Kartenzahlung in der Arztpraxis: Terminal, Smartphone oder QR-Code
Ob Arzt-, Zahnarzt- oder Tierarztpraxis: Wer am Empfang Kartenzahlung anbieten möchte, hat heute mehrere Wege – vom Kartenterminal über das Smartphone als Kartenleser bis zum QR-Code, den der Patient mit dem eigenen Handy scannt. Dieser Ratgeber zeigt, worin sich die Optionen unterscheiden, worauf Sie bei girocard und Kosten achten sollten und wie die Zahlung ohne Nacharbeit zur Rechnung findet.
Warum Kartenzahlung in der Praxis?
Die Frage nach der Karte stellt sich überall dort, wo direkt nach der Behandlung bezahlt wird: in der Arztpraxis bei individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL) oder Bescheinigungen, beim Zahnarzt bei Privatleistungen und Eigenanteilen, am Tresen der Tierarztpraxis. Bargeld bedeutet Wechselgeld, Kassenbestand und den Weg zur Bank; die Überweisung nach Rechnung bedeutet Warten, Kontrollieren und hin und wieder eine Mahnung. Schon 2008 beschrieb die Ärzte Zeitung, dass bargeldloses Bezahlen in der Praxis Aufwand, Kosten und Risiken rund um das Bargeld verringert.
Zur Kartenzahlung verpflichtet ist eine Praxis nicht. Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass Ärztinnen und Ärzte selbst entscheiden, welche Zahlungsmethoden sie akzeptieren, und keine Kartenzahlung ermöglichen müssen. Möglich ist auch eine Kombination: die Karte am Empfang und die Überweisung für alle, die lieber später zahlen.
Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist. § 10 Abs. 1 GOZ verlangt dafür eine Rechnung nach Anlage 2, § 7 Abs. 3 GOT eine erteilte Rechnung. Für die Kartenzahlung am Empfang bedeutet das in der Regel: Leistung erbringen, Rechnung erstellen und aushändigen, dann bezahlen. Vorschusszahlungen vor der Behandlung bezeichnet die Verbraucherzentrale als rechtlich umstritten.
Vor der Behandlung kann ein weiterer Schritt nötig sein, etwa bei Selbstzahlerleistungen für gesetzlich Versicherte: Weiß die Praxis, dass eine vollständige Übernahme der Behandlungskosten durch einen Dritten nicht gesichert ist, oder gibt es dafür hinreichende Anhaltspunkte, muss sie laut § 630c Abs. 3 BGB vor Beginn der Behandlung in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren. Mehr dazu im Ratgeber IGeL und Selbstzahler abrechnen.
Kartenterminal, Kartenleser, Smartphone oder QR-Code: vier Wege im Überblick
Ob Kartenterminal in der Arztpraxis oder QR-Code am Empfang: Die Wege unterscheiden sich weniger in der Technik als im Alltag. Wo steht das Gerät, welche Karten funktionieren – und wie kommt der Betrag hinein?
Stationäres Kartenterminal
Das klassische Gerät am Tresen, oft noch „EC-Kartenterminal“ genannt, verbunden über WLAN, LAN oder Mobilfunk. Der Patient steckt die Karte ein oder hält Karte, Smartphone oder Uhr kontaktlos an das Gerät.
Stärken: vertrauter Ablauf, je nach Gerät und Vertrag auch mit girocard. Grenzen: Anschaffung oder Miete, Vertrag, Platz am Empfang – und ohne Anbindung an die Abrechnung tippt jemand den Betrag ein.
Mobiler Kartenleser
Ein kleiner Leser mit Akku, der per Bluetooth mit einer App auf Smartphone oder Tablet verbunden ist. Er passt für Hausbesuche, einen zweiten Behandlungsraum oder einen Nebenstandort.
Stärken: klein und beweglich; manche Modelle lesen auch die girocard mit Chip und PIN. Grenzen: Akku laden, Kopplung pflegen, ein weiteres Gerät im Alltag.
Smartphone als Kartenleser
Eine App macht ein kompatibles Smartphone der Praxis selbst zum Kartenleser: Die Karte wird kontaktlos an das Gerät gehalten, die PIN bei Bedarf am Display eingegeben.
