistungen am Termin tatsächlich erbracht wurden. Bei wechselnden Behandlungstagen wählen Sie „Entwurf zur Prüfung“ und korrigieren das Datum – oder Sie erstellen die Rechnung nach dem Termin mit „Rechnung aus Vorlage“.
Keine Monatspauschale für GOÄ-Leistungen: Laut § 1 Abs. 1 GOÄ bestimmen sich die Vergütungen für die beruflichen Leistungen der Ärzte nach der GOÄ, soweit nicht durch Bundesgesetz etwas anderes bestimmt ist, und § 12 Abs. 2 Nr. 2 GOÄ verlangt bei Gebühren je berechneter Leistung Nummer, Bezeichnung, Betrag und Steigerungssatz. Auch eine abweichende Vereinbarung nach § 2 GOÄ nennt Nummer, Bezeichnung, Steigerungssatz und Betrag der einzelnen Leistung. Ein pauschaler Monatsbeitrag für ärztliche Leistungen passt in dieses Schema in der Regel nicht – wiederkehrende Rechnungen in VXPay führen die einzelnen Leistungen auf. Gut geeignet für den monatlichen Rhythmus sind Leistungen mit festem Preis, die Sie als eigene Leistung anlegen, etwa der Kursbeitrag einer Präventions- oder Physiotherapiepraxis – vorausgesetzt, für die Leistung gilt keine Gebührenordnung, die eine Abrechnung je Einzelleistung verlangt.
| Situation | Passender Weg in VXPay |
|---|---|
| Gleicher Betrag zu festem Termin, z. B. ein monatlicher Kursbeitrag als eigene Leistung | Wiederkehrende Rechnung, direkt erstellen und per E-Mail senden |
| Gleiche Leistungen an wechselnden Behandlungstagen, z. B. regelmäßige Kontrollen nach GOÄ | Vorlage ohne Rhythmus und nach dem Termin „Rechnung aus Vorlage“ – oder Rhythmus mit „Entwurf zur Prüfung“ |
| Wöchentliche Sitzungen, z. B. in der Psychotherapie oder Physiotherapie | Je Sitzung eine Rechnung, vorbelegt per Vorlage oder mit „Wie zuletzt“ in der Patientenübersicht |
| Eine Monatsrechnung über mehrere Sitzungstermine | Im Rechnungsassistenten mit „+ Leistungen an mehreren Tagen“ (auch nach „Rechnung aus Vorlage“), per CSV mit gleicher Referenz oder beim Import aus dem Praxisprogramm – nicht als wiederkehrende Rechnung |
| Faktor über dem Höchstsatz mit Vereinbarung nach § 2 | Vorlage mit „Entwurf zur Prüfung“; die Vereinbarung bestätigen Sie je Rechnung |
| Viele verschiedene Rechnungen auf einmal, z. B. die Kursbeiträge aller Teilnehmenden | CSV-Massenanlage |
Positionen und Rechnungstext einer Vorlage sind feste Texte. Schreiben Sie deshalb keinen Monatsnamen hinein – er stünde sonst auf jeder Rechnung. Wechselnde Angaben ergänzen Sie im Entwurf zur Prüfung.
Wie die Pflichtangaben einer Privatrechnung im Einzelnen aussehen, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung. Für Sitzungsserien in der Psychotherapie beschreibt die Seite Psychotherapie den Ablauf je Sitzung.
Textvorlagen und „Wie zuletzt“: schneller abrechnen, auch ohne Rhythmus
Nicht jede wiederkehrende Aufgabe braucht eine Vorlage mit Rhythmus. Zwei weitere kostenlose Helfer sparen Tipparbeit bei jeder Rechnung.
Textvorlagen für den Rechnungstext
Hinweise für Selbstzahler, zur Einreichung bei der Beihilfe oder zur Ratenzahlung legen Sie einmal an und übernehmen sie im Rechnungsassistenten mit einem Klick. Dazu kommen Beschreibungs-Bausteine, die Leistungen für Patienten verständlich erläutern. Den Rechnungstext einer Vorlage legen Sie direkt in der Vorlage fest.
„Wie zuletzt“ in der Patientenübersicht
Für die nächste Rechnung an denselben Empfänger übernimmt „Wie zuletzt“ die Positionen der letzten Rechnung. Das Leistungsdatum ist mit dem heutigen Tag vorbelegt und lässt sich anpassen – oft der schnellste Weg bei Sitzungsserien.
CSV-Massenanlage: viele Rechnungen auf einmal anlegen
Kehrt nicht dieselbe Rechnung wieder, sondern stehen viele verschiedene Rechnungen auf einmal an – etwa am Ende eines Kurses –, hilft die CSV-Massenanlage. Auch sie ist kostenlos.
- CSV-Vorlage herunterladen und ausfüllen
Unter „Rechnungsimport“ laden Sie die CSV-Vorlage herunter und füllen sie in einer Tabellenkalkulation aus: eine Zeile je Position, Zeilen mit gleicher Referenz werden zu einer Rechnung. Die Spalten „Standort“, „Behandler“ und „Beruf“ ordnen jede Rechnung zu.
