Ausfallhonorar bei versäumten Terminen: was erlaubt ist und wie die Rechnung aussieht
Die Patientin erscheint nicht, abgesagt hat sie auch nicht – die reservierte Stunde bleibt leer. Ob Ihre Praxis dafür ein Ausfallhonorar verlangen kann, regelt keine Gebührenordnung, sondern das BGB. Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage nach dem BGH-Urteil von 2022, rechnet ein Beispiel durch und zeigt, wie die Ausfallrechnung aussieht – für Arzt-, Zahnarzt-, Psychotherapie- und Therapiepraxen.
Was ist ein Ausfallhonorar – und worauf stützt es sich?
Mit „Ausfallhonorar“ ist die Vergütung gemeint, die eine Praxis für einen fest vereinbarten Termin verlangt, den der Patient weder wahrgenommen noch rechtzeitig abgesagt hat. Eine eigene Vorschrift dafür gibt es nicht; die Grundlage liefert das Dienstvertragsrecht des BGB.
Der Behandlungsvertrag folgt weitgehend dem Dienstvertragsrecht: Nach § 630b BGB gelten für ihn die Vorschriften über das Dienstverhältnis, soweit das Behandlungsvertragsrecht nichts anderes bestimmt. Dazu gehört § 615 BGB: Kommt der Dienstberechtigte – hier der Patient – mit der Annahme der Dienste in Verzug, kann der Verpflichtete für die ausgefallenen Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Der Bundesgerichtshof hat 2022 ausdrücklich entschieden, dass § 615 BGB auf Behandlungsverträge anwendbar ist und dass sich ein solcher Anspruch auch gegen gesetzlich versicherte Patienten richtet.
In Annahmeverzug gerät, wer eine ihm angebotene Leistung nicht annimmt (§ 293 BGB). Ist für die Mitwirkung des Patienten eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, muss die Praxis ihre Leistung nur dann eigens anbieten, wenn der Patient rechtzeitig erscheint (§ 296 BGB). Ob ein Behandlungstermin in diesem Sinn „kalendermäßig bestimmt“ ist, hängt laut BGH von allen Umständen des Falls ab – insbesondere von der Interessenlage, davon, wie die Praxis ihre Termine vergibt, und davon, ob das für Patienten erkennbar ist. Eine Bestellpraxis, die jedem Patienten ein eigenes Zeitfenster reserviert und das deutlich sagt, ist hier in einer anderen Lage als eine offene Sprechstunde.
Ein Ausfallhonorar ist keine Gebühr nach GOÄ oder GOZ. Gebühren sind Vergütungen für die im Gebührenverzeichnis genannten Leistungen, und berechnen darf die Praxis sie nur für selbständige Leistungen, die sie selbst erbracht hat oder die unter ihrer Aufsicht nach fachlicher Weisung erbracht wurden (§ 4 Abs. 1 und 2 GOÄ). Die Bundeszahnärztekammer folgert daraus, dass eine unmittelbare Berechnung nach GOZ oder GOÄ nicht möglich ist, weil die Leistung tatsächlich nicht erbracht wurde. Psychologische Psychotherapeuten rechnen nach § 1 GOP ebenfalls auf Grundlage der GOÄ ab.
Ebenso wenig ist das Ausfallhonorar eine Strafe. In Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist eine Bestimmung unwirksam, die für den Fall der Nichtabnahme der Leistung eine Vertragsstrafe verspricht (§ 309 Nr. 6 BGB). Begriffe wie „Strafgebühr“ passen deshalb nicht: Es geht um die Vergütung einer reservierten, ungenutzten Behandlungszeit.
Das BGH-Urteil von 2022 (III ZR 78/21): was es sagt – und was nicht
Das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 12. Mai 2022 wird oft als „BGH erlaubt Ausfallhonorar“ zitiert. Das greift zu kurz: Der BGH hat die Rechtsgrundlage bestätigt, im konkreten Fall aber gegen die Praxis entschieden.
Der Fall
Eine ergotherapeutische Praxis in Nordrhein-Westfalen hatte in ihren Anmeldeformularen festgelegt, dass vereinbarte Termine mindestens 24 Stunden vorher abzusagen sind; andernfalls werde unabhängig von einer Begründung eine Ausfallpauschale von 25 Euro privat in Rechnung gestellt. Am 23. März 2020 sagte eine Mutter gegen 7.30 Uhr die Nachmittagstermine ihrer beiden Kinder telefonisch ab, weil deren älterer Bruder in der Nacht Fieber sowie Hals- und Kopfschmerzen bekommen hatte. Die Praxis verlangte zweimal 25 Euro.