Stärken: kein zusätzliches Gerät. Grenzen: Anforderungen an Modell und Betriebssystem, nur kontaktlos – und nicht jede Lösung nimmt reine girocard-Karten an.
QR-Code oder Zahlungslink
Der Patient scannt am Empfang einen QR-Code – auf einem Bildschirm, einem Aushang oder der Rechnung – und bezahlt auf einer Bezahlseite am eigenen Smartphone, zum Beispiel mit Karte oder Wallet.
Stärken: keine Kartenhardware in der Praxis; derselbe Weg funktioniert auch später von zu Hause. Grenzen: Der Patient braucht ein Smartphone mit Internetverbindung, und welche Zahlarten er wählen kann, bestimmt der Anbieter der Bezahlseite.
| Zahlweg | Was die Praxis braucht | girocard | Passt, wenn … |
|---|---|---|---|
| Stationäres Kartenterminal | Terminal (Kauf oder Miete), Strom und Netzwerk am Empfang | je nach Gerät und Vertrag | täglich mehrere Kartenzahlungen am Tresen anfallen |
| Mobiler Kartenleser | Leser plus Smartphone oder Tablet mit App | je nach Modell | Sie auch unterwegs oder an einem zweiten Platz kassieren |
| Smartphone als Kartenleser | kompatibles Smartphone und App | reine girocard nicht bei jeder Lösung | gelegentlich kassiert wird und kein weiteres Gerät gewünscht ist |
| QR-Code oder Zahlungslink | Bildschirm, Aushang oder Rechnung mit QR-Code | abhängig vom Anbieter der Bezahlseite | Sie ohne Kartenhardware starten möchten oder der Patient später zahlt |
Allgemeine Übersicht ohne Bezug auf einen bestimmten Anbieter; Einzelheiten hängen von Gerät, App und Vertrag ab.
girocard, Kreditkarte, Wallet: welche Karten Ihre Lösung annehmen sollte
Für die EC-Kartenzahlung in der Arztpraxis spielt die girocard – umgangssprachlich oft noch „EC-Karte“ – eine große Rolle: Laut der Website girocard.eu sind rund 100 Millionen Karten ausgegeben, und 2025 wurden damit 8,3 Milliarden Transaktionen abgewickelt. Die girocard gibt es auch als digitale Karte im Smartphone.
Neben girocards mit zusätzlichem Visa- oder Mastercard-Logo gibt es reine girocard-Karten ohne ein solches Logo. Genau hier unterscheiden sich die Lösungen: Nicht jede nimmt reine girocard-Karten an – besonders beim Smartphone als Kartenleser lohnt die Nachfrage. Kreditkarten und Karten in digitalen Wallets wie Apple Pay oder Google Pay werden kontaktlos vorgehalten; welche davon funktionieren, hängt von Gerät und Vertrag ab.
- Nimmt die Lösung die girocard an – auch reine girocard-Karten ohne zusätzliches Visa- oder Mastercard-Logo?
- Funktioniert die girocard kontaktlos und mit Chip und PIN?
- Welche Kreditkarten werden angenommen, und gelten für sie andere Gebühren?
- Können Patienten mit Smartphone oder Uhr zahlen?
- Wie werden ausländische Karten behandelt – etwa bei Urlaubsgästen oder Grenzpendlern?
Kosten der Kartenzahlung verstehen: Gerät, Gebühren, Vertrag
Ob sich Kartenzahlung für Ihre Praxis rechnet, zeigt nur der Blick auf alle Posten – nicht allein die Gebühr je Zahlung. Konkrete Preise anderer Anbieter nennen wir bewusst nicht: Konditionen ändern sich und hängen vom Einzelfall ab.
