Aufbewahrungsfristen für Rechnungen in der Praxis: acht Jahre für Belege, zehn für die Akte
Rechnungskopien, Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Schriftwechsel und Behandlungsakten: In jeder Praxis sammeln sich Unterlagen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten steuerrechtlich seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre, für die Behandlungsakte bleibt es bei zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung. Hier lesen Sie, welche Aufbewahrungsfrist für welche Unterlage gilt, wie Sie das Fristende berechnen und wann Sie Rechnungen tatsächlich vernichten oder löschen dürfen.
Aufbewahrungsfristen in der Praxis: welche Unterlage wie lange
Welche Frist gilt, hängt von der Art der Unterlage ab – nicht davon, ob sie auf Papier oder als Datei vorliegt. Die Übersicht fasst die wichtigsten Fristen für Arzt-, Zahnarzt-, Therapie- und Heilpraktikerpraxen zusammen.
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage | Frist beginnt |
|---|---|---|---|
| Doppel der ausgestellten Rechnungen an Patientinnen und Patienten | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO | mit Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde |
| Erhaltene Rechnungen, z. B. für Praxisbedarf, Miete, Fremdlabor oder Software | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO | mit Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde |
| Weitere Buchungsbelege, z. B. Kontoauszüge, Quittungen, Lohn- und Gehaltslisten | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO | mit Schluss des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist |
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | mit Schluss des Jahres der letzten Eintragung bzw. der Aufstellung |
| Empfangene Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO | mit Schluss des Jahres des Empfangs, Versands bzw. Entstehens |
| Behandlungsakte (Patientenakte) | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB; für Ärztinnen und Ärzte auch die Berufsordnung (§ 10 Abs. 3 MBO-Ä) | mit Abschluss der Behandlung |
| Aufzeichnungen, Röntgenbilder und digitale Bilddaten bei Anwendung ionisierender Strahlung am Menschen | 10 Jahre bei Untersuchungen Volljähriger, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres, 30 Jahre bei Behandlungen | § 85 Abs. 2 StrlSchG | siehe Vorschrift |
Allgemeine Übersicht, Stand: 28.09.2026. Steuerliche Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Welcher Kategorie eine bestimmte Unterlage angehört, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Zwei Grundsätze helfen beim Einordnen. Erstens zählt die Funktion einer Unterlage, nicht ihr Name: Ein Kontoauszug, der einen Zahlungseingang belegt, ist ein Buchungsbeleg; ein Brief, mit dem eine Patientin eine Rechnung beanstandet, ist in der Regel Schriftwechsel, also ein Geschäftsbrief. Zweitens gilt bei mehreren Pflichten die längste Frist. Liegt eine Rechnungskopie zugleich in der Behandlungsakte, muss sie so lange erhalten bleiben, wie beide Pflichten es verlangen.
Eine GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), auf die die Vorschriften für Kaufleute anzuwenden sind (§ 6 Abs. 1 HGB). Für eine Praxis in dieser Rechtsform – etwa ein MVZ als GmbH – gilt deshalb zusätzlich die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB. Die Fristen sind dort dieselben: zehn Jahre für Handelsbücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO
Für die Rechnungen einer Praxis greifen zwei Vorschriften nebeneinander – mit demselben Ergebnis.
Laut § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel jeder Rechnung aufzubewahren, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, dazu alle Rechnungen, die er erhalten hat – jeweils acht Jahre. Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, wer eine berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt (§ 2 Abs. 1 UStG). Das trifft auch auf Praxisinhaberinnen und -inhaber zu, deren Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei sind. Zugleich sind Rechnungskopien Buchungsbelege, für die § 147 Abs. 3 AO ebenfalls acht Jahre vorsieht.
Die Pflicht bleibt bei der Praxis, auch wenn ein Dritter die Rechnungen in ihrem Namen und für ihre Rechnung ausstellt – etwa eine privatärztliche Verrechnungsstelle, die im Namen der Praxis abrechnet. Wer abrechnen lässt, sollte also klären, wie die Praxis an die Rechnungskopien kommt. Mehr zu den Unterschieden im Ratgeber Verrechnungsstelle oder selbst abrechnen.
