Atteste und Bescheinigungen online anbieten
Reisebescheinigung, Schulattest, Befundbericht: Patienten wählen das Dokument in der Dokumentenbibliothek Ihrer Praxis, füllen einen Fragebogen aus, laden Nachweise hoch und zahlen vorab über VXPay Payments. Ihre Praxis prüft, gibt frei und versendet – das PDF ist schon ausgefüllt. Kostenlos für jede Praxis.
Bescheinigungen kosten Zeit – vor allem am Telefon
„Ich brauche eine Bescheinigung für die Reise.“ Was folgt, kennt jede Praxis: Rückruf, Angaben am Telefon buchstabieren, Nachweis per E-Mail, Betrag überweisen, nachfragen, ob das Geld da ist, Formular von Hand ausfüllen. Der Aufwand steht oft in keinem Verhältnis zur eigentlichen ärztlichen Leistung – und unbezahlte Bescheinigungen sind ärgerlich.
Mit dem Dokumentenservice kommen solche Anfragen vollständig an: alle Angaben im Fragebogen, Nachweise als Datei, Rechnung bezahlt, das Dokument bereits ausgefüllt. Ihr Team prüft, ergänzt bei Bedarf, unterschreibt und versendet. Was Sie anbieten, welche Fragen Sie stellen und was es kostet, legen Sie selbst fest.
Dokument wählen, Fragebogen, bezahlen
- Dokument wählen
Über den Link oder QR-Code Ihrer Praxis öffnet der Patient die Dokumentenbibliothek: Titel, Kurzbeschreibung, Preis, Versandweg, Bearbeitungszeit und ob ein Termin in der Praxis nötig ist.
- Fragebogen ausfüllen
Schritt für Schritt am Handy: Name und Anschrift, Ihre Fragen – je Abschnitt ein Schritt, manche nur bei passender Antwort. Für ein Kind oder eine andere Person gibt er deren Namen und Geburtsdatum mit an.
- Nachweise hochladen
Verlangt das Dokument einen Nachweis, lädt der Patient ihn als PDF, JPG, PNG oder WebP hoch – bis 8 MB je Datei, am Handy direkt mit der Kamera.
- Prüfen und bezahlen
Zusammenfassung, zwei Häkchen (Einwilligung in die Verarbeitung seiner Angaben, Hinweis auf Prüfung und mögliche Ablehnung), dann „Zahlungspflichtig bestellen“ und die Zahlung über VXPay Payments. Danach sieht er den Stand seiner Anfrage auf einer Statusseite.
Der Patient braucht kein Konto und keine App. Per E-Mail erfährt er, dass die Anfrage eingegangen ist, dass das Dokument versendet oder zum Download bereit ist – oder dass Ihre Praxis die Anfrage abgelehnt hat. Die Zahlungsbestätigung mit Link zur Rechnung kommt wie bei jeder Onlinezahlung. Alle E-Mails tragen nur Links, nie einen Anhang und nie den Inhalt des Fragebogens.
Prüfen, freigeben, versenden
- Neue Anfrage
Bezahlte Anfragen erscheinen unter „Dokumentenservice“ als „Neu“, mit Hinweis über die Glocke – ohne Antworten, Nachweise oder Dokumenttitel. Anfragen, die länger als 2 Werktage warten, markiert VXPay rot.
- Prüfen
Wer sich kümmert, übernimmt die Anfrage. Angaben stehen nach Abschnitten geordnet, Nachweise lassen sich direkt ansehen.
- Freigeben
Praxisfelder ausfüllen (etwa eine Einschätzung, die nur die Ärztin geben kann), auf Wunsch die gespeicherte Unterschrift einsetzen und freigeben – das PDF ist danach fertig ausgefüllt.
- Versenden
PDF herunterladen oder drucken, unterschreiben und versenden – oder per Download-Link per E-Mail. Danach „als versendet markieren“.
| Status in VXPay | Der Patient sieht |
|---|---|
| Wartet auf Zahlung | Eingegangen – Zahlung offen |
| Neu | Bezahlt – die Praxis prüft Ihre Anfrage |
| In Bearbeitung | In Bearbeitung |
| Bereit zum Versand | In Bearbeitung |
| Versendet | Versendet |
| Abgelehnt | Abgelehnt |
„Wartet auf Zahlung“ sehen Sie nur zur Information – bearbeiten müssen Sie solche Anfragen nicht.