- Hochladen und Vorschau prüfen
VXPay prüft Ziffern, Faktoren, Begründungen und Vereinbarungen nach § 2 und zeigt eine Vorschau. Mögliche doppelte Abrechnungen übernimmt VXPay nur nach Ihrer Bestätigung.
- Als Entwürfe anlegen oder direkt erstellen
„Direkt erstellen“ vergibt die Rechnungsnummern, versendet aber nichts automatisch. Entwürfe prüfen und erstellen Sie anschließend selbst.
Je Import sind bis zu 2.000 Zeilen und 2 MB möglich. Jede Zeile behält ihr Leistungsdatum; Zeilen mit gleicher Referenz werden zu einer Rechnung, auch über mehrere Behandlungstage. Leistungen stehen schon in Ihrem Praxisprogramm? Wie Sie PADneXt- und PAD-Dateien übernehmen, beschreibt die Seite Praxisprogramm-Import.
Was kosten Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen?
| Leistung | Kosten |
|---|---|
| Vorlagen speichern, Rechnung aus Vorlage, „Jetzt ausführen“ | kostenlos |
| Wiederkehrende Rechnungen mit Rhythmus | kostenlos |
| Versand per E-Mail | kostenlos |
| Textvorlagen und „Wie zuletzt“ | kostenlos |
| CSV-Massenanlage | kostenlos |
| Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) – nur, wenn der Patient erfolgreich zahlt | Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung |
| Versand zusätzlich per Post | ab 1,20 € brutto je einseitigem Brief |
| Liquiditätsvorschau | Teil des Zusatzpakets Praxis Pro |
Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig: Sie bleibt auch bei Storno, Gutschrift oder Rückerstattung bestehen. Keine Zahlung über VXPay Payments – keine Zahlungsgebühren.
Eine Grundgebühr oder Vertragslaufzeit gibt es für die Grundnutzung nicht. Alle Kosten von VXPay auf einen Blick finden Sie unter Preise.
Zum optionalen, kostenpflichtigen Zusatzpaket Praxis Pro gehört eine Liquiditätsvorschau, die laut Paketbeschreibung auch wiederkehrende Vorlagen einbezieht: „Erwartete Zahlungseingänge aus offenen Rechnungen und wiederkehrenden Vorlagen nach Ihrem tatsächlichen Zahlungsverhalten – mit Kosten, Kontostand und Szenarien“. Sie ist eine Planungshilfe auf Basis Ihrer Daten, keine Garantie künftiger Zahlungseingänge. Für Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen selbst brauchen Sie das Paket nicht.
Was Vorlagen in VXPay nicht können
- Kein Datum je Position: Rechnungen aus dem Rhythmus oder aus „Jetzt ausführen“ tragen für alle Positionen dasselbe Datum. Leistungen an mehreren Tagen erfassen Sie im Rechnungsassistenten – auch nach „Rechnung aus Vorlage“.
- Keine Belege: Angehängte Belege übernimmt eine Vorlage nicht; muss einer beiliegen, entsteht ein Entwurf, an den Sie ihn anhängen.
- Keine Platzhalter: Positionen und Rechnungstext werden unverändert übernommen – Monatsnamen oder wechselnde Angaben ergänzen Sie im Entwurf.
- Kein automatischer Einzug: VXPay bucht wiederkehrende Beträge nicht selbst beim Patienten ab. Jede Rechnung wird einzeln bezahlt – per Überweisung oder, mit VXPay Payments, über Zahlungslink und QR-Code.
- Positionen nicht in der Vorlage bearbeitbar: Änderungen laufen über eine neue Rechnung, die Sie erneut als Vorlage speichern.
- Keine Prüfung der Leistungserbringung: Ob eine Leistung am Termin tatsächlich erbracht wurde, weiß VXPay nicht – dafür gibt es den Entwurf zur Prüfung.
Welche Funktionen ein Rechnungsprogramm für Heilberufe sonst mitbringen sollte, fasst der Ratgeber Kostenloses Rechnungsprogramm für Heilberufe zusammen. Mehrere Behandler und Standorte in einer Praxis erklärt die Seite Team und Standorte.
Quellen
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Fälligkeit mit einer der Verordnung entsprechenden Rechnung (Abs. 1); Datum der Erbringung, Nummer, Bezeichnung, Betrag und Steigerungssatz je Leistung (Abs. 2)
- § 2 GOÄ – Abweichende Vereinbarung (öffnet in neuem Tab) – persönliche Absprache im Einzelfall vor Erbringung der Leistung, in einem Schriftstück mit Nummer, Bezeichnung, Steigerungssatz und Betrag (Abs. 2); unzulässig für die Abschnitte A, E, M und O (Abs. 3)
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren (öffnet in neuem Tab) – Gebührenrahmen bis zum Dreieinhalbfachen (Abs. 1), Schwelle beim 2,3-fachen Satz (Abs. 2), abweichende Rahmen für A, E, O und M (Abs. 3 und 4)
- § 1 GOÄ – Anwendungsbereich (öffnet in neuem Tab) – Vergütungen für die beruflichen Leistungen der Ärzte nach der GOÄ, soweit nicht durch Bundesgesetz etwas anderes bestimmt ist (Abs. 1)
- § 2 GOZ – Abweichende Vereinbarung (öffnet in neuem Tab) – persönliche Absprache im Einzelfall vor Erbringung der Leistung, schriftlich (Abs. 2)
- § 5 GOZ – Bemessung der Gebühren (öffnet in neuem Tab) – Gebührenrahmen bis zum Dreieinhalbfachen des Gebührensatzes (Abs. 1)
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Kosten Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen bei VXPay etwas?
