Direkt am Empfang bezahlen – ohne Kartenterminal: Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk
Rechnung erstellen und noch am Empfang bezahlen lassen: Ihre Patientin scannt einen QR-Code mit dem eigenen Smartphone oder bezahlt direkt am Praxis-Tablet. VXPay erkennt den Zahlungseingang und setzt die Rechnung automatisch auf „bezahlt“. Voraussetzung ist VXPay Payments – ein Kartenterminal brauchen Sie dafür nicht.
Erst die Rechnung, dann die Zahlung – warum das keine Vorkasse ist
Viele Praxen möchten, dass Selbstzahler die Rechnung sofort bezahlen – direkt nach der Behandlung statt Wochen später per Überweisung. Entscheidend ist die Reihenfolge.
In der Arztpraxis gilt dafür vor allem die GOÄ: Laut § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen „eine dieser Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist“. Zu den Pflichtangaben gehört nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 GOÄ das Datum der Erbringung der Leistung – die Rechnung folgt also auf die Behandlung. Wo keine Gebührenordnung die Fälligkeit regelt – etwa bei vielen Heilpraktikern und Therapeuten –, sind nach § 630b BGB auf den Behandlungsvertrag die Vorschriften über das Dienstverhältnis anzuwenden; nach § 614 BGB ist die Vergütung „nach der Leistung der Dienste zu entrichten“.
Der Kassenmodus setzt eine erstellte Rechnung mit Nummer voraus – die Zahlung folgt in VXPay also immer auf die Rechnung. Dass die abgerechnete Leistung zu diesem Zeitpunkt erbracht ist, liegt bei Ihrer Praxis. Anders ist es bei einer Vorkasse, also einer Zahlung vor der Behandlung: Ob Ärztinnen und Ärzte Vorschüsse verlangen dürfen, ist laut Verbraucherzentrale rechtlich umstritten. Das Bezahlen am Empfang ist dagegen der kürzeste Weg, eine bereits gestellte Rechnung zu begleichen.
Welche Zahlungswege eine Praxis anbietet, entscheidet sie selbst. Laut Verbraucherzentrale müssen Praxen keine Kartenzahlung ermöglichen; sie können Patienten aber auch nicht zwingen, genug Bargeld dabeizuhaben – deshalb sind Zahlungsfristen üblich. Die Zahlung am Empfang ist also ein zusätzliches Angebot: Wer lieber später zahlt, nutzt den Zahlungslink auf der Rechnung oder überweist bis zum Zahlungsziel.
Der Kassenbildschirm zeigt Betrag, Rechnungsnummer und Namen – er ersetzt die Rechnung nicht, und laut Verbraucherzentrale reicht ein bloßer Zahlungsbeleg wie eine Quittung nicht aus. Senden Sie die Rechnung deshalb beim Erstellen per E-Mail (mit Link zum PDF) oder drucken Sie sie aus; im letzten Schritt vor dem Erstellen lässt sich der E-Mail-Versand mit „Patient ist vor Ort“ kombinieren. Welche Angaben hineingehören, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung; für Selbstzahlerleistungen bei Kassenpatienten lohnt der Blick in IGeL und Selbstzahler abrechnen.
Kassenmodus: Kartenzahlung ohne Terminal, solange der Patient noch am Tresen steht
Der Kassenmodus ist ein großer, aufgeräumter Bildschirm für den Moment an der Anmeldung einer Arzt- oder Therapiepraxis – gedacht für ein Tablet oder einen Bildschirm, den Sie dem Patienten zuwenden.
- Rechnung erstellen
Im letzten Schritt vor dem Erstellen setzen Sie den Haken „Patient ist vor Ort – direkt bezahlen“; nach dem Erstellen öffnet sich der Kassenmodus. Für eine bereits erstellte Rechnung erreichen Sie ihn über „Vor Ort bezahlen“ in der Rechnungsansicht.
- Betrag zeigen
Der Bildschirm zeigt den aktuell offenen Betrag, die Rechnungsnummer und den Namen des Rechnungsempfängers. Gewährte Nachlässe sind abgezogen, erhobene Mahngebühren eingerechnet.
- Weg wählen
Der Patient scannt den QR-Code mit der Kamera seines Smartphones – ohne App und ohne Konto – oder tippt auf „Auf diesem Gerät bezahlen“ und zahlt direkt am Praxisgerät. Die Zahlungsart wählt er auf der abgesicherten Bezahlseite von VXPay Payments; Kartendaten erreichen VXPay nie.
