Kategorien und Patientengruppen: Ordnung in Rechnungen und Patienten
Kennzeichnen Sie Rechnungen mit eigenen Kategorien – etwa Selbstzahler, Gutachten oder Ratenzahlung – und ordnen Sie Patienten in Gruppen wie Stammpatienten oder Firmenkunden. Danach filtern Sie mit einem Klick und bearbeiten viele Rechnungen auf einmal – auch beim Mahnen. Kostenlos für jede Praxis und nur für Ihr Team sichtbar.
Wenn Selbstzahler, Gutachten und Firmenkunden in einer Liste stehen
In der Rechnungsliste sieht jede Rechnung gleich aus: Nummer, Empfänger, Betrag, Status. Welche davon Gutachten für eine Behörde sind, welche Rechnungen mit einer Ratenzahlung laufen und welche Patienten über ihren Arbeitgeber kommen, weiß im Zweifel nur, wer die Rechnung geschrieben hat. Für die Steuerberatung, für eine Rückfrage am Telefon oder vor dem nächsten Mahnlauf wird dann von Hand gesucht.
Mit Kategorien und Patientengruppen legen Sie diese Ordnung einmal fest. Die Rechnungsliste lässt sich danach filtern, und was gefiltert ist, bearbeiten Sie gemeinsam: herunterladen, Kategorie ergänzen oder Mahnungen aussetzen. VXPay bleibt dabei, was es ist – ein Werkzeug für Rechnung, Zahlung und Überblick. VXPay führt keine Patientenakte; Kategorien und Gruppen ordnen Vorgänge, nicht Befunde.
Kategorie oder Patientengruppe?
Die Faustregel: Was nur für eine Rechnung gilt, wird eine Kategorie. Was für den Patienten gilt, wird eine Gruppe.
| Kategorie | Patientengruppe | |
|---|---|---|
| Hängt an | der Rechnung | dem Patienten – gilt für alle seine Rechnungen |
| Beispiele | Selbstzahler, Gutachten & Atteste, Ratenzahlung und Kulanz (Vorschläge beim Anlegen) | Stammpatienten, Firmenkunden, Kooperation Sportverein |
| Wie viele | bis zu 5 je Rechnung, 50 je Praxis | bis zu 10 je Patient, 50 je Praxis |
| Zuweisen | im Rechnungsassistenten, an der Rechnung, für eine Auswahl (bis 200 Rechnungen), über Vorlagen und die CSV-Spalte „Kategorie“ | in der Patientenliste und auf der Patientenseite, für eine Auswahl auch gesammelt |
| Filtern | Rechnungsliste | Patientenliste (mit Summen „bezahlt“ und „offen“) und Rechnungsliste |
| Wer darf zuweisen? | Mitglieder mit dem Recht „Rechnungen“ | Mitglieder mit dem Recht „Patienten“ |
| Umbenennen, löschen | Recht „Praxis-Einstellungen“ | Recht „Praxis-Einstellungen“ |
Stornorechnungen und Gutschriften folgen der Kategorie ihrer Rechnung – eine Stornorechnung erscheint im Filter also neben ihrer Rechnung. Farben wählen Sie frei; VXPay schlägt beim Anlegen eine noch unbenutzte vor.
Anlegen, zuweisen, filtern
Einmal anlegen – danach genügt ein Klick in der Liste.
- Anlegen
In den Einstellungen unter „Kategorien & Gruppen“ legen Sie Namen und Farbe fest – Vorschläge wie „Selbstzahler“, „Gutachten & Atteste“, „Ratenzahlung“ oder „Kulanz“ übernehmen Sie mit einem Klick. Unter jedem Namensfeld steht der Hinweis: „Bitte keine medizinischen Angaben (z. B. Diagnosen) als Namen verwenden – Kategorien und Gruppen sieht das ganze Praxisteam, Patienten sehen sie nie.“
- Zuweisen
Kategorien vergeben Sie im Rechnungsassistenten, an der fertigen Rechnung oder für viele Rechnungen auf einmal über die Auswahl in der Rechnungsliste (bis 200 je Aktion). Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen geben ihre Kategorien an jede neue Rechnung weiter, der CSV-Import liest die Spalte „Kategorie“. Gruppen weisen Sie in der Patientenliste oder auf der Patientenseite zu.