Was der BGH bestätigt hat
- § 615 BGB ist über § 630b BGB auf Behandlungsverträge anwendbar – auch gegenüber gesetzlich versicherten Patienten.
- Ob ein Termin kalendermäßig bestimmt ist, entscheiden alle Umstände; eine schematische Betrachtung verbietet sich. Im entschiedenen Fall war für die Mutter erkennbar, dass die minutengenau vereinbarte Zeit ausschließlich für ihre Kinder reserviert war.
- Werden Kinder von ihren Eltern vorgestellt, kommt der Behandlungsvertrag in der Regel mit den Eltern zustande, als Vertrag zugunsten des Kindes.
- Patienten können den Behandlungsvertrag auch kurzfristig und ohne Angabe von Gründen kündigen (§ 627 BGB); ist er beendet, tritt kein Annahmeverzug mehr ein. Den Anruf der Mutter wertete der BGH aber als Absage der beiden Termine, nicht als Kündigung.
Warum die Praxis trotzdem verlor
Nach der damals geltenden Coronaschutzverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen waren ergotherapeutische Behandlungen nur erlaubt, wenn ihre medizinische Notwendigkeit durch ein ärztliches Attest nachgewiesen war und strenge Schutzmaßnahmen getroffen wurden. Ein aktuelles Attest lag für die Termine nicht vor. Wer selbst nicht leisten kann, bringt den anderen nicht in Annahmeverzug (§ 297 BGB) – ein Ausfallhonorar war deshalb nicht geschuldet.
Was offen blieb
Ob die Klausel mit 24-Stunden-Frist und 25-Euro-Pauschale einer Kontrolle als Allgemeine Geschäftsbedingung standhält, musste der BGH nicht entscheiden und hat es offengelassen. Einen „vom BGH geprüften“ Mustertext gibt es deshalb nicht.
Für Praxen heißt das: Ein Ausfallhonorar ist rechtlich möglich, aber an Voraussetzungen gebunden, die die Praxis im Streitfall in der Regel darlegen und beweisen muss.
Voraussetzungen: Wann ein Ausfallhonorar in Betracht kommt
Aus Gesetz, BGH-Urteil und den Hinweisen der Bundeszahnärztekammer ergeben sich Punkte, die erfüllt sein sollten, bevor Sie eine Ausfallrechnung stellen. Die Liste ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
- Bestellpraxis: Der Termin war exklusiv für diesen Patienten reserviert – nicht nur eine ungefähre Uhrzeit in einer offenen Sprechstunde. Die Bundeszahnärztekammer spricht von einer Bestellpraxis mit Terminvorlauf.
- Vereinbarung vorab: Der Patient wusste vor dem Termin, dass und wann ein Ausfallhonorar anfallen kann – am besten schriftlich, unterschrieben und optisch hervorgehoben statt im Kleingedruckten.
- Absagefrist: Die Vereinbarung nennt eine Frist, bis zu der eine Absage nichts kostet – in der Rechtsprechung laut Deutschem Ärzteblatt meist 24 Stunden.
- Keine rechtzeitige Absage: Der Patient ist nicht erschienen und hat nicht innerhalb der Frist abgesagt. Halten Sie fest, ob und wann eine späte Absage eingegangen ist.
- Praxis war leistungsbereit: Die Behandlung hätte zum Termin tatsächlich und zulässig stattfinden können. Hätte die Praxis selbst nicht behandeln können – etwa weil die Behandlerin erkrankt war und niemand einspringen konnte –, entsteht kein Annahmeverzug (§ 297 BGB).
- Zeit nicht anderweitig genutzt: Konnte die Praxis das Zeitfenster mit einer anderen Behandlung füllen, wird das angerechnet (§ 615 Satz 2 BGB). Die Bundeszahnärztekammer empfiehlt, die vergeblichen Bemühungen zu dokumentieren. Auf unvergütete Verwaltungsarbeit muss sich die Praxis nach einer von ihr zitierten Entscheidung des AG Hameln nicht verweisen lassen.
- Entlastung bei unverschuldetem Fernbleiben: Die Bundeszahnärztekammer verweist auf eine Entscheidung des LG Berlin, nach der eine Ausfallvereinbarung nur Bestand hat, wenn sie dem Patienten eine Entlastungsmöglichkeit für unverschuldetes Nichterscheinen einräumt.