| Posten | Was dazugehört | Fragen Sie nach |
|---|---|---|
| Gerät | Kauf, Miete oder Leihe; Zubehör wie Ladestation | Einmalpreis oder Monatsbetrag – netto oder brutto? Was passiert bei einem Defekt? |
| Gebühr je Zahlung | Prozentsatz, Fixbetrag oder beides; kann je Kartenart unterschiedlich sein | Gelten für girocard, Kreditkarten und ausländische Karten verschiedene Sätze? |
| Laufende Kosten | Mobilfunk, Software, Service | Welche Kosten fallen jeden Monat an – auch ohne Zahlung? |
| Vertrag | Laufzeit, Kündigungsfrist, Mindestumsatz oder Mindestentgelt | Wie lange sind Sie gebunden, und was kostet der Ausstieg? |
| Auszahlung | Rhythmus, Abzug der Gebühren, Belege | Wann kommt das Geld, und wie sind die Gebühren für die Buchhaltung ausgewiesen? |
| Rückbuchungen | Rückforderungen über Bank oder Kartengesellschaft | Was kostet eine Rückbuchung, und wie erfahren Sie davon? |
Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Zahlungen und typischen Beträgen: Bei wenigen Zahlungen im Monat wiegen feste Kosten für Gerät und Vertrag schwerer als die Gebühr je Zahlung.
Laut § 270a BGB ist eine Vereinbarung unwirksam, durch die der Schuldner ein Entgelt für die Nutzung einer Zahlungskarte zahlen soll. Für Zahlungskarten gilt das bei Zahlungsvorgängen mit Verbrauchern, auf die Kapitel II der EU-Verordnung 2015/751 über Interbankenentgelte anwendbar ist. Planen Sie die Kartengebühren deshalb als Kosten der Praxis ein; Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Der unterschätzte Aufwand: Zahlung und Rechnung zusammenbringen
Ein Kartenterminal, das nichts von Ihren Rechnungen weiß, erzeugt zwei Listen: offene Rechnungen in der Abrechnung und Kartenumsätze am Gerät. Dazwischen steht Handarbeit – den Betrag am Terminal eintippen, mit dem Risiko eines Tippfehlers, den Beleg aufheben, später die Umsätze den Rechnungen zuordnen und jede Rechnung als bezahlt markieren. Je nach Anbieter werden Kartenumsätze zudem gesammelt und abzüglich Gebühren ausgezahlt; die Buchhaltung teilt den Sammelbetrag dann wieder auf einzelne Rechnungen auf.
Fragen Sie deshalb nicht nur nach Gebühren, sondern auch: Woher kommt der Betrag? Wie findet die Zahlung zur Rechnung? Und wie erscheinen Kartenzahlungen im Export für die Buchhaltung?
So sieht ein Ablauf ohne Nacharbeit aus
- Rechnung zuerst
Nach der Behandlung erstellen Sie die Rechnung und händigen sie aus – per E-Mail oder ausgedruckt.
- Betrag aus der Rechnung
Terminal, Smartphone oder Bezahlseite übernehmen den offenen Betrag direkt aus der Rechnung – niemand tippt ihn ab.
- Zahlung am Empfang
Der Patient zahlt mit Karte, Smartphone oder Uhr – am Gerät der Praxis oder am eigenen Handy.
- Automatisch zugeordnet
Die bestätigte Zahlung gehört zur Rechnung, der Status springt auf „bezahlt“, und die Zahlung erscheint im Buchhaltungsexport.
Kasse, Beleg und Steuer: was Sie klären sollten
Kartenzahlung und Kassenführung sind zwei verschiedene Fragen. Die Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme steht in § 146a AO: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss ein System verwenden, das jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet, und es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Elektronische Aufzeichnungssysteme in diesem Sinn sind laut § 1 KassenSichV elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Wer so erfasst, muss dem Beteiligten laut § 146a Abs. 2 AO grundsätzlich in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen.
Für Buchungen und Aufzeichnungen bestimmt § 146 Abs. 1 AO außerdem, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind – das betrifft vor allem Bargeld. Und unabhängig vom Zahlweg kann der Patient eine Quittung verlangen: Laut § 368 BGB hat der Gläubiger gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen.
Welche dieser Pflichten Ihre Praxis konkret treffen, hängt davon ab, wie Sie Einnahmen erfassen – etwa ob Bargeld über ein Kassensystem läuft. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Geräte anschaffen.
Der Kassenmodus heißt nur so: Er ist keine Registrierkasse und erfasst kein Bargeld, sondern zeigt eine bereits erstellte Rechnung zum Bezahlen über VXPay Payments an. VXPay ersetzt weder Kassensystem noch Kassenbuch und trifft keine Aussage dazu, ob in Ihrer Praxis eine TSE nötig ist.