- Filtern
Die Rechnungsliste lässt sich nach Kategorie – auch „Ohne Kategorie“ – und nach Patientengruppe filtern, zusammen mit Status und Zeitraum. Die Patientenliste filtert nach Gruppe und zeigt dazu, was die Gruppe bezahlt hat und was offen ist.
Gutachten des Quartals für die Steuerberatung
Die Praxis am Park schreibt neben der Behandlung Gutachten und Atteste, die sie gesondert verbucht. Zum Quartalsende filtert die Praxismanagerin die Rechnungsliste nach der Kategorie „Gutachten & Atteste“ und dem Zeitraum 01.07.–30.09.2026, markiert alle Treffer und lädt sie gesammelt als ZIP mit einer CSV-Übersicht herunter.
| Nummer | Datum | Kategorien | Status | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| RE-0142 | 02.07.2026 | Gutachten & Atteste | bezahlt | 120,00 € |
| RE-0157 | 21.08.2026 | Gutachten & Atteste | bezahlt | 85,00 € |
| RE-0163 | 09.09.2026 | Gutachten & Atteste · Ratenzahlung | offen | 240,00 € |
| ST-0004 | 15.09.2026 | folgt RE-0157 | Stornorechnung | −85,00 € |
Beispiel mit erfundenen Daten. Die Stornorechnung ST-0004 trägt keine eigene Kategorie – sie folgt ihrer Rechnung RE-0157 und steht deshalb im selben Filter. Eine Rechnung darf mehrere Kategorien tragen (RE-0163).
Der Sammel-Download enthält die PDFs mit eingebetteter E-Rechnung und eine Übersicht; die Kategorien selbst stehen weder auf den PDFs noch im Buchhaltungsexport – sie dienen nur dem Filtern in VXPay.
Mahnungen für eine Auswahl aussetzen
Haben Sie mit mehreren Patienten eine Ratenzahlung vereinbart oder warten Sie bei Firmenkunden auf eine Sammelfreigabe, filtern Sie die Rechnungsliste nach Kategorie oder Gruppe, markieren die Rechnungen und wählen „Mahnungen aussetzen“ – für bis zu 200 Rechnungen in einem Schritt. Sie geben einen Grund an, etwa „Ratenzahlung vereinbart“ oder „Erstattung der Versicherung abwarten“, und ein Enddatum (14, 30 oder 60 Tage vorgeschlagen, höchstens 365 Tage im Voraus) oder „bis auf Weiteres“.
Am Tag nach dem Enddatum hebt VXPay die Aussetzung auf und mahnt mit der nächsten fälligen Stufe weiter. Aussetzen, Ändern und Fortsetzen stehen mit Grund, Zeitpunkt und Benutzer im Verlauf der Rechnung; in Rechnungsliste und Mahnübersicht sind die Rechnungen gekennzeichnet. Fälligkeit und Verzug ändert das Aussetzen nicht – es ist ein Arbeitsstand Ihrer Praxis, den der Patient nicht sieht. Wie Mahnstufen, Fristen und Gebühren zusammenspielen, zeigt das automatische Mahnwesen.
Auswertung nach Kategorie und Gruppe
Mit dem Zusatzpaket Praxis Pro lassen sich Statistiken & Controlling nach Kategorie oder Gruppe filtern – etwa der Umsatz Ihrer Selbstzahler im Vergleich zum Vorjahr. Dazu kommt die Kachel „Umsatz nach Rechnungskategorie“ über zwölf Monate. Kategorien, Gruppen, Filter der Listen und das Zuweisen bleiben kostenlos; nur die Statistikseite gehört zum Paket (9,90 € netto im Monat).
Nur für Ihr Team
Kategorien, Gruppen und Mahnpausen sehen nur Sie – nie auf der Rechnung, der Bezahlseite, in E-Mails an Patienten, im GoBD- oder Buchhaltungsexport. Weil das ganze Praxisteam sie sieht, benennen Sie Vorgänge und Abrechnungswege. VXPay führt keine Patientenakte.