Die Vereinbarung zum Ausfallhonorar: was hineingehört
Das Gesetz verlangt für § 615 BGB keine besondere Vereinbarung. In der Praxis ist sie aber der wichtigste Baustein: Sie macht erkennbar, dass der Termin exklusiv reserviert ist, und legt Frist und Höhe fest.
Verwenden Sie dafür ein vorformuliertes Blatt, das alle Patienten erhalten, gelten die Regeln für Allgemeine Geschäftsbedingungen. Solche Bestimmungen sind unwirksam, wenn sie den Patienten entgegen Treu und Glauben unangemessen benachteiligen; das kann sich auch daraus ergeben, dass eine Bestimmung nicht klar und verständlich ist (§ 307 Abs. 1 BGB). Legt die Vereinbarung einen pauschalen Betrag als Schadensersatz fest, ist sie nach § 309 Nr. 5 BGB unwirksam, wenn die Pauschale den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden übersteigt oder dem Patienten nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.
- Der Hinweis, dass der Termin ausschließlich für den Patienten reserviert ist.
- Die Absagefrist in Stunden und die Wege, auf denen abgesagt werden kann – etwa Telefon, E-Mail oder Anrufbeantworter, auch außerhalb der Sprechzeiten.
- Die Höhe des Ausfallhonorars oder die Art der Berechnung – mit dem Hinweis, dass Ersparnisse und eine anderweitige Vergabe des Termins angerechnet werden.
- Die Entlastung: kein Ausfallhonorar, wenn der Patient ohne eigenes Verschulden weder erscheinen noch rechtzeitig absagen konnte; bei einer Pauschale zusätzlich der Nachweis eines geringeren Schadens.
- Der Hinweis, dass der Patient das Ausfallhonorar selbst trägt und nicht mit einer Erstattung durch Krankenversicherung oder Beihilfe rechnen sollte.
- Bei Kindern die Unterschrift der Eltern, die in der Regel Vertragspartner sind.
- Datum und Unterschrift – und eine Kopie für den Patienten.
Wir stellen keinen fertigen Mustertext bereit. Ob eine Klausel wirksam ist, beurteilen Gerichte im Einzelfall unterschiedlich, und selbst der BGH hat die Frage offengelassen. Lassen Sie Ihre Formulierung von Ihrer Kammer, Ihrem Berufsverband oder einer Rechtsanwältin für Medizinrecht prüfen.
Nicht zu verwechseln mit der Honorarvereinbarung nach § 2 GOÄ: Sie regelt eine höhere Vergütung für erbrachte Leistungen, nicht den Ausfall eines Termins.
Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?
Eine gesetzliche Pauschale gibt es nicht. Ausgangspunkt ist nach § 615 Satz 1 BGB die vereinbarte Vergütung für die ausgefallene Zeit; davon geht ab, was die Praxis erspart oder anderweitig verdient (§ 615 Satz 2 BGB).
Die Bundeszahnärztekammer nennt in ihrer Stellungnahme vom August 2024 vier Wege, die Höhe zu ermitteln: die Gebühren der Leistungen, die am Termin erbracht worden wären – lediglich kalkulatorisch und in einen Eurobetrag umgerechnet –, den durchschnittlichen Praxisgewinn bezogen auf die geplante Behandlungszeit (entgangener Gewinn, § 252 BGB), den Stundenkostensatz der Praxis oder einen individuell vereinbarten Betrag. Die Wege führen zu unterschiedlichen Ergebnissen; kommt es zum Streit, empfiehlt sie, eine fallbezogene, individuell ermittelte Schadenshöhe vorzutragen. Das folgende Beispiel nutzt den ersten Weg.
| Rechenschritt | Grundlage | Betrag |
|---|---|---|
| Geplante Leistung | GOÄ Nr. 870 (Verhaltenstherapie, Einzelbehandlung, mindestens 50 Minuten): 750 Punkte × 5,82873 Cent | 43,72 € (einfacher Satz) |
| Vergütung, die angefallen wäre | 2,3-facher Satz, wie die Praxis diese Leistung sonst berechnet (750 × 5,82873 Cent × 2,3, erst am Ende auf volle Cent gerundet) | 100,55 € |
| Ersparte Aufwendungen | im Beispiel keine Material- oder Fremdkosten | − 0,00 € |
| Anderweitiger Verdienst | Stunde kurzfristig nicht neu vergeben, Anrufe bei der Warteliste dokumentiert | − 0,00 € |
| Ausfallhonorar | als Eurobetrag ohne Gebührenziffer auf der Ausfallrechnung | 100,55 € |
Fiktives Beispiel (Praxis am Park, Patientin Erika Mustermann) – keine Empfehlung zur Höhe. Die GOÄ-Ziffer dient nur als Rechengrundlage. Hätte eine Patientin von der Warteliste die Stunde übernommen, bliebe in diesem Beispiel kein Ausfall übrig.
