E-Rechnungspflicht für Praxen: Was für Patientenrechnungen gilt – und was für Rechnungen an Unternehmen

Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) gelten die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung nicht für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und nicht für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Patientinnen und Patienten, Selbstzahler und private Tierhalter sind in aller Regel Endverbraucher. Für ihre Rechnungen bleibt es beim gewohnten Weg: Brief oder PDF per E-Mail.

Nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden. Für sie entsteht keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht – und damit auch keine Pflicht zur E-Rechnung. Das gilt auch dann, wenn ausnahmsweise ein Unternehmen die Behandlung beauftragt und die Rechnung erhält.

Nicht jede Leistung einer Praxis ist aber eine steuerfreie Heilbehandlung. Laut Virchowbund unterliegen Leistungen ohne therapeutischen Zweck, etwa medizinische Gutachten oder der Verkauf von Präparaten, der Umsatzsteuer. Auch Zahnprothesen und kieferorthopädische Apparate, die eine Zahnarztpraxis selbst herstellt oder wiederherstellt – etwa im Praxislabor –, sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a Satz 2 UStG nicht steuerfrei; für sie gilt der ermäßigte Steuersatz nach § 12 Abs. 2 Nr. 6 UStG. Gehen solche Leistungen an ein Unternehmen, greift nach der Übergangszeit die E-Rechnungspflicht – sofern keine Ausnahme vorliegt.

Anders ist die Lage in der Tiermedizin: § 4 Nr. 14 UStG befreit nur Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Tierärztliche Leistungen fallen deshalb nicht unter diese Befreiung und sind in der Regel mit 19 % steuerpflichtig (§ 12 Abs. 1 UStG); für Leistungen, die unmittelbar etwa der Förderung der Tierzucht oder der künstlichen Tierbesamung dienen, sieht § 12 Abs. 2 Nr. 4 UStG den ermäßigten Satz vor. Wie VXPay GOT-Rechnungen mit Umsatzsteuer erstellt, zeigt die Seite GOT-Rechnungen für Tierarztpraxen.

Davon zu trennen ist die Rechnung nach der Gebührenordnung: Laut § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine der Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist; § 10 Abs. 1 GOZ verlangt eine Rechnung nach der Anlage 2, § 7 Abs. 3 GOT knüpft die Fälligkeit ebenfalls an die Rechnung. Eine steuerfreie Behandlung braucht also keine E-Rechnung, aber weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung – welche Angaben dazugehören, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung.

Die Rechnung RE-0142 der Praxis am Park an Erika Mustermann enthält GOÄ Nr. 1 (Beratung) und Nr. 5 (symptombezogene Untersuchung) mit je 80 Punkten. Beim Punktwert von 5,82873 Cent (§ 5 GOÄ) sind das je 4,66 € zum einfachen Satz und je 10,72 € zum 2,3-fachen Satz, zusammen 21,44 € – als Heilbehandlung ohne Umsatzsteuer.

An den beiden Rechnungen an den landwirtschaftlichen Betrieb zeigt sich die 250-€-Grenze: Die kleinere Rechnung über 214,20 € brutto darf nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, die größere über 499,80 € brutto nach der Übergangszeit nicht mehr.

Für den Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Ist ein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet, braucht er für deren Übermittlung Ihre Zustimmung nicht (§ 14 Abs. 1 UStG).

Eine XRechnung ist eine reine Datendatei. Um sie zu lesen, brauchen Sie ein Anzeigeprogramm; laut BMF gibt es dafür viele kostenfreie Angebote, außerdem lassen sich XRechnung und ZUGFeRD über das ELSTER-Portal lesbar darstellen. Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD sind die Daten im strukturierten Teil maßgebend, wenn sie vom lesbaren Teil abweichen. Aufbewahren müssen Sie laut BMF zumindest den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form – nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre lang, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

VXPay übernimmt den Empfang von Eingangsrechnungen nicht; dafür brauchen Sie eine eigene Lösung. Wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind, fasst der Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Rechnungen zusammen.

Eine hybride Rechnung sieht für Patientinnen und Patienten aus wie jede andere PDF-Rechnung; die XML-Datei steckt unsichtbar in der Datei, ein besonderes Programm brauchen sie nicht. Eine Pflicht erfüllt die eingebettete Datei bei Patientenrechnungen nicht, denn für B2C gibt es keine E-Rechnungspflicht. Sinnvoll sein kann sie trotzdem: Programme, die ZUGFeRD lesen, können die Rechnungsdaten übernehmen, statt sie abzutippen – etwa in der Buchhaltung Ihrer Praxis oder Ihrer Steuerberatung.

Für den Versand gilt: Die elektronische Übermittlung setzt nach § 14 Abs. 1 UStG die Zustimmung des Empfängers voraus, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Bei Patientenrechnungen per E-Mail kommen Fragen des Datenschutzes hinzu.

Den Umsatzsteuer-Modus legt Ihre Praxis einmal fest: steuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 UStG, Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder Regelbesteuerung mit Steuersatz je Leistung. Auch bei steuerfreier Heilbehandlung wählen Sie für eine freie Position einen Steuersatz (7 % oder 19 %), etwa für ein Gutachten oder eine Praxislabor-Position; VXPay setzt ihn nicht automatisch. Bei der Einrichtung schlägt VXPay ihn nach dem Berufsstand vor – für Tierarztpraxen die Regelbesteuerung, sonst die steuerfreie Heilbehandlung. Welcher Modus richtig ist, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wie die Rechnungen samt XML zur Kanzlei kommen, zeigt der Buchhaltungsexport.

Rechnungen mit eingebetteter XML erstellen, per E-Mail senden und mahnen ist bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren fallen nur bei erfolgreichen Zahlungen über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) an: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt; bei 100,00 € zum Beispiel 2,13 € brutto) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten, die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig. Optional und kostenpflichtig: Zusatzpaket Praxis Pro (9,90 € netto im Monat bei monatlicher Buchung), Briefversand (1,20 € brutto je einseitigem Brief), Einrichtungsservice (einmalig 199,00 € netto).

Wer Patientenrechnungen so erstellen möchte, kann sich kostenlos registrieren. Alle Kosten im Überblick stehen auf der Seite Preise.