Nein. Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, Textvorlagen und die CSV-Massenanlage sind für jede Praxis kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Zusatzpaket. Auch der Versand per E-Mail kostet nichts. Zahlungsgebühren fallen nur an, wenn ein Patient eine Rechnung über VXPay Payments erfolgreich bezahlt: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung, beide werden automatisch einbehalten. Lassen Sie Rechnungen zusätzlich per Post versenden, wird jeder Brief nach Seitenzahl berechnet.
Laufen wiederkehrende Rechnungen vollständig automatisch?
Wenn Sie es so einstellen: Mit „Direkt erstellen“ und E-Mail-Versand erstellt VXPay die Rechnung zum Termin und sendet sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Voreingestellt ist ein Entwurf zur Prüfung. Auch mit „Direkt erstellen“ legt VXPay in bestimmten Fällen nur einen Entwurf an – etwa wenn ein Faktor über dem Höchstsatz eine Vereinbarung nach § 2 braucht, eine doppelte Abrechnung desselben Behandlungstags möglich ist oder der Rechnung ein Beleg beiliegen muss, etwa die Rechnung des Dentallabors. Tierarzt-Vorlagen erzeugen immer nur Entwürfe, weil die Diagnose bzw. der Grund der Konsultation zu jedem Termin neu gehört und nicht in der Vorlage steht. Jede erzeugte Rechnung und jeden Entwurf meldet VXPay in den Benachrichtigungen.
Welches Leistungsdatum trägt eine automatisch erzeugte Rechnung?
Den jeweiligen Termin der Vorlage – für alle Positionen. Monats-, Quartals- und Jahresrhythmus behalten den Tag des Starttermins; in kürzeren Monaten rückt der Termin auf den Monatsletzten – etwa vom 31.10.2026 auf den 30.11.2026 – und kehrt danach zum ursprünglichen Tag zurück. Für ärztliche Leistungen verlangt § 12 Abs. 2 Nr. 1 GOÄ das Datum der Erbringung der Leistung. Eine automatisch erzeugte Rechnung passt deshalb nur, wenn die Leistung am Termin tatsächlich erbracht wurde.
Kann ich eine Monatsrechnung über mehrere Sitzungen erstellen?
Ja, aber nicht als wiederkehrende Rechnung: Vorlagen setzen für alle Positionen ein Datum. Im Rechnungsassistenten – auch nach „Rechnung aus Vorlage“ – schalten Sie mit „+ Leistungen an mehreren Tagen“ ein Datum je Position frei; „Für weitere Tage wiederholen“ kopiert eine Position auf weitere Termine. Per CSV werden Zeilen mit gleicher Referenz zu einer Rechnung über mehrere Tage, und der Import aus dem Praxisprogramm übernimmt das Datum je Position aus der Datei. Die Rechnung nennt dann den Leistungszeitraum und das Datum an jeder Position.
Wie ändere ich die Positionen einer Vorlage?
Erstellen Sie aus der Vorlage eine Rechnung, passen Sie die Positionen im Rechnungsassistenten an und speichern Sie die Rechnung erneut als Vorlage. Name, Empfänger, behandelte Person, Zahlungsziel, Behandler, Rechnungsdesign, Rechnungstext, Rhythmus, nächsten Termin und Ende bearbeiten Sie direkt in der Vorlage. Löschen Sie eine Vorlage, bleiben die daraus erzeugten Rechnungen erhalten.
Was passiert, wenn ein Termin nicht ausgeführt werden kann?
VXPay meldet es in den Benachrichtigungen. Bei einer technischen Störung versucht VXPay den Termin automatisch erneut. Ist schon ein Entwurf entstanden, die Rechnung aber nicht erstellt worden, führt die Meldung zu diesem Entwurf – Sie prüfen und erstellen ihn selbst. Konnte gar nichts erzeugt werden, holen Sie den Termin mit „Jetzt ausführen“ als Entwurf mit dem passenden Leistungsdatum nach. Liegt für einen Termin schon eine Rechnung aus der Vorlage vor, erzeugt die Automatik keine zweite.
Kann ich eine wiederkehrende Rechnung pausieren oder beenden?
Ja. Ohne das Häkchen „Aktiv“ pausiert die Automatik; mit einem Enddatum endet sie nach dem letzten Termin bis zu diesem Datum von selbst. Stellen Sie den Rhythmus auf „Keine (nur Vorlage)“, bleibt die Vorlage als Kopiervorlage für einzelne Rechnungen erhalten.
Jetzt kostenlos starten
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.