| Situation | Einschätzung | Warum |
|---|---|---|
| Absage 30 Stunden vorher, vereinbarte Frist 24 Stunden | kein Ausfallhonorar | rechtzeitig abgesagt – nach der Vereinbarung kostenfrei |
| keine Absage, die Stunde blieb leer | Ausfallhonorar kann in Betracht kommen | Annahmeverzug (§§ 293, 296, 615 BGB), sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind |
| keine Absage, eine Patientin von der Warteliste übernimmt die Stunde | in der Regel kein oder nur ein geringer Anspruch | anderweitiger Verdienst wird angerechnet (§ 615 Satz 2 BGB) |
| kurzfristige Absage, im selben Gespräch wird einvernehmlich ein neuer Termin vereinbart | Anspruch kann entfallen | Entscheidung des OLG Stuttgart, zitiert von der Bundeszahnärztekammer |
| die Therapeutin ist am Termin selbst erkrankt, niemand kann einspringen | kein Ausfallhonorar | kein Annahmeverzug, wenn die Praxis nicht leisten kann (§ 297 BGB) |
| Unfall auf dem Weg, eine Absage war nicht mehr möglich | nach einer Entlastungsregel in der Vereinbarung: kein Ausfallhonorar | unverschuldetes Nichterscheinen; laut dem von der Bundeszahnärztekammer zitierten LG Berlin hat eine Ausfallvereinbarung nur mit einer solchen Entlastung Bestand |
Vereinfachte Einschätzungen für typische Fälle; maßgeblich sind Ihre Vereinbarung und die Umstände des Einzelfalls.
Ausfallhonorar in Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Psychotherapie und Physiotherapie
Die Rechtsgrundlage ist für alle Heilberufe dieselbe: das BGB. Unterschiede ergeben sich vor allem aus der Terminorganisation und daraus, wie die entgangene Vergütung berechnet wird.
Arztpraxis
Ein Ausfallhonorar kommt vor allem in Bestellpraxen in Betracht, in denen Patienten für einen konkreten Zeitpunkt einbestellt werden – laut dem Beitrag im Deutschen Ärzteblatt etwa auch bei Eingriffen, die vorbereitet werden müssen und weitere Personen binden, wie ambulante Operationen. Wer mit offener Sprechstunde und wechselnder Reihenfolge arbeitet, wird sich schwerer auf einen kalendermäßig bestimmten Termin berufen können.
Zahnarztpraxis
Viele Hinweise dieses Ratgebers stammen aus der Stellungnahme der Bundeszahnärztekammer vom August 2024. Eine 24-Stunden-Frist sieht sie durch Entscheidungen des AG Düsseldorf (18.02.2003 – 48 C 17511/00) und des AG Fulda (16.05.2002 – 34 C 120/02) bestätigt. Für die Berechnung über Kosten nennt sie einen durchschnittlichen Minutenkostensatz einer zahnärztlichen Modellpraxis von 6,10 Euro in den Jahren 2021 bis 2023 – ein statistischer Wert, keine Vorgabe für Ihren Fall.
Psychotherapie
Feste Sitzungen mit einem eigens reservierten Zeitfenster sind ein typischer Anwendungsfall. Abgerechnet wird nach § 1 GOP auf Grundlage der GOÄ; die Sitzungsgebühr kann als Rechengrundlage dienen, wie im Beispiel oben. Laut BGH richtet sich der Anspruch auch gegen gesetzlich versicherte Patienten – die Ausfallrechnung geht dann privat an den Patienten. Wie Sie Sitzungen abrechnen, zeigt die Seite Psychotherapie.
Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie
Das BGH-Urteil betraf eine ergotherapeutische Praxis. Nehmen Sie Ihre Regel für abgesagte Termine in Preisliste und Behandlungsvertrag auf und lassen Sie bei Kindern die Eltern unterschreiben – sie sind in der Regel Vertragspartner und Empfänger der Ausfallrechnung. Mehr zur Privatabrechnung: Physiotherapie und Ergotherapie.