Wer was darf, steuern zwei Rechte: „Vorlagen & Bibliothek“ für Aufbau, Preise und Einstellungen, „Anfragen bearbeiten“ für Prüfen, Freigeben, Versenden und Ablehnen. Mitarbeitende haben das zweite Recht standardmäßig; eigene Rollen legen Sie unter Team & Standorte an.
Per E-Mail, selbst per Post oder automatisch
Download-Link per E-Mail
Der Patient erhält einen Link zum fertigen PDF, gültig 30 Tage bzw. bis zur Löschfrist. Das Dokument hängt nie an der E-Mail – wie bei allen Patienten-Mails von VXPay.
Selbst per Post
Für Dokumente mit Originalunterschrift: ausdrucken, unterschreiben, in den Briefkasten – und in VXPay als versendet markieren. Der Patient erhält dann eine kurze Nachricht.
VXPay-Briefversand
VXPay druckt Anschreiben und Dokument, kuvertiert und versendet – abgerechnet je Brief wie jeder Briefversand (ein einseitiger Brief kostet 1,26 € brutto, jede Seite zählt). Verschickt wird ein Ausdruck, keine Originalunterschrift.
Für Dokumente ohne eigenhändige Originalunterschrift können Sie je Dokument „Nach der Freigabe automatisch versenden“ einschalten: Mit der Freigabe geht der Download-Link hinaus bzw. der Brief über den VXPay-Briefversand – niemand muss danach noch einmal klicken. Klappt der Versand nicht, bleibt die Anfrage „Bereit zum Versand“ und VXPay zeigt den Grund.
Ihre Dokumente, Ihre Preise
Jedes Dokument bauen Sie im Dokumenten-Builder: Laden Sie Ihr eigenes PDF-Formular hoch und ziehen Sie die Felder darauf, beginnen Sie mit einer vorbereiteten VXPay-Vorlage oder mit einem leeren Dokument auf Ihrem Praxisbriefkopf. Dazu kommen Fragebogen, benötigte Nachweise, Preis, Versandweg und Bearbeitungszeit. Wie das mit eigenen Formularen geht, zeigt der Formular-Builder.
- Preis aus GOÄ-Positionen des Katalogs mit Faktor und Begründung – oder ein freier Preis; vor dem Veröffentlichen prüft VXPay die Positionen wie im Rechnungsassistenten.
- Porto auf Wunsch als eigene Position „Versand- und Portokosten“, getrennt ausgewiesen – bei ärztlichen Leistungen nur in Höhe der tatsächlichen Kosten (§ 10 GOÄ).
- Versandweg: Download-Link per E-Mail oder Post; Bearbeitungszeit in Werktagen; ob ein Termin in der Praxis nötig ist.
- Behandelnde Person und Standort – die Rechnung stellt Ihre Praxis wie jede andere.
- Textbausteine für wiederkehrende Absätze und für Begründungen beim Ablehnen.
Vorbereitete Vorlagen bringen Fragebogen, Text und einen GOÄ-Vorschlag mit – etwa die Reisebescheinigung für Medikamente auf Deutsch und Englisch. Sie sind Muster: Prüfen Sie Inhalt und Preis, bevor Sie veröffentlichen. Welche GOÄ-Nummern zu Attesten passen, erklärt der Ratgeber Atteste & Bescheinigungen abrechnen.
Veröffentlicht erscheint das Dokument in Ihrer Bibliothek. Den Link teilen Sie als Text, QR-Code oder Knopf für Ihre Website; jedes Dokument hat außerdem einen eigenen Direktlink. Eine Einbettung als Rahmen in fremde Seiten gibt es bewusst nicht.