- Zahlung wird erkannt
Der Kassenmodus prüft alle drei Sekunden den Zahlungsstand, bei offenem Bezahlvorgang auch direkt beim Zahlungsdienstleister. Ist die Zahlung bestätigt, zeigt er „Bezahlt“ – mit Hinweiston, sofern Sie ihn in diesem Browser nicht abgeschaltet haben – und die Rechnung steht automatisch auf „bezahlt“. Mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhält der Patient eine Zahlungsbestätigung.
| GOÄ-Nr. | Leistung | Punkte | Einfachsatz | Faktor | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beratung | 80 | 4,66 € | 2,3 | 10,72 € |
| 5 | Symptombezogene Untersuchung | 80 | 4,66 € | 2,3 | 10,72 € |
| Zu zahlen am Empfang | 21,44 € |
Punktwert laut § 5 Abs. 1 GOÄ: 5,82873 Cent. 80 Punkte × 5,82873 Cent ergeben den Einfachsatz von 4,66 €, zum 2,3-fachen Satz 10,72 € je Leistung. Der Kassenmodus zeigt davon Betrag, Rechnungsnummer und Namen, aber keine Leistungen – die stehen auf der Rechnung.
Zahlarten und Bestätigung
Angeboten werden die Zahlarten, die im Zahlungskonto Ihrer Praxis freigeschaltet sind: Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weitere Zahlarten. Kartenzahlungen werden in der Regel innerhalb von Sekunden bestätigt. Bei Lastschrift oder Überweisung zeigt der Kassenmodus „Zahlung in Bearbeitung“: Die Bestätigung kann einige Tage dauern, und in dieser Zeit bietet VXPay keinen zweiten Bezahlvorgang an. Die Zeit bis zur Zahlungsbestätigung bezieht sich auf Onlinezahlungen über VXPay Payments; die Auszahlung auf Ihr Bankkonto richtet sich nach den Auszahlungsfristen der Zahlungsabwicklung.
Am Praxisgerät: was Sie wissen sollten
Der Kassenmodus läuft in Ihrer angemeldeten Sitzung, als eigene Ansicht ohne Menü und Navigation; über „Beenden“ geht es zurück zur Rechnung. Behalten Sie das Gerät deshalb im Blick, wenn Patienten darauf bezahlen. Für einen Bildschirm, den Patienten allein vor sich haben, ist der Kiosk gedacht.
Er nimmt ausschließlich Zahlungen über VXPay Payments an, erfasst kein Bargeld und führt kein Kassenbuch. Wie Sie Bareinnahmen aufzeichnen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Praxis-QR: per QR-Code in der Praxis bezahlen – ein Aushang für alle Rechnungen
Kein Bildschirm frei oder eine Schlange an der Anmeldung? Dann hilft ein fester QR-Code, den Sie einmal ausdrucken und aufstellen.
Beim Erstellen einer Rechnung erhalten Sie bei aktivem VXPay Payments einen 6-stelligen Zahlungscode. Sie nennen ihn dem Patienten mündlich oder auf einem Zettel. Der Patient scannt den ausgehängten Praxis-QR, gibt den Code ein und landet direkt auf der Bezahlseite seiner Rechnung. Dort sieht er Praxisname, Rechnungsnummer, offenen Betrag und Zahlungsziel, aber keine Leistungen.
Der Code gilt nur für diese eine offene Rechnung, wird nach der Zahlung oder einem Storno sofort ungültig und läuft nach 48 Stunden ab. VXPay speichert nur einen Hash des Codes; einen neuen Code erzeugen Sie bei Bedarf in der Rechnungsansicht, der bisherige wird damit ungültig. Vor der richtigen Code-Eingabe zeigt die Seite hinter dem Praxis-QR nur den Praxisnamen (gegebenenfalls mit Arztnamen) und das Eingabefeld, keine Rechnungs- oder Patientendaten. Fehlversuche sind je Praxis-QR und je Internetanschluss begrenzt; danach ist die Eingabe vorübergehend gesperrt.