Checkliste: Kartenzahlung in der Praxis einführen
Mit diesen Punkten vermeiden Sie die typischen Stolpersteine der ersten Wochen.
- Ziel klären: Welche Zahlungen sollen am Empfang laufen – Selbstzahlerleistungen, Privatrechnungen, Eigenanteile? Und wer zahlt lieber später per Überweisung?
- Zahlweg wählen: Kartenterminal, mobiler Kartenleser, Smartphone oder QR-Code – oder eine Kombination für Empfang, Hausbesuch und Nebenstandort.
- Kartenarten prüfen: girocard (auch ohne zusätzliches Logo), Kreditkarten, Smartphone und Uhr.
- Technik am Empfang: stabiles WLAN oder LAN und eine Steckdose für die Ladestation; für Hausbesuche eine mobile Internetverbindung.
- Ablauf festlegen: Rechnung zuerst erstellen und aushändigen, dann kassieren. Wer kassiert – und was passiert, wenn eine Karte abgelehnt wird?
- Diskretion am Tresen: Bildschirme so ausrichten, dass Wartende keine Rechnungsdetails oder Kontaktdaten sehen.
- Patienten informieren: ein Hinweis am Empfang und auf der Website, welche Zahlwege Sie annehmen.
- Team einweisen: Wer darf kassieren, erstatten und Geräte verwalten? Rechte entsprechend vergeben.
- Abgleich und Buchhaltung: Wie kommen Kartenzahlungen und Gebühren in den Export, und wer prüft die Auszahlungen?
- Steuerberatung einbinden: Kasse, Belege und Aufzeichnungspflichten vor der Anschaffung klären.
Kartenzahlung mit VXPay: heute per QR-Code am Empfang
Mit VXPay erstellen Sie Ihre Privatrechnungen – und mit VXPay Payments, der Zahlungsfunktion von VXPay, bezahlen Patienten direkt am Empfang. Die Zahlung landet auf dem eigenen Zahlungskonto Ihrer Praxis und gehört automatisch zur richtigen Rechnung.
Kassenmodus
„Vor Ort bezahlen“ öffnet zu einer erstellten Rechnung einen Kassenbildschirm: großer QR-Code für das Handy des Patienten oder „Auf diesem Gerät bezahlen“ direkt am Praxis-Tablet oder -PC. Der Bildschirm prüft alle drei Sekunden den Zahlungsstand und springt auf „Bezahlt“. Angezeigt werden Betrag, Rechnungsnummer und Name des Rechnungsempfängers – keine Leistungen; nach der Zahlung zusätzlich die E-Mail-Adresse, an die die Zahlungsbestätigung geht, sofern eine hinterlegt ist.
Praxis-QR zum Aushängen
Ein fester QR-Code der Praxis, als PNG, SVG, PDF oder Druckvorlage (A4, A5, A6, Tischaufsteller, Schild). Der Patient scannt ihn, gibt den 6-stelligen Zahlungscode seiner Rechnung ein und bezahlt am eigenen Smartphone. Der Code gilt nur für diese eine offene Rechnung und läuft nach 48 Stunden ab.
Kiosk am Empfang
Bei einer Zahlung zeigt ein Tablet am Tresen nur Praxislogo, Betrag, Rechnungsnummer (auf Wunsch Initialen) und einen großen QR-Code; bezahlt wird am eigenen Smartphone. Danach markiert VXPay die Rechnung als bezahlt, und der Kiosk kehrt zum Startbildschirm zurück.
Bezahlt wird mit Karte und – je nach Gerät und Zahlungskonto – Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten, auf der abgesicherten Seite des Zahlungsdienstleisters; Kartendaten erreichen VXPay nie. Kartenzahlungen werden in der Regel innerhalb von Sekunden bestätigt. Erst mit dieser Bestätigung springt die Rechnung auf „bezahlt“ – ohne Abgleich am Abend. Den Eingang sehen alle angemeldeten Geräte der Praxis innerhalb von Sekunden, auf Wunsch mit Hinweiston. Eine laufende oder bereits bezahlte Zahlung verhindert einen zweiten Zahlungsvorgang über Link, QR-Code oder Kassenmodus. Das Geld geht auf das Zahlungskonto Ihrer Praxis bei VXPay Payments – VXPay hält zu keinem Zeitpunkt Geld – und wird nach dessen Auszahlungseinstellungen auf Ihr Bankkonto ausgezahlt.
