Eigene PDF-Formulare online ausfüllen lassen
Ihr Formular liegt als PDF vor – ein eigener Vordruck oder ein Formular einer Behörde? Laden Sie es in den Dokumenten-Builder, ziehen Sie Felder darauf und legen Sie fest, woher jeder Wert kommt. VXPay macht daraus einen Fragebogen für Ihre Patienten und füllt das PDF aus. Kostenlos im Dokumentenservice.
Dasselbe Formular, immer wieder von Hand
Manche Formulare füllt Ihre Praxis jede Woche aus: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Praxisstempel, dazu ein paar Angaben, die nur der Patient kennt. Meist heißt das: Angaben zusammentelefonieren, abschreiben, ausdrucken, Stempel, Unterschrift. Fehler beim Abschreiben fallen oft erst auf, wenn das Formular schon unterwegs ist.
Mit dem Formular-Builder richten Sie das Formular einmal ein. Danach füllen Patienten ihren Teil am eigenen Handy aus, Ihre Stammdaten kommen aus VXPay, und Ihr Team ergänzt nur noch, was wirklich ärztliche Einschätzung ist.
Vom PDF zum Online-Formular in fünf Schritten
- PDF hochladen
Eigenes PDF-Formular: bis 20 Seiten. Hat das PDF eigene Formularfelder, bietet VXPay sie als Vorschlag an. Alternativ beginnen Sie mit einer vorbereiteten Vorlage oder einem „Dokument mit Praxisbriefkopf“.
- Felder platzieren
Aus der Palette ziehen Sie Felder auf die Seite: Text, Mehrzeiliger Text, Datum, Ankreuzfeld, Unterschrift. Verschieben und Größe ändern mit der Maus oder in kleinen Schritten mit den Pfeiltasten; Schriftgröße und Ausrichtung je Feld.
- Quelle wählen
Für jedes Feld legen Sie fest, woher der Wert kommt – aus den Angaben des Patienten, einer Frage, Ihren Praxisdaten oder einem festen Text. Eine Übersicht zeigt, wer was füllt.
- Fragebogen und Nachweise
Felder mit der Quelle „Frage an den Patienten“ legen die Frage gleich mit an. Abschnitte werden zu Schritten, Bedingungen blenden Fragen ein oder aus; Nachweise fordern Sie als Upload an.
- Preis und Veröffentlichen
GOÄ-Positionen aus dem Katalog oder freier Preis, Versandweg, Bearbeitungszeit. Die Prüfliste zeigt fehlende Angaben, die Vorschau das ausgefüllte PDF mit Beispieldaten – dann veröffentlichen.
Jedes Feld hat eine Quelle
| Quelle | Beispiel | Wer liefert den Wert |
|---|---|---|
| Frage an den Patienten | Reiseziel, Zeitraum, Arzneimittel, Ja/Nein-Kreuze | der Patient im Fragebogen |
| Patientendaten | Name, Geburtsdatum, Anschrift – auch der behandelten Person | der Patient im Schritt „Ihre Angaben“ |
| Praxisdaten | Praxisname, Anschrift, Telefon, behandelnde Person, Ort und Datum | Ihre Stammdaten in VXPay |
| Eigene Praxisangabe | Fachrichtung, Stempelzeilen, Telefon für Nachfragen | Ihre eigenen Praxisangaben – je Dokument änderbar |
| System | Datum der Freigabe, Anfragenummer, Titel des Dokuments | VXPay |
| Fester Text bzw. Textbaustein | fester Satz oder Textbaustein, auch mit Platzhaltern | Sie im Builder |
| Praxis füllt bei Prüfung aus | Einschätzung, die nur Ihr Team geben kann | Ihr Team bei der Freigabe |
| Unterschrift | gespeicherte Unterschrift als Bild | auf Wunsch bei der Freigabe |
Ziel ist ein vollständig vorausgefülltes Formular: Ihr Team füllt nur noch aus, was eine echte Einschätzung ist.