- Downloads als PNG, SVG und PDF
- Druckvorlagen in A4, A5 und A6, als Tischaufsteller und als Schild
- Eigene Überschrift, eigene Farbe und auf Wunsch Ihr Praxislogo
- Neu erzeugen, falls der QR-Code in falsche Hände geraten ist – bereits gedruckte Aushänge werden dann ungültig
Kiosk am Empfang: ein Bildschirm nur für die Zahlungsaufforderung
Ein Tablet oder ein Bildschirm an der Anmeldung wird zum Kiosk. Er zeigt keine Verwaltungsoberfläche, sondern nur, was Ihr Team schickt – für eine Zahlung nur die Zahlungsaufforderung.
- Gerät koppeln
Im Bereich „Kiosk-Modus“ erzeugen Sie einen Kopplungscode mit PIN (15 Minuten gültig) und geben ihn am Tablet ein. Alternativ machen Sie ein angemeldetes Gerät direkt zum Kiosk – dort endet dann Ihre Anmeldung – oder öffnen den Kiosk in einem eigenen Fenster auf einem Zweitbildschirm am PC und bleiben angemeldet.
- An Kiosk senden
In einer offenen Rechnung klicken Sie auf „An Kiosk senden“. Kioske sind Standorten zugeordnet; gibt es mehrere, wählen Sie das Ziel.
- Am eigenen Smartphone bezahlen
Der Kiosk zeigt Praxislogo bzw. Praxisnamen, Betrag, Rechnungsnummer, auf Wunsch die Initialen und einen großen QR-Code. Eine Karteneingabe am Kiosk selbst gibt es nicht.
- Zurück zum Startbildschirm
Nach der Zahlung meldet VXPay den Eingang, markiert die Rechnung als bezahlt, und der Kiosk kehrt zum Startbildschirm zurück.
Wie lange eine Zahlungsaufforderung angezeigt wird, legen Sie fest: Standard sind 30 Sekunden, möglich sind 10 bis 600 Sekunden. Zahlt der Patient erst danach über den gescannten Link, wird die Zahlung trotzdem erkannt. Eine PIN mit vier bis acht Ziffern ist optional, VXPay empfiehlt sie aber: Dann kann niemand am Empfang den Kiosk-Modus ohne PIN beenden. Wie Standorte und Rollen zusammenspielen, zeigt Team und Standorte.
Welche Variante passt wann?
| Situation am Empfang | Passender Weg | Was der Patient braucht | Gut zu wissen |
|---|---|---|---|
| Patient steht am Tresen, ein Tablet oder Bildschirm lässt sich ihm zuwenden | Kassenmodus | Eigenes Smartphone – oder nichts, wenn er am Praxisgerät zahlt | Läuft in Ihrer Anmeldung; Gerät im Blick behalten |
| Fester Bildschirm an der Anmeldung, viele Patienten nacheinander | Kiosk | Eigenes Smartphone | Keine Verwaltungsoberfläche; Beenden per PIN möglich |
| Kein Bildschirm frei, Schlange am Empfang, Zahlung im Wartebereich | Praxis-QR mit Zahlungscode | Eigenes Smartphone und den Code | Code gilt 48 Stunden und nur für diese Rechnung |
| Patient ist schon gegangen oder zahlt lieber zu Hause | Zahlungslink und QR-Code auf der Rechnung | E-Mail oder ausgedruckte Rechnung | Link bleibt gültig, solange die Rechnung offen ist |
| Praxis mit mehreren Standorten | Kioske je Standort, ein Praxis-QR für die ganze Praxis | Eigenes Smartphone | Welche Rechnung bezahlt wird, bestimmt beim Praxis-QR allein der Code |
| Patient möchte am Kartenterminal zahlen | Kartenterminal – bald verfügbar | – | Bis dahin: Kassenmodus mit Zahlung am Praxisgerät |
Alle Wege setzen voraus, dass VXPay Payments in Ihrer Praxis aktiv ist. Sie lassen sich kombinieren, etwa Kiosk an der Anmeldung und Praxis-QR im Wartebereich.
Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk gehören zu keinem kostenpflichtigen Paket und kosten nichts extra; Gebühren fallen nur bei einer erfolgreichen Zahlung an (siehe Kosten). Nötig sind ein VXPay-Konto (kostenlos registrieren) und aktiviertes VXPay Payments. Wie Patienten später von zu Hause bezahlen, zeigt die Seite Onlinezahlung.