Über die gesamte Frist müssen die Rechnungen die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. Unversehrtheit bedeutet laut Gesetz, dass die erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Für die Praxis heißt das: Die aufbewahrte Rechnung muss inhaltlich genau der versandten entsprechen und bis zum Fristende lesbar bleiben – auch nach einem Wechsel der Software.
Seit 2025: acht statt zehn Jahre
Bis Ende 2024 galten für Rechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurden die handels- und steuerrechtlichen Fristen für Buchungsbelege – laut Bundesregierung zum Beispiel Rechnungskopien sowie Lohn- und Gehaltslisten – zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Unterlagen und Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, § 27 Abs. 40 UStG). Für Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.
Praktisch bedeutet das: Rechnungen und Buchungsbelege aus dem Jahr 2018 erreichen ihr Fristende mit Ablauf des 31.12.2026. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie sie aussondern – sofern keine Ablaufhemmung besteht und keine andere Pflicht eine längere Aufbewahrung verlangt.
Stornorechnungen und Gutschriften
Wird eine Rechnung storniert oder teilweise erstattet, bleibt die ursprüngliche Rechnung ein Beleg – sie wird weder vernichtet noch überschrieben. Stornorechnung und Gutschrift sind eigene Belege, deren Frist mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem sie ausgestellt wurden. Liegt die Korrektur im Folgejahr, endet ihre Frist ein Jahr später als die der ursprünglichen Rechnung. Bewahren Sie beide am besten gemeinsam bis zum späteren Fristende auf. Wie Sie eine Rechnung sauber berichtigen, erklärt der Ratgeber Rechnung stornieren und korrigieren.
Aufbewahrungsfrist berechnen: sechs Beispiele
Alle steuerlichen Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres – nicht am Tag der Rechnung. Die Behandlungsakte folgt einer anderen Regel.
Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde. § 14b Abs. 1 UStG knüpft an das Jahr an, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Alles, was im selben Jahr entsteht, bildet damit einen Jahrgang: Rechnungen vom 2. Januar und vom 30. Dezember 2026 erreichen ihr Fristende gemeinsam.
| Unterlage | Datum | Frist | Frist beginnt | Aufbewahren bis einschließlich |
|---|---|---|---|---|
| Rechnung RE-0142 an Erika Mustermann über 21,44 € | 15.03.2026 | 8 Jahre | 31.12.2026 | 31.12.2034 |
| Stornorechnung zu einer Rechnung vom Dezember 2026 | 12.01.2027 | 8 Jahre | 31.12.2027 | 31.12.2035 |
| Kontoauszug mit dem Zahlungseingang zu RE-0142 | 02.04.2026 | 8 Jahre | 31.12.2026 | 31.12.2034 |
| Brief der Patientin zu einer Rechnung (Geschäftsbrief) | 20.05.2026 | 6 Jahre | 31.12.2026 | 31.12.2032 |
| Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben 2026, letzte Eintragung | 26.02.2027 | 10 Jahre | 31.12.2027 | 31.12.2037 |
| Behandlungsakte, Behandlung abgeschlossen | 20.11.2026 | 10 Jahre | mit Abschluss der Behandlung | 20.11.2036 |
Fiktive Beispiele. Die Rechnung RE-0142 enthält GOÄ Nr. 1 und Nr. 5 (je 80 Punkte) zum 2,3-fachen Satz: 10,72 € + 10,72 € = 21,44 €. Die steuerlichen Fristen gelten vorbehaltlich der Ablaufhemmung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO); für die Behandlungsakte gelten längere Fristen anderer Vorschriften vorrangig. Stand: 28.09.2026.
Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Bei den Aufzeichnungen eines Jahres zählt die letzte Eintragung: Werden die Aufzeichnungen für 2026 erst im Februar 2027 abgeschlossen, beginnt die Zehnjahresfrist mit dem Schluss des Jahres 2027. Und die Frist der Behandlungsakte knüpft laut § 630f Abs. 3 BGB an den Abschluss der Behandlung an – eine Regel zum Jahresende enthält die Vorschrift nicht.
