Ergotherapie für Privatpatienten und Selbstzahler abrechnen – auch wenn die Eltern zahlen

Rechtlich liegt ein Behandlungsvertrag nach § 630a BGB vor: Die Praxis schuldet die versprochene Behandlung, die andere Vertragsseite die vereinbarte Vergütung, soweit nicht ein Dritter zur Zahlung verpflichtet ist. Ergänzend gelten über § 630b BGB die Regeln des Dienstvertrags. Ist die Höhe der Vergütung nicht bestimmt, gilt nach § 612 Abs. 2 BGB in Ermangelung einer Taxe die übliche Vergütung als vereinbart. Eine schriftliche Preisliste, die Sie vor der ersten Behandlung aushändigen, schafft Klarheit, bevor Kosten entstehen.

Privatrezept und Beihilfe: was die Erstattung voraussetzt

Mit einem Privatrezept rechnen Sie nicht mit einer Krankenkasse ab, sondern stellen der zahlungspflichtigen Person eine Rechnung. Was sie erstattet bekommt, entscheiden Beihilfestelle und private Krankenversicherung. In der Beihilfe des Bundes sind Heilmittel nach § 23 Abs. 1 BBhV beihilfefähig, wenn sie ärztlich oder zahnärztlich verordnet sind; für Ergotherapie genügt nach § 23 Abs. 2 BBhV auch die Verordnung durch eine Psychotherapeutin oder einen Psychotherapeuten, die oder der die Voraussetzungen für die Eintragung in das Arztregister nach dem Fünften Buch Sozialgesetzbuch erfüllt. Die Höhe der beihilfefähigen Aufwendungen begrenzt Anlage 9 BBhV. Für Behandlungen ab dem 1. September 2026 wendet die Beihilfe des Bundes im Bereich Ergotherapie per Vorgriffregelung höhere Beträge an, als der Verordnungstext nennt; sie stehen im Merkblatt Heilmittel des Bundesverwaltungsamts.

Anlage 9 gilt für die Beihilfe des Bundes (§ 1 BBhV verweist auf das Bundesbeamtengesetz); für Landesbeamtinnen und -beamte gelten die Beihilfevorschriften des jeweiligen Landes, deren Beträge abweichen können. Wie die Höchstbeträge aufgebaut sind, erklärt der Ratgeber Beihilfe-Höchstbeträge für Heilmittel.

Kinder unter sieben Jahren sind nach § 104 BGB geschäftsunfähig. Minderjährige ab sieben Jahren sind beschränkt geschäftsfähig (§ 106 BGB) und brauchen für Erklärungen, die ihnen nicht lediglich einen rechtlichen Vorteil bringen, die Einwilligung ihres gesetzlichen Vertreters (§ 107 BGB) – ein Vertrag mit Zahlungspflicht gehört dazu. Ein Kind kann den Behandlungsvertrag also nicht allein wirksam schließen. In der Praxis schließen ihn in der Regel die sorgeberechtigten Eltern, und die Rechnung richtet sich an die Person, mit der der Vertrag geschlossen wurde. Die Vertretung des Kindes steht den Eltern grundsätzlich gemeinschaftlich zu; ein Elternteil vertritt allein, soweit er die elterliche Sorge allein ausübt (§ 1629 Abs. 1 BGB).

Mit 18 Jahren tritt die Volljährigkeit ein (§ 2 BGB). Volljährige Patientinnen und Patienten schließen den Vertrag in der Regel selbst und erhalten die Rechnung auf ihren Namen – auch wenn Angehörige sie bezahlen. Bei getrennt lebenden Eltern oder wenn eine andere Person zahlen soll, klären Sie vor der ersten Behandlung schriftlich, wer Vertragspartner und Rechnungsempfänger ist. Eine familienrechtliche Bewertung kann diese Seite nicht leisten; im Zweifel hilft eine Rechtsberatung.

Bei beihilfeberechtigten Eltern lohnt ein Blick auf die Differenz. Die Beihilfe gewährt einen Prozentsatz der beihilfefähigen Aufwendungen (§ 46 Abs. 1 BBhV), und diese reichen je Position höchstens bis zum Höchstbetrag – beim Bund derzeit dem Betrag laut Merkblatt des BVA. Der Teil Ihres Preises darüber bleibt bei der Beihilfe unberücksichtigt.

Mehrere Termine auf einer Rechnung: Im Rechnungsassistenten schaltet „+ Leistungen an mehreren Tagen“ ein Datum je Position frei, „Für weitere Tage wiederholen“ kopiert eine Behandlung auf weitere Termine. Die Rechnung nennt dann den Leistungszeitraum und das Datum an jeder Position.

Je Termin eine Rechnung: Über „Wie zuletzt“ in der Patientenübersicht übernehmen Sie Empfänger, behandelte Person, Positionen und Rechnungstext der letzten Rechnung – das behandelte Kind steht also schon da. Das Leistungsdatum ist mit dem heutigen Tag vorbelegt; stimmt es nicht mit dem Behandlungstag überein, ändern Sie es vor dem Erstellen.

Für gleichbleibende Leistungen gibt es Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich). Sie passen nur, wenn die Behandlung tatsächlich in diesem Rhythmus stattfindet, denn als Leistungsdatum aller Positionen gilt das Ausführungsdatum der Vorlage. Behandelte Person und Rechnungstext der Vorlage wandern in jede erzeugte Rechnung; auf Wunsch legt VXPay die Rechnung zunächst als Entwurf zur Prüfung an.

Werden Geschwister am selben Tag behandelt und geht die Rechnung beide Male an denselben Elternteil, tragen Sie auf beiden Rechnungen das jeweilige Kind als behandelte Person ein. Nennen beide Rechnungen verschiedene behandelte Personen, wertet die Prüfung auf doppelte Abrechnung sie nicht als Dublette. Fehlt die Angabe auf einer der Rechnungen, zeigt VXPay vor dem Erstellen der zweiten einen Vergleich mit der ersten, denn es erkennt denselben Empfänger am selben Behandlungstag; nach Ihrer Bestätigung mit kurzer Begründung wird die Rechnung erstellt.

Ist VXPay Payments aktiviert, enthält die Rechnungs-E-Mail ganz oben einen Button „Jetzt bezahlen“ mit dem offenen Betrag und einen QR-Code; die Rechnung selbst trägt Zahlungslink und QR-Code. Bezahlt wird per Kartenzahlung und – je nach Gerät und Zahlungskonto – mit Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten. Sobald VXPay Payments die Zahlung bestätigt, steht die Rechnung automatisch auf „bezahlt“. Mehr dazu unter Onlinezahlung.

Holen Eltern ihr Kind nach der Stunde ab, können sie mit VXPay Payments direkt am Empfang zahlen: Der Kassenmodus zeigt einen QR-Code für das eigene Smartphone oder erlaubt die Zahlung am Praxisgerät. Ohne Onlinezahlung trägt die Rechnung Ihre Bankverbindung und einen EPC-QR-Code (bekannt als GiroCode) für die Banking-App, sofern Ihre IBAN hinterlegt ist; den Zahlungseingang markieren Sie dann selbst.

Bleibt eine Rechnung offen, erinnert das kostenlose Mahnwesen nach Ihren eigenen Stufen und Fristen, mit Bezahllink, wenn VXPay Payments verbunden ist; Sie schalten es in den Einstellungen ein. Was Sie darüber hinaus tun können, beschreibt der Ratgeber Patient zahlt nicht. Was die Onlinezahlung kostet, steht unter Preise.