Was wer sieht: Anzeige am Empfang und auf dem Smartphone
Am Empfang stehen oft mehrere Menschen. Keiner der drei Wege zeigt deshalb Leistungen oder Ziffern.
| Angabe | Rechnung (PDF) | Kassenmodus | Kiosk | Praxis-QR vor Code-Eingabe |
|---|---|---|---|---|
| Praxisname oder Logo | ja | ja | ja | ja (Praxisname) |
| Offener Betrag | ja | ja | ja | nein |
| Rechnungsnummer | ja | ja | ja | nein |
| Name des Rechnungsempfängers | ja | ja | nur Initialen, falls eingeschaltet | nein |
| E-Mail-Adresse des Empfängers | nein | nach der Zahlung (Hinweis auf die Bestätigung) | nein | nein |
| Anschrift | ja | nein | nein | nein |
| Leistungen und Ziffern | ja | nein | nein | nein |
Nach der Code-Eingabe landet der Patient auf der Bezahlseite: Praxisname, Rechnungsnummer, offener Betrag und Zahlungsziel – ebenfalls ohne Leistungen.
Weil der Kassenmodus den vollen Namen zeigt – und nach der Zahlung auch die E-Mail-Adresse, an die die Zahlungsbestätigung geht –, gehört er auf einen Bildschirm, den nur der zahlende Patient sieht, nicht in den Wartebereich. Für Displays, die auch andere im Blick haben, ist der Kiosk mit Initialen die zurückhaltendere Wahl. Schließen Sie den Kassenmodus nach der Zahlung über „Beenden“ oder „Nächste Rechnung“, bevor der nächste Patient an den Tresen kommt.
Was nach der Zahlung automatisch passiert
Status ohne Nacharbeit
Die Rechnung springt auf „bezahlt“, sobald VXPay Payments die Zahlung bestätigt – nie allein aufgrund des Browsers des Patienten. Offene Zahlungen gleicht VXPay zusätzlich regelmäßig ab.
Hinweis auf allen Geräten
Jeder Zahlungseingang erscheint auf allen angemeldeten Geräten der Praxis, etwa als Glocke mit Zähler. Hinweiston und Desktop-Benachrichtigung stellen Sie je Browser ein, die E-Mail bei Zahlungseingang wählt jedes Teammitglied für sich.
Storno und Erstattung
Muss eine bezahlte Rechnung storniert werden, erzeugt VXPay eine Stornorechnung und bucht die Onlinezahlung auf Wunsch an den Zahler zurück. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung stornieren und korrigieren.
Was Sie brauchen und was es kostet
Voraussetzungen
- VXPay Payments ist aktiv. Die Einrichtung starten Sie in den Einstellungen; sie dauert meist 10–15 Minuten. Danach prüft der Zahlungsdienstleister Ihre Angaben, meist innerhalb von ein bis drei Werktagen.
- Ein Gerät mit aktuellem Browser. VXPay ist eine Web-App, eine Installation ist nicht nötig. Für den Kiosk eignet sich ein Tablet oder ein Bildschirm an der Anmeldung.
- Für den Praxis-QR ein Drucker für den Aushang oder Tischaufsteller.
Kosten
Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk gehören zu keinem kostenpflichtigen Paket. Es gibt keine Grundgebühr und keine Vertragslaufzeit. Kosten entstehen nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung, die je nach Zahlungsart unterschiedlich ausfällt. Beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten – keine Zahlung, keine Zahlungsgebühr.
Beispiel: Bei einer Zahlung über 100,00 € beträgt die Plattformgebühr 2,13 € brutto; hinzu kommt die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig, sie bleibt auch bei Storno oder Erstattung bestehen. Die Plattformgebühren weist VXPay nach Monatsende in einer Gebührenabrechnung als PDF aus.
Das Geld fließt – abzüglich der Gebühren – auf das eigene Zahlungskonto Ihrer Praxis bei VXPay Payments und wird von dort automatisch auf Ihr Bankkonto ausgezahlt, im Rhythmus der Auszahlungseinstellungen Ihres Zahlungskontos. VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Patientengeld. Die Belege zur Transaktionsgebühr finden Sie in VXPay unter „Abrechnungen & Belege“.
Alle Kosten im Überblick finden Sie unter Preise. Ohne VXPay Payments erstellen und versenden Sie Rechnungen per E-Mail weiterhin kostenlos: Die Rechnung trägt dann, sofern Ihre IBAN hinterlegt ist, einen QR-Code für Überweisungen (EPC-QR-Code, bekannt als GiroCode; siehe Rechnung per QR-Code bezahlen). Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk stehen dann nicht zur Verfügung.