Auch für Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker richtet sich ein Ausfallhonorar nach Behandlungsvertrag und BGB (siehe Heilpraktiker). Fachliche Hinweise für Ihren Beruf geben Kammern und Berufsverbände.
So sieht die Ausfallrechnung aus
Stellen Sie das Ausfallhonorar am besten in einer eigenen Rechnung – getrennt von Rechnungen über erbrachte Behandlungen, damit Patient und Versicherung beides klar auseinanderhalten können. Die Rechnung sollte ohne Rückfrage nachvollziehbar sein und nur das Nötige enthalten.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsempfänger | Erika Mustermann, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt – bei Kindern in der Regel ein Elternteil |
| Rechnungsnummer und -datum | RE-0214 vom 15.10.2026 |
| Termin | 14.10.2026, 10:00–10:50 Uhr, weder wahrgenommen noch bis 24 Stunden vorher abgesagt |
| Grundlage | Vereinbarung zu Terminen und Absagen vom 02.09.2026 |
| Position | „Ausfallhonorar für den reservierten Termin“ – 100,55 €, ohne Gebührenziffer |
| Anrechnung | kurzer Hinweis, dass die Zeit nicht anderweitig vergeben werden konnte |
| Umsatzsteuer | Steuersatz und Steuerhinweis nach Klärung mit der Steuerberatung |
| Zahlungsziel | zahlbar bis 29.10.2026 |
| Nicht auf die Rechnung | Diagnosen, Behandlungsinhalte und Gebührenziffern als abgerechnete Position |
Fiktives Beispiel. Die Gebühren der geplanten Leistung können Sie auf Nachfrage als Rechengrundlage erläutern; als Position steht nur der Eurobetrag.
Ob und wie ein Ausfallhonorar der Umsatzsteuer unterliegt, ist eine steuerliche Frage, die dieser Ratgeber nicht beantwortet. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, mit welchem Steuersatz und welchem Hinweis Sie Ausfallrechnungen ausstellen – vor allem, wenn Ihre übrigen Leistungen als Heilbehandlung steuerfrei sind.
Patient zahlt die Ausfallrechnung nicht – was nun?
Rechtlich ist das Ausfallhonorar eine Geldforderung wie jede andere. Für eine offene Ausfallrechnung gelten deshalb dieselben Schritte wie für jede Privatrechnung – mit Augenmaß, weil die Behandlung oft weiterläuft.
- Einwand ernst nehmen
Meldet sich der Patient mit einer Begründung – er war krank, er hat auf den Anrufbeantworter gesprochen –, prüfen Sie Ihre Unterlagen und die Vereinbarung. War die Rechnung unberechtigt, stornieren Sie sie (Rechnung stornieren oder korrigieren). Auch ein Verzicht im Einzelfall kann sinnvoll sein.
- Erinnern und mahnen
Bleibt die Rechnung ohne Reaktion offen, folgen Zahlungserinnerung und Mahnung mit neuer Frist. Wann der Patient in Verzug gerät, erklärt der Ratgeber Zahlungsziel der Privatrechnung; Formulierungen finden Sie unter Mahnung schreiben.
- Gerichtlich geltend machen – oder nicht
Für Geldforderungen steht in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren offen. Wägen Sie Betrag, Aufwand und das Behandlungsverhältnis ab; im Streitfall kommt es auf Ihre Dokumentation an. Den vollständigen Fahrplan zeigt der Ratgeber Patient zahlt nicht.
Für das Ausfallhonorar gilt in der Regel die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Praxis von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Mehr dazu: Verjährung von Arztrechnungen.
Ausfälle vermeiden: besser als jede Ausfallrechnung
Selbst ein berechtigtes Ausfallhonorar kostet Zeit und kann das Verhältnis zum Patienten belasten. Manche Ausfälle lassen sich vorher abfangen.
- Termin bestätigen: bei der Vergabe mündlich oder schriftlich, mit Hinweis auf die Absagefrist.
- Rechtzeitig erinnern: kurz vor dem Termin, zum Beispiel per Telefon, SMS oder E-Mail aus Ihrem Terminsystem.
- Absagen leicht machen: Anrufbeantworter, E-Mail-Adresse oder Online-Absage – auch abends und am Wochenende erreichbar.
- Warteliste führen: Kurzfristig frei gewordene Termine lassen sich so neu vergeben. Das verringert den Verlust und zeigt, dass Sie sich um eine anderweitige Nutzung bemüht haben.
- Gespräch vor Rechnung: Bei wiederholten Ausfällen zuerst das Gespräch suchen und die Vereinbarung noch einmal erläutern.