Reisebescheinigung für Medikamente
| Wann | Wer | Was |
|---|---|---|
| Montag, 19:40 | Erika Mustermann | wählt „Reisebescheinigung für Medikamente“, beantwortet Reiseziel, Zeitraum und Arzneimittel, lädt den Medikationsplan hoch und zahlt 5,36 € (GOÄ 70, 2,3-fach) |
| Montag, 19:41 | VXPay | legt Rechnung und Anfrage an; die Praxis sieht „Neu“, Frau Mustermann eine Eingangsbestätigung |
| Dienstag, 8:15 | Empfang | übernimmt die Anfrage und legt sie der Ärztin vor |
| Dienstag, 12:30 | Dr. med. Anna Berger | prüft, ergänzt ein Praxisfeld und gibt frei – das PDF ist zweisprachig ausgefüllt |
| Dienstag, 12:31 | VXPay | sendet automatisch den Download-Link; Status „Versendet“ |
Beispiel mit erfundenen Daten und Zeiten. Wie schnell eine Anfrage bearbeitet wird, bestimmt Ihre Praxis.
Ablehnen und erstatten – mit einem Klick
Passt etwas nicht, lehnen Sie die Anfrage ab und wählen einen Grund: „Nachweis fehlt, ist unleserlich oder passt nicht“, „Nachweis stammt aus einer anderen Praxis“, „Angaben unvollständig“, „Dokument kann nicht ausgestellt werden“, „Anderer Grund“. Optional schreiben Sie eine kurze Nachricht dazu oder fügen einen Textbaustein ein. VXPay storniert die Rechnung, erstattet dem Patienten den gezahlten Betrag und schickt die Stornorechnung als Link. Ist Ihre Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, kann VXPay vor dem Erstatten Ihren Code abfragen.
Die Plattformgebühr von VXPay ist nicht erstattungsfähig – auch dann nicht, wenn Sie eine Anfrage ablehnen und der Patient sein Geld zurückbekommt. Prüfen Sie deshalb vor dem Veröffentlichen, ob Fragebogen und Nachweise genau das abfragen, was Sie für die Entscheidung brauchen.
Unbezahlte Anfragen müssen Sie nicht ablehnen: VXPay storniert sie nach 2 Stunden von selbst und löscht ihre Angaben; läuft noch eine Zahlung (etwa eine Lastschrift), wartet VXPay bis zu 14 Tage.
Gesundheitsdaten – nur so lange wie nötig
- Antworten, Kontaktdaten, Praxisfelder und Nachweise speichert VXPay verschlüsselt – lesbar bleiben nur der Name in Ihrer Anfrageliste und die Rechnung; Nachweise prüft VXPay vor dem Speichern auf ihr Dateiformat.
- Löschfrist nach Versand oder Ablehnung: 14, 30 oder 90 Tage, Sie wählen – Standard 30 Tage. Danach bleiben Nummer, Status, Daten, Initialen und die Rechnung.
- Hochgeladene Nachweise ohne abgeschickte Bestellung löscht VXPay nach 24 Stunden, unbezahlte Anfragen nach 2 Stunden.
- E-Mails an Patienten enthalten nur Links und Status – keinen Dokumenttitel, keine Antworten, keinen Anhang. Hinweise an Ihr Team enthalten keine Antworten, Nachweise oder Dokumenttitel.
- Vor dem Bestellen willigt der Patient in die Verarbeitung seiner Angaben ein; der Link zur Datenschutzerklärung Ihrer Praxis ist Pflicht zum Veröffentlichen.
VXPay verarbeitet die Angaben im Auftrag Ihrer Praxis. Dokumentieren Sie, was Sie ausgestellt haben, wie gewohnt in Ihrem Praxisprogramm – VXPay ist kein Praxisverwaltungssystem und keine dauerhafte Ablage.
Was der Dokumentenservice nicht ist
Ihre Praxis entscheidet
VXPay transportiert Angaben und füllt das Dokument aus. Ob es ausgestellt wird und was darin steht, prüfen und verantworten Sie – VXPay bewertet keine medizinische Indikation.
Kein Ersatz für Ihre Unterschrift
Eine gespeicherte Unterschrift wird als Bild eingesetzt. Braucht ein Formular das unterschriebene Original – wie die Schengen-Bescheinigung –, unterschreiben Sie auf Papier; der VXPay-Briefversand verschickt einen Ausdruck.