Ihre Praxisangaben pflegen Sie einmal – etwa Fachrichtung oder Stempelzeilen – und überschreiben sie bei Bedarf für ein einzelnes Dokument. Feste Texte dürfen Platzhalter enthalten, zum Beispiel für den Namen des Patienten oder das heutige Datum; unbekannte Platzhalter meldet die Prüfliste vor dem Veröffentlichen.
Der Fragebogen entsteht mit dem Formular
Fragetypen
Kurzer Text, Längerer Text, Datum, Zahl, Ja/Nein, Auswahl (eine Antwort), Auswahl (mehrere Antworten) – mit Hilfetext, Platzhalter und Pflichtangabe je Frage.
Schritte und Bedingungen
Abschnitte werden am Handy zu einzelnen Schritten. Eine Frage erscheint nur, wenn eine andere passend beantwortet ist – etwa „Reisen Sie außerhalb Europas?“ → Ja.
Nachweise
Bis zu 10 Nachweise je Dokument mit Titel, Hilfetext und bis zu 5 Dateien – Pflicht oder freiwillig.
Vorschau
„So sieht es der Patient“ zeigt den Fragebogen beim Bearbeiten; „Als Patient testen“ spielt den ganzen Ablauf durch, ohne dass etwas bestellt wird.
Je Dokument sind bis zu 200 Felder und 80 Fragen möglich. Fragen Sie nur ab, was das Formular wirklich braucht – das macht den Fragebogen kurz und schont die Daten Ihrer Patienten.
Preis nach GOÄ – oder frei
Für Ärztinnen und Ärzte wählen Sie die passenden GOÄ-Positionen aus dem Katalog, mit Faktor und Begründung; VXPay rechnet den Betrag aus dem Punktwert aus und prüft die Positionen vor dem Veröffentlichen wie im Rechnungsassistenten. Andere Berufsstände nutzen ihr Gebührenverzeichnis oder einen freien Preis. Wählen Sie als Ärztin oder Arzt einen freien Preis, weist VXPay darauf hin, dass ärztliche Leistungen nach GOÄ abzurechnen sind.
| Position | Faktor | Betrag |
|---|---|---|
| GOÄ 70 – kurze Bescheinigung | 2,3 | 5,36 € |
| Versand- und Portokosten (optional, tatsächliche Kosten) | – | nach Versand |
Beispiel ohne Umsatzsteuer (Heilbehandlung). Gutachten ohne therapeutisches Ziel können umsatzsteuerpflichtig sein – das entscheidet Ihre Praxis.
Link, QR-Code, Knopf für Ihre Website
- Jedes Feld hat eine Quelle, jede Frage einen Platz im Fragebogen.
- Preis geprüft, Versandweg gewählt, VXPay Payments eingerichtet.
- Link zur Datenschutzerklärung Ihrer Praxis hinterlegt.
- Vorschau mit Beispieldaten angesehen.
Veröffentlicht erscheint das Formular in Ihrer Dokumentenbibliothek und bekommt einen eigenen Direktlink – als Text, QR-Code für den Aushang oder Knopf für Ihre Website. Wie Anfragen danach bezahlt, geprüft und versendet werden, zeigt der Dokumentenservice.
Was der Builder nicht übernimmt
Amtliche Formulare in der aktuellen Fassung
Formulare von Behörden laden Sie selbst in der aktuellen Fassung hoch. Nur die Vorlagen „Schengen-Bescheinigung“, „Internationale BtM-Reisebescheinigung“ (beide BfArM) und „Führerscheinuntersuchung“ (Muster der Fahrerlaubnis-Verordnung) bringen ihr Formular schon mit, die Felder liegen dort an ihrer Stelle.
Unterschrift bleibt Ihre
Die gespeicherte Unterschrift wird als Bild eingesetzt und ersetzt keine eigenhändige. Formulare, die das Original verlangen, unterschreiben Sie auf Papier.
