Arztrechnung einreichen: Checkliste für PKV und Beihilfe
Die Privatrechnung ist da – jetzt soll das Geld von der privaten Krankenversicherung und, wenn Sie beihilfeberechtigt sind, von der Beihilfe zurückkommen. Diese Checkliste zeigt, woran Sie eine vollständige Rechnung erkennen, wie Sie sie digital einreichen, welche Fristen gelten und wie Sie den Überblick behalten. Sie ersetzt keine Rechts- oder Versicherungsberatung: Maßgeblich sind Ihr Vertrag und die Beihilfevorschriften Ihres Dienstherrn.
Ist die Rechnung vollständig?
Eine Arztrechnung nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) wird erst fällig, wenn sie deren Vorgaben entspricht (§ 12 Abs. 1 GOÄ). Was darauf stehen muss, regelt § 12 Abs. 2 GOÄ – dieselben Angaben braucht auch Ihre Versicherung.
- Datum der Behandlung – bei mehreren Terminen je Leistung
- Nummer und Bezeichnung jeder berechneten Leistung aus dem Gebührenverzeichnis
- Betrag und Steigerungssatz (Faktor) je Leistung
- Bei Entschädigungen wie Wegegeld: Betrag, Art und Berechnung
- Bei Auslagen, etwa für Material: Betrag und Art – bei einer einzelnen Auslage über 25,56 € liegt der Beleg bei
- Rechnungsnummer und Praxis als Absender, damit Sie und Ihre Versicherung die Rechnung eindeutig zuordnen können
Zahnarztrechnungen folgen § 10 der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) und werden nach deren Anlage 2 erstellt; für Heilpraktiker und Therapeuten gelten eigene Gebührenverzeichnisse bzw. Preisvereinbarungen. Was genau auf eine Privatrechnung gehört und welche Besonderheiten es gibt, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben der Privatrechnung. Bei Heilmitteln wie Physiotherapie hilft der Ratgeber Beihilfe-Höchstbeträge für Heilmittel.
Digital einreichen: PDF, Foto oder Upload
Viele Stellen nehmen Rechnungen inzwischen auch digital entgegen. Was genau genügt, entscheidet aber nicht die Praxis und nicht die Technik, sondern Ihr Vertrag bzw. Ihre Beihilfestelle.
Private Krankenversicherung
Beihilfe des Bundes
So gelingt die digitale Einreichung
- PDF herunterladen statt Foto, wenn möglich
Ein PDF der Praxis ist vollständig und gut lesbar. Kommt Ihre Rechnung per E-Mail mit einem Link, laden Sie das PDF über den Link herunter und speichern es – Praxen mit VXPay versenden Rechnungen standardmäßig so, ohne Anhang.
- Alle Seiten und Belege
Mehrseitige Rechnungen vollständig weitergeben, dazu Belege, die zur Rechnung gehören – etwa für Auslagen oder die Rechnung eines Labors.
- Teilen oder hochladen
Mit der Teilen-Funktion Ihres Smartphones geben Sie das PDF an die App Ihrer Versicherung oder Beihilfestelle weiter, oder Sie laden es im Kundenportal hoch – je nachdem, was Ihre Stelle anbietet.
- Einreichung vermerken
Notieren Sie Datum und Stelle, bewahren Sie Eingangsbestätigungen auf und legen Sie später den Bescheid dazu.
PKV und Beihilfe: zwei Stellen, zwei Anträge
Sind Sie beihilfeberechtigt und zusätzlich privat versichert, erstatten beide Stellen jeweils ihren Teil – die Beihilfe nach Ihrem Bemessungssatz, die Versicherung nach Ihrem Tarif.
Dieselbe Rechnung geht deshalb an zwei Stellen, jeweils mit eigenem Antrag bzw. eigener Einreichung. Eine feste Reihenfolge schreiben die hier genannten Vorschriften und Musterbedingungen nicht vor. Ob Ihre Versicherung den Beihilfebescheid sehen möchte oder umgekehrt, erfahren Sie aus Ihren Bedingungen bzw. bei Ihrer Beihilfestelle. Prozentsätze nennen wir hier bewusst nicht – sie hängen von Ihrem Dienstherrn, Ihrer familiären Situation und Ihrem Tarif ab.