Keine Nachrichten zur Anfrage
Fehlt eine Angabe, lehnen Sie mit Begründung ab – der Patient kann das Dokument neu anfordern. Einen Nachrichtenverlauf zur Anfrage gibt es nicht.
Nur mit Onlinezahlung
Bestellt wird mit sofortiger Zahlung über VXPay Payments. Überweisung oder Barzahlung sind für Dokumentanfragen nicht vorgesehen; Dokumente für 0 € gehen ohne Zahlung.
Was das kostet
- Dokumentenservice, Dokumenten-Builder, Dokumentenbibliothek und Textbausteine: kostenlos, ohne Zusatzpaket.
- Die E-Mails an Patienten kosten nichts extra.
- Keine Grundgebühr, keine Vertragslaufzeit.
Gebühren fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig – auch nicht bei einer Ablehnung. Der VXPay-Briefversand ist optional und wird je Brief abgerechnet. Mehr zur Zahlung: Onlinezahlung; alle Kosten: Preise.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) (öffnet in neuem Tab) – Art. 5 (Datenminimierung, Speicherbegrenzung) und Art. 9 (Gesundheitsdaten) – Grund für Verschlüsselung, Löschfrist und Mails ohne Inhalt
- § 10 GOÄ – Ersatz von Auslagen (öffnet in neuem Tab) – Porto nur in Höhe der tatsächlichen Kosten
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung (öffnet in neuem Tab)
- Gebührenverzeichnis der GOÄ (öffnet in neuem Tab) – Abschnitt B: Bescheinigungen, Berichte, Gutachten (Nr. 70 ff.)
- § 4 UStG – Steuerbefreiungen (öffnet in neuem Tab) – Nr. 14: Heilbehandlungen; Gutachten ohne therapeutisches Ziel können steuerpflichtig sein
Stand der Angaben: 31.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Was kostet der Dokumentenservice?
Der Dokumentenservice ist kostenlos – ohne Zusatzpaket und ohne Grundgebühr. Gebühren fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig, auch nicht, wenn Sie eine Anfrage ablehnen.
Müssen Patienten vorab bezahlen?
Ja. Am Ende des Fragebogens bestellen Patienten mit „Zahlungspflichtig bestellen“ und zahlen sofort online über VXPay Payments; erst dann landet die Anfrage bei Ihnen als „Neu“. Wird nicht bezahlt, storniert VXPay die Anfrage nach 2 Stunden und löscht ihre Angaben. Dokumente mit einem Preis von 0 € kommen ohne Zahlung an.
Was passiert, wenn wir eine Anfrage ablehnen?
Sie wählen einen Grund und schreiben auf Wunsch eine kurze Nachricht. VXPay storniert die Rechnung, erstattet dem Patienten den gezahlten Betrag und informiert ihn per E-Mail mit einem neutralen Text. Die Plattformgebühr der Zahlung bleibt bestehen – sie ist nicht erstattungsfähig.
Wie lange speichert VXPay Antworten und Nachweise?
Bis zur Löschfrist Ihrer Praxis: 14, 30 oder 90 Tage nach Versand oder Ablehnung, Standard 30 Tage. Danach bleiben nur Anfragenummer, Status, Daten, Initialen und die Rechnung, die wie jede Rechnung aufbewahrt wird.
Kann VXPay das Dokument unterschreiben?
Nein. Sie können eine eigene Unterschrift speichern und bei der Freigabe als Bild einsetzen lassen – das ersetzt keine eigenhändige Unterschrift. Braucht ein Formular das unterschriebene Original, drucken Sie es aus, unterschreiben und versenden es selbst oder laden den unterschriebenen Scan hoch.
Welche Dokumente eignen sich?
Bescheinigungen und Atteste auf Wunsch des Patienten, Reisebescheinigungen, Befundberichte oder eigene Formulare Ihrer Praxis. Vorbereitete VXPay-Vorlagen mit GOÄ-Vorschlag sind Muster – Sie prüfen sie fachlich, bevor Sie sie veröffentlichen.
Jetzt kostenlos starten
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.