- Einheitlich vorgehen: Legen Sie im Team fest, wann Sie ein Ausfallhonorar berechnen, und dokumentieren Sie Ausnahmen.
Die Ausfallrechnung mit VXPay erstellen und bezahlen lassen
VXPay hat keine eigene Ausfallhonorar-Funktion und keine Terminverwaltung. Die Ausfallrechnung selbst – erstellen, versenden, bezahlen lassen und bei Bedarf mahnen – erledigen Sie aber mit denselben Werkzeugen wie jede Privatrechnung, ohne Grundgebühr.
Eigene Leistung „Ausfallhonorar“
Legen Sie das Ausfallhonorar einmal als eigene Leistung mit Festpreis an – ohne Bezug zu einem Gebührenverzeichnis – und markieren Sie es mit dem Stern als Favorit. Im Rechnungsassistenten steht es dann in der Schnellauswahl. Jede eigene Leistung braucht eine Kennung, die auf der Rechnung dort steht, wo sonst die Gebührenziffer steht – wählen Sie ein Kürzel, das nicht wie eine Gebührenziffer aussieht, etwa „AF-01“. Rechnen Sie je nach Sitzungsdauer unterschiedlich ab, legen Sie mehrere eigene Leistungen an. In Arzt-, Psychotherapie- und Zahnarztpraxen zeigt VXPay bei einer Position ohne Gebührennummer einen Hinweis; er verhindert das Erstellen der Rechnung nicht.
Termin und Vereinbarung im Rechnungstext
Für die Ausfallrechnung tragen Sie den versäumten Termin als Leistungsdatum ein; das PDF zeigt ihn an der Position. Sollen mehrere ausgefallene Termine auf eine Rechnung, erhält jede Position über „+ Leistungen an mehreren Tagen“ ihr eigenes Datum. Uhrzeit, Absagefrist und Datum der Vereinbarung nennen Sie im Rechnungstext (bis 1.000 Zeichen). Legen Sie den Wortlaut einmal als Textvorlage an, übernehmen Sie ihn mit einem Klick und ergänzen nur noch Termin und Uhrzeit.
Bezahlen per Link, QR-Code oder am Empfang
Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an den Patienten – kostenlos. Sobald Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat, trägt sie einen Zahlungslink und einen QR-Code; bezahlt wird ohne Konto und App per Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – mit Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten. Ohne Onlinezahlung steht Ihre Bankverbindung auf der Rechnung, mit hinterlegter IBAN auch ein QR-Code für die Überweisung (EPC-QR-Code, bekannt als GiroCode). Kommt der Patient zum nächsten Termin, lässt sich die Rechnung mit VXPay Payments über den Kassenmodus direkt am Empfang bezahlen.
Kostenloses Mahnwesen, falls sie offen bleibt
Bleibt die Ausfallrechnung offen, übernimmt das automatische Mahnwesen Zahlungserinnerung und Mahnungen nach Ihren Fristen – kostenlos für jede Praxis. Sie schalten es einmal ein; je Rechnung lassen sich die Mahnungen aussetzen – mit Grund und Enddatum, etwa während einer Klärung. Geht eine Zahlung über VXPay Payments ein, endet der Mahnlauf automatisch – auch bei einer Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN des Patienten, die VXPay automatisch zuordnet. Überweisungen auf Ihr eigenes Praxiskonto erkennt VXPay weiterhin nicht von selbst; solche Rechnungen markieren Sie selbst als bezahlt.
Auf Wunsch geht die Ausfallrechnung auch per Post über den Briefdienstleister der Plattform. Das ist kostenpflichtig – 1,20 € brutto für einen einseitigen Brief, eingezogen über eine hinterlegte Zahlungsmethode. Einzelheiten: Briefversand.
Stellt sich eine Ausfallrechnung als unberechtigt heraus, stornieren Sie sie: Eine erstellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, VXPay erzeugt dafür automatisch eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Verweis auf das Original.
- Termine: VXPay ist kein Praxisverwaltungssystem – es führt keinen Terminkalender, erkennt keine versäumten Termine und verschickt keine Terminerinnerungen.
- Rechtliche Prüfung: VXPay prüft nicht, ob eine Vereinbarung vorliegt oder wirksam ist und ob der Anspruch im Einzelfall besteht.
- Ablage der Vereinbarung: VXPay ist keine Patientenakte. Bewahren Sie die unterschriebene Vereinbarung in Ihren Praxisunterlagen auf.