- Rechnung prüfen
Mit der Checkliste oben – fehlende Angaben vorher bei der Praxis klären.
- Rechnung sichern
PDF speichern bzw. eine Kopie anfertigen; das Original bewahren Sie auf, bis klar ist, wer es braucht.
- Beihilfe beantragen
Mit Kopie bzw. elektronisch, soweit Ihre Beihilfestelle das zulässt – innerhalb der Antragsfrist Ihres Dienstherrn.
- Bei der Krankenversicherung einreichen
Mit den Nachweisen, die Ihr Vertrag verlangt.
- Bescheide abgleichen
Bescheide zur Rechnung legen und prüfen, ob beide Stellen ihren Teil erstattet haben.
Fristen: was gilt – und wo es steht
Fristen hängen davon ab, wer erstattet. Wir nennen nur Fristen, die wir am Normtext geprüft haben; für alle anderen Stellen gilt: Maßgeblich sind Ihr Vertrag bzw. die Beihilfeverordnung Ihres Dienstherrn.
| Stelle | Frist | Quelle |
|---|---|---|
| Beihilfe des Bundes | drei Jahre nach dem Rechnungsdatum – Sonderregeln u. a. bei Pflegeleistungen | § 54 Abs. 1 BBhV |
| Beihilfe in Bayern (Beispiel für ein Land) | drei Jahre nach Entstehen der Aufwendungen oder der Ausstellung der Rechnung | Art. 96 Abs. 3a BayBG, § 48 Abs. 6 BayBhV |
| Beihilfe anderer Länder | eigene Regeln | Beihilfeverordnung Ihres Dienstherrn |
| Private Krankenversicherung | nach den Bedingungen Ihres Vertrags | Versicherungsvertrag und Tarifbedingungen |
Stand der geprüften Normen: siehe „Quellen“ am Seitenende. Ändert sich eine Vorschrift, gilt der aktuelle Normtext.
Für die Beihilfe des Bundes beginnt die Frist mit dem Rechnungsdatum, nicht mit dem Tag der Behandlung (§ 54 Abs. 1 BBhV). Notieren Sie deshalb das Rechnungsdatum jeder Rechnung – und reichen Sie lieber zeitnah ein, als Fristen auszureizen.
Rechnungen sammeln, Belege aufbewahren, Überblick behalten
Wer Rechnungen für Beihilfe und Krankenversicherung sammelt und bei zwei Stellen einreicht, verliert schnell den Überblick. Eine einfache Liste genügt.
| Rechnung | Rechnungsdatum | Betrag | Beihilfe | Krankenversicherung | Bescheide |
|---|---|---|---|---|---|
| RE-0142 · Praxis am Park | 22.09.2026 | 21,44 € | beantragt am 29.09.2026 | eingereicht am 29.09.2026 | beide liegen vor |
| RE-0156 · Praxis am Park | 06.10.2026 | 10,72 € | noch offen | eingereicht am 07.10.2026 | – |
| RE-2210 · Physio im Hof | 01.10.2026 | 66,00 € | beantragt am 07.10.2026 | noch offen | – |
Beispiel mit fiktiven Daten, ohne Angaben zur Behandlung. Beträge: GOÄ Nr. 1 und Nr. 5 mit je 80 Punkten zum 2,3-fachen (10,72 € je Leistung); die Heilmittelpraxis berechnet einen eigenen Preis. Das Rechnungsdatum steht in der Liste, weil die Antragsfrist der Bundesbeihilfe davon abhängt (§ 54 Abs. 1 BBhV).
- Die Rechnung als PDF oder Kopie – auch wenn das Original bei einer Stelle bleibt
- Belege, die zur Rechnung gehören, etwa für Auslagen
- Datum und Weg jeder Einreichung (App, Kundenportal, Post)
- Die Bescheide von Beihilfe und Versicherung, zur jeweiligen Rechnung gelegt
Bewahren Sie das PDF Ihrer Rechnung auf – viele Versicherer und Beihilfestellen nehmen Rechnungen auch digital entgegen; was genau gilt, steht in Ihren Bedingungen.
