Podologie für Selbstzahler abrechnen: medizinisch oder kosmetisch – und die Umsatzsteuer

Nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG sind „Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin“ steuerfrei, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme „oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit“ erbracht werden. Für die Podologie hat der Bundesfinanzhof das mit Urteil vom 01.10.2014 (XI R 13/14) konkretisiert: Medizinisch indizierte fußpflegerische Leistungen im Sinne des § 3 Podologengesetz, die Podologen erbringen, sind umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen – „selbstindizierte“ Behandlungen dagegen nicht.

Die Bezeichnungen „Podologin“, „Podologe“, „Medizinische Fußpflegerin“ und „Medizinischer Fußpfleger“ sind nach § 1 PodG geschützt: Wer sie führen will, braucht grundsätzlich eine staatliche Erlaubnis. Die Erlaubnis allein macht aber noch keine Leistung steuerfrei. Wünscht jemand eine Fußpflege ohne medizinischen Anlass, etwa eine Pediküre mit Nagellack, fehlt das therapeutische Ziel. Die Leistung ist dann in der Regel umsatzsteuerpflichtig, zum Regelsatz von 19 % nach § 12 Abs. 1 UStG.

Fehler haben in beide Richtungen Folgen. Weisen Sie auf eine steuerfreie Heilbehandlung Umsatzsteuer aus, ist das ein unrichtiger Steuerausweis im Sinne von § 14c Abs. 1 UStG; die Rechnung sollte dann berichtigt werden. Welche steuerlichen Folgen der Ausweis im Einzelfall hat – etwa bei Rechnungen an Privatpersonen –, klärt Ihre Steuerberatung. Berechnen Sie umgekehrt eine steuerpflichtige Leistung ohne Umsatzsteuer, gilt der gezahlte Betrag in der Regel als Bruttobetrag: Nach § 10 Abs. 1 UStG ist das Entgelt das, was Sie erhalten, abzüglich der geschuldeten Umsatzsteuer – die Steuer geht dann von Ihrem Erlös ab.

Die Anlage 9 zur Bundesbeihilfeverordnung legt fest, bis zu welchem Betrag die Beihilfe des Bundes Heilmittel anerkennt – vorausgesetzt, sie sind ärztlich oder zahnärztlich verordnet (§ 23 Abs. 1 BBhV). Für die Podologie enthält sie einen eigenen Bereich. Die Länder haben eigene Beihilfevorschriften, private Krankenversicherungen regeln die Erstattung im jeweiligen Tarif.

Liegt Ihr Preis über dem Höchstbetrag, erkennt die Beihilfe des Bundes den Mehrbetrag in der Regel nicht an – die Differenz tragen beihilfeberechtigte Patientinnen und Patienten dann selbst, soweit keine private Versicherung sie übernimmt. Sprechen Sie das vor der Behandlung an. Wie sich die Höchstbeträge über alle Heilmittelbereiche zusammensetzen, erklärt der Ratgeber Beihilfe-Höchstbeträge für Heilmittel; wie andere Therapiepraxen Selbstzahler abrechnen, zeigt die Seite Physiotherapie.

Behandlungen auf Kassenrezept rechnet die Praxis mit der Krankenkasse ab. Diesen Weg bildet VXPay nicht ab: VXPay ist für Rechnungen an Privatpatienten und Selbstzahler gedacht.

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   Berufsstand und Umsatzsteuer-Modus wählen

   Im Einrichtungsassistenten wählen Sie den Berufsstand Podologie und den Umsatzsteuer-Modus: steuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 UStG (Standard), Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder Regelbesteuerung. Welcher Modus richtig ist, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung. Jeder Schritt lässt sich überspringen und später nachholen.

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   Preisliste anlegen

   Aus dem Heilmittel-Katalog übernehmen Sie Positionen der Anlage 9 BBhV – für die Podologie sind derzeit 14 Positionen hinterlegt. Der Katalog ist für alle Therapieberufe gemeinsam; Sie finden die Positionen über Nummer oder Stichwort. Der Höchstbetrag erscheint als Vorschlag, Ihr Preis ist frei; liegt er darüber, verlangt VXPay einen Hinweis auf der Rechnung. Kosmetische Leistungen und fehlende Positionen legen Sie als eigene Leistung mit Festpreis und Steuersatz an, als Favorit markiert sind sie mit einem Klick gewählt.