Grenzen beim Hochladen
Passwortgeschützte PDFs, dynamische XFA-Formulare und PDFs mit mehr als 20 Seiten nimmt der Builder nicht an.
Inhalt verantworten Sie
VXPay füllt aus, was Fragebogen und Praxis liefern. Ob das Dokument ausgestellt wird und was darin steht, entscheidet Ihre Praxis.
Was das kostet
- Formular-Builder, Fragebogen und Dokumentenbibliothek: kostenlos, ohne Zusatzpaket.
- Keine Kosten je Formular oder je Feld.
- Keine Grundgebühr, keine Vertragslaufzeit.
Gebühren fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig – auch nicht, wenn Ihre Praxis eine Anfrage ablehnt. Alle Kosten: Preise.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) (öffnet in neuem Tab) – Art. 5 Abs. 1 lit. c (Datenminimierung) – nur abfragen, was das Formular braucht
- Gebührenverzeichnis der GOÄ (öffnet in neuem Tab) – Abschnitt B: Bescheinigungen, Berichte, Gutachten (Nr. 70 ff.)
- § 10 GOÄ – Ersatz von Auslagen (öffnet in neuem Tab) – Porto nur in Höhe der tatsächlichen Kosten
Stand der Angaben: 31.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Welche PDF-Formulare kann ich verwenden?
Jedes normale PDF bis 20 Seiten – ein eigener Vordruck, ein gescanntes Formular oder ein Formular einer Behörde, das Sie dort heruntergeladen haben. Passwortgeschützte PDFs und XFA-Formulare nimmt der Builder nicht an; speichern Sie solche Formulare vorher als einfaches PDF.
Erkennt VXPay die Felder meines Formulars?
Hat das PDF eigene Formularfelder, schlägt VXPay sie vor – Sie übernehmen sie mit einem Klick oder platzieren selbst. Ob ein Feld an der richtigen Stelle sitzt und woher sein Wert kommt, prüfen Sie in der Vorschau mit Beispieldaten.
Liefert VXPay amtliche Formulare mit?
Für drei Vorlagen ja: Die Schengen-Bescheinigung und die internationale BtM-Reisebescheinigung bringen das Formular bzw. Muster des BfArM mit, die Führerscheinuntersuchung das Muster der Fahrerlaubnis-Verordnung – alle Felder liegen dort schon an ihrer Stelle. Andere amtliche Formulare laden Sie in der aktuellen Fassung selbst hoch. Jede VXPay-Vorlage ist ein Muster, das Sie fachlich prüfen.
Was kostet der Formular-Builder?
Nichts – er gehört zum kostenlosen Dokumentenservice. Gebühren fallen nur an, wenn ein Patient über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) bezahlt: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung. Die Plattformgebühr ist nicht erstattungsfähig, auch nicht bei einer Ablehnung.
Kann ich ein Formular nachträglich ändern?
Ja. Sie bearbeiten es, ziehen es zurück oder duplizieren es als Ausgangspunkt für ein ähnliches Dokument. Bereits eingegangene Anfragen behalten die Fassung, mit der sie bestellt wurden.
Jetzt kostenlos starten
Registrierung, Rechnungen und Mahnwesen sind bei VXPay kostenlos – ohne Grundgebühr und ohne Vertragslaufzeit. Gebühren für Zahlungen fallen nur an, wenn eine Zahlung über VXPay Payments (online und per Überweisung auf die persönliche Zahlungs-IBAN) erfolgreich ist: die Plattformgebühr von VXPay (1,5 % + 0,29 € zzgl. 19 % USt) und die Transaktionsgebühr der Zahlungsabwicklung; beide werden automatisch einbehalten. Kostenpflichtig und optional: Zusatzpaket Praxis Pro, Briefversand je Brief, Einrichtungsservice.