- Vorgänge statt medizinischer Angaben: „Selbstzahler“, „Gutachten & Atteste“, „Ratenzahlung“ – Behandlungsanlässe gehören nicht in einen Namen
- Wenige, klare Namen – lieber fünf, die jeder im Team versteht, als dreißig, die keiner pflegt
- Farben sparsam: eine Farbe je Art von Vorgang, damit die Liste ruhig bleibt
- Gruppen für wiederkehrende Abrechnungswege, etwa Firmenkunden oder eine Kooperation – nicht für einzelne Rechnungen
- Einmal im Quartal aufräumen: Unbenutzte Kategorien löschen; die Rechnungen bleiben unverändert
Was Kategorien und Gruppen nicht tun
Kein Export, keine API
Kategorien und Gruppen stehen nicht im Buchhaltungs- und DATEV-Export und nicht in den Schnittstellen für Praxisprogramme oder Partner. Sie ordnen die Listen in VXPay.
Keine automatische Zuordnung
VXPay vergibt Kategorien und Gruppen nie von sich aus. Was eine Rechnung trägt, entscheidet Ihr Team – im Assistenten, an der Rechnung oder für eine Auswahl.
Gruppen nicht per CSV
Der CSV-Import kennt die Spalte „Kategorie“ für bereits angelegte Kategorien, aber keine Spalte für Gruppen – Gruppen weisen Sie in der Patientenliste zu.
Feste Höchstzahlen
Je Praxis bis zu 50 Kategorien und 50 Gruppen, je Rechnung 5 Kategorien, je Patient 10 Gruppen – genug für eine klare Ordnung, zu wenig für eine zweite Kartei.
Was das kostet
- Kategorien und Patientengruppen anlegen, zuweisen – auch für viele Rechnungen oder Patienten auf einmal – und die Listen danach filtern: kostenlos.
- Mahnungen für eine Auswahl aussetzen gehört zum kostenlosen Mahnwesen.
- Keine Grundgebühr, keine Vertragslaufzeit, kein Zusatzpaket nötig.
Registrierung, Rechnungen, E-Mail-Versand und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos. Gebühren fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Alle Kosten auf einen Blick: Preise.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) (öffnet in neuem Tab) – Art. 5 Abs. 1 lit. c (Datenminimierung) und Art. 9 (Gesundheitsdaten) – Grund für Ordnungsmerkmale ohne medizinische Angaben
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Was ist der Unterschied zwischen Kategorie und Patientengruppe?
Eine Kategorie hängt an der Rechnung und beschreibt den Vorgang – etwa Selbstzahler, Gutachten oder Ratenzahlung. Eine Patientengruppe hängt am Patienten und gilt für alle seine Rechnungen – etwa Stammpatienten oder Firmenkunden. Beides sind Ordnungsmerkmale Ihrer Praxis: Sie filtern damit Listen und bearbeiten viele Rechnungen auf einmal.
Wie viele Kategorien und Gruppen kann ich anlegen?
Je Praxis bis zu 50 Kategorien und 50 Patientengruppen. Eine Rechnung trägt bis zu 5 Kategorien, ein Patient gehört bis zu 10 Gruppen an. Namen dürfen bis zu 40 Zeichen lang sein.
Sehen Patienten Kategorien oder Gruppen?
Nein. Kategorien und Gruppen sieht nur Ihr Praxisteam – sie stehen nicht auf der Rechnung, nicht auf der Bezahlseite, nicht in E-Mails und nicht im Buchhaltungsexport. Weil das ganze Team sie sieht, gehören keine medizinischen Angaben in die Namen.
Übernimmt der CSV-Import Kategorien?
Ja, über die Spalte „Kategorie“ (auch „Kategorien“ oder „Tags“; mehrere mit Komma getrennt). Übernommen werden nur Kategorien, die Sie in VXPay schon angelegt haben – ein unbekannter Name ergibt einen Hinweis in der Vorschau, keine neue Kategorie. Patientengruppen gibt es nicht als CSV-Spalte; sie weisen Sie in der Patientenliste zu, auch für viele Patienten auf einmal.
Kostet das etwas?
Nein. Kategorien, Patientengruppen, Filter und das Zuweisen für viele Rechnungen oder Patienten auf einmal sind für jede Praxis kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Zusatzpaket. Nur die Statistikseite gehört zum Zusatzpaket: Mit Praxis Pro lassen sich Statistiken & Controlling nach Kategorie oder Gruppe filtern.
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