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   Rechnung erstellen

   Empfänger, Leistungsdatum und Leistungen eintragen, die fertige Rechnung als PDF-Vorschau prüfen und erstellen – erst dann vergibt VXPay die Rechnungsnummer. Für Stammpatientinnen und -patienten übernimmt „Wie zuletzt“ die Positionen der letzten Rechnung.

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   Versenden oder vor Ort bezahlen lassen

   Per E-Mail direkt aus VXPay mit Link zum PDF, ausgedruckt zum Mitgeben – oder mit „Patient ist vor Ort – direkt bezahlen“ im Kassenmodus, wenn Ihre Praxis VXPay Payments verbunden hat.

Was auf der Rechnung steht

Enthält eine Rechnung nur steuerfreie Leistungen, druckt VXPay im Modus „Steuerfreie Heilbehandlung“ den hinterlegten Steuerhinweis – standardmäßig „Umsatzsteuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 UStG.“ Im Modus Regelbesteuerung ist dieser Hinweis nicht voreingestellt; Sie hinterlegen ihn bei Bedarf in den Einstellungen. Trägt eine Leistung Umsatzsteuer, weist das PDF je Position den Steuersatz aus und darunter Nettobetrag, Umsatzsteuer je Steuersatz und Bruttobetrag.

Angaben, die Ihre Patientinnen und Patienten für die Erstattung brauchen – etwa ein Hinweis auf die ärztliche Verordnung –, können Sie im Rechnungstext ergänzen. Eine Diagnose tragen Sie bei Bedarf im optionalen Feld „Diagnose“ ein – nur auf dieser Rechnung. Ist eine Rechnung mit falschem Steuersatz erstellt, korrigieren Sie sie per Stornorechnung und neuer Rechnung; wie das abläuft, beschreibt der Ratgeber Rechnung stornieren und korrigieren.

Buchhaltung: Erlöse nach Steuersatz getrennt

Der Buchhaltungsexport ist kostenlos. Umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen bucht VXPay auf ein eigenes Erlöskonto, umsatzsteuerpflichtige Leistungen getrennt davon; gemischte Rechnungen werden je Steuersatz aufgeteilt. Die Buchungssätze gibt es für SKR03 oder SKR04 mit vorbelegten Standardkonten, die Sie überschreiben können – lassen Sie die Zuordnung von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Zahlung am Empfang

Soll die Rechnung direkt nach der Behandlung beglichen werden, öffnet „Vor Ort bezahlen“ den Kassenmodus: ein großer QR-Code für das Smartphone der Patientin oder die Zahlung direkt am Tablet oder PC der Praxis – per Kartenzahlung und, je nach Gerät und Zahlungskonto, Apple Pay, Google Pay oder weiteren Zahlarten. Der Bildschirm zeigt Betrag, Rechnungsnummer und den Namen des Rechnungsempfängers, keine Leistungen. Sobald die Zahlung bestätigt ist, springt die Rechnung automatisch auf „bezahlt“. Alternativ hängen Sie einen festen Praxis-QR-Code aus: Patienten scannen ihn und geben den 6-stelligen Zahlungscode ihrer Rechnung ein, der nach 48 Stunden abläuft. Beides setzt VXPay Payments voraus. Der Kassenmodus ist keine Registrierkasse und erfasst kein Bargeld.

Offene Rechnungen: kostenloses Mahnwesen

Bleibt eine Rechnung offen, erinnert das automatische Mahnwesen – kostenlos und ohne Zusatzpaket. Sie schalten es in den Einstellungen ein und legen Stufen, Fristen, Texte und eventuelle Mahngebühren selbst fest. Mit verbundenem VXPay Payments enthält jedes Schreiben Bezahllink und QR-Code. Überweisungen auf Ihr Praxiskonto erkennt VXPay nicht von selbst; solche Rechnungen markieren Sie selbst als bezahlt.

Welche Angaben eine Privatrechnung darüber hinaus braucht, fasst der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung zusammen.