Weil alle steuerlichen Fristen am 31. Dezember enden, lohnt es sich, Belege nach Jahr und Art zu ordnen – zum Beispiel „Belege 2026 · 8 Jahre“, „Briefe 2026 · 6 Jahre“ und „Aufzeichnungen 2026 · 10 Jahre“. Dann sehen Sie zum Jahreswechsel auf einen Blick, welcher Jahrgang geprüft und ausgesondert werden kann.
Wann die Aufbewahrungsfrist nicht endet
Das rechnerische Fristende ist nicht immer das tatsächliche. Das Steuerrecht kennt eine Ablaufhemmung – und außerhalb des Steuerrechts gibt es Gründe, einzelne Unterlagen länger zu behalten.
§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO bestimmt: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO). Ist eine Steuererklärung einzureichen, beginnt sie mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingereicht wird, spätestens mit Ablauf des dritten Jahres nach dem Jahr, in dem die Steuer entstanden ist (§ 170 Abs. 2 Nr. 1 AO).
Für die Steuern des Jahres, in dem ein Beleg entstanden ist, endet die Festsetzungsfrist im gewöhnlichen Ablauf deshalb vor der Achtjahresfrist. Ein Beispiel für eine Steuer, die 2026 entstanden ist: Wird die Erklärung 2027 eingereicht, beginnt die Festsetzungsfrist mit Ablauf des Jahres 2027 und endet mit Ablauf des Jahres 2031. Beginnt sie spätestens mit Ablauf des dritten Folgejahres, also 2029, endet sie mit Ablauf des Jahres 2033 – in beiden Fällen vor dem 31.12.2034, dem Fristende der Belege aus 2026. Anders kann es aussehen, zum Beispiel wenn gegen einen Steuerbescheid Einspruch eingelegt oder Klage erhoben wurde – dann läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, bevor über den Rechtsbehelf unanfechtbar entschieden ist (§ 171 Abs. 3a AO). Ähnliches gilt, wenn vor Ablauf der Frist eine Außenprüfung begonnen hat (§ 171 Abs. 4 AO). Die Belege der betroffenen Jahre bleiben dann über das rechnerische Fristende hinaus im Archiv. Zudem kann ein Beleg für die Steuern späterer Jahre von Bedeutung sein – etwa die Rechnung über ein Praxisgerät, das über mehrere Jahre abgeschrieben wird. Ob das zutrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Gründe außerhalb des Steuerrechts
Rechnungen und Zahlungsnachweise sind auch Beweismittel. Solange über ein Honorar gestritten wird oder eine Forderung noch offen ist, brauchen Sie Rechnung, Versandnachweis, Mahnungen und Zahlungseingänge. Honorarforderungen verjähren regelmäßig in drei Jahren ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB) – Einzelheiten im Ratgeber Verjährung von Arztrechnungen. Der Datenschutz lässt eine solche Aufbewahrung zu, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO).
- Läuft für das betreffende Jahr ein Einspruch, eine Klage oder eine Außenprüfung?
- Ist eine Forderung aus diesem Jahrgang noch offen oder streitig?
- Gehört die Unterlage zugleich zur Behandlungsakte oder zu Röntgenaufzeichnungen?
Im Zweifel stimmen Sie die Aussonderung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Aufbewahrungsfrist der Patientenakte: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung
Rechnungen und Behandlungsdokumentation folgen unterschiedlichen Regeln. Die Frist der Akte richtet sich nach dem Ende der Behandlung, nicht nach dem Kalenderjahr.
§ 630f Abs. 3 BGB verpflichtet Behandelnde, die Behandlungsakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. Die Regeln zum Behandlungsvertrag gelten laut Gesetzesbegründung nicht nur für Ärztinnen und Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten, sondern auch für Heilpraktiker sowie etwa für Hebammen, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten und Logopäden (BT-Drucksache 17/10488). Die aufbewahrungspflichtige Unterlage ist hier die Dokumentation mit Anamnese, Diagnosen, Befunden und Therapien (§ 630f Abs. 2 BGB) – nicht die Rechnung.
Für Ärztinnen und Ärzte nennt die (Muster-)Berufsordnung der Bundesärztekammer dieselbe Frist: Ärztliche Aufzeichnungen sind zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht vorsehen (§ 10 Abs. 3 MBO-Ä). Verbindlich ist die Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer; andere Heilberufe mit Kammern richten sich nach der Berufsordnung ihrer Kammer.