Voraussetzung ist ein aktives VXPay Payments: Die Einrichtung dauert meist 10–15 Minuten, danach prüft der Zahlungsdienstleister die Angaben, meist innerhalb von ein bis drei Werktagen. Mehr dazu unter Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk und Onlinezahlung mit VXPay Payments; wie Patienten per QR-Code bezahlen, erklärt der Ratgeber Rechnung per QR-Code bezahlen.
Kartenterminal am Empfang
Mit dem Smartphone kassieren
Was es kostet
Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk kosten nichts extra und gehören zu keinem Zusatzpaket. Bei Zahlungen im Kassenmodus, über den Praxis-QR oder am Kiosk fallen Gebühren nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments an: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung, die von der Zahlungsart abhängt. Beide werden automatisch vom Zahlungseingang einbehalten – keine Zahlung, keine Zahlungsgebühr. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig, auch nicht bei Storno oder Erstattung. Registrierung, Rechnungserstellung, E-Mail-Versand und Mahnwesen sind kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit für die Grundnutzung.
| Posten | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| GOÄ Nr. 1 – Beratung | 80 Punkte × 5,82873 Cent = 4,66 €, 2,3-fach | 10,72 € |
| GOÄ Nr. 5 – Symptombezogene Untersuchung | 80 Punkte × 5,82873 Cent = 4,66 €, 2,3-fach | 10,72 € |
| Rechnungsbetrag = Betrag im Kassenmodus | Summe der Positionen; ohne Mahngebühr und ohne Nachlass | 21,44 € |
| Plattformgebühr von VXPay (brutto) | 1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt | − 0,73 € |
| Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung | abhängig von der Zahlungsart, wird ebenfalls einbehalten | je nach Zahlungsart |
| Auszahlung an Ihre Praxis | Rechnungsbetrag abzüglich beider Gebühren | 20,71 € abzüglich Transaktionsgebühr |
Fiktive Rechnung der „Praxis am Park“ an Erika Mustermann. Punktwert nach § 5 Abs. 1 GOÄ, 2,3-facher Satz als obere Grenze der Regelspanne nach § 5 Abs. 2 GOÄ. Die Nummern 1 und 5 sind neben Leistungen der Abschnitte C bis O im Behandlungsfall nur einmal berechnungsfähig – solche Leistungen enthält das Beispiel nicht. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig; ausgezahlt wird nach den Auszahlungseinstellungen Ihres Zahlungskontos.
Quellen
- § 146a AO – Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1: Aufzeichnung und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung; Abs. 2: Belegausgabe
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (öffnet in neuem Tab) – Kasseneinnahmen täglich festhalten
- § 1 KassenSichV – Elektronische Aufzeichnungssysteme (öffnet in neuem Tab) – Kassensicherungsverordnung
- § 270a BGB – Vereinbarungen über Entgelte für die Nutzung bargeldloser Zahlungsmittel (öffnet in neuem Tab)
- § 368 BGB – Quittung (öffnet in neuem Tab)
- § 630c BGB – Mitwirkung der Vertragsparteien; Informationspflichten (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3: Kosteninformation in Textform
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- § 5 GOÄ – Bemessung der Gebühren für Leistungen des Gebührenverzeichnisses (öffnet in neuem Tab) – Punktwert 5,82873 Cent, Regelspanne bis 2,3-fach
- GOÄ – Gebührenverzeichnis (Anlage) (öffnet in neuem Tab) – Nr. 1 und 5, Allgemeine Bestimmungen zu Abschnitt B
- § 10 GOZ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- § 7 GOT – Gebühren- und Rechnungsbestandteile, Fälligkeit (öffnet in neuem Tab)
- Verbraucherzentrale: IGeL – Rechnung und Vorkasse für Selbstzahlerleistungen (öffnet in neuem Tab) – Stand 22.04.2025; Zahlungsmethoden, Vorschuss
- girocard.eu – Website zur girocard (EURO Kartensysteme GmbH) (öffnet in neuem Tab) – rund 100 Mio. Karten, 8,3 Mrd. Transaktionen 2025, digitale girocard
- Ärzte Zeitung: Kartenzahlung funktioniert auch in Arztpraxen (öffnet in neuem Tab) – Hintergrund, Beitrag vom 06.05.2008
Stand der Angaben: 28.09.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Muss eine Arztpraxis Kartenzahlung anbieten?