Quellen
- § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1 Fälligkeit, Abs. 2 Inhalt der Rechnung
- § 10 GOZ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung, Rechnung (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1: Zahnarztrechnung nach Anlage 2
- PKV-Verband: Musterbedingungen für die Krankheitskosten- und Krankenhaustagegeldversicherung (MB/KK 2009) (öffnet in neuem Tab) – Stand Juni 2024, § 6 Abs. 1: geforderte Nachweise – maßgeblich sind die Bedingungen Ihres Vertrags
- § 54 BBhV – Antragsfrist (öffnet in neuem Tab) – Abs. 1: drei Jahre nach Rechnungsdatum (Bund)
- § 51 BBhV – Bewilligungsverfahren (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3: Belege als Zweitschrift oder Kopie, elektronisch soweit zugelassen
- Art. 96 BayBG (Bayerisches Beamtengesetz) (öffnet in neuem Tab) – Abs. 3a: Antragsfrist in Bayern
- § 48 BayBhV – Verfahren (öffnet in neuem Tab) – Abs. 6: Frist nach Art. 96 Abs. 3a BayBG
Stand der Angaben: 08.10.2026. Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; maßgeblich sind die verlinkten Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Fragen und Antworten
Muss ich die Originalrechnung einreichen?
Das hängt von der Stelle ab. Bei der privaten Krankenversicherung regeln die Bedingungen Ihres Vertrags, welche Nachweise genügen – Original, Kopie, Foto oder Upload. Nach den Musterbedingungen des PKV-Verbands werden eingereichte Nachweise Eigentum des Versicherers (§ 6 Abs. 1 MB/KK); fertigen Sie deshalb vorher eine Kopie an oder bewahren Sie das PDF auf. Die Beihilfe des Bundes verlangt die Belege als Zweitschrift oder Kopie (§ 51 Abs. 3 BBhV).
Wie lange habe ich Zeit, eine Arztrechnung einzureichen?
Für die Beihilfe des Bundes gilt: Beihilfe wird nur gewährt, wenn sie innerhalb von drei Jahren nach dem Rechnungsdatum beantragt wird (§ 54 Abs. 1 BBhV, mit Sonderregeln etwa für Pflegeleistungen). Die Länder haben eigene Regeln – in Bayern zum Beispiel drei Jahre nach Entstehen der Aufwendungen oder der Ausstellung der Rechnung (Art. 96 Abs. 3a BayBG). Für die private Krankenversicherung gelten die Bedingungen Ihres Vertrags. Am sichersten reichen Sie zeitnah ein.
Was tue ich, wenn die Rechnung unvollständig oder falsch ist?
Fragen Sie bei der Praxis nach, bevor Sie einreichen – fehlen etwa Datum, Gebührennummer oder Steigerungssatz, kann die Praxis eine korrigierte Rechnung ausstellen. Das erspart Nachfragen Ihrer Versicherung oder Beihilfestelle.
Kann ich Rechnungen digital einreichen?
Oft ja – aber verbindlich ist, was Ihre Stelle zulässt. Bei der Beihilfe des Bundes können Belege elektronisch übermittelt werden, sofern die Festsetzungsstelle dies zulässt; sie kann einen unterschriebenen Antrag auf Papier verlangen (§ 51 Abs. 3 BBhV). Bei der privaten Krankenversicherung steht in den Bedingungen Ihres Vertrags, ob ein Foto, ein PDF oder ein Upload im Kundenportal genügt.
Muss ich die Praxis bezahlen, bevor die Erstattung da ist?
In der Regel ja: Die Rechnung der Praxis richtet sich an Sie als Rechnungsempfängerin oder Rechnungsempfänger – bezahlen Sie sie innerhalb des genannten Zahlungsziels, unabhängig davon, wann Versicherung oder Beihilfe erstatten. Was diese Stellen übernehmen, klären Sie getrennt davon. Wird es knapp, sprechen Sie die Praxis früh an.
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