Röntgen und Strahlentherapie
Aufzeichnungen, Röntgenbilder und digitale Bilddaten: bei Untersuchungen Volljähriger zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres, bei Behandlungen 30 Jahre.
Haftungsfragen
Schadensersatzansprüche wegen Verletzung der Gesundheit verjähren spätestens 30 Jahre nach dem schädigenden Ereignis. Ob eine längere Aufbewahrung der Akte im Einzelfall gerechtfertigt ist, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung oder Berufshaftpflichtversicherung – und mit Blick auf den Datenschutz.
Tierarztpraxen
Die steuerlichen Fristen für Rechnungen und Belege gelten auch hier. Die tierärztliche Behandlung erfassen die Regeln zum Behandlungsvertrag laut Gesetzesbegründung nicht; welche Dokumentationspflichten gelten, erfahren Sie bei Ihrer Landestierärztekammer.
Die Rechnung ist ein steuerlicher Beleg mit einer Frist ab Jahresende, die Akte eine Behandlungsdokumentation mit einer Frist ab Behandlungsende. Legen Sie Rechnungskopien deshalb in Ihrer Buchhaltungsablage ab, auch wenn eine Kopie zusätzlich in der Akte liegt. Wird eine Unterlage aus beiden Gründen aufbewahrt, gilt die längere der beiden Fristen.
Aufbewahren, solange es nötig ist – dann löschen
Aufbewahrungspflicht und Datenschutz ergänzen sich: Die Pflicht rechtfertigt die Speicherung, ihr Ende löst in der Regel die Pflicht zur Löschung aus.
Rechnungen einer Praxis enthalten Namen und Anschriften, mit den Leistungsbezeichnungen oft auch Gesundheitsdaten. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung dürfen personenbezogene Daten nur so lange in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Sind die Daten dafür nicht mehr notwendig, sind sie zu löschen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).
Während der Aufbewahrungsfrist greift eine Ausnahme: Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Verlangt ein Patient die Löschung seiner Daten, dürfen Sie Rechnungskopien bis zum Fristende behalten – für diesen Zweck. Nach dem Fristende sondern Sie die Unterlagen aus, sofern keine andere Pflicht und kein offener Rechtsstreit entgegenstehen.
Die Schweigepflicht gilt auch für das Archiv: Zur ärztlichen Schweigepflicht gehören laut § 9 Abs. 1 MBO-Ä ausdrücklich auch Aufzeichnungen über Patientinnen und Patienten. Beschränken Sie den Zugriff auf Ablage und Dateien deshalb auf die Personen, die ihn brauchen, und vernichten Sie Papier so, dass es sich nicht wiederherstellen lässt. Beauftragen Sie dafür einen Dienstleister, verlangt die Musterberufsordnung für Ärztinnen und Ärzte, dass die mitwirkenden Personen schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet werden (§ 9 Abs. 4 MBO-Ä). Worauf Sie beim Versand achten sollten, lesen Sie im Ratgeber Rechnung per E-Mail und Datenschutz.
Halten Sie schriftlich fest, welche Unterlage nach welcher Frist ausgesondert wird, wer die Aussonderung prüft und wie sie dokumentiert wird – etwa mit Datum, Jahrgang und Art der Unterlagen. So lässt sich später nachvollziehen, dass Sie weder zu früh noch ohne Grund zu spät gelöscht haben.
Rechnungen digital aufbewahren: was die Abgabenordnung verlangt
Digital aufbewahren ist erlaubt – unter Bedingungen. Entscheidend sind Übereinstimmung mit dem Original, Verfügbarkeit und Lesbarkeit bis zum Fristende.
Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen – mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanz – auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Daten mit empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich, mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt die Finanzverwaltung in den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und am 14.07.2025). Für Praxen sind vor allem diese Punkte wichtig:
- Elektronisch empfangene Belege – etwa eine Rechnung als PDF oder XML-Datei – bewahren Sie in dem Format auf, in dem Sie sie erhalten haben; eine Umwandlung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig (GoBD Rz. 131). Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
- Bei einer E-Rechnung genügt laut den GoBD der strukturierte Teil. Den lesbaren Teil einer hybriden Rechnung, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Angaben enthält (GoBD Rz. 119 und 131). Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung in der Arztpraxis.
- Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in elektronisch gespeicherte Daten nehmen oder verlangen, dass sie maschinell ausgewertet oder in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden (§ 147 Abs. 6 AO). Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Softwareanbieter, und teilen Sie das dem Finanzamt mit, muss der Dritte den Zugriff ermöglichen; die Kosten trägt laut Gesetz der Steuerpflichtige.
- Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Elektronisch dürfen sie auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen, wenn ein vollständiger Online-Zugriff gewährleistet ist; den Aufbewahrungsort teilen Sie dann dem Finanzamt mit (§ 14b Abs. 2 UStG). Für eine elektronische Aufbewahrung außerhalb der EU verweist § 14b Abs. 5 UStG auf § 146 Abs. 2b AO, der eine Bewilligung des Finanzamts voraussetzt.
- Vollständig und unverändert: Jede Rechnung so ablegen, wie sie versandt wurde – mit allen Seiten und Anlagen.
- Nach Jahrgang und Art trennen: Belege, Briefe, Aufzeichnungen und Behandlungsakten getrennt führen, damit jede Gruppe ihre eigene Frist behält.
- Elektronisches elektronisch aufbewahren: E-Mail-Anhänge und XML-Dateien im Originalformat speichern, nicht nur ausdrucken.
- Lesbarkeit sichern: Dateiformate, Programme und Zugänge über die gesamte Frist verfügbar halten – auch nach einem Wechsel der Software.
- Sicherungskopien anlegen: Die Ablage regelmäßig sichern, damit ein Defekt oder ein verlorener Zugang keine Lücke reißt.
- Zugriff begrenzen: Nur wer die Unterlagen braucht, erhält Zugang – Schweigepflicht und Datenschutz gelten auch im Archiv.
- Aussonderung dokumentieren: Was wann von wem vernichtet oder gelöscht wurde, schriftlich festhalten.
Unterlagen zum Jahreswechsel aussondern
Einmal im Jahr aufzuräumen genügt, weil die steuerlichen Fristen einheitlich am 31. Dezember enden. Aussondern dürfen Sie frühestens am 1. Januar des Folgejahres.
- Jahrgänge bestimmen
Mit Ablauf des 31.12.2026 enden die Fristen für Rechnungen und Buchungsbelege aus 2018, für Geschäftsbriefe aus 2020 und für Bücher und Aufzeichnungen, deren letzte Eintragung 2016 erfolgte.
- Ablaufhemmung und offene Fälle prüfen
Laufende Einsprüche, Klagen oder Außenprüfungen sowie offene oder streitige Forderungen: Solche Unterlagen bleiben im Archiv. Im Zweifel mit der Steuerberatung abstimmen.
- Andere Pflichten abgleichen
Gehört eine Unterlage zugleich zu einer Behandlungsakte oder zu Röntgenaufzeichnungen, gilt die längere Frist.
- Vernichten, löschen, dokumentieren
Papier so vernichten, dass es sich nicht wiederherstellen lässt, Dateien in allen Ablagen löschen und die Aussonderung mit Datum und Jahrgang festhalten.