Nein. Laut Verbraucherzentrale entscheiden Ärztinnen und Ärzte selbst, welche Zahlungsmethoden sie akzeptieren, und müssen keine Kartenzahlung ermöglichen. Wer die Karte anbietet, sollte am Empfang gut sichtbar machen, welche Zahlwege möglich sind – und die Rechnung vor der Zahlung erstellen und aushändigen.
Darf die Praxis für die Kartenzahlung einen Aufschlag verlangen?
Laut § 270a BGB ist eine Vereinbarung unwirksam, durch die der Schuldner ein Entgelt für die Nutzung einer Zahlungskarte zahlen soll. Für Zahlungskarten gilt das bei Zahlungsvorgängen mit Verbrauchern, auf die Kapitel II der EU-Verordnung 2015/751 anwendbar ist. Planen Sie die Kartengebühren deshalb als Kosten der Praxis ein; Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Ist Bezahlen direkt am Empfang eine Vorkasse?
Nicht, wenn die Leistung erbracht und die Rechnung erteilt ist. Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist; ähnlich regeln es § 10 Abs. 1 GOZ (Rechnung nach Anlage 2) und § 7 Abs. 3 GOT. Wer nach der Behandlung die Rechnung erstellt und aushändigt, kann sie direkt am Empfang begleichen lassen. Vorschusszahlungen vor der Behandlung bezeichnet die Verbraucherzentrale als rechtlich umstritten.
Nimmt jede Lösung die girocard (EC-Karte) an?
Nein. Ob die girocard funktioniert, hängt von Gerät, App und Vertrag ab. Kritisch sind reine girocard-Karten ohne zusätzliches Visa- oder Mastercard-Logo: Nicht jede Lösung nimmt sie an, besonders beim Smartphone als Kartenleser. Fragen Sie vor dem Vertragsabschluss ausdrücklich nach der girocard – kontaktlos und mit Chip und PIN.
Brauche ich für die Kartenzahlung eine Kasse mit TSE?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es laut § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen; solche Systeme sind laut § 1 KassenSichV elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Ob Ihre Praxis ein solches System nutzt, etwa für Barzahlungen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. VXPay ist keine Registrierkasse und erfasst kein Bargeld.
Bekommt der Patient einen Beleg über die Zahlung?
Laut § 368 BGB hat der Gläubiger gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis, also eine Quittung, zu erteilen. Bei VXPay erhält der Zahler nach einer bestätigten Zahlung über VXPay Payments automatisch eine Zahlungsbestätigung per E-Mail, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Rechnung selbst händigen Sie vor der Zahlung aus. Welche Belege Ihre Praxis darüber hinaus ausstellen muss, etwa bei einem Kassensystem, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was kostet das Kassieren am Empfang mit VXPay?
Kassenmodus, Praxis-QR und Kiosk kosten nichts extra und gehören zu keinem Zusatzpaket. Bei Zahlungen im Kassenmodus, über den Praxis-QR oder am Kiosk fallen Gebühren nur bei einer erfolgreichen Zahlung über VXPay Payments an: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig.
Was passiert, wenn eine Kartenzahlung zurückgebucht wird?
Zahler können eine Kartenzahlung über ihre Bank oder Kartengesellschaft zurückbuchen lassen. Bei Zahlungen über VXPay Payments erkennt VXPay eine solche Rückbuchung und meldet sie der Praxis – die Rechnung ist dann wieder zu klären. Einen Schutz vor Rückbuchungen bietet VXPay nicht; Gebühren dafür erhebt der Zahlungsdienstleister.
Weniger Aufwand mit offenen Rechnungen
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.