Und wenn Patienten lieber am Terminal zahlen?
Welche Möglichkeiten es für Kartenzahlungen in der Praxis grundsätzlich gibt, fasst der Ratgeber Kartenzahlung in der Praxis zusammen.
Bezahlen am Empfang einführen: die wichtigsten Schritte
- VXPay Payments aktivieren und warten, bis „Zahlungen aktiv“ erscheint
- Die Rechnung immer mitgeben – per E-Mail aus VXPay oder ausgedruckt
- Den Bildschirm mit dem Kassenmodus so stellen, dass nur der zahlende Patient ihn sieht
- Kiosk-PIN festlegen und die Anzeigedauer einstellen
- Den Zahlungscode nur der zahlenden Person nennen
- Team einweisen: Bei „Zahlung in Bearbeitung“ nicht erneut kassieren
- Patienten, die lieber später zahlen, auf den Zahlungslink der Rechnung hinweisen
Quellen
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung (öffnet in neuem Tab)
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren, Punktwert (öffnet in neuem Tab)
- Gebührenverzeichnis zur GOÄ (Nr. 1 und Nr. 5) (öffnet in neuem Tab)
- § 630b BGB – Anwendbare Vorschriften für den Behandlungsvertrag (öffnet in neuem Tab)
- § 614 BGB – Fälligkeit der Vergütung (öffnet in neuem Tab)
- Verbraucherzentrale: IGeL – Rechnung und Vorkasse für Selbstzahlerleistungen (öffnet in neuem Tab) – Stand 22.04.2025
Stand der Angaben: 28.09.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Ist das Bezahlen am Empfang eine Vorkasse?
Nicht, wenn die Leistung bereits erbracht ist und der Patient die Rechnung dafür erhalten hat – Vorkasse meint eine Zahlung vor der Behandlung. Laut § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der GOÄ entsprechende Rechnung erteilt worden ist. Der Kassenmodus öffnet sich nur für eine erstellte Rechnung mit Nummer; die Rechnung selbst geben Sie per E-Mail oder ausgedruckt mit. Ob Vorschüsse vor der Behandlung verlangt werden dürfen, ist laut Verbraucherzentrale rechtlich umstritten.
Brauche ich für Kartenzahlungen am Empfang ein Kartenterminal?
Nein. Der Patient bezahlt mit dem eigenen Smartphone per QR-Code oder direkt am Praxis-Tablet auf der Bezahlseite von VXPay Payments. Dort stehen die in Ihrem Zahlungskonto aktiven Zahlarten zur Wahl, in der Regel auch Kartenzahlung. Ein Kartenterminal direkt in VXPay ist in Vorbereitung und noch nicht verfügbar.
Welche Zahlarten kann der Patient nutzen?
Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weitere Zahlarten, die im Zahlungskonto Ihrer Praxis freigeschaltet sind. Der Patient wählt sie auf der Bezahlseite.
Wie lange gilt der Zahlungscode für den Praxis-QR?
Der 6-stellige Code gilt nur für die eine offene Rechnung und läuft nach 48 Stunden ab. Nach der Zahlung oder einem Storno wird er sofort ungültig. Einen neuen Code erzeugen Sie in der Rechnungsansicht; der bisherige verliert dann seine Gültigkeit.
Was kostet der Kassenmodus?
Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk gehören zu keinem kostenpflichtigen Paket und kosten nichts extra. Es gibt keine Grundgebühr. Nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments fallen die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung an; beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig.
Kann ein Patient versehentlich doppelt bezahlen?
Je Rechnung ist immer nur ein Bezahlvorgang zahlbar; eine bezahlte oder laufende Zahlung verhindert einen weiteren über Zahlungslink, QR-Code oder Kassenmodus. Geht trotzdem doppelt Geld ein, etwa zusätzlich per Überweisung, meldet VXPay das mit einem Hinweis zur Erstattung.
Funktioniert der Kassenmodus auch ohne VXPay Payments?
Nein. Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk setzen voraus, dass VXPay Payments in Ihrer Praxis aktiv ist. Rechnungen erstellen und per E-Mail versenden können Sie auch ohne VXPay Payments kostenlos: Die Rechnung enthält dann Ihre Bankverbindung und – mit hinterlegter IBAN – einen QR-Code für die Überweisung per Banking-App; den Zahlungseingang markieren Sie selbst.
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Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.