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Quellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (öffnet in neuem Tab) – Unterlagen (Abs. 1), Datenträger (Abs. 2), Fristen und Ablaufhemmung (Abs. 3), Fristbeginn (Abs. 4), Datenzugriff (Abs. 6)
- Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen (öffnet in neuem Tab) – Übergang auf acht Jahre (Abs. 2)
- § 169 AO – Festsetzungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 170 AO – Beginn der Festsetzungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 171 AO – Ablaufhemmung (öffnet in neuem Tab) – Einspruch und Klage (Abs. 3a), Außenprüfung (Abs. 4)
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (öffnet in neuem Tab) – Aufbewahrung außerhalb der EU (Abs. 2b)
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab) – Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit (Abs. 3)
- § 2 UStG – Unternehmer, Unternehmen (öffnet in neuem Tab)
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (öffnet in neuem Tab) – acht Jahre für Rechnungen (Abs. 40)
- § 630f BGB – Dokumentation der Behandlung (öffnet in neuem Tab)
- § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist (öffnet in neuem Tab)
- § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist und Verjährungshöchstfristen (öffnet in neuem Tab)
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen (öffnet in neuem Tab)
- § 6 HGB – Handelsgesellschaften (öffnet in neuem Tab)
- § 13 GmbHG – Juristische Person; Handelsgesellschaft (öffnet in neuem Tab)
- § 85 StrlSchG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Anwendung am Menschen (öffnet in neuem Tab)
- Bundesärztekammer: (Muster-)Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärztinnen und Ärzte (öffnet in neuem Tab) – Fassung vom 13.05.2026; Schweigepflicht (§ 9 Abs. 1 und 4), Aufbewahrung ärztlicher Aufzeichnungen (§ 10 Abs. 3)
- Deutscher Bundestag: Drucksache 17/10488 (Patientenrechtegesetz) (öffnet in neuem Tab) – Anwendungsbereich des Behandlungsvertrags
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, 2. Änderung vom 14.07.2025 (öffnet in neuem Tab) – ändert die GoBD vom 28.11.2019; Rz. 119 und 131
- Bundesregierung: Gesetzliche Neuregelungen im Januar 2025 (öffnet in neuem Tab) – Buchungsbelege: acht statt zehn Jahre
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (öffnet in neuem Tab) – Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e), Recht auf Löschung und Ausnahmen (Art. 17)
Stand der Angaben: 28.09.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Wie lange muss eine Arztpraxis Rechnungen aufbewahren?
In der Regel acht Jahre. Laut § 14b Abs. 1 UStG ist ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung acht Jahre aufzubewahren, und § 147 Abs. 3 AO sieht für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre vor. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom 15.03.2026 bewahren Sie bis einschließlich 31.12.2034 auf. Sie endet nicht, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft.
Gilt seit 2025 wirklich acht statt zehn Jahre?
Ja, für Rechnungen und Buchungsbelege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, § 27 Abs. 40 UStG). Für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und die Unterlagen zu ihrem Verständnis bleibt es bei zehn Jahren.
Wie lange muss die Patientenakte aufbewahrt werden?
Zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit andere Vorschriften keine abweichende Frist vorsehen (§ 630f Abs. 3 BGB). Für Ärztinnen und Ärzte sieht die Musterberufsordnung dieselbe Frist vor. Länger sein können zum Beispiel die Fristen für Röntgenaufzeichnungen nach § 85 StrlSchG. Rechnungskopien sind steuerliche Belege mit eigener Frist von acht Jahren ab Jahresende – die Akten- und die Rechnungsfrist laufen also unabhängig voneinander.
Darf ich Rechnungen nur digital aufbewahren?
Grundsätzlich ja. Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen Unterlagen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie bis zum Fristende jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind und mit dem Original übereinstimmen. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Elektronisch empfangene Belege bewahren Sie laut GoBD in dem Format auf, in dem Sie sie erhalten haben – ein Ausdruck ersetzt die Datei dann nicht.
Eine Patientin verlangt die Löschung ihrer Daten. Muss ich ihre Rechnungen löschen?
Nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Die Rechnungskopien bleiben dann für diesen Zweck gespeichert; für andere Zwecke sollten Sie die Daten nicht mehr verwenden. Nach Fristende löschen Sie sie, sofern keine andere Pflicht und kein offener Rechtsstreit entgegenstehen.
Muss ich Rechnungen nach Ablauf der Frist vernichten?
In der Regel ja. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO); sind sie nicht mehr notwendig, sind sie zu löschen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Ausnahmen gelten etwa, solange Sie Unterlagen zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen brauchen. Vor dem Vernichten prüfen Sie außerdem die steuerliche Ablaufhemmung.
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VXPay archiviert jede erstellte Rechnung, Stornorechnung und Gutschrift unverändert als PDF und liefert sie danach immer in dieser Form aus. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt aber bei Ihrer Praxis. Exportieren Sie Ihre Rechnungen deshalb regelmäßig in Ihre eigene Ablage – der Buchhaltungsexport ist kostenlos. Eine Behandlungsakte führt VXPay nicht, und Mahnschreiben archiviert VXPay nicht als PDF.
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