- Steuerliche Einordnung: Den Steuerhinweis setzt VXPay nach dem Umsatzsteuer-Modus Ihrer Praxis. Im Modus „Steuerfreie Heilbehandlung“ tragen Rechnungen ohne Umsatzsteuer automatisch den Steuerhinweis Ihrer Praxis – ohne eigenen Text den Hinweis auf § 4 Nr. 14 UStG. Ob Hinweis und Steuersatz zu einer Ausfallrechnung passen, klären Sie vorher mit Ihrer Steuerberatung.
Die Ausfallrechnung zu erstellen, per E-Mail zu versenden und zu mahnen, kostet nichts. Zahlt der Patient über VXPay Payments, werden die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig – sie bleibt auch bestehen, wenn Sie eine bereits online bezahlte Ausfallrechnung später stornieren und den Betrag erstatten. Alle Kosten im Überblick: Preise. Wie Patienten per Link oder QR-Code bezahlen, zeigt die Seite Onlinezahlung.
Quellen
- § 615 BGB – Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko (öffnet in neuem Tab) – vereinbarte Vergütung ohne Nachleistung (Satz 1), Anrechnung (Satz 2)
- § 630b BGB – Anwendbare Vorschriften (öffnet in neuem Tab) – Dienstvertragsrecht gilt für den Behandlungsvertrag
- § 293 BGB – Annahmeverzug (öffnet in neuem Tab)
- § 296 BGB – Entbehrlichkeit des Angebots (öffnet in neuem Tab) – Zeit nach dem Kalender bestimmt
- § 297 BGB – Unvermögen des Schuldners (öffnet in neuem Tab)
- § 627 BGB – Fristlose Kündigung bei Vertrauensstellung (öffnet in neuem Tab)
- § 307 BGB – Inhaltskontrolle (öffnet in neuem Tab) – unangemessene Benachteiligung, Transparenz (Abs. 1)
- § 309 BGB – Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit (öffnet in neuem Tab) – Schadenspauschalen (Nr. 5), Vertragsstrafe (Nr. 6)
- § 252 BGB – Entgangener Gewinn (öffnet in neuem Tab)
- § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 4 GOÄ – Gebühren (öffnet in neuem Tab) – Gebühren nur für eigene, erbrachte Leistungen (Abs. 2)
- § 1 GOP (öffnet in neuem Tab) – Vergütung psychotherapeutischer Leistungen nach der GOÄ
- BGH, Urteil vom 12.05.2022 – III ZR 78/21 (öffnet in neuem Tab) – § 615 BGB beim Behandlungsvertrag, Ausfallpauschale einer Ergotherapiepraxis
- Bundeszahnärztekammer – Ausfallhonorar: Anspruch auf Ersatz entstandenen Schadens (öffnet in neuem Tab) – Stellungnahme vom 08.08.2024, mit Hinweisen auf LG Berlin, AG Düsseldorf, AG Fulda, AG Hameln und OLG Stuttgart
- Deutsches Ärzteblatt – Ausfallhonorar für nicht wahrgenommene Arzttermine (öffnet in neuem Tab) – Beitrag von Prof. Dr. Bernd Halbe, Heft 47/2023
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Darf eine Praxis ein Ausfallhonorar verlangen?
Grundsätzlich ja, aber nicht in jedem Fall. Rechtsgrundlage ist § 615 BGB; laut Bundesgerichtshof gilt die Vorschrift auch für Behandlungsverträge (Urteil vom 12.05.2022 – III ZR 78/21). In der Regel braucht es einen exklusiv reservierten Termin in einer Bestellpraxis, eine vorher getroffene Vereinbarung mit Absagefrist und eine Praxis, die zum Termin tatsächlich hätte behandeln können. Was die Praxis durch den Ausfall erspart oder durch einen anderen Patienten verdient, wird angerechnet.
Wie hoch darf ein Ausfallhonorar sein?
Eine gesetzliche Pauschale gibt es nicht. Ausgangspunkt ist die Vergütung, die für den Termin angefallen wäre, abzüglich ersparter Aufwendungen und anderweitigen Verdiensts (§ 615 BGB). Die Bundeszahnärztekammer nennt als Berechnungswege die kalkulatorisch in Euro umgerechneten Gebühren der geplanten Leistungen, den durchschnittlichen Praxisgewinn, den Stundenkostensatz oder einen individuell vereinbarten Betrag. Ist eine Pauschale in Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Schadensersatz ausgestaltet, darf sie den zu erwartenden Schaden nicht übersteigen und muss den Nachweis eines geringeren Schadens zulassen (§ 309 Nr. 5 BGB).
Gilt das Ausfallhonorar auch, wenn der Patient krank war?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Bundeszahnärztekammer verweist auf eine Entscheidung des LG Berlin, nach der eine Ausfallvereinbarung nur Bestand hat, wenn sie dem Patienten eine Entlastungsmöglichkeit für unverschuldetes Nichterscheinen einräumt. Eine plötzliche Erkrankung, die eine rechtzeitige Absage unmöglich macht, kann ein solcher Fall sein; maßgeblich sind Vereinbarung und Einzelfall. Im BGH-Fall von 2022 – dort war ein Geschwisterkind mit Fieber erkrankt – scheiterte der Anspruch nicht an der Krankheit, sondern daran, dass die Praxis nach der damaligen Coronaschutzverordnung nicht hätte behandeln dürfen.
Zahlt die Krankenversicherung oder die Beihilfe das Ausfallhonorar?
Darauf sollten sich Patienten nicht verlassen. Ein Ausfallhonorar ist keine Vergütung für eine erbrachte Behandlung. Laut einem Beitrag im Deutschen Ärzteblatt ist das Warten auf einen Patienten keine Leistung und unterliegt nicht der Vergütungspflicht der Krankenversicherungen; bei einer wirksamen Vereinbarung zahlt der Patient selbst. Zahlungspflichtig ist der Vertragspartner der Praxis, bei Kindern in der Regel die Eltern. Weisen Sie in der Vereinbarung darauf hin, dass der Patient das Ausfallhonorar selbst trägt.
Kann ich das Ausfallhonorar nach GOÄ oder GOZ abrechnen?
Nicht als Gebühr. Gebühren darf die Praxis nur für Leistungen berechnen, die erbracht wurden (§ 4 Abs. 2 GOÄ); die Bundeszahnärztekammer hält eine unmittelbare Berechnung nach GOZ oder GOÄ deshalb für nicht möglich. Die Gebühren der geplanten Leistung können aber als Rechengrundlage dienen: Sie werden kalkulatorisch in einen Eurobetrag umgerechnet, der ohne Gebührenziffer auf der Ausfallrechnung steht.
Welche Absagefrist ist üblich?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht; sie ergibt sich aus Ihrer Vereinbarung. Laut einem Beitrag im Deutschen Ärzteblatt liegt die Grenze in der Rechtsprechung meist bei 24 Stunden, teils wurden auch 48 Stunden als zulässig angesehen. Die Bundeszahnärztekammer nennt Entscheidungen des AG Düsseldorf und des AG Fulda, die eine 24-Stunden-Frist bestätigt haben, und warnt, dass Gerichte übermäßig lange Fristen als unangemessen bewerten können. Die Praxis muss für Absagen auf den üblichen Wegen tatsächlich erreichbar sein – ein Anrufbeantworter oder eine E-Mail-Adresse hilft, wenn die Frist außerhalb der Sprechzeiten abläuft.
Was tun, wenn der Patient die Ausfallrechnung nicht bezahlt?
Behandeln Sie sie wie jede offene Rechnung: Einwände prüfen, freundlich erinnern, mahnen und bei Bedarf einen Mahnbescheid beantragen. Wägen Sie dabei Betrag, Aufwand und das weitere Behandlungsverhältnis ab. Im Streitfall muss die Praxis die Voraussetzungen in der Regel darlegen und beweisen – Vereinbarung, reservierter Termin, fehlende rechtzeitige Absage. Die Bundeszahnärztekammer rät zusätzlich, die Bemühungen um eine anderweitige Vergabe des Termins zu dokumentieren.
Kann ich eine Ausfallrechnung mit VXPay erstellen?
Ja, als normale Privatrechnung mit einer eigenen Leistung, zum Beispiel „Ausfallhonorar“ mit Festpreis. Den versäumten Termin tragen Sie als Leistungsdatum ein, Uhrzeit und Vereinbarung nennen Sie im Rechnungstext. Erstellen, E-Mail-Versand und Mahnwesen sind kostenlos; mit VXPay Payments bezahlt der Patient per Link oder QR-Code – dann fallen je Zahlung die Plattformgebühr und die Transaktionsgebühr an. Eine eigene Ausfallhonorar-Funktion und eine Terminverwaltung hat VXPay nicht, und ob der Anspruch besteht, prüft VXPay nicht.
Weniger Aufwand mit offenen Rechnungen
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.